OA辦公系統(tǒng)在疾控公文管理中的應(yīng)用分析

文/北京市疾病預(yù)防控制中心 王佩

隨著電子信息化和辦公軟件技術(shù)的不斷發(fā)展，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)在各級(jí)企事業(yè)單位中被廣泛應(yīng)用，逐漸取代了原有的紙質(zhì)公文管理模式，有效提高了公文管理的質(zhì)量和效率，尤其是在新冠疫情防控下的疾控公文管理中發(fā)揮著十分重要的作用，對(duì)疾控工作體系產(chǎn)生了巨大影響。

一、OA辦公系統(tǒng)中的公文管理

辦公自動(dòng)化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)與日常的事務(wù)聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實(shí)現(xiàn)方便的共享，以提高辦公效率。

OA辦公系統(tǒng)在公文管理中的使用可以實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的規(guī)范化管理，一般OA辦公系統(tǒng)中的公文管理分為收文管理、發(fā)文管理、公文查詢、公文督辦等模塊。收文管理，主要是處理上級(jí)單位及外來(lái)單位來(lái)文的接收、擬辦、送呈辦、傳閱、簽批意見等工作，實(shí)現(xiàn)外來(lái)文件的順利傳達(dá)及存檔功能。收文管理模塊中包含收文管理、公文流轉(zhuǎn)管理、公文信息查詢等內(nèi)容。發(fā)文管理，主要用于單位內(nèi)部的發(fā)文工作，實(shí)現(xiàn)文件的起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、套用紅頭、蓋章、發(fā)布、歸檔等流程的管理。

二、疾控公文管理的重要性

疾控中心承擔(dān)著傳染性疾病、慢性非傳染性疾病、病媒生物傳播疾病等預(yù)防與控制；突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置和疫情報(bào)告和信息管理；食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、放射衛(wèi)生和職業(yè)衛(wèi)生等健康危害因素的監(jiān)測(cè)與干預(yù)；居民的健康教育與健康促進(jìn)和科研教學(xué)；重大政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)活動(dòng)的公共衛(wèi)生保障、反恐怖襲擊應(yīng)急等工作和任務(wù)。近年來(lái)，在應(yīng)對(duì)突如其來(lái)、席卷全球的新冠肺炎疫情過(guò)程中，疾控中心作為主力軍之一，承擔(dān)著流行病學(xué)調(diào)查、核酸檢測(cè)、消殺等重任，為我國(guó)現(xiàn)如今取得的疫情防控成績(jī)貢獻(xiàn)著巨大的力量。

公文是上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)各部門工作的紐帶與橋梁，公文管理是在疾控工作中工作量較大的基礎(chǔ)性和日常性工作，也是行政管理工作中的重要職責(zé)和任務(wù)之一，更是有序開展其他工作的基礎(chǔ)和基石。疾控中心在日常工作中會(huì)收到許多涉及疾病預(yù)防控制的公文，尤其是自新冠疫情以來(lái)，涉及大量疫情防控的相關(guān)數(shù)據(jù)等資料。這些公文專業(yè)性極強(qiáng)、涉密程度極深，具有極強(qiáng)的嚴(yán)肅性和機(jī)密性，需嚴(yán)格控制知悉范圍。因此，公文管理的質(zhì)量和效率直接影響疾控整體工作的質(zhì)量和水平，處理好公文對(duì)疾控工作特別是對(duì)新冠疫情防控的順利開展有著十分重要的意義，而完善的OA辦公系統(tǒng)是對(duì)公文管理質(zhì)量和效率的重要保障。

三、OA辦公系統(tǒng)在公文管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)

（一）提高公文處理效率，加快信息傳遞流通。在新冠疫情防控下，疾控中心每天需對(duì)接大量公文，傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的呈閱、批轉(zhuǎn)、印制、裝訂、分發(fā)等都需要專職人員來(lái)完成，不僅需要大量的人力資源，還造成紙張、筆墨等耗材和工作時(shí)間的浪費(fèi)。紙質(zhì)公文審批程序繁瑣，如需要多個(gè)科室綜合處理的，則需要多個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)都簽批完再分別發(fā)送至各執(zhí)行科室，從而影響了公文流轉(zhuǎn)速度，耽誤了處理工作的進(jìn)度。疾控中心工作人員不僅僅從事行政工作，也經(jīng)常需要參加學(xué)術(shù)會(huì)議、科研交流、疾病預(yù)防、疫情防控等外出事務(wù)，紙質(zhì)文件極大地限制了文件處理的及時(shí)性。使用OA辦公系統(tǒng)處理文件改變了紙質(zhì)文件無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)決策的情況，解決了紙質(zhì)文件發(fā)放與接收的時(shí)間差和地域的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了即時(shí)異地辦公。利用OA辦公系統(tǒng)處理公文不僅操作簡(jiǎn)便，減少了工作人員的工作量，而且縮短了公文批示、傳閱等工作時(shí)間，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，加強(qiáng)了工作流程的及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)了時(shí)間的最大化利用，極大地提高了處理公文的效率。

