煙草企業(yè)加強費用預算管理的對策探討

鄭方

摘要：加強費用預算管理可以降本增效和防范風險，保障高質(zhì)量發(fā)展。煙草企業(yè)在費用預算編制、執(zhí)行和考核工作中還存在一些問題，建議采取完善全面預算管理體系，加強預算管理系統(tǒng)建設等對策加強費用預算管理。

關鍵詞：煙草企業(yè);費用預算;對策

一、煙草企業(yè)加強費用預算管理的意義

（一）合理配置資源，保障高質(zhì)量發(fā)展

2018年，煙草行業(yè)貫徹新發(fā)展理念，開啟了以“創(chuàng)新動力強、全要素生產(chǎn)率高、環(huán)境成本低、綜合效益好”為基本特征的高質(zhì)量發(fā)展新篇章。新發(fā)展路徑需要全面預算管理這個重要管理手段，將有限的資源在時間和空間上合理配置，以資金流為主線，引導物資、信息和人力資源與各職能戰(zhàn)略建立最優(yōu)匹配關系，幫助企業(yè)實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)資源聚焦創(chuàng)新、綠色和效益。費用預算管理作為全面預算管理中不可或缺的一部分，規(guī)劃企業(yè)各個部門日常經(jīng)營活動必要開支，保障企業(yè)正常經(jīng)營活動的開展。長期財務戰(zhàn)略最終也會分解成年度計劃，體現(xiàn)為各種期間費用的集合，保障高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略落地生根。

（二）助力降本增效，提高企業(yè)管理水平

多年來，煙草行業(yè)積極推進精益管理促進轉(zhuǎn)型升級，各企業(yè)深挖發(fā)展?jié)摿?，增強?nèi)生動力，在降本增效內(nèi)涵式發(fā)展道路上探索出許多行之有效的措施。加強費用預算管理，制定合理的各項費用開支定額標準，用強有力的預算管控，杜絕一切非必要開支，減少可控費用的支出，把控好預算外支出。這是實現(xiàn)降本增效目標的關鍵方法之一，也是財務管理理念與精益管理理念融合后，在提高企業(yè)管理水平，增強企業(yè)管理效率方面的具體表現(xiàn)。

（三）監(jiān)控經(jīng)濟活動，有效規(guī)避運行風險

通過用預算執(zhí)行情況的分析，特別對企業(yè)重要的成本費用指標進行實時監(jiān)控，針對重點指標，參考歷史數(shù)據(jù)、對標行業(yè)先進單位數(shù)據(jù)，進行縱向和橫向分析，可以及時發(fā)現(xiàn)費用預算執(zhí)行中的偏差和異常狀況，對預算編制和執(zhí)行中存在的問題及時與有關部門溝通協(xié)商，分析存在的問題，查找原因，共同商討對策，從而提高對風險的預判能力和控制能力，降低并有效規(guī)避企業(yè)運行風險。

二、煙草企業(yè)費用預算管理存在的問題

（一）全員參與意識淡薄，溝通機制不暢通，造成費用預算編制常有的預算松弛、預算錯誤、預算不實等問題

盡管煙草企業(yè)大多建立了黨委（組）和預算管理委員會領導下的預算管理體系，但企業(yè)內(nèi)部沒有形成戰(zhàn)略預算整體思維。編制費用預算往往只關注短期目標，各部門以滿足本部門年度最大需求為出發(fā)點，認為總體費用的控制、分配和平衡只是財務部門的事情，財務部門沒有高效的方式就費用預算的必要性、合理性、重要性等和業(yè)務部門進行商討，業(yè)務部門的主觀能動性和財務部門的專業(yè)性沒有充分結合，有效發(fā)揮。

