檔案數(shù)字化與檔案安全的協(xié)同建設(shè)路徑

文/姜向聰

新時期檔案管理部門在檔案工作方式方法創(chuàng)新過程中既要給予檔案數(shù)字化管理足夠的重視，充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的重要舉措，是提升檔案管理質(zhì)量的現(xiàn)實手段。同時也要認識到檔案安全的現(xiàn)實意義，要不斷地完善檔案安全管理制度機制，提升檔案管理人員的安全意識，重視信息技術(shù)的引進，進一步提升檔案管理的安全保障水平，從而更好地完成檔案管理工作。新時期檔案管理部門要主動轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)工作思路和理念，給予檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案安全管理工作足夠的重視，并圍繞當前檔案管理工作存在的問題，制定切實可行的措施，實現(xiàn)對檔案信息資源的合理開發(fā)。

1 新時期檔案數(shù)字化管理的重要意義

檔案數(shù)字化工作順應(yīng)時代發(fā)展潮流，是提升新時期檔案管理工作水平的重要舉措。檔案信息資源作為推動經(jīng)濟社會發(fā)展的重要力量，其重要性和必要性不言而喻。因此，新時期在檔案數(shù)字化管理過程中要進一步明確檔案工作導(dǎo)向，通過對檔案信息資源的挖掘，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

1.1 檔案數(shù)字化是新時期檔案工作的必然選擇

當前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大量數(shù)字檔案在各行各業(yè)發(fā)揮著重要作用。可以說，人類社會已經(jīng)進入了數(shù)據(jù)時代，在這一背景下，各單位有必要將檔案數(shù)字化建設(shè)作為檔案管理的重要方向，充分認識到檔案數(shù)據(jù)的價值和作用，對檔案信息資源進行深入挖掘，實現(xiàn)檔案信息資源與自身發(fā)展的有機結(jié)合。當前，越來越多的新技術(shù)已經(jīng)開始運用到檔案管理工作之中，并在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，進一步提升了檔案管理水平，實現(xiàn)了檔案管理方式、管理方法創(chuàng)新。因此，在新的時代背景下，應(yīng)將數(shù)字化作為新時期檔案工作的重要方向，主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，對數(shù)字化建設(shè)給予足夠的支持。

1.2 檔案數(shù)字化有助于提升檔案管理科學(xué)化水平

當前，在信息技術(shù)推動之下，檔案管理模式正由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。對于單位而言，也應(yīng)該主動地適應(yīng)時代發(fā)展變化，跟上時代發(fā)展節(jié)奏，通過檔案數(shù)字化為檔案管理科學(xué)化創(chuàng)造有利條件。一方面，以信息技術(shù)為主要手段，能夠?qū)n案管理的整個流程進行優(yōu)化，將檔案信息資源進行全方位整合，通過數(shù)字化建設(shè)為后續(xù)的開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。另一方面，檔案數(shù)字化作為信息時代的產(chǎn)物，必然會通過引進先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理單位與其他主體的共享共連，既能夠快速地對檔案信息資源進行收集和整理，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源共享?？梢哉f，正是檔案數(shù)字化的存在為檔案管理現(xiàn)代化提供了前提，在檔案數(shù)字化過程中，隨著越來越多先進信息技術(shù)的融入，不僅會加速檔案信息資源的整合效果，而且還能夠滿足不同主體對檔案信息的需求，進一步提升檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案數(shù)字化管理還能夠減少檔案資料的空間占用面積，有效地解決紙質(zhì)檔案的諸多弊端，進一步提升檔案管理科學(xué)化水平。

1.3 檔案數(shù)字化有助于推動檔案工作變革與規(guī)范管理

檔案數(shù)字化建設(shè)需要依托一定的制度機制和技術(shù)標準。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中無疑也是對檔案信息資源整理、整合的過程。通過檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能夠?qū)Σ煌愋?、不同時期的檔案進行編碼、存儲，方便檔案管理人員的快速查找，方便其他主體對檔案信息資源進行利用和開發(fā)，能夠更好地滿足檔案開發(fā)主體的多樣化信息需求。新時期檔案工作既要規(guī)范化管理，也要順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，對檔案管理模式、方法制度進行變革和創(chuàng)新，更加契合當前檔案管理工作的現(xiàn)實訴求。而檔案數(shù)字化建設(shè)，一方面，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理；另一方面，通過技術(shù)標準落實提升了檔案管理質(zhì)量，客觀上推動了檔案工作變革，改變了檔案管理主體對于檔案工作的認知，在工作過程中會嚴格落實各項制度機制，進一步提升檔案管理工作規(guī)范化水平。

