中小企業(yè)內(nèi)控信息化建設(shè)要點(diǎn)

李淑湘

中小企業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，具有機(jī)制靈活、對(duì)市場(chǎng)變化適應(yīng)能力強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，但管理方式相對(duì)傳統(tǒng)，抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力差。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的騰飛，越來(lái)越多的中小企業(yè)抓住時(shí)代機(jī)遇，加大升級(jí)轉(zhuǎn)型力度，在勇于突破自身發(fā)展瓶頸的同時(shí)，也為企業(yè)內(nèi)部控制增加了新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。因此，中小企業(yè)依托標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)、互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，以提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力為目標(biāo)，開(kāi)展內(nèi)部控制信息化建設(shè)迫在眉睫。同時(shí)，中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)不可照搬大型企業(yè)，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)精準(zhǔn)定位，發(fā)揮自身行業(yè)優(yōu)勢(shì)，按照統(tǒng)一規(guī)劃，分期建設(shè)的原則，逐個(gè)擊破現(xiàn)實(shí)困難，逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化。

優(yōu)化組織架構(gòu)，組建人才隊(duì)伍

優(yōu)化內(nèi)控組織架構(gòu)是開(kāi)展信息化建設(shè)的首要條件，企業(yè)內(nèi)控組織架構(gòu)按照決策、執(zhí)行和監(jiān)督相分離的原則，可分為決策機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)。對(duì)于中小企業(yè)而言，若設(shè)置專(zhuān)職的內(nèi)控機(jī)構(gòu)成本過(guò)高，可嘗試以領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組的形式開(kāi)展相關(guān)工作。一方面，人員選擇范圍更為廣泛，有助于組建成一支綜合素質(zhì)更強(qiáng)、配合度更高的內(nèi)控建設(shè)人才隊(duì)伍;另一方面，企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的協(xié)調(diào)合作有助于突破固有思維，建立業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)控人員協(xié)同的新工作模式，實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍的聯(lián)動(dòng)推進(jìn)、良性促進(jìn)。

重塑業(yè)務(wù)流程，明確責(zé)任主體

重塑業(yè)務(wù)流程是實(shí)現(xiàn)內(nèi)控信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中分級(jí)授予權(quán)力、層層落實(shí)責(zé)任，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策、控制、分析和監(jiān)督的科學(xué)化、規(guī)范化。以采購(gòu)業(yè)務(wù)流程為例，職能部門(mén)提出采購(gòu)需求交采購(gòu)小組，再由采購(gòu)小組根據(jù)權(quán)限指派具體工作人員采購(gòu)，財(cái)務(wù)部門(mén)及行政部門(mén)分別進(jìn)行費(fèi)用審批及合同審批，最終由采購(gòu)小組組織驗(yàn)收后交需求部門(mén)使用。重新梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的管理權(quán)限與職權(quán)范圍，在保證內(nèi)部控制互相制衡的同時(shí)又提高了工作效率。同理，中小企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)管理、合同管理等也可按照內(nèi)控的要求，遵照不相容崗位分離的原則，重新梳理流程，確定各業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，為內(nèi)部控制信息化工作奠定基礎(chǔ)。

合理利用資源，避免重復(fù)建設(shè)

中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化的預(yù)算有限，應(yīng)最大程度整合現(xiàn)有資源，建設(shè)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的內(nèi)控信息化平臺(tái)，避免重復(fù)建設(shè)。在目前的應(yīng)用中，許多中小企業(yè)更多的是將信息系統(tǒng)作為事后記錄與核算的工具，既無(wú)事前的風(fēng)險(xiǎn)控制也無(wú)事后的監(jiān)督分析，更重要的是各類(lèi)信息化系統(tǒng)形成一個(gè)個(gè)信息孤島，無(wú)法串聯(lián)在一起，造成數(shù)據(jù)浪費(fèi)。因此，中小企業(yè)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作中應(yīng)重點(diǎn)梳理已有信息資源，本著節(jié)約成本的原則，最大程度打通現(xiàn)有信息化產(chǎn)品接口，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)有效流轉(zhuǎn)。尤其是資金不足的中小企業(yè)，他們的信息化建設(shè)工作不可能一蹴而就，在分期建設(shè)的進(jìn)程中更要預(yù)留將來(lái)升級(jí)連通的接口，為下一步建設(shè)做好準(zhǔn)備，避免資源浪費(fèi)與重復(fù)建設(shè)。

