高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化研究

[ 作者簡介 ]

張紅葉，女，河南鄧州人，河南科技大學(xué)，助教，碩士研究生，研究方向：營銷管理與檔案管理。

[ 摘要 ]

高校檔案管理數(shù)字化對高校的發(fā)展具有巨大的推動(dòng)作用，是社會(huì)發(fā)展不可避免的趨勢。高校的教學(xué)管理包括對學(xué)生和人員的管理，學(xué)籍檔案記錄學(xué)生的個(gè)人信息和學(xué)業(yè)成績，學(xué)籍管理也是教學(xué)管理的一部分。由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的革新，檔案管理的工作模式也發(fā)生了變化。當(dāng)前，學(xué)籍檔案管理逐漸擺脫了傳統(tǒng)方法的束縛，著眼于數(shù)字化開發(fā)，這也有助于加快高校教學(xué)改革的步伐，是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。高校要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要性，解決學(xué)籍管理中的一系列問題，提高學(xué)籍管理水平。

[ 關(guān)鍵詞 ]

高校;學(xué)籍檔案管理;數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.08.042

學(xué)籍是一種具有辨識(shí)度的身份工具，包含學(xué)生的一系列個(gè)人信息和在校期間的相關(guān)情況說明，具有長期保存的價(jià)值。高校學(xué)籍檔案中的信息對于學(xué)生和學(xué)校來說都非常重要，但管理工作負(fù)荷比較大，因此，檔案管理人員不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任感，還要掌握必要的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)能有效地接受新的知識(shí)和技術(shù)。數(shù)字化的電子文檔便于長期保存，檔案管理人員在添加、修改、刪除數(shù)據(jù)時(shí)，通過配置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，防止外部網(wǎng)絡(luò)干擾和黑客攻擊、破壞學(xué)籍檔案文件中的數(shù)據(jù)，還需要定期備份，才能有效防止信息丟失。

1 ? ?高校學(xué)籍檔案管理存在的主要問題

1.1 ?檔案管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱，管理模式陳舊

目前，我國的高校學(xué)籍管理在思想和技術(shù)上都較為落后，人員綜合素質(zhì)不高，相關(guān)管理技術(shù)不夠先進(jìn)。一些高校認(rèn)為檔案管理不能直接促進(jìn)高校的發(fā)展，檔案管理水平與高校綜合競爭力排名、教學(xué)業(yè)績考核排名、畢業(yè)生就業(yè)率排名等硬性指標(biāo)沒有明顯關(guān)系，因此檔案管理不重要。這種錯(cuò)誤觀點(diǎn)導(dǎo)致一些高校忽視檔案工作，特別是高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理也缺乏深刻的理解，認(rèn)為檔案管理僅僅是存儲(chǔ)和咨詢信息的簡單工作。一般來說，大多數(shù)高校由不同的二級單位組成，學(xué)籍檔案的生成、保存、管理歸屬于多個(gè)部門負(fù)責(zé)實(shí)施。在實(shí)際工作中，一方面管理人員缺乏責(zé)任心，會(huì)導(dǎo)致在學(xué)籍檔案信息的一致性上出現(xiàn)漏洞;另一方面，多部門共同參與，不同系統(tǒng)的管理員會(huì)按照自己的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)分類，容易出現(xiàn)邏輯不一致、格式不統(tǒng)一的情況，嚴(yán)重妨礙檔案信息的利用效率和效果。將信息進(jìn)行數(shù)字化可以統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)不同系統(tǒng)之間的連接，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)。如今，無紙化、自動(dòng)化辦公在高校應(yīng)用非常普遍，但仍有很多高校使用傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行檔案管理，對電子檔案歸檔方法、流程還不太熟悉[1]。雖然一些高校引入了計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，但仍處于“自動(dòng)+手動(dòng)”狀態(tài)，學(xué)籍管理效率仍然低下[2]。

