國(guó)企檔案管理的重要性及有效措施探討

湯麗君 連云

摘 要：在我國(guó)企業(yè)改革不斷強(qiáng)化的道路上，國(guó)企的創(chuàng)新改革一直是國(guó)家主要關(guān)注的重點(diǎn)，國(guó)企傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理模式在新時(shí)期企業(yè)發(fā)展中急需轉(zhuǎn)變思路適應(yīng)當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，才能保證國(guó)企的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，而國(guó)企的檔案管理一直以來(lái)不被重視，使企業(yè)的寶貴資料資源沒(méi)能得到有效的利用，要想國(guó)企的檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮出應(yīng)有的指導(dǎo)作用，就需要建立完善的管理機(jī)制，發(fā)現(xiàn)目前的問(wèn)題重新布局，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：國(guó)企檔案;對(duì)策

引言：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展下，國(guó)家企業(yè)的檔案管理工作可能為重要，可以說(shuō)國(guó)企的檔案就是國(guó)企發(fā)展歷史中的寶貴財(cái)產(chǎn)，在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間里，因?yàn)樵嫉钠髽I(yè)發(fā)展理念注重生產(chǎn)和效益，忽略了對(duì)檔案管理的重視。在新時(shí)期國(guó)企改革中現(xiàn)代化管理方式的普及，使檔案資料的作用日漸凸顯，作為企業(yè)發(fā)展和制定方案的有效參考資料，是最真實(shí)的企業(yè)資料，這也使原始的管理問(wèn)題凸顯出來(lái)，急需企業(yè)對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)一步深化完善。

一、在當(dāng)下做好國(guó)企檔案管理工作的意義

隨著國(guó)企的深化改革很多企業(yè)分散成子公司、事業(yè)部等形式的發(fā)展，對(duì)于企業(yè)的綜合目標(biāo)管理，就要時(shí)刻以歷史的逐漸發(fā)展進(jìn)程為依據(jù)，制定適合當(dāng)下的目標(biāo)方向，所以合理有效的現(xiàn)代化檔案管理可以為企業(yè)的統(tǒng)籌策劃提供有效的歷史資料。

隨著科技的不斷發(fā)展，企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展中不斷產(chǎn)生新的資料、檔案，并且形式也更多樣化，有了除文字以外的圖片、視頻、錄音等形式，原始的資料存儲(chǔ)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展，所以完善檔案管理機(jī)制和人才配備已經(jīng)是國(guó)企檔案管理刻不容緩的任務(wù)。在當(dāng)下發(fā)展中，企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍更廣、面臨的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題更多，企業(yè)要隨時(shí)做好迎接挑戰(zhàn)的準(zhǔn)備，而各類(lèi)資料檔案的妥善保存可以為各種法律糾紛提供真實(shí)可尋的依據(jù)，必要時(shí)可作為法庭上的證據(jù);企業(yè)的發(fā)展需要堅(jiān)實(shí)的企業(yè)文化精神作為支柱，而國(guó)企的發(fā)展歷史長(zhǎng)久沉淀了豐富的優(yōu)秀文化，檔案資料可以為企業(yè)文化建設(shè)提供可參考性依據(jù)。

二、國(guó)企檔案管理的重要性

檔案具有重要的輔助功能，特別是隨同改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，促進(jìn)了國(guó)有企業(yè)的多元化發(fā)展。企業(yè)檔案信息的形成和企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有必然的聯(lián)系，主要記錄著國(guó)有企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還包括錄像、錄音、圖像等形式的檔案。這些檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)非常重要。在國(guó)有企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，為了實(shí)現(xiàn)行政計(jì)劃和管理政策決定的科學(xué)性，國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)行政檔案管理。為重大決策提供依據(jù)，進(jìn)一步提高行政管理的操作性。

三、國(guó)企檔案管理的有效措施

1.合理規(guī)范文書(shū)檔案管理

國(guó)有企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，經(jīng)常產(chǎn)生很多公文檔案。目前，這些檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)具有很大的價(jià)值，但也有一些局限性。這些檔案檔案繁瑣，檔案數(shù)量相對(duì)較大。因此，國(guó)企必須加強(qiáng)檔案檔案管理，合理規(guī)范檔案檔案管理，提高檔案管理效率。例如，公文的紙張尺寸、排版和裝訂必須按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化和管理，以滿足公文的具體要求。同時(shí)，為保證檔案檔案管理的質(zhì)量，要從收集，整理，編號(hào)，歸檔等方面制定規(guī)范化制度，實(shí)行規(guī)范化管理。通過(guò)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案管理有規(guī)則，避免檔案過(guò)多導(dǎo)致管理混亂的問(wèn)題。

