企業(yè)工程檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

文/郭思佳

企業(yè)工程檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施的真實(shí)寫照，能夠?yàn)楣こ淌┕?、?xiàng)目維護(hù)等提供科學(xué)的檔案依據(jù)。做好企業(yè)工程檔案管理有利于維護(hù)建設(shè)單位、施工單位合法權(quán)益，也是切實(shí)保障工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的重要措施。因此有必要給予企業(yè)工程檔案管理足夠的重視，對工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類管理，從而使工程檔案能夠發(fā)揮更大的作用。在企業(yè)工程檔案管理過程中，要將規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理作為重要方向，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息資源的合理利用和開發(fā)。

1 企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的基本要義

企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升檔案質(zhì)量，推動檔案管理現(xiàn)代化的重要手段和措施。近年來，很多企業(yè)都非常注重檔案工作，對檔案工作的軟件設(shè)施進(jìn)行了升級改造，檔案工作也向著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向挺進(jìn)。對于企業(yè)而言，在工程檔案建設(shè)過程中應(yīng)將規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理作為重要目標(biāo)，并為此建立一套標(biāo)準(zhǔn)的管理流程。企業(yè)在工程檔案管理過程中一定要按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行操作，對企業(yè)工程檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、全面的收集，對企業(yè)工程檔案管理投入必要的人力、物力、財(cái)力，既要保證工程檔案管理質(zhì)量，又要減少不必要的重復(fù)性工作。

工程檔案管理過程的專業(yè)性。企業(yè)工程檔案詳細(xì)地記錄了工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)工作開展情況，是工程得以順利實(shí)施的重要保障。從工程項(xiàng)目建設(shè)前期準(zhǔn)備工作看，在工程項(xiàng)目建設(shè)之前會形成工程預(yù)算、招投標(biāo)、工程勘測、工程設(shè)計(jì)等一系列的重要文件資料，這些文件資料雖然沒有在項(xiàng)目工程建設(shè)過程中發(fā)揮作用，卻與施工進(jìn)度緊密相關(guān)。因此企業(yè)工程檔案管理人員不僅要具備常規(guī)的檔案知識，還要對工程項(xiàng)目建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作有所了解，這樣才能夠依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的重要性有重點(diǎn)地對相關(guān)檔案資料進(jìn)行收集。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中會運(yùn)用各類工程技術(shù)并形成一系列的文件資料，這些文件資料也是工程檔案收集的主要對象。因此，對于工程檔案管理人員而言，既要確保檔案收集的全面性，同時(shí)還要對工程項(xiàng)目階段進(jìn)行細(xì)化，結(jié)合不同工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，有所側(cè)重地對工程檔案進(jìn)行收集和整理。因企業(yè)工程自身具有其施工的專業(yè)性，相應(yīng)地企業(yè)工程檔案管理也應(yīng)該體現(xiàn)其專業(yè)性。

工程檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。檔案自身對真實(shí)性和完整性有明確要求，工程檔案內(nèi)容必須真實(shí)完整才能夠被后續(xù)利用開發(fā)。如果在工程檔案收集管理過程中，工程檔案信息內(nèi)容失真或內(nèi)容不完整，就難以對工程項(xiàng)目施工全過程進(jìn)行真實(shí)客觀的反映，也無法通過檔案信息資料的相關(guān)數(shù)據(jù)推進(jìn)后期項(xiàng)目，相應(yīng)地也就無法保證企業(yè)工程質(zhì)量。工程檔案在收集和管理過程中，必須確保內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。而要想達(dá)到這一目的，既需要企業(yè)給予工程檔案足夠的重視，也需要以檔案管理人員的能力和素質(zhì)作為保障。工程檔案管理與檔案管理人員息息相關(guān)，工程檔案管理人員應(yīng)該是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)的技術(shù)類人才。在工程檔案收集和管理過程中，應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)，并對其進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，持證上崗，這樣才能夠確保檔案工作人員的穩(wěn)定性和可靠性。只有人員穩(wěn)定，才能夠保證工程檔案內(nèi)容收集的連續(xù)性和完整性。同時(shí)，工程檔案管理與施工過程緊密相關(guān)，很多工程檔案內(nèi)容就是記錄施工方式、施工技藝、施工流程，是保證工程建設(shè)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。工程檔案管理人員必須對施工全流程進(jìn)行檔案信息資料收集，也可以通過錄像和拍照的方式，對施工過程和外部環(huán)境進(jìn)行全面記錄，切實(shí)保障工程質(zhì)量，充分發(fā)揮工程檔案的價(jià)值和作用。

