淺析新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的策略

瞿琳琳

（云南省第一人民醫(yī)院，云南 昆明 650000）

0 引言

醫(yī)院內(nèi)部工作人員的相關(guān)簡歷信息是人事檔案管理工作重點(diǎn)采集的部分，這也是人力資源管理的重要工作內(nèi)容，做好這部分信息的細(xì)致記錄對于醫(yī)院人才情況就有了充分了解，這也便于醫(yī)院進(jìn)行人才配置，使其發(fā)揮最大價(jià)值。在人事檔案中運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，使得醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容更為豐富多元，除了包含醫(yī)護(hù)人員和管理人員的相關(guān)信息資料外，還囊括了聲音、圖片、影像等多種形式的資源?，F(xiàn)代醫(yī)院對人事檔案管理的要求，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)人事檔案管理模式，因此探討怎樣通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來提升醫(yī)院人事檔案的管理水平具有重要意義。

1 醫(yī)院開展人事檔案管理的意義

1.1 為醫(yī)院長期發(fā)展提供人才支持，優(yōu)化人才配置

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給醫(yī)院人事檔案的管理提出了更高要求，信息化技術(shù)的運(yùn)用要求醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和突破，進(jìn)一步落實(shí)檔案管理的權(quán)責(zé)，把人事檔案管理工作的效率提上去，對于人事檔案管理工作人員的調(diào)動要妥善安置，確保醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展所需要的檔案管理人才，確保各方權(quán)益。

一所醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展離不開各個相關(guān)領(lǐng)域的人才支撐，打造高水平、高質(zhì)量的專業(yè)人才隊(duì)伍是醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。人事檔案的建立能夠把醫(yī)院中人才的實(shí)踐經(jīng)歷、理論能力都記錄在冊，而詳細(xì)的記錄為人才的晉升提供了依據(jù)，也為醫(yī)院更好地利用人才資源提供了判斷標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)人事檔案記錄的相關(guān)人才信息，達(dá)到醫(yī)院人才資源的合理配置，使其發(fā)揮出最大效能，促使醫(yī)院更進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)提供科學(xué)合理的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院人事檔案管理為醫(yī)院選拔人才、建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍提供了相關(guān)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院在引進(jìn)人才或進(jìn)行相關(guān)招聘的時(shí)候，能夠以此為依據(jù)，對人才的專業(yè)水平、學(xué)歷以及相關(guān)工作經(jīng)歷進(jìn)行評估、審核與篩選，人力資源部門選拔人才的時(shí)候主要依據(jù)來自人事檔案的管理，人事檔案管理讓醫(yī)院人才隊(duì)伍素質(zhì)提高的同時(shí)，也增強(qiáng)了醫(yī)院的整體市場競爭力。

1.3 為醫(yī)院發(fā)展提供軟實(shí)力支撐，提高醫(yī)療團(tuán)隊(duì)整體水平及醫(yī)院競爭力

在醫(yī)院的市場競爭中，軟實(shí)力和硬實(shí)力都具備，才能成為一所具有核心競爭力的醫(yī)院。為保障醫(yī)院穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展，必須要注重醫(yī)院軟實(shí)力的建設(shè)。人事檔案管理的加強(qiáng)就是其中一種方式，一方面能夠吸引優(yōu)秀的管理人才加入人事檔案管理的隊(duì)伍之中，另一方面為醫(yī)院的人才儲備奠定了基礎(chǔ)。通過完善對人才的考核和培訓(xùn)體系，提升醫(yī)療水平，強(qiáng)化醫(yī)院市場競爭力。

要使醫(yī)院的人力資源管理更加完善，就要逐步改進(jìn)完善人事檔案管理工作。對醫(yī)院每位醫(yī)護(hù)工作者的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括實(shí)踐項(xiàng)目、身體健康情況以及理論知識儲備等方面，只有充分掌握醫(yī)院人才信息情況才能對相應(yīng)人才根據(jù)不同階段的不同需求做出調(diào)整，以此來讓人事檔案管理工作效率和醫(yī)院競爭力都有所提高。