全員參與，圍繞實現(xiàn)戰(zhàn)略目標規(guī)劃費用預算的意識淡薄，預算管理力量不足。部門對預算編制重視不夠，并且缺乏具備基本財務知識的人員，預算編制工作由不固定的兼職人員承擔。除了財務、營銷和投資管理部門，其他部門預算規(guī)劃的主要內(nèi)容都是期間費用，而費用內(nèi)容龐雜、層次較多的特性讓“門外漢”摸不著頭腦，常常出現(xiàn)將屬于資本性支出的項目當作費用性支出填報，無法將費用性支出準確分類到對應的費用明細科目，漏報必要支出等問題?；A數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，導致整體費用預算編制出現(xiàn)預算過度松弛、預算錯誤和預算不實等問題。

（二）預算管理系統(tǒng)不完善，預算監(jiān)控手段不多，造成超預算，“軟約束”，費用編制執(zhí)行兩張皮的現(xiàn)象

預算系統(tǒng)不成熟完善，企業(yè)內(nèi)部應用模塊缺失，財務預算管理人員只能使用Excel收集、匯總、編制預算，以及分析各業(yè)務部門的預算執(zhí)行數(shù)據(jù)。業(yè)務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)等各系統(tǒng)數(shù)據(jù)獨立，因而在預算執(zhí)行過程中，能夠用于分析預算執(zhí)行情況的數(shù)據(jù)目前主要由會計核算系統(tǒng)導出至Excel。由于核算系統(tǒng)科目數(shù)據(jù)按照會計準則設置，與預算口徑數(shù)據(jù)存在諸多差異，在用Excel分析數(shù)據(jù)時，需要預算管理員將執(zhí)行數(shù)據(jù)進行人工分類、篩選、匯總和對比，效率低下。僅僅使用核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析各業(yè)務部門預算執(zhí)行情況，還存在數(shù)據(jù)滯后、與管理層需要的分析維度和細度不吻合等問題。用于費用審批的辦公系統(tǒng)等沒法獲得預算數(shù)據(jù)，也沒有較好的系統(tǒng)工具實時監(jiān)控費用預算的執(zhí)行情況，常常造成預算超支，預算外支出等情況，費用預算管理的作用發(fā)揮不明顯。

（三）預算監(jiān)督考核難度大，方法不夠科學，激勵傳導機制不健全，費用預算執(zhí)行考核監(jiān)督流于形式

由于費用分類多，層次多，內(nèi)容雜，涉及部門多，環(huán)節(jié)多，導致在企業(yè)內(nèi)部對費用預算單獨進行考核，特別是開展費用預算執(zhí)行率考核時，存在難以區(qū)分責任主體的困難。而且對所有費用分門別類開展考核的話，預算管理人員面臨的至少是對三項費用下幾十個二級科目的全面考核，是一項耗時耗力的大工程。煙草企業(yè)對于如何科學地考核費用預算，并沒有形成一整套行之有效的考核體系，通過減少經(jīng)營成本實現(xiàn)降本增效的壓力沒有合適的方式傳導給各部門。

三、煙草企業(yè)加強費用預算管理的對策

（一）強化全員參與的戰(zhàn)略預算意識，健全全面預算管理體系

健全全面預算管理體系，厘清各部門的職責分工，突出財務部門牽頭、專業(yè)部門審核和所有部門參與的機制，形成目標導向、預算編制、執(zhí)行控制、評價考核的業(yè)務閉環(huán)。健全的組織結構和通暢的業(yè)務流程，保障包括費用預算在內(nèi)的全面預算管理效用的發(fā)揮。

加強全面預算管理理念的宣傳，形成人人重視人人參與全面預算管理氛圍。將全面預算管理理念融入企業(yè)文化，不遺余力地在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)部刊物等平臺進行宣傳，提高所有部門所有人員對全面預算重要性的認識，使全員參與的戰(zhàn)略思維深入人心。加大培訓力度，開展面向不同層級，不同對象的各種形式的培訓。重點培訓基層編報人員，使之具備基本的財會知識，能夠掌握費用預算編制的方法，能根據(jù)業(yè)務事項準確區(qū)分、判斷費用的類型等，提高編制的準確性。在基層財務人員不足的情況下，合理利用有生力量，安排日常報銷工作中積累了相關知識的報銷員，承擔或參與部門預算編制工作。