工程檔案管理理念和方法的先進(jìn)性。當(dāng)前部分企業(yè)對于工程檔案管理重視程度不足，在施工過程中對檔案信息收集整理利用還存在著一些問題和不足，在一定程度上影響了工程檔案作用的發(fā)揮。之所以會出現(xiàn)這些情況，就在于施工企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員管理意識落后，在工程檔案管理過程中沿用傳統(tǒng)的管理方式方法，導(dǎo)致工程檔案管理效率低下，管理質(zhì)量始終不夠。因此，對于施工企業(yè)而言，要想發(fā)揮工程檔案的作用，就要充分意識到工程檔案對于項(xiàng)目施工的價(jià)值和作用，并始終將工程檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理作為主要方向，主動運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和管理方法開展企業(yè)工程檔案相關(guān)工作。一方面，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)是否重視工程檔案管理工作對于工程檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化起著至關(guān)重要的作用，檔案管理部門可以定期地對檔案工作階段性成績進(jìn)行總結(jié)，并向公司進(jìn)行匯報(bào)，引起企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)重視，并詳細(xì)地向分管領(lǐng)導(dǎo)介紹工程檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的價(jià)值和意義。只有主要領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，才能夠?yàn)楣こ虣n案管理提供必要的資金、政策和支持。另一方面，檔案管理人員要始終保持管理理念和管理方法的先進(jìn)性。只有檔案管理人員認(rèn)識到工程檔案管理的價(jià)值和作用，才會主動地參與到工程檔案管理之中，并積極參與各類培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，樹立先進(jìn)的管理理念和管理思想，對工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)整合出有價(jià)值的檔案信息，支持企業(yè)決策和項(xiàng)目推進(jìn)。

工程檔案管理手段和方式的科學(xué)性。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷向前發(fā)展，大量工程建設(shè)在全國各地展開，形成了海量的企業(yè)工程檔案。要想實(shí)現(xiàn)對工程檔案的系統(tǒng)開發(fā)和綜合利用，就需要引進(jìn)更為先進(jìn)的信息技術(shù)，對工程檔案管理手段和方式進(jìn)行更新，進(jìn)一步提升工程檔案管理手段和方式的科學(xué)性、系統(tǒng)性。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，對工程檔案管理產(chǎn)生了深刻影響。為了提升企業(yè)工程檔案管理效率，有必要主動地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的有機(jī)結(jié)合，既能夠提升企業(yè)工程檔案管理效率，降低企業(yè)檔案管理人員的工作壓力，也能夠利用現(xiàn)代信息技術(shù)，結(jié)合企業(yè)工程實(shí)際需要對工程檔案信息進(jìn)行有效提煉，提供有價(jià)值的檔案信息。同時(shí)，通過搭建企業(yè)工程檔案共享平臺，也能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域工程檔案信息共享，為相關(guān)工作開展提供檔案信息依據(jù)，更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)工程檔案作用和價(jià)值。此外，企業(yè)在工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中，也要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。充分認(rèn)識到檔案管理人員能力素質(zhì)對于企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理產(chǎn)生的影響。在培訓(xùn)過程中，既要讓檔案管理人員掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，提升其信息素養(yǎng)，使之能夠?qū)⑾冗M(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作實(shí)際之中。同時(shí)也要加大對企業(yè)工程檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，更好地落實(shí)企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)制度機(jī)制和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

