城建檔案電子文件歸檔的制約因素及優(yōu)化策略

文/乳山市建筑工程事務(wù)服務(wù)中心 孫心湖

信息技術(shù)的快速發(fā)展，為電子文件的發(fā)展奠定了良好的環(huán)境基礎(chǔ)。如今，電子文件在社會(huì)各行各業(yè)發(fā)揮著重要作用，尤其在城市規(guī)劃和建設(shè)的過程中，其優(yōu)勢日益凸顯。目前，我國各地區(qū)在驗(yàn)收和歸檔城建檔案時(shí)，依然主要聚焦在紙質(zhì)文檔方面。但隨著信息化的快速發(fā)展和理論研究的不斷進(jìn)步，電子文檔也逐漸進(jìn)入到城建檔案的歸檔處理工作中，成為城建檔案工作的重要內(nèi)容之一。因此，加強(qiáng)對城建檔案電子文件歸檔中制約因素的分析，能夠找到制約電子文檔發(fā)展的原因，并采取針對性的措施進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，推動(dòng)我國城建檔案電子文件歸檔工作的不斷進(jìn)步。

一、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

（一）重視程度不足。目前，許多城市在進(jìn)行城建檔案電子文件管理時(shí)，并沒有重視電子文檔歸檔工作。首先，工作人員并沒有正確清楚地認(rèn)識(shí)文件歸檔的具體范圍，也無法準(zhǔn)確判定文件的歸檔程序，導(dǎo)致許多電子文件無法及時(shí)歸檔，或者存在遺漏。其次，工作人員不具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，遇到問題時(shí)無法采取有效的措施進(jìn)行處理。最后，工作人員沒有樹立起高度的責(zé)任意識(shí)，一旦出現(xiàn)工作崗位的調(diào)動(dòng)，無法準(zhǔn)確及時(shí)地將相關(guān)工作進(jìn)行有效轉(zhuǎn)接，最終導(dǎo)致整體工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，給城建檔案的管理工作帶來負(fù)面影響。

（二）規(guī)章制度不健全。在對城建檔案的電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，主要工作目標(biāo)是分離實(shí)體和信息兩個(gè)部分。在傳統(tǒng)的城建檔案保存和管理過程中，由于紙質(zhì)檔案極有可能出現(xiàn)破損、老化、字跡模糊等問題，因此很有可能導(dǎo)致城建檔案的價(jià)值受到影響。同樣，對于電子文件檔案而言，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)保存和傳遞的過程中，也有可能面臨木馬和病毒的威脅，導(dǎo)致電子文件檔案被盜取或者被損壞，同樣會(huì)使得電子文件檔案自身的價(jià)值下降。除此之外，由于我國在針對城建檔案電子文件檔案管理方面，仍未有規(guī)范化的規(guī)章制度，因此當(dāng)文件出現(xiàn)損壞后，難以來界定文件的價(jià)值。

（三）真實(shí)性和可讀性較差。一方面，個(gè)別建筑工程的電子文件為了粉飾項(xiàng)目的真實(shí)情況，存在內(nèi)容造假的嚴(yán)重問題，導(dǎo)致電子文件檔案失真，無法真實(shí)地反映城建實(shí)際情況；另一方面，在城建檔案管理的過程中，一些管理人員進(jìn)行電子文件的管理工作時(shí)態(tài)度敷衍了事，導(dǎo)致電子文件的可讀性不斷降低，無法讓閱讀者獲取有效的信息。長此以往，城建檔案的電子文件檔案就會(huì)失去應(yīng)有的價(jià)值，無法為城建工作提供有效的資料參考，也會(huì)影響城建檔案管理的整體質(zhì)量。

（四）規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度低。首先，在進(jìn)行城建檔案的電子文件檔案管理時(shí)，許多城市采用了不同的管理軟件，缺乏統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。在不同地域之間，城建檔案管理部門自主研發(fā)了一些適合本地域的城建檔案電子文件管理軟件，無法實(shí)現(xiàn)兼并運(yùn)行，不利于城建檔案全面實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理工作。其次，城建檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低。受客觀條件的影響和各種歷史因素的制約，不同地域之間的城建檔案管理工作環(huán)境也有所不同，沒有及時(shí)建立起規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，導(dǎo)致城建檔案管理工作步調(diào)不一致。同時(shí)，在現(xiàn)階段的城建檔案管理工作中，由于沒有統(tǒng)一完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，因此電子文件歸檔工作的實(shí)踐程序并不完善，導(dǎo)致城建檔案的管理程序不能順利升級(jí)，最終還是會(huì)影響城建檔案的信息化發(fā)展。

