淺論新時代機要工作的保密風險點及其對策建議

[ 作者簡介 ]

靳晶，女，湖北巴東人，武漢大學黨委保密委員會辦公室，碩士，研究方向：機要工作、保密管理。

[ 摘要 ]

隨著當前信息技術(shù)的飛速發(fā)展和保密形勢的日益嚴峻，機要工作的保密管理面臨更高的工作要求以及更大的困難挑戰(zhàn)，失泄密風險也隨之增大。筆者對新時代背景下機要工作的主要內(nèi)容進行介紹，同時著重分析當前機要工作中的保密風險點，并試圖從保密責任體系、制度建設(shè)、教育培訓、工作機制、條件保障等方面圍繞如何加強機要工作的保密管理提出對策建議。

[ 關(guān)鍵詞 ]

機要工作;保密風險點;對策建議

1 機要工作的主要內(nèi)容

機要工作，主要是指為保障黨和國家重要或涉密的文件及時傳達、落實而進行的關(guān)于文件的收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復制、清退、銷毀等環(huán)節(jié)的工作。一直以來，機要工作主要是對于紙質(zhì)機要文件全過程的辦理及其保密管理工作。但隨著時代發(fā)展，特別是在信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的當下，機要工作發(fā)生了重大改變。比如，當前機要工作引入了現(xiàn)代化的辦公方式，廣泛應用計算機、傳真機等辦公自動化設(shè)備，黨和國家機關(guān)也開始在機要工作中運用涉密網(wǎng)絡(luò)。在這樣的背景下，電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、電報系統(tǒng)等豐富了機要工作的形式和內(nèi)容，但同時也給機要工作的保密管理帶來了新的困難和挑戰(zhàn)。

因此，新時代機要工作的內(nèi)容除圍繞已成型的紙質(zhì)機要文件外，還包括在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、電報系統(tǒng)上對文件、電報的收取、打印以及之后相應環(huán)節(jié)的辦文和管理工作，同時也涵蓋機要郵件的寄送、收取、分發(fā)工作等。機要工作主要承擔相關(guān)文件的收發(fā)、傳遞和辦理等責任，并且要確保文件在全過程中的保密安全，這是一項政治性、重要性、原則性和時效性都十分突出的工作。

2 機要工作保密管理的特點

2.1 極端重要性

機要工作直接關(guān)系到政令暢通，其保密管理直接影響政令能否及時、安全地傳達和貫徹。而且，機要文件往往涉密程度深，許多內(nèi)容與黨和國家的安全和利益緊密相關(guān)。一旦由于保密管理工作不到位發(fā)生失泄密事件，將會對相關(guān)領(lǐng)域的工作乃至直接對黨和國家造成嚴重甚至不可挽回的損失。因此，機要工作保密管理的極端重要性和嚴肅性十分突出。

2.2 標準高、要求嚴

機要工作的保密管理標準高、要求嚴，體現(xiàn)在兩方面。一是涉密機要文件要實現(xiàn)全程可追溯。為確保涉密機要文件去向明確、流轉(zhuǎn)有痕，必須堅持原則，認真履行交接環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)，并及時提醒、催還文件，才能為涉密機要文件始終處于可控、可追溯的狀態(tài)提供良好保障。二是涉密機要文件保密管理要始終保持“零差錯”。涉密機要文件的保密管理要求貫穿制作、收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復制、清退、銷毀全過程，必須在每一個環(huán)節(jié)都嚴格落實保密管理要求，不出任何錯漏，才能實現(xiàn)保密管理的“零差錯”，確保涉密機要文件的絕對安全。

3 機要工作的保密風險點

與其他領(lǐng)域的工作相比，機要工作與保密工作有著更為天然的緊密聯(lián)系，這主要是因為機要文件中有很大一部分是涉密文件。所以，機要工作的全過程中都貫穿著保密要求，但這也意味著機要工作中存在不少保密風險點，必須引起高度警覺和重視。

