淺析不動產(chǎn)登記檔案信息的安全管理

摘要：不動產(chǎn)登記信息量大面廣，涉及個人隱私和商業(yè)秘密，關(guān)系百姓的切身利益。隨著全國各地不動產(chǎn)統(tǒng)一登記職責(zé)機構(gòu)整合工作的推進(jìn)和開展，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)整合、移交、查詢、信息系統(tǒng)改造等工作陸續(xù)展開，信息安全問題成為亟待解決的問題。針對不動產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀和如何提高不動產(chǎn)登記檔案管理信息安全進(jìn)行論述和分析，以期為不動產(chǎn)登記檔案信息實現(xiàn)安全管理提供思路和建議。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案;信息安全;管理

中圖分類號：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）04-0075-03 收稿日期：2022-03-18

作者簡介：葉長如，秦皇島市不動產(chǎn)登記中心。

不動產(chǎn)登記工作是關(guān)乎民生、惠及百姓的大事。近年來，隨著我國不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)數(shù)量的激增和社會的不斷發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案管理工作也顯得越來越重要。在不動產(chǎn)登記檔案管理工作過程中，有許多問題需要解決，其中，如何實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案管理的信息安全尤為重要。而不動產(chǎn)登記檔案管理中在信息安全方面存在哪些問題，如何做到不動產(chǎn)登記檔案最大程度實現(xiàn)信息安全管理都是亟待解決和落地的問題。

1 不動產(chǎn)登記檔案管理現(xiàn)狀

1.1 不動產(chǎn)登記檔案管理軟件不完善

全國各地自不動產(chǎn)登記制度實施以來，各地不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)基本都是邊運行邊完善，如出現(xiàn)問題再針對性地進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化或者升級改造，這無形中給不動產(chǎn)登記檔案信息安全存儲、管理、利用等增加了管理難度，所以，加強不動產(chǎn)登記檔案管理已經(jīng)成為推動我國經(jīng)濟發(fā)展的重要任務(wù)，同時對于不動產(chǎn)登記檔案實現(xiàn)信息安全管理來說是一種巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 未實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理過渡

紙質(zhì)檔案作為一種傳統(tǒng)的檔案記錄形式，由于紙質(zhì)檔案的保存對環(huán)境的溫度、濕度等要求較高，需要提供特定場所和環(huán)境進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存和留檔。而由于紙質(zhì)檔案的信息承載量有限，記錄、存儲、管理和再次查詢時會消耗極大的人力、物力、財力資源。由于不動產(chǎn)登記檔案的管理范圍涉及范圍廣，包括房屋、土地、以及海域、林地等定著物，檔案保有量急劇增加。隨著房地產(chǎn)市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，如果未實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理過渡，隨著紙質(zhì)檔案年份的增加，不動產(chǎn)紙質(zhì)檔案的管理和維護(hù)的成本及難度也必然會隨著年份逐年增加。

1.3 系統(tǒng)權(quán)限配置不合理

部分地區(qū)不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)由于功能設(shè)計并不十分完善，系統(tǒng)操作權(quán)限基本按照業(yè)務(wù)崗位進(jìn)行分配，并未等級分明地將權(quán)限劃分（如登錄管理、歷史登錄、查詢、歷史查詢、打印和共享等）。這種顆粒度不夠細(xì)化的系統(tǒng)權(quán)限配置功能存在著很多安全隱患，給不動產(chǎn)登記檔案信息外流無形中提供了可能性。簡言之，系統(tǒng)權(quán)限配置的不合理導(dǎo)致不動產(chǎn)登記檔案存在信息泄漏的可能性。

1.4 紙質(zhì)（原始）檔案管理不科學(xué)

紙質(zhì)（原始）檔案最基本的用處就在于作為原始證據(jù)和法律論證，具有唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內(nèi)容材料的隱私性、持久穩(wěn)定的安全性、提取利用的直接性以及記錄修改的留痕性、信息查詢的共享性等特征，這些特征都決定了紙質(zhì)（原始）檔案無法撼動的地位。而目前，由于缺失規(guī)范化的法律規(guī)范和科學(xué)的管理方式，檔案管理人員并未真正做到對紙質(zhì)（原始）檔案進(jìn)行有效管理，檔案利用部門也并未對紙質(zhì)（原始）檔案信息的使用建立明確的制度規(guī)范，因此，不動產(chǎn)登記紙質(zhì)（原始）檔案保存、管理和信息共享和再次使用都存在著諸多管理問題和安全隱患。

1.5 紙質(zhì)（原始）檔案移交缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性

紙質(zhì)（原始）檔案移交是檔案管理科目中一個極其重要且必不可缺的環(huán)節(jié)。但是由于目前檔案管理工作人員流動性較大、管理人員檔案管理知識匱乏，且由于檔案管理發(fā)展起步晚，忽視了檔案管理人員的成長和管理。以上種種都導(dǎo)致不動產(chǎn)紙質(zhì)（原始）檔案缺乏專業(yè)的檔案管理知識作為依靠，導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案在移交（交接）過程中造成紙質(zhì)檔案移交不及時、不規(guī)范，移交過程中責(zé)任人不清晰的情況時有發(fā)生，甚至在移交過程中出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案資料遺失情況。