重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)模塊間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，

打造“1+N” 綜合信息平臺(tái)

中小企業(yè)在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中主要是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相關(guān)模塊的“破壁”聯(lián)動(dòng)，各企業(yè)可以采用“1 個(gè)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)平臺(tái)+N個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)模塊”的綜合信息平臺(tái)模式，即以財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)為依托，搭載采購(gòu)管理、合同管理、資產(chǎn)管理等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)版塊，完成 “1個(gè)管控平臺(tái)+1個(gè)數(shù)據(jù)中心+1套管理規(guī)程”的建設(shè)。通過(guò)綜合信息管理平臺(tái)的搭建，逐步形成“經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理控制節(jié)點(diǎn)突出、歸口管理規(guī)范、業(yè)務(wù)流程清晰”的內(nèi)部控制信息化管理機(jī)制。在建設(shè)執(zhí)行階段，中小企業(yè)通過(guò)打造“1+N” 綜合信息平臺(tái)將企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)的流程節(jié)點(diǎn)、各崗位的職責(zé)配置、各環(huán)節(jié)的控制措施等整合固化到內(nèi)控信息系統(tǒng)中，減少人為因素影響，以財(cái)務(wù)約束業(yè)務(wù)行為，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)管理，逐步打破業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分散隔離的狀態(tài)。

加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析模塊建設(shè)，

挖掘數(shù)據(jù)背后真正意義

中小企業(yè)管理者以往是通過(guò)查看報(bào)表等傳統(tǒng)手段才能事后了解各業(yè)務(wù)部門(mén)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，此類(lèi)信息流轉(zhuǎn)方式局限于數(shù)字本身、效率偏低且滯后。中小企業(yè)應(yīng)以?xún)?nèi)部控制信息化建設(shè)為契機(jī)，以現(xiàn)代信息技術(shù)手段抓取各業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息橫向貫通及上下級(jí)部門(mén)數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)匯總，使企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，為管理層決策提供更有力的數(shù)據(jù)支撐。另外，應(yīng)注重“統(tǒng)計(jì)分析”模塊的信息化建設(shè)工作，挖掘數(shù)據(jù)背后的意義，讓數(shù)據(jù)真正“活”起來(lái)，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)分析與預(yù)測(cè)，通過(guò)信息化的手段將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配，為各級(jí)管理人員提供標(biāo)準(zhǔn)化、多樣化的分析數(shù)據(jù)。例如：可搭載“預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)”“內(nèi)控監(jiān)督與評(píng)價(jià)”等財(cái)務(wù)管理衍生模塊，推進(jìn)財(cái)務(wù)工作重心從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算向管理監(jiān)督轉(zhuǎn)變，真正建立以信息化為手段，以“業(yè)”“財(cái)”互為支撐、高效聯(lián)動(dòng)的內(nèi)部控制管理機(jī)制。

建立評(píng)價(jià)反饋機(jī)制，

及時(shí)自我更新與調(diào)整

中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作由于其自身的特殊性與復(fù)雜性不可能一蹴而就，其在實(shí)際建設(shè)過(guò)程以及后期的運(yùn)營(yíng)中存在不確定性。因此各中小企業(yè)在內(nèi)控信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)基于自身行業(yè)特性與實(shí)際規(guī)模，遵循內(nèi)控工作四項(xiàng)原則，建立評(píng)價(jià)反饋機(jī)制，定期對(duì)信息化系統(tǒng)下內(nèi)部控制合理性和有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，并根據(jù)反饋結(jié)果及時(shí)調(diào)整，保障中小企業(yè)內(nèi)部控制信息化工作平穩(wěn)推進(jìn)。

中小企業(yè)所處行業(yè)、地區(qū)分布廣泛，經(jīng)營(yíng)規(guī)模不一，面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境各有差異，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化的迫切程度也不盡相同。因此，各中小企業(yè)未來(lái)應(yīng)基于行業(yè)特性與自身規(guī)模，合理利用有限預(yù)算資金，依托“大數(shù)據(jù)”“人工智能”等各類(lèi)先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，統(tǒng)一規(guī)劃，分階段建設(shè)，優(yōu)先選擇對(duì)最需要的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化，并不斷根據(jù)管理環(huán)境優(yōu)化建設(shè)方案，抵御風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

（作者單位：南京市金陵圖書(shū)館）