3.1 機要工作相關(guān)制度不健全

機要工作是一項原則性和規(guī)范性很強的工作，應建立系統(tǒng)、規(guī)范的制度，為工作的有效落實提供基礎(chǔ)和前提。但在實際工作中，存在制度體系不夠健全、內(nèi)容不夠細致、沒有與時俱進等問題。具體而言，有的單位建立了關(guān)于機要工作的整體制度，但是在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、密碼電報的管理上只是遵循上級有關(guān)文件或制度精神，沒有結(jié)合本單位實際建立相應的專項制度，缺乏針對性和可操作性;有的單位雖然建立了制度，但是在內(nèi)容的規(guī)范性和精準性上還不夠，比如對于閱文人員進行文件摘抄的有關(guān)保密要求、文件借閱的時限等缺少明確界定，在機要工作保密要求的執(zhí)行方面留下了漏洞和隱患。

3.2 機要人員因長期的高強度高壓力的工作導致失誤的出現(xiàn)

在日常工作中，機要文件數(shù)量很多，其中不乏各類涉密文件，機要人員的工作任務(wù)很重。同時，機要人員還要全天24小時待命，做到收到急件通知后第一時間領(lǐng)取急件，要始終確保機要工作“零事故”。即使需要收取和辦理的機要文件數(shù)量多，每一份機要文件在辦理程序上也必須嚴格遵循機要工作以及相應保密管理的要求，而機要人員在工作中也時常面臨手頭的工作還未結(jié)束，新的事情又突然出現(xiàn)導致分身乏術(shù)的情況。因此，雖然機要人員普遍具有強烈的責任心和耐心，但是長期高強度、高壓力的工作，可能致使他們偶爾在某些工作環(huán)節(jié)上出現(xiàn)失誤，從而造成機要文件的保密風險。

3.3 機要文件閱處人員的保密意識、保密習慣不到位

機要工作包含文件的收發(fā)、閱讀、傳遞、保管、借閱、復制、清退、銷毀等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都有具體的保密工作要求，而其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都可能導致失泄密事件的發(fā)生。除機要人員外，這些環(huán)節(jié)中涉及的相關(guān)人員比較多，特別是當機要文件處于流轉(zhuǎn)、閱辦的過程中，由相應單位的領(lǐng)導或者文件管理人員對文件承擔管理責任的時候，可能會面臨較大風險。有的領(lǐng)導或工作人員保密意識不夠強，可能出現(xiàn)以下不符合保密要求的情況：領(lǐng)取的文件沒有及時登記留痕;涉密文件就放在桌上，離開辦公室時也沒有放入保密柜;為了工作方便，將涉密文件自行在非密復印機上復印;文件閱完后，沒有歸還給機要人員，而是自行將文件給其他人，造成文件的“橫傳”;等等。

3.4 機要工作的保障條件難落實

要保證機要工作的保密安全，相應的保障條件必不可少。但在實際中，受辦公條件等因素制約，機要工作的保障條件有時難以落實。比如一些單位的機要辦公室和其他辦公室處在同一辦公空間內(nèi)，加之人員的頻繁進出，使機要辦公室的保密安全隱患進一步增加;有的單位難以規(guī)劃或協(xié)調(diào)出獨立空間作為機要閱文室，致使閱文的環(huán)境無法達到獨立、安全、保密等要求，存在較大風險;有的單位沒有配備機要專車，致使機要人員在工作中面臨很大風險，比如遇到需要領(lǐng)取急件時車輛無法及時到位的問題，又如領(lǐng)取機要文件后返程中文件的安全問題等，使工作陷入被動局面。