2 不動產(chǎn)登記檔案在管理中如何保證信息安全

2.1 高度重視，建立健全信息化檔案管理規(guī)范

隨著不動產(chǎn)登記檔案管理的信息化應(yīng)用，不動產(chǎn)登記檔案存儲方式、展現(xiàn)方式和存儲媒介都有了根本性的改變，這無形中在一定程度上改變了不動產(chǎn)登記檔案管理的思維方式、管理模式和管理手段。而迫在眉睫亟待解決的就是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息安全管理規(guī)范和制度已不能完全適用于不動產(chǎn)登記檔案信息化管理。因此，制定信息化檔案管理制度是建立健全不動產(chǎn)登記檔案信息化管理，防止不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)丟失、泄露等信息安全問題產(chǎn)生和發(fā)生的重要手段。

2.2 加強信息化培訓(xùn)，提升檔案管理隊伍建設(shè)

由于不動產(chǎn)登記檔案的準(zhǔn)確性影響范圍較大，且不動產(chǎn)登記檔案信息化管理形式上的根本改變，對檔案管理人員的知識儲備結(jié)構(gòu)和技能提出了更高的要求。不僅要求檔案管理人員了解和掌握檔案管理的基礎(chǔ)管理知識，還要具備一定程度的信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)操作的技能。因此，強化和提升檔案管理隊伍的建設(shè)，進(jìn)行專業(yè)檔案管理和信息管理技術(shù)的操作培訓(xùn)，使其能夠與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)和掌握新的理論知識和實踐技能，是做好不動產(chǎn)登記檔案管理的關(guān)鍵。

2.3 重視信息安全規(guī)劃，建立信息安全體系

進(jìn)行信息安全規(guī)劃的目的就是對不動產(chǎn)登記檔案信息安全問題有一個全面地思考，并且要進(jìn)行認(rèn)真的設(shè)計、規(guī)劃和執(zhí)行。因此，首先要構(gòu)建一個安全系數(shù)極高的信息安全管理體系。只有合理的規(guī)劃和建立一個科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩w系，不斷完善管理行為，形成一個不動產(chǎn)登記檔案動態(tài)的監(jiān)管過程，才能將隱藏在角落中的安全隱患摒棄在“圍墻”之外。

2.4 建立不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享機制

通過借助信息化手段，建立與住房公積金管理、建設(shè)規(guī)劃、住房管理、民政管理和司法管理等部門的不動產(chǎn)登記檔案共享機制。統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，編制不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)共享實施和管理辦法，明確在數(shù)據(jù)共享中各職能部門應(yīng)履行的責(zé)任和義務(wù)，簽訂信息安全保密條款，以確保不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)在各方職能部門共享使用過程中做到安全與可靠。

2.5 借助區(qū)塊鏈等新技術(shù)手段，提高不動產(chǎn)登記檔案信息安全

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息化手段應(yīng)用到了不動產(chǎn)登記檔案管理中，如“互聯(lián)網(wǎng)+”和區(qū)塊鏈技術(shù)。依托于區(qū)塊鏈的去中心化、去信任化、可擴展、匿名化和安全可靠等特點，使得檔案管理的每個操作環(huán)節(jié)都能記錄和存儲到鏈上及數(shù)據(jù)庫中。而由于區(qū)塊鏈技術(shù)和電子檔案在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和功能方面相同點較多，使得不動產(chǎn)登記檔案在存儲、修改和記錄方面都得到更加完善的保障，這對于不動產(chǎn)登記檔案的信息安全管理有著標(biāo)志性的指導(dǎo)意義。

2.6 規(guī)范檔案移交（接收），提高工作效率

要建立檔案接收措施，加強檔案移交管理工作，明確檔案移交權(quán)責(zé)。在人員管理上要加大對檔案管理的重視和相關(guān)工作指導(dǎo)，制定規(guī)范化的檔案移交（接收）管理制度，組織檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件和規(guī)范規(guī)定，避免出現(xiàn)“先上崗后培訓(xùn)”的情況發(fā)生，以最大程度提升檔案管理工作人員的管理知識和能力，提高工作效率和工作質(zhì)量。

3 結(jié)論

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基礎(chǔ)信息的使用和利用率也在不斷增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變也是毋庸置疑的。與此同時，不動產(chǎn)登記檔案管理工作也必須要根據(jù)房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展現(xiàn)狀和新技術(shù)形式和形態(tài)的變化而改變，形成不動產(chǎn)登記檔案動態(tài)管理新局面。不管是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還是信息化檔案管理都需要做到風(fēng)險防范，正視不動產(chǎn)登記檔案管理信息現(xiàn)狀和問題，并且針對性地給出相應(yīng)的有效手段和措施，真正提升不動產(chǎn)登記檔案管理的安全性，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案信息安全管理。

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