高校采購(gòu)檔案管理實(shí)踐與探析

文/操天明 柳群英 劉小芳

引言

隨著我國(guó)高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作快速發(fā)展，高校的貨物、工程和服務(wù)類采購(gòu)逐年遞增，大部分高校都積極按照政府采購(gòu)及招投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)實(shí)施采購(gòu)，使得高校采購(gòu)工作朝著規(guī)范化和科學(xué)化的方向不斷發(fā)展。各類采購(gòu)為學(xué)校發(fā)展提供保障，在學(xué)校發(fā)展中占據(jù)重要地位。近年來(lái)，采購(gòu)工作成為廉政風(fēng)險(xiǎn)易發(fā)和多發(fā)領(lǐng)域，保證采購(gòu)活動(dòng)在法律規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行，提高資金使用效益、保障學(xué)校穩(wěn)步發(fā)展顯得尤為重要。隨著高校內(nèi)控管理制度的不斷完善，做好采購(gòu)檔案的歸檔工作，記錄采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，減少發(fā)生違背法律法規(guī)或貪污腐敗行為是高校反腐和廉政建設(shè)的重要課題。

1 高校采購(gòu)檔案的重要性

高校采購(gòu)檔案是指高校采購(gòu)活動(dòng)中產(chǎn)生的紙質(zhì)和數(shù)字音像材料等，是采購(gòu)全過(guò)程的原始記錄，為項(xiàng)目的順利實(shí)施提供了法律保障。高校采購(gòu)工作應(yīng)當(dāng)遵循公平、公正、公開和誠(chéng)實(shí)信用的原則，維護(hù)國(guó)家和社會(huì)公共利益，促進(jìn)廉政建設(shè)。采購(gòu)檔案客觀、真實(shí)地反映著采購(gòu)過(guò)程，采購(gòu)檔案的健全規(guī)范既是內(nèi)部控制管理的需要，也是防范廉政風(fēng)險(xiǎn)的依據(jù)。采購(gòu)檔案能夠?yàn)閷徲?jì)、紀(jì)委、上級(jí)有關(guān)部門開展采購(gòu)工作檢查提供原始材料，也能為采購(gòu)結(jié)束后出現(xiàn)的各種問(wèn)題提供審查依據(jù)，通過(guò)采購(gòu)檔案還原采購(gòu)過(guò)程，督促相關(guān)人員“不敢腐、不能腐、不想腐”，促進(jìn)良好營(yíng)商環(huán)境的建設(shè)和采購(gòu)工作陽(yáng)光透明地開展。

2 高校采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏對(duì)采購(gòu)檔案的重視

近年來(lái)，隨著廉政建設(shè)、審計(jì)工作的不斷推進(jìn)，加強(qiáng)采購(gòu)工作的監(jiān)督檢查，促進(jìn)陽(yáng)關(guān)采購(gòu)成為常態(tài)。采購(gòu)流程的規(guī)范化越來(lái)越受到重視，各高校從事采購(gòu)工作的專業(yè)部門，一部分高校掛靠在財(cái)務(wù)處、國(guó)有資產(chǎn)管理處等部門；一部分高校成立了專門的采購(gòu)管理部門，但采購(gòu)檔案整理歸檔工作相對(duì)滯后。重采購(gòu)業(yè)績(jī)，輕檔案管理，只要完成采購(gòu)項(xiàng)目就好，對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中形成的各種文檔材料并未引起足夠重視。加之高校行政工作人員存在人手不足或者分工不明、采購(gòu)檔案管理制度不健全、材料整理不及時(shí)、采購(gòu)項(xiàng)目完成后材料隨意擺放等情況，導(dǎo)致使用時(shí)查找困難，散失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

2.2 管理制度不完善

高校采購(gòu)包括項(xiàng)目調(diào)研、立項(xiàng)、預(yù)算編制、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)需求論證、合同簽訂、項(xiàng)目驗(yàn)收、資金支付等一系列流程，牽涉到校內(nèi)多個(gè)部門，各部門會(huì)形成不同階段的檔案材料。《政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定：“采購(gòu)文件的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年?！睂?duì)具體如何存檔未給出明確規(guī)范。部分高校并未制定采購(gòu)檔案的歸檔制度，而是采用“有什么歸什么”的原則，由于采購(gòu)過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)性要求比較高，檔案管理員往往缺乏采購(gòu)相關(guān)知識(shí)，只能將材料簡(jiǎn)單整理后入庫(kù)，整個(gè)過(guò)程中缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各部門間缺乏溝通協(xié)調(diào)，職責(zé)分工不明確，為后期的采購(gòu)檔案使用和查找?guī)?lái)了不便。

