推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

趙慧婷

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化是未來發(fā)展的大勢所趨。在信息化檔案管理推進(jìn)過程中，部分企業(yè)機(jī)構(gòu)不乏存在基礎(chǔ)信息設(shè)施不完善、管理人員能力不匹配、管理體系執(zhí)行力度弱等問題，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。基于以上論述，文章以推進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程為研討目的，從研發(fā)管理體系、甄選優(yōu)質(zhì)平臺、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)三個(gè)維度出發(fā)，探究信息化管理體系在人事檔案管理工作中的存在形式，旨在啟發(fā)一線工作者。

關(guān)鍵詞：人事;檔案管理;信息化

人事檔案管理是企業(yè)機(jī)構(gòu)經(jīng)營的重要組成部分，其工作內(nèi)容與人力資源的宏觀調(diào)控、組織資源的合理分配存在著密不可分的聯(lián)系。在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，工作者普遍以紙質(zhì)文檔保留、獨(dú)立硬盤存檔等方式進(jìn)行工作。傳統(tǒng)工作方法依賴于個(gè)體工作者的工作習(xí)慣與方式，若涉及人員交接，則易產(chǎn)生檔案系統(tǒng)癱瘓、信息丟失等問題。在信息時(shí)代，企業(yè)可以通過內(nèi)部工作平臺實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、平臺化人事檔案管理。信息化檔案管理模式具備信息傳播力強(qiáng)、自動分類、不易丟失、便于取用等獨(dú)特優(yōu)勢。

一、人事檔案管理現(xiàn)存問題分析

我國人事檔案管理工作目前正處于傳統(tǒng)工作模式與信息化工作模式交接、進(jìn)化階段。少部分先進(jìn)機(jī)構(gòu)、企業(yè)已完成信息化人事檔案管理工作變革。但仍有部分企業(yè)或機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)工作停滯不前。影響信息化人事檔案管理建設(shè)建成的。制約因素有很多。首先，基礎(chǔ)硬件設(shè)施的匱乏，是影響信息化檔案管理工作的首要因素。

其次，管理人員職業(yè)能力、素養(yǎng)的缺乏是制約信息化管理進(jìn)程的又一動因。管理人員素養(yǎng)的缺乏主要體現(xiàn)在信息化管理水平不足、工作心態(tài)的陳舊和工作素養(yǎng)的匱乏三個(gè)方面。傳統(tǒng)型人事檔案管理工作者工作性質(zhì)主要圍繞文檔整理和存根兩部分展開，對工作者的信心與耐心有明確要求。而信息化管理制度需從業(yè)者具備良好的信息技術(shù)操作水平，與傳統(tǒng)工作者能力發(fā)展方向背道而馳。工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變致使部分從業(yè)者難以適應(yīng)，從而對工作中的變化改革存在抵制心理，執(zhí)行力差，制約因素多，嚴(yán)重阻礙信息化管理工作地開展。

再次，創(chuàng)設(shè)成型的信息化檔案管理體系是信息化工作改革之路上不可忽略的問題。當(dāng)前大部分企業(yè)檔案管理工作均處于轉(zhuǎn)型初期，尚未形成標(biāo)準(zhǔn)、有效的管理工作體系，諸多原因致使信息化人事檔案管理工作改革停滯不前。

二、建設(shè)信息化人事檔案管理的有效策略

（一）研發(fā)管理體系，提升執(zhí)行力度

完善的人事檔案信息化管理體系需包括工作者工作規(guī)范、企業(yè)檔案管理制度、員工培訓(xùn)制度、管理平臺應(yīng)用制度等。一方面需要強(qiáng)有力的監(jiān)督、要求提升員工執(zhí)行力度，建立嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，使人人按章辦事，形成嚴(yán)明統(tǒng)一、簡明扼要的檔案工作管理風(fēng)格，統(tǒng)一管理工作標(biāo)準(zhǔn)，提升相關(guān)查閱人員與管理應(yīng)用人員的適應(yīng)性，從而推進(jìn)信息化人事檔案管理工作進(jìn)程;另一方面，企業(yè)需為管理部門配備相應(yīng)設(shè)施，為信息化人事檔案管理工作的推進(jìn)提供先決性條件。此外，部門管理者還需充分重視信息化進(jìn)程推進(jìn)問題，與一線從業(yè)人員進(jìn)行緊密溝通，了解阻礙信息化進(jìn)程的制約因素，及時(shí)解決一線工作者工作需求，以高效溝通提升任務(wù)執(zhí)行力度，潛移默化中打造高品質(zhì)人事檔案信息化管理體系[1]。

例如，在信息化人事檔案轉(zhuǎn)型工作過程中，該檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者以定期開會的方式了解基層檔案管理工作中存在的問題，并想辦法予以解決。如：缺乏管理公共平臺、員工缺乏平臺操作經(jīng)驗(yàn)、員工檔案管理方式松散、獨(dú)立，難以統(tǒng)一等。檔案部門管理者針對多元化問題制定相關(guān)調(diào)整策略，將問題的解決方案以任務(wù)形式下達(dá)給員工或向上級尋求資源幫助，使問題得到解決。部門管理者需追蹤信息化檔案管理工作轉(zhuǎn)型進(jìn)程，推動信息化檔案管理工作發(fā)展，在多次會議中總結(jié)行之有效的人員管理方案，為創(chuàng)設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化公司人事檔案管理體系提供經(jīng)驗(yàn)。