2 檔案數(shù)字化管理過程中存在的安全風(fēng)險及影響因素

新時期，在信息技術(shù)的推動之下，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的未來趨勢。但從目前的情況看，在檔案數(shù)字化管理過程中還存在一些亟待解決的問題。一方面，當前部分單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案數(shù)字化管理重視程度不足，軟件設(shè)備建設(shè)相對落后，制度機制不完善，在檔案數(shù)字化管理過程中容易出現(xiàn)安全漏洞。另一方面，檔案管理人員的能力素質(zhì)偏低，在檔案數(shù)字化管理過程中對于安全制度落實不具體，容易出現(xiàn)檔案管理安全問題。因此，有必要對檔案數(shù)字化管理過程中可能存在的安全風(fēng)險及其影響因素進行分析，為后續(xù)的措施制定提供扎實依據(jù)。

2.1 檔案數(shù)字化管理的安全風(fēng)險因素

2.1.1 數(shù)字檔案收集環(huán)節(jié)風(fēng)險。檔案數(shù)字化管理需要對重要的檔案信息進行收集，在收集環(huán)節(jié)可能因為制度機制落實不到位，檔案交接不清，次序混亂等問題，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息收集不全或數(shù)字化檔案信息收集質(zhì)量不高，影響后續(xù)檔案數(shù)字化管理以及信息資源開發(fā)利用。

2.1.2 數(shù)字檔案內(nèi)外部環(huán)境風(fēng)險。檔案數(shù)字化管理必然會運用到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，打造數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，并依托網(wǎng)絡(luò)平臺或網(wǎng)絡(luò)載體，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息的加工、整理、開發(fā)、利用、共享。在這一過程中，數(shù)字檔案難免會受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)內(nèi)部環(huán)境的影響。從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境看，在數(shù)字化檔案信息資源整合共享過程中會通過網(wǎng)絡(luò)途徑進行傳輸，一旦遭受黑客攻擊或病毒感染，很容易造成檔案信息泄密。從數(shù)字化檔案管理內(nèi)部環(huán)境看，部分單位的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)技術(shù)落后，難以結(jié)合單位工作需求，對數(shù)字化檔案信息資源進行開發(fā)和利用，甚至因為自身系統(tǒng)功能不全，導(dǎo)致部分檔案信息無法打開，相應(yīng)也就無法對其開發(fā)和利用。

2.2 檔案數(shù)字化安全風(fēng)險的影響因素

2.2.1 檔案數(shù)字化安全制度和相關(guān)法律法規(guī)不健全。當前針對檔案數(shù)字化管理還沒有形成專門的法律規(guī)制。由于缺少相關(guān)的法律依據(jù)，導(dǎo)致對破壞、竊取檔案信息行為難以有效地根治。加之檔案數(shù)字化安全問題多通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)，在固定犯罪證據(jù)獲取犯罪信息方面更加困難。由于缺少制度依據(jù)，所制定的措施難以真正的發(fā)揮作用，還有部分檔案管理人員缺乏安全意識，在工作開展過程中并沒有嚴格遵守相應(yīng)的保密制度，很容易造成檔案信息泄密等問題。

2.2.2 檔案數(shù)字化存在技術(shù)層面安全影響因素。與紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化的檔案更容易被復(fù)制、更改、轉(zhuǎn)移——實施門檻較低，事后很難留下痕跡，一旦數(shù)字化檔案被更改就難以確保數(shù)字化檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。在數(shù)字化檔案利用過程中，也存在著數(shù)據(jù)丟失或被病毒感染的風(fēng)險。在存儲過程中，也容易存在存儲設(shè)備失效，系統(tǒng)崩潰風(fēng)險。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)很多都存在著安全漏洞，需要檔案管理部門及時地對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進行更新，但往往更新需要投入大量的人力、物力和財力，很多單位在系統(tǒng)更新過程中難以真正地做到面面俱到，也無法將所有漏洞“一網(wǎng)打盡”，在遭受病毒和黑客攻擊過程中整個管理系統(tǒng)運行可能會出現(xiàn)崩潰或信息泄密風(fēng)險。