2.3 宣傳不到位，檔案意識(shí)不強(qiáng)

受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，人們對(duì)于檔案主要是強(qiáng)調(diào)收藏，對(duì)檔案的基礎(chǔ)知識(shí)宣傳不到位，普及性不高，普通大眾對(duì)于檔案的重視程度不高。檔案意識(shí)是人們主觀上對(duì)檔案工作的了解程度和認(rèn)識(shí)水平，對(duì)具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理、保護(hù)和開發(fā)的意識(shí)。采購(gòu)工作是一項(xiàng)流程多、事務(wù)冗雜的工作，高校采購(gòu)管理的相關(guān)規(guī)章制度對(duì)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定比較少，用于專門存放采購(gòu)檔案場(chǎng)地的有限，高校從事采購(gòu)管理的工作人員一般都只重視采購(gòu)程序，采購(gòu)工作完成后對(duì)檔案的保管意識(shí)和開發(fā)利用意識(shí)淡薄。隨著工作崗位的變動(dòng)，一些重要的項(xiàng)目文件丟失后就難以查找，嚴(yán)重影響檔案的完整性。

2.4 信息化程度低，使用效率不高

目前，采購(gòu)以響應(yīng)供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)限內(nèi)遞交紙質(zhì)響應(yīng)文件、現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)為主。過(guò)程中形成的材料均為紙質(zhì)文件。由于高校普遍對(duì)檔案的重視程度不高，很多高校未將采購(gòu)檔案進(jìn)行掃描加工等信息化處理，使用時(shí)均要到檔案管理部門查詢紙質(zhì)材料，程序比較煩瑣，造成檔案利用率不高。各部門在需要采購(gòu)時(shí)只考慮部門現(xiàn)有情況，立項(xiàng)申報(bào)所需產(chǎn)品，不會(huì)通過(guò)查找檔案的方式檢索其它學(xué)院部門是否已經(jīng)購(gòu)買過(guò)該產(chǎn)品，往往會(huì)導(dǎo)致重復(fù)購(gòu)置，造成資源浪費(fèi)。

3 南京工程學(xué)院采購(gòu)檔案管理實(shí)踐探索

南京工程學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“我校”）檔案館為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校采購(gòu)檔案管理工作的規(guī)范化，通過(guò)完善管理制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，明確歸檔原則，重視信息化建設(shè)，充分發(fā)揮采購(gòu)檔案在學(xué)校教育管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，不斷提高檔案管理水平。

3.1 完善檔案管理制度

制度建設(shè)是一切管理工作良好有序開展的基礎(chǔ)。我校依據(jù)《南京工程學(xué)院檔案管理辦法》制定了設(shè)備檔案歸檔實(shí)施細(xì)則，將SB13確定為政府采購(gòu)和招投標(biāo)項(xiàng)目歸檔實(shí)體分類代碼，明確了采購(gòu)檔案的歸檔范圍及保管期限，同時(shí)建立采購(gòu)檔案收集整理，電子檔案存檔，檔案立卷、查借閱辦理、移交、銷毀等一套完整的檔案管理制度。以此對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束，提升檔案工作規(guī)范，促進(jìn)采購(gòu)檔案歸檔工作規(guī)范有序。

表1 南京工程學(xué)院SB13設(shè)備采購(gòu)（招、投標(biāo)）歸檔范圍和保管期限

3.2 加強(qiáng)宣傳，提升歸檔意識(shí)

檔案宣傳是檔案事業(yè)的重要組成部分，通過(guò)不斷加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)社會(huì)各界對(duì)檔案的重視，使人們積極關(guān)注和支持檔案工作。為增強(qiáng)我校師生的保護(hù)和收集歸檔意識(shí)，學(xué)校檔案館不定期開展檔案宣傳、深入各部門調(diào)研，每年6月9日國(guó)際檔案日開展各類主題宣傳活動(dòng)。對(duì)于學(xué)校教務(wù)處、審計(jì)處、招投標(biāo)與物資采購(gòu)中心等歸檔材料比較多的部門采取逐個(gè)上門指導(dǎo)，針對(duì)不同類別專人負(fù)責(zé)對(duì)接等模式，不斷提升學(xué)校檔案管理水平。