2.提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

企業(yè)檔案是珍貴的歷史資料，是企業(yè)發(fā)展的全面真實(shí)記錄。是企業(yè)最重要、最核心的信息資源。新時(shí)期，一方面要充分發(fā)揮新形勢(shì)下檔案工作對(duì)中心工作的支撐作用，切實(shí)立足于將檔案資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，在國(guó)有企業(yè)內(nèi)形成自上而下及自下而上的“全民”檔案工作意識(shí)。建立健全檔案工作管理機(jī)制及制度體系，努力提高檔案管理的規(guī)范性、時(shí)效性和針對(duì)性;提升檔案工作戰(zhàn)略地位，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的系統(tǒng)規(guī)劃謀劃，將檔案工作納入公司發(fā)展整體戰(zhàn)略;狠抓檔案工作具體責(zé)任，建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，在日常工作過(guò)程中對(duì)員工進(jìn)行著重強(qiáng)調(diào)，確保公司各板塊、各環(huán)節(jié)、各崗位檔案工作落到實(shí)處。另一方面，自覺(jué)樹(shù)立檔案工作的大局意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)大局、自動(dòng)服從大局，堅(jiān)決維護(hù)大局，圍繞中心、服務(wù)大局，堅(jiān)決避免就檔案而談檔案，不斷強(qiáng)化檔案工作服務(wù)大局的功能，提升服務(wù)中心的水平，由此推動(dòng)公司干部職工對(duì)檔案工作價(jià)值的深刻認(rèn)識(shí)，激發(fā)其支持檔案工作的內(nèi)在動(dòng)力。

3.增強(qiáng)意識(shí)上的重視程度

要想在當(dāng)下的企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出檔案管理的效力，為企業(yè)的發(fā)展做好服務(wù)，首先從企業(yè)的管理中就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的科學(xué)管理，為檔案管理提供人員和資金的補(bǔ)充，只有一支專(zhuān)業(yè)有素的團(tuán)隊(duì)才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性，讓國(guó)企的檔案資料作為國(guó)企發(fā)展的參考性記錄真實(shí)地發(fā)揮好時(shí)效性記錄，做到登記詳細(xì)、儲(chǔ)存完善、內(nèi)容全面、形式多樣化。在當(dāng)下不斷發(fā)展的進(jìn)程中要培養(yǎng)好檔案管理人員的創(chuàng)新思維，利用好數(shù)字科技建立更便捷、全面的檔案管理體系，為企業(yè)的快速發(fā)展助力。

4.提升檔案管理人員素質(zhì)

事在人為，全面做好新形勢(shì)下的檔案管理工作關(guān)鍵仍需要檔案工作人員的全局把握及細(xì)致工作，國(guó)有企業(yè)需要更多政治素養(yǎng)、檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、科學(xué)文化素養(yǎng)不斷提高的專(zhuān)業(yè)工作人員。一方面，國(guó)企應(yīng)加大檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)力度，從日常工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制定及執(zhí)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃、組織對(duì)外學(xué)習(xí)交流等多種方式提高檔案工作人員的理論素養(yǎng)及實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)檔案從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)化工作。另一方面，檔案工作人員須樹(shù)立持續(xù)學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn)的工作理念，全面了解公司經(jīng)營(yíng)管理，尤其是新業(yè)務(wù)、新改革動(dòng)向的相關(guān)知識(shí)，實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)并逐步熟練掌握檔案管理工作技能，強(qiáng)化信息化等相關(guān)科學(xué)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，確保滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的“新”要求。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在信息技術(shù)時(shí)代下，企業(yè)的各種信息數(shù)據(jù)都以檔案的形式呈現(xiàn)，為了更好地保護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，就要確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，杜絕檔案管理過(guò)程中的種種問(wèn)題，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，特別國(guó)有企業(yè)要完善業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)技能，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在實(shí)際工作中的主導(dǎo)作用。

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