（二）提升公文檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。OA辦公系統(tǒng)不僅具有錄入公文的功能，而且還具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能，系統(tǒng)能夠自動(dòng)存儲(chǔ)公文，減少了檔案管理中文書檔案的分類、錄入等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)對(duì)公文的歸檔實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)電子信息化，既提高了公文歸檔的工作效率，又方便了公文的檢索。在傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的檢索過(guò)程中，首先需要找到文件，再逐頁(yè)查詢，效率低下。利用OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)公文的文號(hào)、流程的統(tǒng)一管理，便于對(duì)公文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，通過(guò)檢索關(guān)鍵字、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期等信息即可查詢公文，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文的快速、精準(zhǔn)定位，提高了檢索速度和質(zhì)量。紙質(zhì)公文通常只能在小范圍內(nèi)傳遞，難以進(jìn)行廣泛的信息資源共享。OA辦公系統(tǒng)可以通過(guò)電子公文的形式進(jìn)行信息共享，打破了時(shí)間與空間上的束縛，提升了公文的利用率。同時(shí)也有效地保護(hù)了公文原件，降低了因借閱過(guò)多導(dǎo)致的紙質(zhì)公文的流失率和破損率。通過(guò)OA辦公系統(tǒng)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)有序高效的公文管理模式。

（三）明確工作權(quán)限職責(zé)，增強(qiáng)流程監(jiān)督效力。在日常工作中，OA辦公系統(tǒng)是各科室信息收發(fā)共享的通道。系統(tǒng)根據(jù)前期的職工信息采集，對(duì)每名職工的工作做出分工，明確工作職責(zé)，規(guī)范工作權(quán)限和文件處理流程，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄每一流程的辦理人員、辦理方式、辦理時(shí)間、操作記錄、完成情況，進(jìn)行全程監(jiān)控和追溯，增強(qiáng)流程監(jiān)督效力，使每一條公文都具備來(lái)源可查、去向可追、責(zé)任可究的信息鏈，減少了因職責(zé)不明確而引起的推諉和失職。相關(guān)工作人員可以監(jiān)控公文流轉(zhuǎn)的狀態(tài)并合理安排時(shí)間，有效提升工作人員的執(zhí)行率和辦公效率。公文管理工作人員還可以設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)催辦，保證電子公文在規(guī)定的時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用，確保文件不漏、不壓、不誤、不拖，提高文件的時(shí)效性，提升公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化水平。

四、OA辦公系統(tǒng)在公文管理應(yīng)用中的現(xiàn)狀分析

（一）公文管理制度不完善。制度在規(guī)范和約束人的行為方面，具有無(wú)可替代的重要作用，完善的公文管理制度是辦公室有效開展日常工作、維持正常運(yùn)行狀態(tài)的根本保障。雖然建立了公文管理相關(guān)制度，但是隨著OA辦公系統(tǒng)的不斷更新，公文管理還存在一定的制度缺位或缺陷。同時(shí)，隨著新冠疫情防控力度的不斷加強(qiáng)，疾控公文的數(shù)量也隨之增加，對(duì)公文管理的要求不斷加大，舊的制度既跟不上電子信息化的步伐，也不能滿足疫情防控下對(duì)公文的要求，公文管理工作就不可避免地出現(xiàn)各種疏漏，不能構(gòu)建起良好的公文管理工作體系。

（二）系統(tǒng)安全措施不到位。目前遇到的系統(tǒng)安全問(wèn)題主要分為三大類：一是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。系統(tǒng)可能會(huì)遭遇黑客、病毒和軟件自身漏洞的威脅，如果是黑客和病毒入侵，會(huì)竊取和破壞數(shù)據(jù)信息，惡意刪除和篡改服務(wù)器硬盤中的原始數(shù)據(jù)、損壞程序，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)；如果是軟件自身漏洞，可能會(huì)導(dǎo)致文件丟失、數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。二是計(jì)算機(jī)硬件故障問(wèn)題。計(jì)算機(jī)是OA辦公系統(tǒng)賴以生存的硬件環(huán)境，一旦計(jì)算機(jī)硬件如主板、硬盤等部件出現(xiàn)故障，也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失和泄露的風(fēng)險(xiǎn)。三是工作人員操作失誤也會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)信息的丟失和被破壞。這些都會(huì)導(dǎo)致疾控文件相關(guān)數(shù)據(jù)的泄漏。