（二）完善預算管理信息系統(tǒng)，建立智慧財務分析平臺

構建并完善具備預算填報匯總，在線審核，分配下達，實時監(jiān)控，分析展示以及評價考核等模塊，功能完善的預算管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)全面預算管理目標，提升費用預算管理水平的基礎之一。

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術在財務領域的應用，構建開放、共享、智慧的財務平臺是實現(xiàn)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必由之路。打通包括預算管理系統(tǒng)在內(nèi)的各業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)鏈路，聯(lián)通業(yè)財銀稅，獲取上下游企業(yè)的相關數(shù)據(jù)，建立智慧財務中臺，為加強費用預算管理在工具、路徑和方法提供更多的應用空間。

依托大數(shù)據(jù)和智慧財務的支持，在編制和審核費用預算時，可以獲得歷史預算數(shù)據(jù)、相關行業(yè)數(shù)據(jù)作為標桿和對照，又可以獲得業(yè)務數(shù)據(jù)作為支撐，進行費用數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)的相關性分析，建立模型，使得費用預算更加科學準確。預算數(shù)據(jù)可在財務部門和各業(yè)務部門間快速傳遞，在有限的時間內(nèi)，財務預算管理人員可與各部門有效溝通，促進預算編制從“一上一下”模式向“兩上兩下”轉(zhuǎn)變。

在費用預算的執(zhí)行控制過程中，財務部門可以在智慧平臺上實時查看費用執(zhí)行進度，從各個系統(tǒng)提取、歸集執(zhí)行數(shù)據(jù)，對比行業(yè)、業(yè)務數(shù)據(jù)等對費用使用的真實性進行審核及考核，還可以從時間、空間、歸屬多個角度，分析不同費用的規(guī)律和特征，為業(yè)務部門采取降本增效措施提供方向和依據(jù)。比如商業(yè)企業(yè)的物流費用中的包裝費與卷煙零售戶數(shù)量、訂貨量，訂貨規(guī)格品種、包裝裹膜的單價，尺寸等業(yè)務數(shù)據(jù)高度相關，用這些數(shù)據(jù)建立起包裝費的預測模型，用于包裝費的預算計算，還可以進行包裝費的成本動因析。同樣，燃油費、備品備件的消耗等大量龐雜的費用在信息技術的支持下都可以實現(xiàn)精細分析，精準控制。

運行良好的預算管理系統(tǒng)不僅可以提高費用預算編制的效率和準確率，還可以綜合智慧財務平臺上提取的各類執(zhí)行數(shù)據(jù)評價費用預算的執(zhí)行情況，分析各部門的預算執(zhí)行周期、執(zhí)行能力和執(zhí)行效率。年初將全面預算數(shù)據(jù)以及考核指標分解下達到各部門，系統(tǒng)實時提取預算執(zhí)行數(shù)據(jù)，并對達到預算指標規(guī)定的一定范圍的費用項目，自動預警，提示預算管理人員及預算執(zhí)行部門及時調(diào)整應對。

（三）構建預算定額標準體系，夯實費用預算管理基礎

假如說良好的預算管理組織體系是費用預算管控的組織基礎，功能強大的預算管理信息系統(tǒng)是費用預算管控的工具基礎，那預算定額標準體系就是費用預算管控的依據(jù)基礎。作為預算基礎管理必不可少的部分，煙草行業(yè)已經(jīng)制定了一套預算定額標準體系，作為指導行業(yè)直屬企業(yè)和基層企業(yè)預算編制、審核、分析、考評的核心依據(jù)。行業(yè)預算定額標準體系從行業(yè)整體出發(fā)，面向行業(yè)所有工業(yè)和商業(yè)企業(yè)，具有普遍指導性的同時又欠缺個性化及差異化設定。對于每一個獨立的煙草企業(yè)來講，由于地域、人口、體量、設備等等差異的存在，直接運用行業(yè)預算定額標準體系已經(jīng)不能滿足精益管理、提質(zhì)增效的高質(zhì)量發(fā)展目標，建立符合企業(yè)經(jīng)營實際、更加科學精細的預算定額標準體系勢在必行。