1.4 優(yōu)化醫(yī)院管理體制，增強(qiáng)各科室業(yè)務(wù)溝通

醫(yī)院完善的管理制度對于維系各個科室正常運(yùn)轉(zhuǎn)、協(xié)同運(yùn)作具有至關(guān)重要的作用，每個部門、科室都是維系醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的細(xì)胞組織，不可或缺。

醫(yī)院每位醫(yī)護(hù)人員的詳細(xì)信息都記錄在人事資源檔案庫里面，包括相關(guān)研究方向以及專業(yè)化程度的高低，這樣便于人事部門針對不同科室之間的具體情況進(jìn)行人員調(diào)動。只有充分了解每位醫(yī)護(hù)人員的檔案信息，才能知道他們擅長的領(lǐng)域，從而能夠清晰地把握他們能夠勝任的工作，同時(shí)也加強(qiáng)了各科室之間的溝通和聯(lián)系，利于工作效率和醫(yī)療能力的提升，同時(shí)降低醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)，讓醫(yī)院管理體制得到優(yōu)化，利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的問題

醫(yī)院緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐利用信息技術(shù)對人事檔案管理進(jìn)行了優(yōu)化升級，但其中仍然存在著許多有待解決的問題，結(jié)合人事檔案管理工作實(shí)踐分析如下。

2.1 重視程度不夠，思維轉(zhuǎn)變不夠及時(shí)

有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)思維較為傳統(tǒng)，轉(zhuǎn)變不夠及時(shí)，他們認(rèn)為醫(yī)院主要負(fù)責(zé)救死扶傷、治病救人，關(guān)注的重點(diǎn)應(yīng)該是醫(yī)療業(yè)務(wù)的提升和醫(yī)學(xué)設(shè)備的更新。但作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作人員，不僅要對業(yè)務(wù)本身引起足夠的重視，也要對為業(yè)務(wù)工作提供相關(guān)保障與支持的人事檔案管理工作給予足夠重視，兩者之間相輔相成，不能區(qū)分孰輕孰重，如果造成顧此失彼的狀況，就容易影響到醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果醫(yī)院對人事檔案工作疏于管理，那么對于應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理人事檔案也不會給予相應(yīng)支持，也正因?yàn)榇髷?shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中得不到相應(yīng)支持，從而導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理部門工作人員年齡偏大、專業(yè)技能落后等問題，這極大地影響了醫(yī)院人事檔案管理工作開展。

醫(yī)院的管理體系相對來說還是比較封閉的，人事檔案管理受到傳統(tǒng)思想和方法影響較多。盡管大數(shù)據(jù)技術(shù)在生活中各個方面已經(jīng)廣泛運(yùn)用，但在醫(yī)院人事檔案管理中大數(shù)據(jù)的運(yùn)用還處在初始階段，主要表現(xiàn)在醫(yī)院對人事檔案建設(shè)的思想重視程度不夠、資金等相關(guān)資源投入較少等方面，這在一定程度上阻礙了大數(shù)據(jù)技術(shù)推動人事檔案管理信息化的進(jìn)程。

2.2 人事檔案資料數(shù)字化水平較低

長久以來，醫(yī)院的人事檔案管理方式都是以紙質(zhì)檔案管理為主，管理過程中需要人工手動完成信息的查閱和錄用，滯后的檔案管理模式造成管理效率低下，檔案保密性難以保證。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，很多醫(yī)院將信息技術(shù)運(yùn)用于管理工作，但由于各地醫(yī)院發(fā)展水平參差不齊，有的相對落后，所以在人事檔案管理方面專業(yè)的人才較為缺乏，在缺乏設(shè)備、資金等相關(guān)條件的情況下，手動錄入檔案信息仍然是部分醫(yī)院采取的主要方式。傳統(tǒng)的管理模式和老舊的設(shè)備無法為醫(yī)院提高人事檔案管理的質(zhì)量與效率。醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展、利用出現(xiàn)問題與數(shù)字化運(yùn)用程度較低有關(guān)。紙質(zhì)檔案的管理首先要有寬敞的存儲空間，查找、調(diào)用紙質(zhì)檔案較為困難。很多還在利用傳統(tǒng)模式管理紙質(zhì)檔案的醫(yī)院已無法適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展需求。隨著信息時(shí)代的到來，電子檔案成為人事檔案管理的必然趨勢。但部分醫(yī)院還是沒有引起足夠重視，因此醫(yī)院人事檔案管理水平并不高。