2.2.3 檔案數(shù)字化存在管理人員層面的安全影響因素。檔案數(shù)字化管理各項工作最終還是要由檔案管理人員來完成，檔案管理人員的信息化素養(yǎng)高低會直接影響數(shù)字化檔案信息安全。特別是當前和檔案管理人員年齡偏大，對于云計算、人工智能技術(shù)了解得不全面，對于檔案管理系統(tǒng)可能面臨的病毒風(fēng)險和黑客攻擊沒有清醒的認識。在具體工作開展過程中可能會因為自身的麻痹大意，給數(shù)字化檔案帶來諸多不確定因素和安全風(fēng)險。例如檔案管理人員缺乏職業(yè)操守，將重要的檔案信息盜取進行販賣，獲取個人利益。還有因為人為操作失誤造成重要的檔案信息丟失、損毀，這些問題的存在都在很大程度上影響了檔案數(shù)字化管理的推進和檔案信息安全。

3 協(xié)同推進檔案數(shù)字化管理與檔案安全

新形勢下，檔案信息資源對于推動地方經(jīng)濟社會發(fā)展，支持各項業(yè)務(wù)工作起著重要的促進作用。因此，各單位在檔案管理過程中應(yīng)將推動檔案數(shù)字化管理作為重要方向，制定切實可行的措施，確保檔案信息安全。為此，一方面，檔案管理部門的主要領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案數(shù)字化管理足夠的重視，從思想層面、意識層面、思維層面重新認識檔案數(shù)字化管理的重要意義。另一方面，要給予檔案數(shù)字化管理足夠的資金支持，完善相關(guān)制度機制，加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使檔案管理人員更加適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實訴求，主動地落實各項安全制度機制，嚴守保密原則，確保數(shù)字檔案信息安全。

3.1 檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)的技術(shù)路徑

各單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)將檔案安全化建設(shè)放在同等重要位置，并嚴格按照國家關(guān)于檔案安全建設(shè)的相關(guān)政策要求，確保檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案安全工作同部署、同落實，切實發(fā)揮二者的協(xié)同作用。要主動地引進現(xiàn)代信息技術(shù)，尋找檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)的技術(shù)路徑，既能夠?qū)?shù)字化檔案信息資源進行有效整合、系統(tǒng)開發(fā)和高效共享，也能夠通過技術(shù)引進，進一步提升數(shù)字化檔案保管的安全屬性，提升數(shù)字檔案安全管理水平。在技術(shù)路徑選擇上可以從以下幾方面入手。一是要引進先進的信息加密技術(shù)。例如區(qū)塊鏈技術(shù)可以成為數(shù)字化檔案加密手段，通過數(shù)字加密，只有獲得正確密鑰的人才能夠獲得數(shù)字化檔案信息，防止非法用戶對數(shù)字化檔案的讀取和修改。同時，區(qū)塊鏈技術(shù)還能夠?qū)?shù)字檔案信息的任何微小動作全程記錄，一旦數(shù)字檔案信息出現(xiàn)了新的變化就會被系統(tǒng)所記錄，方便后續(xù)查找。二是要重視數(shù)字簽名技術(shù)的運用。這一技術(shù)完全可以成為數(shù)字化檔案信息資源安全保護的重要手段，通過數(shù)字簽名能夠防止信息隨意更改，保障數(shù)字檔案信息的完整性、真實性。三是引進訪問控制技術(shù)。針對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，達到一定層級的人員才能夠得到授權(quán)，進而閱讀或處理相關(guān)數(shù)據(jù)檔案信息，確保數(shù)據(jù)檔案信息的真實性和完整性。四是要引進先進的檢測系統(tǒng)和防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)可以升級系統(tǒng)安全級別，有效地抵制外部的非法網(wǎng)絡(luò)入侵和病毒感染。而檢測系統(tǒng)則可以對發(fā)現(xiàn)的入侵病毒或安全漏洞及時警報，能夠為檔案管理人員提供及時的預(yù)警，助其快速處置解決發(fā)現(xiàn)的問題。