費用定額標準是預算定額標準體系中的重要內(nèi)容，規(guī)定了煙草企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中費用支出應當遵循的數(shù)量定額、單價定額或總額限額的統(tǒng)一標準，涵蓋了專賣、營銷、物流、行政各環(huán)節(jié)，與企業(yè)所有部門的業(yè)務活動息息相關。所以要建立一套科學有效、精準可行的費用定額標準，需要真正做到業(yè)財融合，不失為煙草企業(yè)探索業(yè)財融合的有效途徑。

財務部門和各業(yè)務部門密切協(xié)作，從業(yè)務工作實際出發(fā)，深入了解并細致梳理業(yè)務運作模式、運作流程。業(yè)務部門要不斷完善標準化的作業(yè)程序，進而確定標準作業(yè)程序所需要的人工、物料投入，為費用定額標準制定提供業(yè)務數(shù)據(jù)。財務部門要充分調(diào)研各類物資、服務和勞務等的市場價格和趨勢，分類分析企業(yè)費用的歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)標桿數(shù)據(jù)、降本增效目標數(shù)據(jù)，還要充分考慮技術發(fā)展趨勢、政策法規(guī)變化，才能制定出具備適用性、可比性和先進性的定額標準。

（四）開發(fā)費用預算數(shù)據(jù)看板，生動展示費用預算分析

樹立全員降本增效的理念，營造全員關注費用預算、參與費用管理的氛圍，不僅要貫徹高標準化、高精準化的要求，還要借助新技術實現(xiàn)費用預算與執(zhí)行數(shù)據(jù)的高透明化。專業(yè)的預算管理信息系統(tǒng)為企業(yè)管理層、財務人員和預算編制人員提供了便捷的工具，而對于企業(yè)全體員工來說，可能并不友好。只有全體員工能夠輕松、直觀、及時地了解各自部門、班組的費用預算與執(zhí)行情況，比拼趕超的熱潮才會興起。

隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，商業(yè)智能（Business Intelligence）工具的功能越來越強大，集數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機分析和可視化技術于一身，將企業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成分析結論，形成知識成果，輔助業(yè)務和決策支持。應用Smartbi、Powerbi等平臺工具，建立與各個業(yè)務平臺的接口，就可以實現(xiàn)從預算管理系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、營銷一體化平臺等抽取數(shù)據(jù)進行分析，也可以直接引用預算管理信息系統(tǒng)的分析數(shù)據(jù)，甚至在沒有建立預算系統(tǒng)的情況下，只需要將Excel報表格式的預算分析數(shù)據(jù)導入平臺數(shù)據(jù)湖。Smartbi、Powerbi等工具提供的智能化、交互式的數(shù)據(jù)展示，即數(shù)據(jù)可視化，就是通過圖形的方式讓人一目了然地獲取數(shù)據(jù)，將枯燥乏味的表格數(shù)據(jù)以圖形圖像的形式在大屏幕呈現(xiàn)出來，讓資料的解析與表達變得更為準確有效。煙草企業(yè)可以建立費用預算數(shù)據(jù)的大屏看板，每月、每季度、每半年動態(tài)地公布各部門、各個費用的執(zhí)行情況，包括預算執(zhí)行率、人均分析、以及分部門、分品類的多維對比分析等，讓不習慣閱讀專業(yè)報表的普通員工也能快速、直觀地獲取信息。

（五）把握費用預算考核重點，科學考核費用預算

如果僅僅對費用執(zhí)行情況進行分析而考核結果最終不能和獎懲機制掛鉤，考核形同虛設，各部門和員工的積極性就無法調(diào)動起來，費用預算管理的效果就會大打折扣。科學開展費用預算考核，就把握住了加強費用預算管理的重要的最后一環(huán)。