2.3 人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

醫(yī)院相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的特殊性和流動性，這給醫(yī)院的人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)。醫(yī)院人員經(jīng)常性的流動會造成人事檔案較為頻繁的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，所以醫(yī)院能否準(zhǔn)確處理和評價(jià)相關(guān)人事檔案與醫(yī)院檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)息息相關(guān)。在絕大部分醫(yī)院的管理工作中，人事檔案管理處于邊緣位置，部分醫(yī)院甚至沒有專門的人員進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致人事檔案管理人員缺乏相應(yīng)的資料管理意識，造成專業(yè)素養(yǎng)普遍不高的狀況。

許多醫(yī)院在組織架構(gòu)設(shè)計(jì)階段就沒有把檔案管理作為一個獨(dú)立部門體系來考慮，因此造成檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，這也使得運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案資料展開分析探索、加以利用變得困難重重，人事檔案信息化的管理工作很難推進(jìn)。與此同時(shí)，很多醫(yī)院的人事檔案管理工作顯得很被動，大部分工作人員沒有主動去搜集醫(yī)務(wù)工作者相關(guān)信息資料的意識，對人事檔案的保密、保護(hù)工作做得不到位。醫(yī)院人事檔案管理工作在缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才和有效管理機(jī)制的情況下，工作順利開展難度較高。

3 大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的對策

大數(shù)據(jù)時(shí)代，面對醫(yī)院人事檔案管理工作的種種困難和挑戰(zhàn)，需要制定針對性的對策來應(yīng)對解決。

3.1 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理意識，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，增強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理意識。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有不斷增強(qiáng)人事檔案管理相關(guān)工作人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的意識，才能夠有效提高人事檔案管理的信息化程度。在人事檔案管理工作的具體實(shí)踐中，將大數(shù)據(jù)思維滲透進(jìn)管理過程能夠有效提升管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對大數(shù)據(jù)管理的新模式給予足夠的支持和重視，能夠增強(qiáng)管理人員具備大數(shù)據(jù)意識，加快轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化的管理模式，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式得到轉(zhuǎn)變，大數(shù)據(jù)手段讓管理過程更為豐富。此外，醫(yī)院還要注重加大對人事檔案管理工作所需軟硬件資金的投入，完善所需設(shè)施設(shè)備，同時(shí)要應(yīng)用新的檔案管理理念構(gòu)建新的大數(shù)據(jù)管理體系。

第二，檔案管理要指派專門的領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)。醫(yī)院各個科室主管以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的信息化重視程度，深刻影響了人事檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)揮，尤其是大數(shù)據(jù)的運(yùn)用情況跟醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對其認(rèn)識的深刻性緊密相關(guān)。如果科室有知識型領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)大部分檔案管理工作者進(jìn)行信息化建設(shè)，那么將大數(shù)據(jù)技術(shù)用于人事檔案管理的工作就能相對順利地開展。所以，為了推進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，要設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)職位，提高領(lǐng)導(dǎo)對于引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的思想認(rèn)識。

3.2 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)信息化管理技術(shù)

第一，人事檔案管理所需要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要完善，對其所需軟硬件投入都要增加。醫(yī)院要整合和建設(shè)良好的信息化平臺，不僅要配備齊全的產(chǎn)品、成熟的技術(shù)，還要對硬件、軟件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，在投入產(chǎn)出合理，成本預(yù)算在范圍內(nèi)的情況下，盡可能完善人事檔案管理所需要的設(shè)施建設(shè)，滿足研發(fā)大數(shù)據(jù)所需應(yīng)用和軟件的相關(guān)條件。