2 企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的推進(jìn)路徑

企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)檔案管理的應(yīng)有之義。在具體推進(jìn)過程中，企業(yè)管理者要給予工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理足夠的重視，對于存在的問題提出合理化建議。在具體實(shí)施過程中，要做好階段化收集和分類化管理。充分認(rèn)識到不同階段企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)，并以此作為依據(jù)。進(jìn)一步提升工程檔案收集和管理的針對性和有效性。此外，要加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理，要主動地引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)信息技術(shù)與工程檔案管理相結(jié)合，并為工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供技術(shù)支撐。

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案管理工作給予足夠重視

企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，對于企業(yè)工程建設(shè)和企業(yè)發(fā)展都起著至關(guān)重要作用。為了更好地推進(jìn)企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，必須做好頂層設(shè)計(jì)，特別是企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)要從工程檔案管理的實(shí)際出發(fā)，經(jīng)常過問企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理工作推進(jìn)情況，對于企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題，要拿出專門時(shí)間進(jìn)行研究，提出合理化意見，明確企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理重點(diǎn)和難點(diǎn)，并給予一定的政策支持和資金支持，確保企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理工作能夠順利推進(jìn)。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該結(jié)合檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)際，要求相關(guān)部門制定切實(shí)可行的制度機(jī)制，進(jìn)一步明確企業(yè)工程檔案管理工作的各個(gè)流程，確保每項(xiàng)工作開展都有相應(yīng)的制度依據(jù)，進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。在具體實(shí)施過程中檔案管理人員要樹立主動服務(wù)意識，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度開展企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，確保企業(yè)工程檔案管理質(zhì)量。

2.2 階段化收集與分類化管理

工程項(xiàng)目實(shí)施一般都涉及多個(gè)階段，相應(yīng)地企業(yè)工程檔案收集也應(yīng)該結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)施階段，有重點(diǎn)、有側(cè)重地進(jìn)行收集。在收集過程中，既要配備專業(yè)的檔案管理人員，也要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，切實(shí)做好檔案收集整理工作，確保檔案收集管理工作與項(xiàng)目實(shí)施同步進(jìn)行，真正地做到分工明確、交接有序、保存完善。

階段化收集。為進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化管理，在檔案項(xiàng)目收集之前要與企業(yè)、工程項(xiàng)目建設(shè)其他部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，具體明確檔案收集范圍、檔案管理人員的具體責(zé)任以及階段化收集的檔案側(cè)重點(diǎn)。從工程準(zhǔn)備階段看，主要收集與立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、預(yù)算、開工審批等相關(guān)的檔案文件資料。從監(jiān)理角度看，主要收集與項(xiàng)目規(guī)劃、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、造價(jià)控制等相關(guān)的重要文件資料。從施工角度看，主要收集與項(xiàng)目建設(shè)的土建資料、隱蔽工程資料、施工報(bào)驗(yàn)文件、地址測繪文件、基礎(chǔ)設(shè)施文件、施工記錄文件等等。從竣工驗(yàn)收階段看，主要收集與項(xiàng)目竣工相關(guān)的工程決算審計(jì)、竣工圖、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收記錄等相關(guān)資料。只有完成不同階段的檔案資料收集整理任務(wù)，才能夠確保工程檔案的完整性、可靠性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。

分類化管理。企業(yè)工程項(xiàng)目施工時(shí)間跨度大，工程參與部門多。因此在檔案收集的基礎(chǔ)之上，還應(yīng)堅(jiān)持分類化管理原則，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)工程檔案的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)性。一方面，成立工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并將企業(yè)項(xiàng)目施工方納入領(lǐng)導(dǎo)小組成員之中，明確各個(gè)部門責(zé)任，確保各司其職，合作推進(jìn)，確保項(xiàng)目工程檔案收集的系統(tǒng)性和完整性。另一方面，在健全內(nèi)部檔管理制度的同時(shí)，還應(yīng)對不同部門、不同施工階段、不同類型的檔案進(jìn)行分類，確保所收集上來的檔案既能夠真實(shí)客觀地反映出整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程，又能夠一目了然地了解不同階段具體檔案內(nèi)容，進(jìn)一步提升檔案管理的針對性和有效性。