費用預算考核要明確考核的范圍、重點、方法和具體的計分辦法。以管理費用、銷售費用和財務費用三個科目為對象，考核就失之籠統(tǒng)，以下級科目為考核對象，考核太過復雜，因此，費用預算考核要找到切入點，首要需要確定考核的范圍，并結合企業(yè)的經(jīng)營特點確定考核重點。職工薪酬、折舊費用、攤銷費用等費用對于大多數(shù)部門來說屬于不可控費用，不適于在企業(yè)內(nèi)部考核。其余的費用，區(qū)分是采用零基預算編制方法的費用、與業(yè)務高度相關的費用還有重點控制費用來制定相應的評分方法。可以從重點控制費用，例如會議費、業(yè)務接待費、車輛運行費等費用作為突破口開展考核。

制定考核評分方法時，還需要分析費用產(chǎn)生的過程，科學地界定責任部門。例如一項低值易耗品或辦公文具購進產(chǎn)生的費用，可能經(jīng)過需求部門提出申請，采購部門招標，法規(guī)審計部門審核合同，相關部門簽訂合同，需求部門驗收使用等流程，流程涉及的部門較多，考核預算執(zhí)行率時不能只把獎懲落實在需求部門。

考核還應預留合理的預算松弛空間。采購價格隨市場變化，招標等采購程序的普遍開展，費用預算與實際執(zhí)行必然存在一定的差異，在考核中科學界定正常的偏差程度，既能激勵業(yè)務部門提高預算準確性又不傷害業(yè)務部門工作的積極性。

費用預算考核不能僅僅關注預算執(zhí)行率的高低數(shù)值，以貼近預算、執(zhí)行率高作為唯一標準。這種情況下，被考核部門為了使預算完成率落在考核要求的偏差空間內(nèi)，通過提前開發(fā)票確認費用、購買不必要的物品增加費用支出等方式提高費用預算執(zhí)行率，又或者推遲報銷延緩費用入賬時間來降低費用預算執(zhí)行率，違背了考核的初衷又增加了財務風險。因此，費用的考核要有特殊情況豁免機制和厲行節(jié)約獎勵機制，對于一些因不可抗因素造成的預算執(zhí)行率超低，可以免于扣分，而對于部門主動作為，降本增效成效顯著，大幅節(jié)約了費用，執(zhí)行率指標就該讓位節(jié)約率，應該大力提倡，落實獎勵。

（六）強化財務人員分析能力，提升預算管理工作的附加值

加強費用預算管理的出發(fā)點和落腳點都是要實現(xiàn)降本增效，實現(xiàn)財務管理的價值創(chuàng)造職能。信息技術的發(fā)展和應用，使預算管理人員擺脫簡單繁瑣的預算編報工作，開展更有價值的預算分析工作成為可能。財務預算管理人員要跳出“從財務數(shù)據(jù)看預算”思維圈子，不局限于做數(shù)據(jù)的搬運工，要積極轉(zhuǎn)變思維，適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新要求。一是學習營銷、物流和專賣各部門的相關業(yè)務，深刻領會“戰(zhàn)略引領、業(yè)務驅(qū)動、預算保障”三者的關系，才能更好運用各種數(shù)據(jù)來制定和分析費用預算，優(yōu)化資源配置，支持業(yè)務部門。二是學習最新的技術，了解新技術在預算和財務管理領域的應用，推進和使用預算管理系統(tǒng)，探索使用大數(shù)據(jù)、云計算等新技術，使費用預算管理更具可操作性、時效性和實效性。三是掌握數(shù)據(jù)分析方法，不僅會基本的比例分析，構成分析，增速分析，還能夠通過業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)之間相關關系，挖掘更多有價值的信息，提高分析的精度準度。

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（作者單位：廣東煙草東莞市有限公司）