（五）城建檔案運(yùn)作習(xí)慣落后?，F(xiàn)階段，城建檔案的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)有了成熟的體系和方案，在運(yùn)行過程中所涉及的各個(gè)設(shè)計(jì)單位、施工單位和建設(shè)單位已經(jīng)形成了與該體系相適應(yīng)的工作方式。而電子文件歸檔模式產(chǎn)生后，傳統(tǒng)的運(yùn)作模式必然會(huì)與之發(fā)生沖突，需要各單位的管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，推動(dòng)城建檔案的管理機(jī)制不斷進(jìn)步。這種改變并不是一蹴而就的，需要付出較多的人力和物力來支持，甚至可能在轉(zhuǎn)變的短期過程中無法實(shí)現(xiàn)效益的提升，需要犧牲一定的城建檔案管理效率來完善機(jī)制的落實(shí)。因此，在推行城建檔案的電子文檔歸檔工作過程中，個(gè)別單位和部門會(huì)產(chǎn)生一定的排斥心理，無法積極投入到電子文件歸檔的改革工作中。

例如，在對竣工圖進(jìn)行歸檔時(shí)，如果要實(shí)現(xiàn)電子文檔的順利歸檔，一方面，要抓住紙質(zhì)竣工圖的編制流程，從設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)出圖紙、施工單位按照圖紙施工、完成施工后的竣工圖蓋章等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，并確保在整個(gè)過程中設(shè)計(jì)人員、設(shè)計(jì)審核人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、施工負(fù)責(zé)人、竣工圖編制人員、監(jiān)理單位等多個(gè)與項(xiàng)目相關(guān)的人員簽字或蓋章；另一方面，在這一過程中，要確保CAD竣工圖電子文件能夠順利流轉(zhuǎn)，并確保每一個(gè)負(fù)責(zé)人都在電子竣工圖上簽名。從操作的實(shí)際情況來看，這一流程具有較大的難度，并且需要綜合考慮知識(shí)產(chǎn)權(quán)等相關(guān)問題，這就導(dǎo)致一些單位在進(jìn)行設(shè)計(jì)文件的電子文檔轉(zhuǎn)交時(shí)不積極。

二、城建檔案電子文件歸檔管理的優(yōu)化策略

（一）強(qiáng)化電子文件歸檔管理的意識(shí)。從事城建檔案電子文件管理的工作人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷參加各種技術(shù)講座和繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)新的城建檔案信息化理論知識(shí)和技術(shù)內(nèi)容，加強(qiáng)與其他工作人員的有效交流，不斷提高自己的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備和信息化水平，有效提高電子文件歸檔管理的工作效率，從而更好地為城建項(xiàng)目提供專業(yè)化的服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員還要積極轉(zhuǎn)變工作的思維方式，從過去被動(dòng)地進(jìn)行管理走向主動(dòng)地學(xué)習(xí)和探究，從而進(jìn)一步提高工作的效率和質(zhì)量。

例如，檔案管理人員可以和檔案形成單位進(jìn)行積極的溝通與交流，了解項(xiàng)目工程所需要執(zhí)行的施工步驟，掌握不同工序的審批流程，深入到基層項(xiàng)目和服務(wù)工作的核心地，并與工程報(bào)送資料員進(jìn)行有效交流，宣傳國家的檔案管理政策，并嚴(yán)格要求窗口業(yè)務(wù)人員遵循規(guī)章制度和工作流程，對送審的資料進(jìn)行仔細(xì)審核，從源頭上樹立起嚴(yán)格歸檔的正確意識(shí)，使城建檔案管理的質(zhì)量不斷提升，確保歸檔的電子文件完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。