第二，人事檔案管理的技術(shù)和設(shè)備都要與時(shí)俱進(jìn)，人事檔案的管理和整合讓具有較高專業(yè)素養(yǎng)的人員運(yùn)用科學(xué)手段來完成，將每位員工的信息資料進(jìn)行數(shù)字化采集登記，備份在冊。將信息技術(shù)手段用于管理工作中，管理人員的工作量有所減輕，工作效率得到提高，利于醫(yī)院積極創(chuàng)新學(xué)術(shù)氛圍的形成和核心競爭力的提高。

3.3 提高醫(yī)院人事檔案管理人員自身素質(zhì)和專業(yè)技能

現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理中尤其注重?cái)?shù)字信息技術(shù)和檔案管理能力的結(jié)合，醫(yī)院在選拔人事檔案管理人才的時(shí)候要注重這兩方面的專業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)秀的人才能夠推動大數(shù)據(jù)在人事檔案管理中的綜合應(yīng)用。

第一，要注重培養(yǎng)檔案管理人員的理論知識素養(yǎng)，注重提升專業(yè)技能。在人事檔案的日常管理工作中，時(shí)刻運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，對管理工作用到的各種數(shù)字軟件要熟練掌握，充分了解數(shù)字化信息技術(shù)并加以利用，能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)更好地融入人事檔案信息管理中。

第二，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力培訓(xùn)，通過多樣化的培訓(xùn)方式讓人事檔案管理人員能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理服務(wù)，同時(shí)也為檔案管理人員晉升提供機(jī)會，為確保醫(yī)院管理水平得到提高，醫(yī)院要加大對檔案管理人員培訓(xùn)的投入，建設(shè)一支具有扎實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)知識并且能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析處理問題的高質(zhì)量檔案管理隊(duì)伍，使醫(yī)院的檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案動態(tài)管理和協(xié)作管理機(jī)制

第一，建立人事檔案的動態(tài)管理機(jī)制。人事動態(tài)的管理機(jī)制要在日常提高管理水平的基礎(chǔ)上建立起來，對于醫(yī)院的人事檔案信息要定時(shí)進(jìn)行收集、整理和更新。醫(yī)院工作者的相關(guān)信息主要包括科研論文、學(xué)習(xí)成果、工作完成與考核情況、技術(shù)水平能力等相關(guān)方面，這些信息都要及時(shí)錄入資料庫里面，這為醫(yī)院人才崗位調(diào)整、職位變動提供了詳細(xì)的參考作為直接依據(jù)，這也能夠激發(fā)員工工作積極性，讓醫(yī)院各項(xiàng)事物順利開展。

第二，建立人事檔案的協(xié)調(diào)管理機(jī)制。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，要注重建設(shè)檔案信息的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，最終形成制度化體系，確保各個部門、科室的端口調(diào)出來的人事檔案數(shù)字資料都是一樣的，具有一致性和統(tǒng)一性，且資料充分、完整和規(guī)范，從而達(dá)到人事檔案資料統(tǒng)一管理，這也為醫(yī)院在人事檔案管理中的運(yùn)用打下了基礎(chǔ)。

第三，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理體系。醫(yī)院要不斷加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)，對檔案信息化的權(quán)責(zé)、目標(biāo)要求、方法內(nèi)容等方面進(jìn)行明確，確保人事檔案管理制度的要求在信息化建設(shè)過程中能夠落實(shí)，不斷提高檔案信息化水平。

4 結(jié)語

醫(yī)院人事檔案管理中最重要的信息資源就是詳細(xì)記錄在冊的相關(guān)醫(yī)院工作人員的真實(shí)信息，這為醫(yī)院的人力資源管理提供了重要依據(jù)。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院要緊隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐并將其運(yùn)用到人事檔案管理中來，推動人事檔案管理信息化，使其朝著高效化和科學(xué)化的方向發(fā)展，管理有方的人事檔案能夠助力醫(yī)院整體向前發(fā)展。