（三）人員保密意識(shí)不夠強(qiáng)。疾控中心的工作性質(zhì)決定了疾控公文的嚴(yán)肅性和保密性，對(duì)公文使用者的保密意識(shí)要求很高。但是在實(shí)際開展公文管理工作中，不論是公文的管理者還是公文的實(shí)際使用者，都存在保密意識(shí)淡薄的問(wèn)題，缺乏對(duì)公文管理保密性的正確認(rèn)識(shí)，沒有深入把握公文管理工作在疾控工作中的重要作用，沒有充分認(rèn)識(shí)到公文泄露對(duì)疾控工作造成的負(fù)面影響和損失，缺乏公文管理工作所要求的高度保密意識(shí)。

五、OA辦公系統(tǒng)在公文管理應(yīng)用中的有效措施

（一）完善公文管理體系。公文管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而完整的工作，公文的接收、登記、保存、傳遞和審查等環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，因此有必要通過(guò)有效的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范和指導(dǎo)公文管理，以保證公文管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合疾控文件的特殊性和OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)，從管理流程、管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及人員職責(zé)分工等方面，從公文登記制度、公文歸檔與存儲(chǔ)制度、公文查閱制度、公文責(zé)任制度等方面及時(shí)制定并完善公文管理制度，形成規(guī)范的公文管理體系，使疾控公文管理更加系統(tǒng)和規(guī)范，各個(gè)流程之間更加緊密結(jié)合并合力監(jiān)督。

（二）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理。一是在OA辦公系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，將辦公網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)相互隔離，并對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和檢查，從而對(duì)整個(gè)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效保護(hù)。二是采用加密措施，對(duì)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)以及內(nèi)部存儲(chǔ)實(shí)施加密，保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的完整性以及安全性。三是定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)，定期維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，并實(shí)行數(shù)據(jù)備份制度。四是加強(qiáng)物理硬件的安全管理，比如避免因火災(zāi)、水災(zāi)、電路故障、設(shè)備丟失等因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失和信息泄露等。五是必須做好用戶登錄和知悉權(quán)限的設(shè)置，對(duì)用戶身份施行加密和入網(wǎng)訪問(wèn)控制，用戶名、密碼、賬號(hào)缺一不可，首次登錄必須修改初始密碼，密碼不能少于8位，應(yīng)由字母、數(shù)字以及特殊字符組成。不同工作人員只能在自己的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行錄入、檢索、查閱、檢索等操作，確保公文管理的安全性。

（三）加強(qiáng)人員保密意識(shí)。公文管理在保密性方面有著極高的要求，必須做好公文的保密工作。為有效提高公文的保密管理水平，應(yīng)對(duì)公文管理者和公文實(shí)際利用者進(jìn)行保密工作培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)和安全意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)系統(tǒng)安全和公文保密的重要性，要求其嚴(yán)格按照公文管理制度對(duì)公文進(jìn)行登記、傳閱、查閱等工作，做到“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，嚴(yán)格控制文件的知悉范圍。

（四）培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)人才。公文管理對(duì)工作人員的專業(yè)性與技術(shù)性要求相對(duì)較高，工作人員需要詳細(xì)掌握公文處理的相關(guān)流程與規(guī)章制度，具備較高的專業(yè)素質(zhì)。嚴(yán)格按照流程辦理公文。首先，應(yīng)加強(qiáng)公文管理工作人員的培訓(xùn)，采取網(wǎng)絡(luò)授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)相結(jié)合的方式，針對(duì)不同的身份和不同的權(quán)限制定出相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容和方案，通過(guò)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的理論知識(shí)、使用操作、功能模塊以及數(shù)據(jù)采集等方面進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)，使工作人員能夠嚴(yán)格按照系統(tǒng)的操作流程和公文的管理要求進(jìn)行公文處理，達(dá)到規(guī)范操作、安全使用系統(tǒng)的目的。其次，要對(duì)專業(yè)技術(shù)人員，如網(wǎng)絡(luò)工程師進(jìn)行疾控相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)疾控業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉疾控工作環(huán)境，使他們能夠?qū)A辦公系統(tǒng)與疾控工作更好的相結(jié)合，及時(shí)解決在OA辦公系統(tǒng)公文處理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，達(dá)到提高公文管理質(zhì)量和效率的目的。

六、結(jié)語(yǔ)

伴隨著辦公現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，OA辦公系統(tǒng)在疾控公文管理中的有效應(yīng)用促使疾控公文管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、便捷化和信息化。同時(shí)，重視當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用在公文管理存在的問(wèn)題，才能真正實(shí)現(xiàn)高效、便捷的數(shù)字化公文管理，提高公文管理的質(zhì)量和效率，提高疾控整體工作水平，為疾控事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，為新冠疫情防控貢獻(xiàn)一份基礎(chǔ)力量。