3.2 檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)的制度路徑

檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)還需要扎實的制度保障。為此，一方面，要制定科學(xué)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化處置標準和規(guī)范，建立健全安全檢查、安全培訓(xùn)、安全審核制度機制。另一方面，要制定科學(xué)合理的激勵機制，進一步激發(fā)檔案管理人員工作的主動性和積極性，更好地投身到檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)之中，切實保障數(shù)字化檔案信息安全。

3.2.1 建立嚴格的安全監(jiān)督審查和培訓(xùn)管理制度。一方面，要完善安全監(jiān)督審查制度。當前，在檔案數(shù)字化與檔案安全協(xié)同推進過程中難免會出現(xiàn)各種風(fēng)險和不確定因素，這就需要嚴格的監(jiān)督審查制度，對整個檔案數(shù)字化運行系統(tǒng)進行全面梳理，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的安全隱患和風(fēng)險，以此作為依據(jù)制定有針對性的解決措施。同時，要按照安全監(jiān)督審查制度的相關(guān)要求，對于相關(guān)責(zé)任人追究責(zé)任，以警示其他檔案管理人員更好地落實檔案數(shù)字化安全工作。另一方面，要落實安全培訓(xùn)管理制度。隨著檔案數(shù)字化的不斷推進會出現(xiàn)各種安全問題，相應(yīng)地，對檔案管理人員的能力和素質(zhì)提出了更高要求。為確保數(shù)字檔案信息安全，有必要通過系統(tǒng)的培訓(xùn)教育進一步完善檔案管理人員的安全知識結(jié)構(gòu)，提升檔案管理人員的安全意識和安全技術(shù)操作能力。這樣既能夠有效地防止重要的檔案信息泄密，也有助于推進檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.2.2 制定統(tǒng)一科學(xué)的檔案數(shù)字化處理標準規(guī)范。檔案數(shù)字化建設(shè)屬于一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在建設(shè)過程中需要不斷地引進新技術(shù)、新設(shè)備、新手段、新方法，相應(yīng)地，所形成的數(shù)字化檔案也會體現(xiàn)出新的內(nèi)容和呈現(xiàn)方式，而這些新內(nèi)容和新格式往往都缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，在具體實施過程中難免會出現(xiàn)各種問題。因此，在檔案管理過程中有必要結(jié)合檔案數(shù)字化管理的具體特點，對于新出現(xiàn)的數(shù)字化檔案制定更為精準的標準規(guī)范和執(zhí)行細則，通過各項制度機制的落實，確保檔案數(shù)字化管理各項工作有序推進。特別是檔案數(shù)字化與檔案安全協(xié)同建設(shè)，既要注重新技術(shù)的引入，也要關(guān)注當前信息技術(shù)的發(fā)展和進步；看到先進信息技術(shù)對于檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生的影響，也要關(guān)注到新出現(xiàn)的檔案安全管理問題，只有將二者同步落實才能夠進一步提升檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，更好地服務(wù)各項工作開展。

總之，新形勢下，檔案管理部門要充分認識到檔案數(shù)字化與檔案安全化協(xié)同建設(shè)的必要性和重要性。在具體實施過程中，一方面，檔案管理部門的主要領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路、管理理念，充分認識到現(xiàn)代信息技術(shù)對于檔案管理的雙面性，既要將信息技術(shù)運用到檔案數(shù)字化管理之中，進一步提升檔案數(shù)字化管理效率，同時也要結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)帶來的安全問題制定有針對性的措施，切實保障檔案數(shù)據(jù)信息安全。另一方面，要加強制度機制建設(shè)和檔案管理人員隊伍建設(shè)，通過制度機制的落實，為檔案數(shù)字化與檔案安全協(xié)同建設(shè)提供扎實的制度保障；通過檔案管理人員的教育培訓(xùn)為檔案數(shù)字化與檔案安全的協(xié)同建設(shè)提供扎實的人才保障。