3.3 遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”原則

高校采購(gòu)過(guò)程涉及多個(gè)部門且各個(gè)部門的工作專業(yè)性比較高，若由某一個(gè)部門來(lái)牽頭統(tǒng)籌采購(gòu)檔案的歸檔工作，因各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)性高及整個(gè)項(xiàng)目完成周期較長(zhǎng)，難以實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案的整理歸檔工作。根據(jù)采購(gòu)檔案的特點(diǎn)，我校采購(gòu)環(huán)節(jié)主要牽涉采購(gòu)需求部門（負(fù)責(zé)調(diào)研、立項(xiàng)申請(qǐng)）、歸口管理部門（負(fù)責(zé)立項(xiàng)審批）、財(cái)務(wù)處（負(fù)責(zé)預(yù)算下?lián)?、款?xiàng)支付）、招投標(biāo)與物資采購(gòu)中心（負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)）、國(guó)有資產(chǎn)管理處（負(fù)責(zé)驗(yàn)收、資產(chǎn)入庫(kù)），整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中形成的檔案材料遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”的原則，按照制定的采購(gòu)檔案管理規(guī)定，由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門相關(guān)材料的收集，檔案館專業(yè)人員審核、指導(dǎo)整理，完成歸檔工作，這樣既確保了檔案歸檔的及時(shí)性，同時(shí)又能保證檔案的規(guī)范性及完整性。

3.4 實(shí)現(xiàn)目錄信息化，做到數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)

采購(gòu)項(xiàng)目各供應(yīng)商的響應(yīng)文件都是整本裝訂的，且每個(gè)項(xiàng)目有多家供應(yīng)商參加投標(biāo)，若是所有材料均掃描后采用電子版歸檔，成本比較高，而且很多項(xiàng)目的材料掃描存檔的利用價(jià)值不高?？紤]采購(gòu)檔案信息化的成本和實(shí)際情況，我校目前按照每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目為一個(gè)案卷進(jìn)行錄入歸檔，采購(gòu)過(guò)程中形成的采購(gòu)公告、采購(gòu)文件、供應(yīng)商登記表、專家登記表、評(píng)審報(bào)告、中標(biāo)通知書等材料均由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)匯編成冊(cè)，每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的材料均按冊(cè)編序裝盒存檔。將項(xiàng)目號(hào)、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目所在部門、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)號(hào)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購(gòu)編號(hào)、合同編號(hào)等關(guān)鍵信息作為關(guān)聯(lián)項(xiàng)，全部錄入檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)在系統(tǒng)中錄入其中某個(gè)關(guān)鍵字即可關(guān)聯(lián)其它信息，通過(guò)查閱紙質(zhì)材料即可查全相關(guān)信息。

4 提升采購(gòu)檔案管理水平的措施

4.1 加強(qiáng)政策宣傳，不斷完善檔案管理制度

領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)直接影響檔案歸檔工作的開展。高校在重視采購(gòu)工作的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案歸檔工作的宣傳，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)，將檔案的歸檔情況列入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的年終考核。只有從思想上意識(shí)到檔案的重要性，才能真正重視檔案的歸檔工作。高校的采購(gòu)主要服務(wù)于教學(xué)和科研，在采購(gòu)實(shí)施過(guò)程中容易發(fā)生廉政風(fēng)險(xiǎn)，完整的采購(gòu)檔案可以回溯采購(gòu)過(guò)程，查補(bǔ)采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題。只有建立健全制度，用系統(tǒng)有序的管理體制來(lái)增強(qiáng)職能部門的責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持依法依規(guī)辦事，才能保證采購(gòu)檔案的管理水平，減少廉政風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，促進(jìn)采購(gòu)工作規(guī)范、健康發(fā)展。

