加強(qiáng)人事檔案管理與開發(fā)利用的思考

任琦

摘 要：文章首先對(duì)人事檔案管理與開發(fā)利用工作進(jìn)行了簡要敘述，然后結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，分析了人事檔案管理與開發(fā)利用過程中存在的主要問題。最后從加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)、打造通用數(shù)據(jù)庫以及做好人事檔案資料審查工作這幾方面出發(fā)，探討了加強(qiáng)人事檔案管理與開發(fā)利用的具體措施，以期更好地借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;開發(fā)利用

人事檔案可以體現(xiàn)個(gè)人的成長軌跡、能力素質(zhì)、道德品行等，是十分客觀的資料記錄，能為單位任用人才提供重要參照。人事檔案管理在新時(shí)期的市場經(jīng)濟(jì)背景下，其側(cè)重點(diǎn)開始發(fā)生了一定的變化，必須要思考如何高效開發(fā)及利用人事檔案，解決現(xiàn)存問題，促使人事檔案在相關(guān)工作中發(fā)揮更大的作用。

一、關(guān)于人事檔案管理與開發(fā)利用的簡述

人事檔案在我國人事管理制度中占據(jù)著重要地位，能夠證明個(gè)人的身份、學(xué)歷和資歷等，有著法律效用。我國頒布和修訂的相關(guān)條例均指出，任何個(gè)人都不可查閱或借用人事檔案，這說明我國對(duì)于人事檔案的保密性極為重視。通常來說，其服務(wù)對(duì)象都是以政府機(jī)關(guān)為主，對(duì)于其余的一些利用對(duì)象，也會(huì)作出十分嚴(yán)格的規(guī)定，實(shí)際上可以向大眾公開的信息也非常有限。在人事檔案的管理、開發(fā)及利用方面，一般是提倡嚴(yán)格遵守知情權(quán)和隱私權(quán)的有機(jī)平衡，既要保證當(dāng)事人的隱私權(quán)，也要保護(hù)其合法的知情權(quán)。根據(jù)合理的申請(qǐng)流程，可以查閱部分人事檔案，但必須要確保在法律所允許的范圍內(nèi)。人事檔案的管理涉及到當(dāng)事人的隱私權(quán)，包括其婚姻、家庭、宗教信仰、犯罪記錄等，這些都被劃分在限制利用的范圍中。因此在人事檔案的開發(fā)利用方面，通常都有著十分嚴(yán)格的規(guī)范化流程。

二、當(dāng)前人事檔案管理與開發(fā)利用過程中存在的主要問題

為更好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)對(duì)人才發(fā)展的需要，我國在人事檔案的管理方面作出了較多的改革和創(chuàng)新，同時(shí)也積攢了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，獲取了一些成效。但就目前情況來看，人事檔案發(fā)展的速度還沒有完全跟上社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，在新形勢下，我國人事檔案管理與開發(fā)利用中還存在著一些問題需要解決。首先，人事檔案收集的質(zhì)量不夠高。人事檔案信息收集是開展檔案管理工作的第一步，可以說是重中之重。若是沒有收集到高質(zhì)量的人事檔案信息，則人事檔案就無法得到完善，相應(yīng)的開發(fā)及利用也會(huì)受到不小的阻礙。人事檔案材料質(zhì)量不高，書寫格式不規(guī)范，甚至摻雜虛假的信息，這些都給人事檔案管理及利用工作造成了很大的影響。

其次，人事檔案的個(gè)性特點(diǎn)不夠明顯。人事檔案最為主要的功能就是記錄和反映個(gè)人的真實(shí)情況，讓單位可以更多地了解員工，為人才市場提供必要的參考。人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷的縮影，通過對(duì)人事檔案的開發(fā)及利用，更加高效地挖掘人才和培養(yǎng)人才，幫助人才找到適合的發(fā)展道路;對(duì)單位或個(gè)人而言，人事檔案都是極為有用的。但目前有許多人事檔案的內(nèi)容千篇一律，主要是基本信息的歸納，顯得比較同質(zhì)化，難以凸顯個(gè)人特色與特殊能力。此外，人事檔案中比較重視政治部分，而對(duì)個(gè)人技能部分有所忽略，難以發(fā)現(xiàn)人才在管理和技術(shù)等方面的獨(dú)特優(yōu)勢。

最后，還有一部分人事檔案的真實(shí)性有待審查。部分單位在審核人事檔案資料的時(shí)候不夠仔細(xì)，放入了一些虛假的資料內(nèi)容，這會(huì)對(duì)人事安排產(chǎn)生嚴(yán)重的消極影響，甚至導(dǎo)致相關(guān)工作無法正常進(jìn)行。人事檔案管理開發(fā)及利用工作還需進(jìn)一步完善，真正要做到實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化，維護(hù)人事檔案的公平公正性。