1.2 ?學(xué)籍檔案的保存保管技術(shù)有待提高

一些高校專門負(fù)責(zé)收集、存儲(chǔ)和利用學(xué)籍信息資源的專業(yè)人員緊張，并且缺乏對檔案管理參與部門的監(jiān)督，因此對工作中遇到的問題和錯(cuò)誤無法及時(shí)糾正和解決，導(dǎo)致現(xiàn)存檔案資源的可靠性、完整性受到破壞，特別是一些有利用價(jià)值的檔案材料原件未被保留，使許多重要學(xué)籍信息資源缺失，無法彌補(bǔ)。雖然紙張通常被認(rèn)為是相對穩(wěn)定和安全的檔案文件載體，但紙張文件易破損、易受潮，當(dāng)高校面臨學(xué)生人數(shù)激增、手續(xù)繁雜、多次重復(fù)利用等情況時(shí)，紙張載體的脆弱性就顯現(xiàn)出來。面對復(fù)雜的信息，管理人員需要以高效的方式管理和檢索信息。但是，由于各種因素，檔案管理人員歸檔業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平不一、原案卷保存質(zhì)量不高、檔案管理軟件通用性不高、歸檔自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這些都限制了檔案管理的數(shù)字化速度[3]。

1.3 ?學(xué)籍檔案管理體制不完善

高校由很多不同的二級單位構(gòu)成，每個(gè)單位都有自己的學(xué)籍檔案材料。許多高校還沒有建立完善的檔案管理體制，各部門獨(dú)自整理自己的檔案信息，容易造成資源的浪費(fèi)，而且增加信息不一致的風(fēng)險(xiǎn)，為后續(xù)學(xué)籍檔案信息的利用帶來阻礙。高校作為一個(gè)完整系統(tǒng)，需要從宏觀的角度整合、共享各單位的信息，進(jìn)行分類匯總，必須完善檔案管理體制，投入足夠的資金建立檔案數(shù)據(jù)庫[4]。此外，檔案歸檔完成后，需要定期維護(hù)，維護(hù)工作需要專業(yè)的設(shè)備和人員。高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和學(xué)生學(xué)籍檔案資源的數(shù)量增加，在一定程度上加劇了檔案管理的難度。為了適應(yīng)這一變化，許多高校需要完善檔案管理體制，配置相應(yīng)的設(shè)備和人員，以跟上數(shù)字化發(fā)展的步伐。

2 ? ?推動(dòng)學(xué)籍檔案信息數(shù)字化發(fā)展的策略

2.1 ?提升數(shù)字化重視程度并促進(jìn)學(xué)籍管理系統(tǒng)創(chuàng)新

檔案管理不能在短時(shí)間內(nèi)直接促進(jìn)高校的發(fā)展，但從長遠(yuǎn)來看可以間接促進(jìn)高校的發(fā)展。因此，高校相關(guān)工作人員要重視檔案管理，讓檔案管理與其他工作處于同一地位。在學(xué)籍檔案信息管理數(shù)字化開發(fā)中，高校相關(guān)管理人員要仔細(xì)研究《檔案法》，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，提高學(xué)籍檔案文件利用意識(shí)，把學(xué)籍檔案管理數(shù)字化作為高校改革工作的重要方向之一。高校需要了解社會(huì)需求，結(jié)合實(shí)際情況，為學(xué)籍檔案管理數(shù)字化開發(fā)制定框架，更新必要的硬件和軟件設(shè)備，建立科學(xué)的指導(dǎo)系統(tǒng)，制定一套實(shí)用有效的管理數(shù)字化規(guī)章。

首先，要加強(qiáng)高校輔導(dǎo)員對學(xué)籍檔案文件數(shù)字化的重視程度，持續(xù)加大管理投入，在資源、材料、才能方面提供支持。其次，注意學(xué)籍檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建立，為學(xué)籍檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境。建立相關(guān)檔案管理計(jì)劃，建立完善的管理數(shù)字化機(jī)制。比如高校學(xué)生注冊管理系統(tǒng)，也應(yīng)隨著科技發(fā)展進(jìn)行改革創(chuàng)新，建立更完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)，之后將信息直接對接入檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)。還可以開放部分學(xué)籍信息權(quán)限供學(xué)生自主查閱，提高學(xué)籍檔案利用效率。第三，高校可在自己的微信官方賬號(hào)中設(shè)置學(xué)籍管理模塊，及時(shí)發(fā)布高校學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)學(xué)生對本人學(xué)籍信息的注意[5]。