2.3 信息化建設(shè)與數(shù)字化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對企業(yè)工程檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，當(dāng)前越來越多企業(yè)在工程檔案管理過程中開始積極推進(jìn)數(shù)字化與信息化建設(shè)，并不斷地完善企業(yè)工程檔案管理的制度機(jī)制，切實(shí)為企業(yè)工程檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理提供制度依據(jù)和機(jī)制保障。為此，一方面，企業(yè)要將工程檔案信息化建設(shè)作為重要方面，要結(jié)合工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)際需要，引進(jìn)必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件設(shè)備，積極推進(jìn)工程檔案信息化建設(shè)。另一方面，要運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)工程檔案信息資源的有效整合，并將整合的檔案信息存儲到檔案數(shù)據(jù)庫之中，結(jié)合企業(yè)工程項(xiàng)目實(shí)際需要，對相關(guān)檔案信息資源進(jìn)行合理利用開發(fā)，充分發(fā)揮企業(yè)工程檔案信息的作用。再一方面，要給予企業(yè)工程檔案數(shù)字化建設(shè)足夠的重視，進(jìn)一步明確企業(yè)工程檔案數(shù)字化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)工程檔案數(shù)字化管理流程以及相關(guān)制度機(jī)制，使企業(yè)工程檔案數(shù)字化管理工作高效順暢，并依托企業(yè)工程檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制度，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，突破紙質(zhì)檔案在管理和應(yīng)用方面的不足，更好地挖掘企業(yè)工程檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值。

2.4 注重企業(yè)工程檔案信息安全

信息時(shí)代背景下，對企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理提出了更高要求。企業(yè)在工程檔案管理過程中既要對工程檔案信息資源進(jìn)行管理、開發(fā)和合理利用，也要注重企業(yè)工程檔案信息安全，特別是很多重大項(xiàng)目建設(shè)工程檔案信息涉及商業(yè)機(jī)密和工程安全這些重要的工程檔案信息，一旦泄密可能會影響重大工程項(xiàng)目建設(shè)，甚至?xí)：液图w利益。因此，在企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中應(yīng)將企業(yè)工程檔案信息安全作為重要方面，要建立和完善企業(yè)工程檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化安全管理制度，結(jié)合企業(yè)工程檔案信息安全存在的問題對制度機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和完善，進(jìn)一步提升安全管理制度的針對性和有效性。同時(shí)，還要加大對企業(yè)工程檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案管理人員的安全意識和責(zé)任意識。確保在企業(yè)工程檔案管理過程中檔案信息安全。重要檔案信息共享要通過加密渠道傳輸。同時(shí)還要及時(shí)地更新企業(yè)工程檔案信息管理系統(tǒng)，安裝先進(jìn)的防火墻，自覺地抵御外部的病毒侵襲和黑客攻擊，確保系統(tǒng)中的企業(yè)工程檔案信息安全。要定期地對企業(yè)工程檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查和監(jiān)測，對于發(fā)現(xiàn)的安全問題和系統(tǒng)漏洞，要及時(shí)地予以彌補(bǔ)，進(jìn)一步提升企業(yè)工程檔案信息系統(tǒng)的安全屬性。

總之，數(shù)字化背景下，企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理勢在必行。一方面，給予工程檔案管理足夠的重視，完善制度機(jī)制，優(yōu)化管理流程，為企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理提供指導(dǎo)。另一方面，加大對企業(yè)工程檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)工程檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)際需要，引導(dǎo)企業(yè)工程檔案管理人員樹立先進(jìn)的管理理念和思維模式，掌握更先進(jìn)的信息技術(shù)和手段，并將其運(yùn)用到企業(yè)工程檔案管理之中，持續(xù)提高企業(yè)工程檔案管理質(zhì)量。