三、加強(qiáng)人事檔案管理與開發(fā)利用的具體措施

（一）加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

人事檔案管理工作中，檔案工作人員是不可或缺的主體，能夠起到支配和主導(dǎo)的作用。必須要加強(qiáng)人事檔案宣傳工作力度，不斷提升對(duì)人事檔案的管理意識(shí)，確保檔案信息資源得到社會(huì)的廣泛承認(rèn)。要進(jìn)一步拓展人事檔案宣傳范圍，結(jié)合實(shí)際情況，舉辦相關(guān)展覽。促使人事檔案信息資源的傳播區(qū)域得以擴(kuò)大，便有利于人事檔案得到最大程度的利用。如浙江省寧?？h住建局近幾年來查閱利用人事檔案的情況是：2019年115件，2020年224件，2021年235件，2022年9月底止288件。這些人事檔案的查閱利用，充分地證明了人事檔案的重要性和突出的利用價(jià)值。人事檔案編研工作也可使檔案信息開發(fā)利用達(dá)到高效，能夠顯著提升人事檔案信息利用的系統(tǒng)性和廣泛性，因此檔案工作人員要編制必備的檢索工具，開展人事檔案資料編研工作，處理好人員信息、統(tǒng)計(jì)信息和綜合信息等，以確保人事檔案資料的利用效率得到優(yōu)化。

（二）打造通用數(shù)據(jù)庫

在信息技術(shù)不斷發(fā)展和完善的當(dāng)下，人事檔案管理軟件也開始逐步更新，進(jìn)入到了人事檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。而相應(yīng)的檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了升級(jí)和優(yōu)化，達(dá)到了人事檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。相關(guān)人員可以結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)人事檔案管理功能進(jìn)行持續(xù)開發(fā)和挖掘，以便讓人事檔案管理工作變得更加方便、快捷和精確。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)可提升服務(wù)水平，為社會(huì)提供人才信息咨詢、信息報(bào)道和信息調(diào)研等深化服務(wù)。在實(shí)施人事檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，還需注重利用和保密結(jié)合起來，不僅要最大化地利用人事檔案資源，并且還要充分尊重個(gè)人隱私，從而構(gòu)建起人才信息庫，打造高質(zhì)量的流動(dòng)性人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及信息系統(tǒng)。此外，還應(yīng)當(dāng)要加快速度打造人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，這已成為了現(xiàn)階段的當(dāng)務(wù)之急。我國對(duì)于人事制度的改革工作在不斷推進(jìn)，人員流動(dòng)是十分常見的現(xiàn)象。因此需要全面構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息庫，使其在全國范圍內(nèi)發(fā)揮作用，為將來的人事檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展打好根基。

（三）做好人事檔案資料審查工作

人事檔案和人員的升遷問題密切相關(guān)，有部分人員可能會(huì)為了謀求更多利益，出現(xiàn)對(duì)人事檔案資料作假的行為。由此便發(fā)生了一些人員年齡較小，但工齡卻較長的情況，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性受到損害，同時(shí)也影響了人力資源管理的公平性。所以，檔案管理部門及相關(guān)工作人員都要對(duì)收集到的人事檔案資料展開全面、仔細(xì)的審查，對(duì)資料實(shí)施嚴(yán)格甄別，在有必要的時(shí)候，還可尋求專門的司法機(jī)關(guān)協(xié)助。以此才能進(jìn)一步提升人事檔案材料質(zhì)量，并確保鑒定權(quán)限處理妥當(dāng)。例如浙江省寧?？h住建局最近幾年收集歸檔的人事檔案情況是：2019年380件，2020年1200件，2021年400件，2022年9月底止1200件。這些人事檔案的收集歸檔，都是經(jīng)過嚴(yán)格的審查，才能歸入人事檔案的。對(duì)于一部分歸檔范圍之外的資料，更要進(jìn)行嚴(yán)密的審核與處理，要把有價(jià)值的材料合理歸檔，并完善人事檔案管理部門的組織任務(wù)，定期培訓(xùn)相關(guān)工作人員，提高其工作能力和意識(shí)。人事檔案能夠?qū)€(gè)人績效、能力、品德、態(tài)度等進(jìn)行記錄和反映，屬于經(jīng)過了組織認(rèn)同的，可以歸檔保存的有效資料。國家明確規(guī)定，任何人都不能隨意借閱或查閱個(gè)人檔案，但對(duì)于檔案當(dāng)事人來說，也可作出一定的開放，允許其查看部分內(nèi)容，但同時(shí)也要進(jìn)行核定。

四、結(jié)束語

綜上可知，要加強(qiáng)人事檔案的管理、開發(fā)及利用工作，則相關(guān)部門和人員應(yīng)當(dāng)要不斷加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，為人事檔案打造通用數(shù)據(jù)庫，同時(shí)做好相應(yīng)的人事檔案資料審查工作，以此為人事檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展作好鋪墊。

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