2.2 ?加強(qiáng)學(xué)籍管理工作人員的素質(zhì)

高校擁有的檔案信息具有法律性和行政性，因此高校需要使用更標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理系統(tǒng)來管理檔案工作。首先，高校要建立更完善的檔案管理機(jī)制，必須明確檔案管理部門的責(zé)任，努力落實(shí)個(gè)人具體責(zé)任，最好任命專門人員收集和存儲(chǔ)學(xué)籍檔案原案卷，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化文檔的“雙備份”。其次，要協(xié)調(diào)檔案管理部門與其他部門的關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)作，提高高校整體檔案管理水平。在高校檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程中涉及許多專業(yè)知識(shí)和技術(shù)。為了培養(yǎng)和提升管理人員素質(zhì)，高校需要鼓勵(lì)管理人員通過多種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以滿足學(xué)籍檔案數(shù)字化的需求。管理人員不僅需要熟悉基本的理論知識(shí)，還需要學(xué)習(xí)如何使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)收集數(shù)據(jù)，也可以引入檔案管理方面專家，形成學(xué)籍檔案管理數(shù)字化團(tuán)隊(duì)。學(xué)籍檔案文件中包含較多的內(nèi)容，不同信息所屬的輸入主體不同，各個(gè)管理人員在檔案信息錄入時(shí)，需要建立統(tǒng)一、完善的學(xué)籍檔案文件編碼系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案的使用。明確學(xué)籍檔案文件的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，確保學(xué)籍檔案信息的有效性。學(xué)籍檔案文件的輸入不能由一個(gè)部門和一個(gè)人完成，只有團(tuán)隊(duì)積極參與，才能確保學(xué)籍檔案數(shù)字化系統(tǒng)的有效建設(shè)，形成完整、真實(shí)的學(xué)籍檔案信息。第三，為了充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，有必要建立報(bào)酬和懲罰機(jī)制。高?？梢耘e辦相應(yīng)技能競賽，以提高工作人員的工作效率。而在高校招聘檔案管理人員時(shí)，必須遵守開放性和公平性原則，招聘有專業(yè)知識(shí)和有高度責(zé)任感的人才。第四，高校也需要為這些人才提供良好的工作環(huán)境，制定完善的薪資制度，及時(shí)調(diào)整人才結(jié)構(gòu)。檔案管理知識(shí)不是一成不變的。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種新的管理模式和管理系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)。最后，高校學(xué)籍檔案管理人員要不斷提高自身綜合素質(zhì)和管理水平，成為適合高校學(xué)籍檔案管理的復(fù)合人才。要善于學(xué)習(xí)，掌握高水平的數(shù)字化知識(shí)，提高信息安全意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，更好地執(zhí)行學(xué)籍管理的相關(guān)工作。

2.3 ?優(yōu)化儲(chǔ)存模式

隨著我國教育改革的深入，學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容越來越豐富，不僅包括學(xué)生成績、家庭信息、政治面貌等，還包含資格證書考試、學(xué)籍異動(dòng)、科研情況等。因此高校學(xué)籍檔案的信息的總量也在增加。紙張歸檔的存儲(chǔ)也有其限制性，無法滿足隨時(shí)更新的信息管理利用需求。如果不注意，紙張就會(huì)發(fā)生氧化反應(yīng)，對所載的學(xué)籍信息造成不可彌補(bǔ)的損失。在檔案管理數(shù)字化過程中，可以實(shí)現(xiàn)對學(xué)籍檔案信息的全面管理。通過信息的及時(shí)錄入、更新，可以充分了解學(xué)生的情況，快速收集、分析對學(xué)生有價(jià)值的信息。管理人員需要提高工作效率，注意信息的可靠性、完整性和安全性，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理數(shù)字化。通過管理人員與其他部門之間的默契配合，轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化儲(chǔ)存模式，對學(xué)籍檔案管理數(shù)字化非常重要。優(yōu)化儲(chǔ)存模式后，高?？梢詾閷W(xué)籍檔案管理設(shè)立窗口程序、申請電子公章，學(xué)生在需要利用學(xué)籍檔案信息時(shí)，可以直接在系統(tǒng)上查看，需要導(dǎo)出時(shí)向工作人員發(fā)起申請，審核后放行[6]。