4.2 利用大數(shù)據(jù)分析提高利用率，提升采購(gòu)檔案關(guān)注度

大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案利用帶來(lái)了巨大的機(jī)遇。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)有針對(duì)性的開發(fā)檔案信息，提供個(gè)性化服務(wù)?？梢愿鶕?jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)，按貨物、工程和服務(wù)三類不同采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行分析，采購(gòu)需求部門在檔案使用過(guò)程中哪些材料查閱頻率高、利用率高，在審計(jì)、紀(jì)委、上級(jí)部門的各項(xiàng)檢查中哪些材料是抽查較多的，通過(guò)數(shù)字化手段將這些檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理存入檔案系統(tǒng)，以便于查閱、利用。同時(shí)根據(jù)學(xué)校情況，給校領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)等開通相應(yīng)權(quán)限查閱歷年采購(gòu)資料，為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃提供有力的數(shù)據(jù)支撐，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的關(guān)注，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)重視，提升對(duì)檔案的重視度。

4.3 加快信息化建設(shè)，提高采購(gòu)檔案信息化管理水平

隨著高校對(duì)信息化建設(shè)的日益重視以及支持力度的不斷加大，目前我國(guó)高校幾乎都建成了專業(yè)的校園網(wǎng)，覆蓋了全校的科研、管理等領(lǐng)域。國(guó)家大力提倡加快電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)建設(shè)，盡快完成招投標(biāo)過(guò)程無(wú)紙化，提升采購(gòu)工作的透明化?！吨腥A人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第四十六條規(guī)定：“政府采購(gòu)法第四十二條規(guī)定的采購(gòu)文件，可以用電子檔案方式保存?！睘殡娮訖n案存檔提供了法律依據(jù)。利用電子檔案文件直接編目歸檔，不僅可以減輕信息化成本，同時(shí)還可以解決大量紙質(zhì)采購(gòu)檔案的存放問(wèn)題。

2020年初爆發(fā)新冠肺炎疫情。為應(yīng)對(duì)疫情，采購(gòu)業(yè)務(wù)加快電子化發(fā)展步伐，各地政府逐步試行電子評(píng)標(biāo)系統(tǒng)，產(chǎn)生大量電子檔案。高校由于資金投入有限，人員配備較少等多方因素，采用電子評(píng)標(biāo)相對(duì)滯后。大部分高校已經(jīng)配備了檔案管理系統(tǒng)，部分高校配備了采購(gòu)管理系統(tǒng)，借助采購(gòu)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理采購(gòu)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、線上采購(gòu)流程記錄等，但由于各個(gè)系統(tǒng)之間并未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，檔案歸檔工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力。高校應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和其它系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)流程完成后直接將相關(guān)數(shù)據(jù)推送到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行整理歸檔，既節(jié)約成本，又方便實(shí)現(xiàn)歸檔工作。未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息化前，可以將采購(gòu)項(xiàng)目的關(guān)鍵信息錄入到檔案管理系統(tǒng)或?qū)⒉少?gòu)檔案數(shù)字化，借助檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。通過(guò)網(wǎng)上完成查閱審批流程，減少相關(guān)人員跑腿查閱的時(shí)間，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱相關(guān)檔案信息，提高檔案利用率，促進(jìn)檔案管理水平。

4.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升人才隊(duì)伍專業(yè)能力

人員素質(zhì)是決定檔案管理水平的重要因素。采購(gòu)工作牽涉政府采購(gòu)、招投標(biāo)相關(guān)的法律法規(guī)、財(cái)務(wù)等各方面的綜合知識(shí)，因此采購(gòu)檔案的歸檔，對(duì)于檔案管理員也提出了更高的要求。檔案管理員首先應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟練掌握檔案的歸檔流程和操作；其次檔案管理員應(yīng)具有良好的溝通、協(xié)調(diào)、鑒別能力，對(duì)各個(gè)部門的采購(gòu)相關(guān)檔案根據(jù)《檔案法》和各部門的實(shí)際情況提出歸檔要求；第三應(yīng)具備良好的信息技能，能對(duì)這些檔案信息運(yùn)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進(jìn)行加工、處理，既符合歸檔要求，又能保障檔案的完整性和利用效率。高?？梢越柚鞣N業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)提高采購(gòu)工作人員的檔案意識(shí)和檔案整理水平，通過(guò)各部門共同協(xié)作，促進(jìn)采購(gòu)檔案管理工作水平的提高。