（二）建立健全規(guī)章制度。對政府和企業(yè)而言，在電子文件檔案管理過程中，必須從具體管理的實(shí)際情況出發(fā)，不斷完善現(xiàn)有的管理制度，使管理制度更加符合時(shí)代的進(jìn)步需求和社會(huì)的發(fā)展需求。在現(xiàn)代城建檔案電子文件管理中，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和信息的有效管理，因此不僅要建立相應(yīng)的部門來保障工作順利展開，還需要對檔案管理部門的規(guī)章制度進(jìn)行完善和升級(jí)，將管理的責(zé)任和義務(wù)落實(shí)到人，從而確保電子文件在歸檔管理的過程中真實(shí)有效，讓電子文件能夠準(zhǔn)確反映城建工作的實(shí)際情況。從電子文件生成開始，相關(guān)管理人員就需要進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄和管理，并且確保流轉(zhuǎn)的全部過程在嚴(yán)格的規(guī)章制度下進(jìn)行，使電子文件具有較高的使用價(jià)值。同時(shí)，管理人員還需要對電子文件原件進(jìn)行有效保護(hù)和監(jiān)督，降低電子文件被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，以此來提高電子文件管理的質(zhì)量與水平。

（三）優(yōu)化安全保護(hù)技術(shù)措施。城建檔案推行電子文件歸檔管理是未來的發(fā)展趨勢，因此管理人員需要深入檔案管理的工作實(shí)踐中，有效指導(dǎo)如何進(jìn)行大量電子文檔的接收與處理工作，確保有效的電子文件能夠順利進(jìn)入存儲(chǔ)空間，為電子文件的原始信息保護(hù)提供良好的環(huán)境。因此，在工作的過程中，管理人員可以通過技術(shù)措施將完成歸檔的電子文件屬性更改為“只讀性”，即閱讀者只能進(jìn)行文件的閱讀而不能進(jìn)行文件的更改，這在一定程度上確保了原始電子文件的安全。

（四）制定規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化措施。首先，需要制定規(guī)范化的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，不斷更新現(xiàn)有的城建檔案電子文件管理系統(tǒng)軟件，使其能夠更加適應(yīng)城建工作的發(fā)展水平，促進(jìn)城建檔案信息在不同區(qū)域之間的順利流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)有效的城建檔案信息共享，使城建檔案的信息化建設(shè)能夠全面展開。其次，要對城建檔案中的電子文件規(guī)定統(tǒng)一的記錄格式。由于建筑工程的復(fù)雜性，因此相應(yīng)的電子文件也比較復(fù)雜，如果不采取標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一格式，會(huì)給文件查閱帶來很多問題。因此，在推動(dòng)城建檔案的電子文件歸檔管理工作時(shí)，需要統(tǒng)一電子文件的格式，確保更加高效的信息查詢，促進(jìn)電子文件歸檔工作質(zhì)量的提升，為后續(xù)的審核與管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）開展技術(shù)攻關(guān)。從技術(shù)的角度而言，電子文件歸檔工作需要完成電子文件的格式轉(zhuǎn)換、電子文件的有效存儲(chǔ)和電子文件的審核鑒定等，涉及許多城建檔案管理領(lǐng)域以外的知識(shí)與技術(shù)，因此，城建檔案管理部門可以與相關(guān)科研單位、高校和技術(shù)部門共同開展技術(shù)攻關(guān)，解決電子文件歸檔工作中存在的瓶頸，不斷開發(fā)電子文件歸檔的新技術(shù)與新方法，有效提高電子文件歸檔的質(zhì)量和水平。其中，是否能夠有效地落實(shí)電子簽名和簽章是能否提高城建檔案電子文件歸檔工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。因此，要想充分發(fā)揮數(shù)字簽名技術(shù)的作用，需要解決以下問題：為城建檔案管理工作建立一個(gè)適宜的證書中心；設(shè)計(jì)一套為城建檔案管理工作服務(wù)的專業(yè)簽章和簽名軟件；確保軟件能夠打開多種城建檔案電子文件格式；數(shù)字簽名能夠以有效的符號(hào)標(biāo)記展示在城建檔案的電子文件中。只有攻克了上述技術(shù)問題，才能夠確保城建檔案的電子文件歸檔工作質(zhì)量得到有效提升。

三、結(jié)語

綜上所述，提高城建檔案電子文件歸檔管理的工作質(zhì)量，是推動(dòng)城建項(xiàng)目順利實(shí)施的重要保障。有效提高電子文件歸檔管理的效率，準(zhǔn)確記錄城建項(xiàng)目中的各項(xiàng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)和信息，能夠不斷提高城建檔案管理的水平。所以，城建檔案管理的工作人員需要不斷學(xué)習(xí)信息化管理的知識(shí)，提高自身電子文件歸檔工作的質(zhì)量和水平，確保電子文件的真實(shí)性和可讀性，這樣才能為我國的城建項(xiàng)目發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，推動(dòng)我國城市建設(shè)不斷進(jìn)步。