（二）甄選優(yōu)質(zhì)平臺，實(shí)現(xiàn)信息共享

功能齊全、易于操作的優(yōu)質(zhì)人事檔案管理平臺是推動信息化人事檔案管理轉(zhuǎn)型的必要條件。市面上相關(guān)平臺魚龍混雜，良莠不齊。企業(yè)部門在選擇平臺時(shí)，應(yīng)綜合分析，結(jié)合企業(yè)人事檔案實(shí)況進(jìn)行個(gè)性化選擇，以操作簡單、能滿足多元化功能需求為標(biāo)準(zhǔn)。平臺應(yīng)注重信息查閱權(quán)限功能、信息安保功能兩個(gè)維度。確保人事檔案信息既能在內(nèi)部便捷查閱，信息一鍵共享，減少流程消耗;又能避免信息外泄，造成公司損失。相關(guān)管理部門可以聘請信息技術(shù)專員，或選擇專業(yè)、誠信的平臺售后服務(wù)機(jī)構(gòu)，為人事檔案管理平臺正常運(yùn)行保駕護(hù)航[2]。

例如，在進(jìn)行平臺甄選過程中，部門管理者首先考慮平臺的使用功能與操作難度，在選擇相關(guān)平臺時(shí)購買專業(yè)培訓(xùn)服務(wù)，并在公司試營，確保平臺選擇的正確性。在此期間，一線人事檔案管理者可以進(jìn)行集中培訓(xùn)，快速掌握信息化人事檔案管理工作內(nèi)容，確保信息化人事檔案管理工作的有序運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)信息化工作性質(zhì)轉(zhuǎn)型。管理者在工作過程中需注意人事檔案查閱權(quán)限的設(shè)置，選定公司內(nèi)部查閱人員，規(guī)避信息透明化造成的人事?lián)p失。

（三）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，激勵(lì)人才成長

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)可以通過提升管理人員個(gè)體信息化管理能力和普及信息化檔案管理專業(yè)知識兩個(gè)維度出發(fā)。前者對工作人員信息技術(shù)掌控力、工作心態(tài)、職業(yè)素養(yǎng)作出明確要求，后者對工作人員的實(shí)際工作規(guī)范、工作流程進(jìn)行統(tǒng)一化管理，促使人事檔案管理專員能在工作中進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)自我提升。企業(yè)部門可以創(chuàng)設(shè)人才激勵(lì)政策鼓勵(lì)員工自我提升，如：工作能力與評獎(jiǎng)評優(yōu)資格掛鉤、薪資標(biāo)準(zhǔn)與人才考核證明掛鉤、表揚(yáng)階段性先進(jìn)工作者等，使自我提升風(fēng)氣在檔案管理部門蔚然成風(fēng)。此外，針對入職不久的實(shí)習(xí)人員，部門管理者需創(chuàng)設(shè)完善、人性化培訓(xùn)體系，以培訓(xùn)報(bào)告簽字、企業(yè)APP線上培訓(xùn)打卡、老戴新人性化培訓(xùn)等方式優(yōu)化團(tuán)隊(duì)建設(shè)，使實(shí)習(xí)人員快速掌握使用工作技能，維護(hù)信息化人事管理的正常運(yùn)行[3]。

例如，在某企業(yè)信息化人事檔案管理工作中，該部門采用獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)法鼓勵(lì)一線員工進(jìn)行自我提升。凡一線員工成功考取檔案管理師資格證、高級檔案管理師資格證者，均授予不同等級的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，并在企業(yè)考評中納入個(gè)人優(yōu)勢考核。相關(guān)激勵(lì)政策的推行使一線工作者自主向更專業(yè)、更高效發(fā)展方向邁進(jìn)，對企業(yè)人才儲備、檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)均起到積極作用。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)重視人事檔案管理工作，通過實(shí)際工作磨合、創(chuàng)設(shè)人事檔案工作管理體系，規(guī)范管理制度，構(gòu)建人員培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，提升工作人員執(zhí)行力度，促使人人按章辦事，使人事檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，使之形成固定模式，逐漸脫離人員個(gè)體主觀意志的制約，雕琢成獨(dú)立、自主的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。在此過程中，企業(yè)需積極配合部門工作，進(jìn)行軟實(shí)力升級，配備優(yōu)質(zhì)內(nèi)部管理平臺、加強(qiáng)管理人員綜合素養(yǎng)，形成從體系到人才、從平臺到管理，整體化管理格局，早日實(shí)現(xiàn)信息化人才檔案管理目標(biāo)，為企業(yè)發(fā)展提供內(nèi)驅(qū)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]柳芳.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（24）：175-176.

[2]高利軍.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的新途徑[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2021，38（04）：60-61.

[3]柳芳.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（22）：158-159.