大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理策略

鐘小梅

在互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算的大數(shù)據(jù)背景下，不同渠道、不同內(nèi)容以及不同介質(zhì)的檔案信息構(gòu)成了大量的檔案數(shù)據(jù)，在大大豐富檔案信息的同時，也對檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理提出了更高的要求?；诖?，文章結(jié)合以大數(shù)據(jù)背景的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的機(jī)遇為出發(fā)點(diǎn)，分析其中的不足之處，最后提出有效的策略，以供同行業(yè)人士參考和借鑒。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的機(jī)遇

檔案是國家各級政府部門、企事業(yè)單位以及廣大人民群眾在各項(xiàng)政治、經(jīng)濟(jì)與文化活動中逐漸形成的且具有重要價值的文字、圖片和聲像等多種形式的原始資料。當(dāng)下，科學(xué)技術(shù)日新月異，我國已全面進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代。在這樣的背景之下，檔案數(shù)據(jù)的存儲也打破了傳統(tǒng)的方式與方法，正在向電子化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展與延伸，也從某種程度上加劇了檔案數(shù)據(jù)安全存儲的風(fēng)險，在觀念和管理上給檔案數(shù)據(jù)安全存儲提出了更高的要求。

大數(shù)據(jù)是基于互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)為一體的數(shù)據(jù)信息集中處理方式，由于其具有高效性、準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，為檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理帶來了全新的機(jī)遇，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：①大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理有著積極的作用和意義，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展過程中暴露出了很多不足與弊端，例如因管理不善導(dǎo)致檔案丟失。大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理可以有效降低人工管理的失誤，這對于檔案數(shù)據(jù)的搜集、分析、整理和歸檔具有很大的便利性，是大數(shù)據(jù)時代的必然產(chǎn)物。②大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理對于檔案管理者來說是一次全新的革命，例如大數(shù)據(jù)時代下檔案數(shù)據(jù)的分析和資源的利用可有效降低紙質(zhì)的使用，節(jié)約能源消耗，推動電子檔案管理的前進(jìn)。③可有效促進(jìn)檔案管理平臺的搭建和信息資源的共享，比如在檔案管理平臺中實(shí)現(xiàn)不同檔案信息的在線閱讀、分類及傳輸，簡化檔案管理流程。④傳統(tǒng)檔案管理因信息復(fù)雜、存儲方式單一，需要投入大量的人力資源，大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理能夠提升檔案的使用效率，降低人力資源投入，推動檔案管理模式的變革。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的不足

1.人才資源匱乏。大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然需求，這也給檔案管理人員的管理水平提出了更高的要求，大數(shù)據(jù)背景下的檔案安全存儲及管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著顯著的區(qū)別，不僅需要檔案管理人員具備專業(yè)的檔案安全存儲及管理知識，還要具備信息化處理能力。但是，縱觀我國大部分的檔案安全存儲及管理部門十分缺乏這一方面的人才。人才作為檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的核心要素，管理水平提升需要人才，大數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中需要人才，這就給大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理效率的提升帶來了重重困難。

2.管理意識不強(qiáng)。大部分情況下，管理者并不注重對檔案數(shù)據(jù)的管理，管理意識不強(qiáng)，這就在一定程度上制約了大數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案資料丟失率偏高，無法合理利用檔案資源。比如，由于管理者工作不負(fù)責(zé)、管理方式松懈，造成了檔案資料的丟失。在大數(shù)據(jù)背景下，如果檔案管理者的管理意識不強(qiáng)，不僅會造成檔案資料的丟失，還會影響管理水平與效率的提升，導(dǎo)致檔案資源被浪費(fèi)。加之，當(dāng)前很多的檔案數(shù)據(jù)安全存儲與管理是被動服務(wù)，即不具備積極主動服務(wù)的意識，只要客戶不問，堅(jiān)決不多說一句話，這也是制約大數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理中應(yīng)用的另一重要因素。

3.人員制度缺乏。檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理制度的缺乏主要體現(xiàn)在人員管理制度方面。其中，在人員管理制度方面，由于大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理與傳統(tǒng)人工管理模式有著很大不同之處，所以管理人員的責(zé)任也發(fā)生了很大變化，在這一變化中，我國的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員制度還有很多需要完善的地方，因?yàn)樵诖髷?shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理更具多樣性與開放性。所以，檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的風(fēng)險也隨之增大。