3.5 涉密及非密的信息設(shè)備、外部設(shè)施設(shè)備和辦公自動化設(shè)備的使用不規(guī)范

機要文件閱處的相關(guān)人員應始終嚴格遵循涉密以及非密的信息系統(tǒng)、信息設(shè)備和存儲設(shè)備相應的保密管理規(guī)定，嚴守涉密與非密之間的紅線。在一些失泄密案例中可以發(fā)現(xiàn)，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)機要文件泄密，近年來涉及設(shè)備使用的失泄密案例呈明顯上升趨勢。一些造成失泄密事件的直接責任人正是因為在設(shè)備使用上麻痹大意，比如使用非涉密機存密、傳密，或者使用非涉密設(shè)備掃描、復印涉密文件等，從而造成了失泄密事件，釀成了無法挽回的后果。

4 加強機要工作保密管理的對策建議

機要工作事關(guān)黨和國家大政方針是否及時傳達和落實，與黨和國家的利益、與經(jīng)濟和社會等領(lǐng)域的發(fā)展密切相關(guān)，一旦出現(xiàn)機要文件的失泄密事件，很可能帶來不可估量的嚴重后果。因此，必須針對機要工作中的保密風險點，采取兼具針對性和可行性的措施，提升機要工作的保密管理水平，最大限度地降低失泄密風險。

4.1 健全保密責任體系，強化保密工作責任制

機要工作中的保密管理涉及環(huán)節(jié)眾多，而且除機要人員外，還與文件閱處人員息息相關(guān)。因此，必須首先從單位整體的保密責任體系建設(shè)入手，明確各層級、各崗位的保密責任，通過建立健全保密工作責任制，使保密工作責任實現(xiàn)全覆蓋。應使閱處機要文件的領(lǐng)導和有關(guān)人員明確，機要文件的保密責任是應承擔的保密責任之一。通過層層壓實保密責任，并充分發(fā)揮保密責任制作為履責和追責依據(jù)的作用，促使相關(guān)人員更好地落實機要工作的保密責任。

4.2 推進制度建設(shè)，提升制度的全面性、可行性和時效性

科學健全的制度是落實機要工作保密管理的基礎(chǔ)和前提。要使機要工作的保密管理能夠全面、規(guī)范、有效，應加強對機要工作制度的修訂和完善：

一是要注重機要工作制度的全面性。機要工作制度不僅應包括一般機要文件全過程管理的內(nèi)容，還應包含關(guān)于電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、密碼電報的專項制度，以及涵蓋對人員、設(shè)備等具體管理要求的系統(tǒng)闡述等，確保內(nèi)容全面、系統(tǒng)、完備。

二是要注重機要工作制度的可行性。機要工作的原則性和規(guī)范性十分突出，因此，對于機要工作制度的制定，內(nèi)容要科學規(guī)范、清晰明確，特別是每個環(huán)節(jié)的保密管理要求要十分清楚，尤其是對于文件閱處、使用和管理等過程中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如機要文件的摘抄、借閱、保管、銷毀等，務(wù)必要在強調(diào)原則性的前提下，提出可量化的具體要求，才能便于切實督促和執(zhí)行。

三是要注重機要工作制度的時效性。首先，要緊跟上級業(yè)務(wù)部門的最新文件精神，及時修訂現(xiàn)有制度，確保能體現(xiàn)最新的工作要求。其次，要在機要工作中保持對保密風險點的敏銳性，及時研究解決方法，提出有效的管理方式，并適時在制度中予以體現(xiàn)，從而提升制度對于機要工作保密管理的指導和規(guī)范力度。

4.3 優(yōu)化教育培訓，提高相關(guān)人員關(guān)于機要工作的保密意識和業(yè)務(wù)能力

提高機要工作相關(guān)領(lǐng)導干部、機要員和具體辦文人員等的保密意識和業(yè)務(wù)能力十分關(guān)鍵。可以通過一手抓保密宣傳教育，一手抓機要業(yè)務(wù)培訓的方式，從兩個方面共同發(fā)力，促進機要工作相關(guān)人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平不斷提升。

在保密宣傳教育方面，要積極運用多平臺、多途徑，比如戶外宣傳欄、宣傳標語、保密知識普及展、宣傳教育片播放等形式營造良好的保密文化氛圍。同時，邀請保密工作領(lǐng)導、專家作專題報告，進一步強化與會人員的保密責任意識，增進其對保密工作的認識和理解。