2.4 ?研發(fā)系統(tǒng)軟件并保障學(xué)籍檔案安全性

就我國高校學(xué)籍管理現(xiàn)狀而言，許多高校仍然使用傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式，很多學(xué)籍管理人員只會(huì)簡單操作Word和Excel等軟件，無法高效地收集和處理學(xué)籍信息，給學(xué)籍檔案的管理工作帶來許多問題，嚴(yán)重影響高校檔案管理工作的正常發(fā)展。高校也可以使用自身的資源開發(fā)軟件，多數(shù)高校都設(shè)有計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)，可以利用校內(nèi)人員開發(fā)實(shí)用性的系統(tǒng)軟件。對于自行開發(fā)的數(shù)據(jù)庫、軟件，如果出現(xiàn)系統(tǒng)問題，研發(fā)人員可以及時(shí)解決。在數(shù)字化學(xué)籍檔案管理模式下，直接通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行改進(jìn)、提取、讀取和傳輸學(xué)籍信息，工作更為高效，并且多次重復(fù)利用后，也不會(huì)對紙質(zhì)學(xué)籍檔案原件產(chǎn)生較大傷害，可以有效避免使用頻繁、遺失、損壞問題。數(shù)字化檔案不僅可以電子存儲(chǔ)、加密，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，檔案庫房和利用窗口不必處在同一物理空間中，登錄系統(tǒng)時(shí)只需提供帳號(hào)和密碼，既能提高使用便利性，也能保障學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)安全性。

2.5 ?構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案數(shù)字化共享平臺(tái)

高校學(xué)籍檔案管理需要計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持。因此，設(shè)備投資是必不可少的。高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化比傳統(tǒng)管理模式具有更多的優(yōu)點(diǎn)，很多高校管理人員認(rèn)為數(shù)字化共享平臺(tái)投資的金額大，不愿意增加相應(yīng)投資，而高校檔案部門自身也無力更改，導(dǎo)致學(xué)籍檔案文件的管理混亂。因此，高校要積極推動(dòng)相關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字高校建設(shè)對高?？傮w規(guī)劃的重要性，深化信息化時(shí)代的數(shù)字化意識(shí)，積極拓寬渠道，增加資金投資，密切關(guān)注軟件和硬件設(shè)備的改進(jìn)。同時(shí)，在高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，提高歸檔數(shù)據(jù)信息的利用率，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，使高校學(xué)籍檔案管理與學(xué)校整體發(fā)展相協(xié)調(diào)是非常必要的。在這一點(diǎn)上，從信息訪問和檢索的角度來看，高校構(gòu)建學(xué)籍檔案共享平臺(tái)，能夠更好地滿足學(xué)籍檔案相關(guān)用戶的需求。通過學(xué)籍檔案共享平臺(tái)，用戶只要擁有相應(yīng)的權(quán)限，就可以通過登錄帳戶、密碼訪問相應(yīng)的學(xué)籍檔案信息，其使用不受空間、時(shí)間的限制，大大提高學(xué)籍檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的有效交流。

3 ? ?結(jié)語

在數(shù)字化信息時(shí)代，人們對數(shù)字信息的利用逐漸深入。在眾多信息資源中，檔案資源非常重要。高校需要不斷改進(jìn)檔案信息管理，建立更完整的數(shù)字信息系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化。目前，高校學(xué)籍檔案管理還停留在初級階段，并沒有完全廢除傳統(tǒng)基于紙張的管理模式，雖然一些高校已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，但大多數(shù)是基于目錄級別的基本信息管理，并沒有完全實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案文件的管理數(shù)字化。在信息化時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理數(shù)字化開發(fā)是普遍趨勢。高校學(xué)籍管理需要做好應(yīng)對準(zhǔn)備和工作，開展專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)學(xué)籍管理系統(tǒng)創(chuàng)新和技術(shù)突破，改進(jìn)高校學(xué)籍管理系統(tǒng)，順應(yīng)趨勢，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

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