4.人員能力不足。大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理還需要管理人員具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識和相應(yīng)的信息處理能力。就目前的情況來看，我國現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員能力明顯不足，加之我國人口數(shù)量龐大，需要管理的檔案數(shù)據(jù)也相對較多，在這樣的情況下，本就為數(shù)不多的管理人員如果自身能力不足，就會嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理水平及效率的提升。

三、大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理策略

1.加大對人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。人才的引進(jìn)與培養(yǎng)是大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理效率與水平提升的核心要素。①檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理部門應(yīng)注重和加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，分別從管理能力和業(yè)務(wù)水平兩個方面加大對既有人才的培養(yǎng)力度。②了解既有檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員的工作能力與態(tài)度，調(diào)查管理人員對大數(shù)據(jù)技術(shù)的思想認(rèn)識，總結(jié)出當(dāng)下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員管理方式的不足，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行針對性培訓(xùn)，例如組織和實(shí)施專場的大數(shù)據(jù)知識講座，分別從思想、能力和方式上對管理者進(jìn)行培訓(xùn)，提高其對大數(shù)據(jù)管理的重要性認(rèn)識。③加強(qiáng)與高等院校的合作，為學(xué)生搭建就業(yè)平臺，提供實(shí)習(xí)崗位，通過實(shí)習(xí)與考核擇優(yōu)錄取優(yōu)秀學(xué)生，并將其作為重點(diǎn)培養(yǎng)對象。④鼓勵既有檔案數(shù)據(jù)安全儲存及管理人員走進(jìn)高校學(xué)習(xí)，提升其計(jì)算機(jī)操作水平，為大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理效率與水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.提升檔案管理人員管理意識。要想有序推進(jìn)大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理工作，應(yīng)不斷提升檔案管理人員的管理意識，幫助其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，與互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)有機(jī)聯(lián)系在一起，優(yōu)化管理模式，提高對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識，使檔案數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)與可靠。另外，應(yīng)改變管理人員被動的服務(wù)狀態(tài)，在不違反保密性的基礎(chǔ)上主動與客戶聯(lián)系，提升檔案資料的利用效率。

3.不斷優(yōu)化完善人員管理制度。針對現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員制度不足的問題，需要采取針對性的措施，實(shí)現(xiàn)人員管理制度的優(yōu)化與完善。①對調(diào)查人才市場，學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)國家先進(jìn)的人員制度制定方法，再結(jié)合我國實(shí)際國情，使大數(shù)據(jù)與人員管理制度相結(jié)合，從而制定出符合我國實(shí)際情況、合理的人員管理制度。②在人員管理制度的優(yōu)化和完善過程中，應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員的身上，以此提升檔案工作者整體的責(zé)任意識，杜絕和減少由于工作疏忽、責(zé)任心不強(qiáng)造成的一系列問題。

4.切實(shí)提升檔案管理人員能力。①提升既有檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員的能力，針對從事檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理工作的人員通過培訓(xùn)（培訓(xùn)流程如圖所示）、繼續(xù)教育等方式提升其工作能力，也可以開展關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算的課程，促使他們主動學(xué)習(xí)，或者通過交流的方式促使員工之間相互學(xué)習(xí)、相互幫助，進(jìn)而提升全體檔案管理者的工作能力。大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理對管理人員的工作能力有著較高要求，應(yīng)將目光放長遠(yuǎn)，切實(shí)提升檔案管理人員的能力。②優(yōu)化既有檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員結(jié)構(gòu)，目前我國檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)方面也存在諸多問題，老年人居多、年輕人偏少，所以亟待對檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，逐漸降低檔案管理部門人員的平均年齡。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，為了提升檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理的水平與效率，檔案管理部門首先需要明確大數(shù)據(jù)為自身帶來的機(jī)遇，對不足之處進(jìn)行分析，通過加大對人才的引進(jìn)與培養(yǎng)、提升檔案管理人員管理意識、優(yōu)化完善人員管理制度以及提升檔案管理人員能力等方法，為大數(shù)據(jù)在檔案數(shù)據(jù)安全存儲及管理中的應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：中交第四航務(wù)工程局有限公司）