在機要業(yè)務(wù)培訓方面，可以將其作為辦公室業(yè)務(wù)培訓的有機組成部分從而加大落實力度，有效提升機要工作相關(guān)領(lǐng)導干部、機要員和具體辦文人員的業(yè)務(wù)水平。培訓可以圍繞機要文件處理的各個環(huán)節(jié)來展開，明確每個環(huán)節(jié)的保密要求，特別是要落實到具體的操作層面。

4.4 建立工作機制，減少可能存在的失泄密隱患

機要工作環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系緊密，往往一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就可能帶來嚴重后果。因此，要積極探索和建立科學有效、針對性強的工作機制，從而盡可能地減少疏漏，維護好機要文件的保密安全。

一是機要人員要針對關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立切實有效的工作機制。比如，對于借閱文件，在借出之前務(wù)必對借閱人員做到相關(guān)保密要求告知和提醒，盡量減少借閱人員因為“不懂”“不會”帶來的風險。在文件借出一段時間之后，要詢問文件保管情況并及時催還，盡量避免文件長時間外借。又如，機要人員可建立“日清日結(jié)”的工作機制，堅持在每天下班之前對當天機要文件的辦理、使用、保管等情況逐一回顧與核實，減少忘辦、漏辦等失誤的出現(xiàn)，做到底數(shù)清楚、心中有數(shù)。

二是建立自查和檢查相結(jié)合的工作機制。機要人員要定期開展自查，如果發(fā)現(xiàn)隱患或問題，要及時查漏補缺，化解風險，并有針對性地對工作進行完善。單位保密工作機構(gòu)要適時地對機要工作進行檢查，對于文件管理、相關(guān)涉密機和非涉密機以及相應設(shè)施設(shè)備的使用、機要室安防措施等方面進行全面深入的檢查，以查促改、以查促建。

4.5 強化條件保障，為機要工作平穩(wěn)開展夯實基礎(chǔ)

機要工作平穩(wěn)良好的開展離不開扎實的條件保障。對于機要工作要在政策上給予充分考慮，要加強對機要工作中相關(guān)設(shè)施設(shè)備、經(jīng)費等的投入。單位應積極解決辦公用房緊張的難題，使機要室擁有獨立的場所，并將其作為保密要害部位，在實施人防、物防的同時，采取出入口控制、入侵報警、視頻監(jiān)控等技防措施，通過扎實落實“三防”措施確保要害部位的保密安全。同時，應盡可能地建設(shè)閱文室，為閱文這個重要環(huán)節(jié)提供安全的環(huán)境。此外，還應配備機要專車，確保機要工作符合“專人專車”的要求，使機要人員能及時、安全地領(lǐng)取文件，確保政令暢通。

4.6 嚴格信息化設(shè)備管理，杜絕違規(guī)操作

當前，為提高機要工作的效率，在機要工作中已經(jīng)越來越多地運用了信息化的管理手段。但與此同時，有的機要人員因為一時的麻痹大意或者疏忽，在使用涉密設(shè)備時違反了保密管理規(guī)定，出現(xiàn)了違規(guī)操作甚至導致失泄密事件的發(fā)生。因此，為切實維護國家秘密，機要人員必須時時刻刻在思想上繃緊一根弦，要真正把保密要求內(nèi)化于心、外化于行，形成工作習慣。在工作中，嚴格遵循信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、存儲設(shè)備的保密管理規(guī)定，認真執(zhí)行“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的要求，特別是在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上要堅持原則，不要心存僥幸，絕不能為了圖一時“省事”而造成無法挽回的后果。單位也要高度重視，要在工作中始終擔負起保密責任，強化對機要工作中的信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、存儲設(shè)備、辦公自動化等設(shè)備的保密管理，確保各類設(shè)備的管理符合保密要求，切實筑牢維護黨和國家秘密安全的堅固防線。

參考文獻

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