房屋建筑工程竣工檔案資料的整理與歸檔研究

楊碧慧

摘 要：在房屋建筑工程的檔案管理中，竣工檔案資料是重要的文件資源，反映了房屋建筑工程建設(shè)的全過程，是一項歷史記錄的數(shù)據(jù)資源，相關(guān)部門在建設(shè)檔案的管理中，要對竣工檔案資料加強(qiáng)規(guī)劃、整理和歸檔，保證信息資料的真實性、全面性。本文分析了房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和歸檔策略。

關(guān)鍵詞：房屋建筑;工程;竣工檔案;資料

一、強(qiáng)調(diào)檔案資料內(nèi)容的規(guī)范性

在房屋建筑工程的竣工檔案資料整理和歸檔中，需要根據(jù)一定的規(guī)范要求，保證資料內(nèi)容的規(guī)范性，因為在房屋建筑工程的圖紙編制等各個環(huán)節(jié)，均是有著明確的要求的，要在整理和歸檔房屋建筑工程竣工檔案資料時，強(qiáng)調(diào)規(guī)范性，加強(qiáng)監(jiān)管力度，在檔案資料的整理和歸檔各個環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化、精細(xì)化的管理。例如使用的紙張，要根據(jù)檔案的要求，保證一定的整潔性，字跡清晰、圖樣規(guī)范，避免隨意對資料進(jìn)行涂改或未經(jīng)許可修改資料等情況，若是必須要進(jìn)行資料修改，則需要由相關(guān)的責(zé)任人簽字確認(rèn)、加蓋公章等，才能夠進(jìn)行資料的修改。在資料管理中，要保證內(nèi)容的規(guī)范性、全面性，收集資料過程中，要保證原始資料、監(jiān)管報告、竣工書等內(nèi)容全面。在最終的整理和歸檔竣工檔案資料環(huán)節(jié)，要根據(jù)具體的收尾工作要求，將不同的資料內(nèi)容分類存放，分類成冊，制定明確的目錄，保證目錄和內(nèi)容相符，落實房屋建筑工程竣工檔案資料的管理目標(biāo)，提高整理和歸檔竣工檔案資料的規(guī)范化水平，避免資料丟失等問題，為后續(xù)的工程運作、維護(hù)提供資料上的依據(jù)和支持[1]。相關(guān)人員需要對重要的文件政策加強(qiáng)了解，例如檔案法、驗收規(guī)程，定期的參與的專業(yè)知識的培訓(xùn)中，提高進(jìn)攻檔案資料的整理和歸檔水平，加大對資料管理的力度，了解房屋建筑工程竣工檔案資料的管理規(guī)范和制度內(nèi)容，細(xì)化各項制度并踐行到實際的工作實踐中。對于行政部門的房屋建筑工程竣工檔案管理人員要進(jìn)行定期的宣傳和再教育，促使其強(qiáng)化檔案管理的意識，提高檔案資料的管理水平，重視房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和科學(xué)歸檔，保證各項工作全面規(guī)劃和目標(biāo)統(tǒng)一，提高房屋建筑工程竣工檔案資料的整理與歸檔的規(guī)范性效果[2]。

二、監(jiān)管施工過程

為了保證房屋建筑工程竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實性，需要在日常的管理工作中，加強(qiáng)對施工過程的監(jiān)督，建立起完善嚴(yán)格的施工監(jiān)管機(jī)制，房屋建筑工程的竣工資料檔案管理工作人員要前往施工現(xiàn)場，對施工的各項流程加強(qiáng)管控，形成跟進(jìn)、監(jiān)督和約束的作用，及時發(fā)現(xiàn)施工中存在的問題，并落實有效的解決方案。進(jìn)行全面的資料搜集工作，與監(jiān)理工作人員之間形成密切配合的關(guān)系，對工程現(xiàn)場和檔案資料的信息進(jìn)行詳細(xì)的研究，保證工程進(jìn)展和資料整理在進(jìn)度和方向上的一致性，在實施房屋建筑工程建設(shè)的過程中，要由建設(shè)部門、監(jiān)管部門共同的進(jìn)行質(zhì)量驗收，保證最終的竣工驗收資料質(zhì)量可靠，內(nèi)容全面、具體。在竣工驗收環(huán)節(jié)，房屋建筑工程的竣工資料檔案管理人員要進(jìn)行集中檢查，對檔案資料的整理情況加強(qiáng)檢驗，保證資料信息的準(zhǔn)確性[3]。

三、加強(qiáng)竣工檔案的移交驗收管理

在房屋建筑工程的竣工檔案資料管理中，由于整個項目涉及到了多個流程，周期長，投資范圍廣泛，因此在管理竣工檔案資料時，也有著較大的工作量，在對竣工檔案資料進(jìn)行移交和驗收的環(huán)節(jié)，必須要全面保證資料信息的完整性，做好對竣工檔案的合理移交和全面驗收。對于不同部門和項目的資料，要劃分開來，進(jìn)行分層次的移交，最終統(tǒng)一進(jìn)行正式的檢查工作、驗收工作，在實施竣工檔案資料的移交和驗收環(huán)節(jié)，合理的分配人員，在初次的整理驗收中，保證房屋建筑工程竣工檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，詳細(xì)的記錄目前在竣工檔案資料中存在的問題，并標(biāo)記整改的方案和方法，完善驗收報告的內(nèi)容，進(jìn)行第一次的提交。部分項目驗收合格，需要將資料的使用范圍保管單位標(biāo)注清晰，保證使用單位能夠進(jìn)行有效的維護(hù)，提高使用的及時性。正式進(jìn)行房屋建筑工程竣工資料的驗收之前，各部門人員要相互對接，匯總和整理整個工程的所有資料，例如與監(jiān)理單位、施工單位等的檔案資料管理人員，進(jìn)行主動的對接，共同對上級部門的驗收活動，提供依據(jù)和支持，要保證在竣工環(huán)節(jié)實施多重審核工作[4]。

四、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在實施房屋建筑工程竣工檔案資料的整理和歸檔工作過程中，行政部門的檔案管理人員是否具備較強(qiáng)的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)，直接影響著最終的檔案管理成果，因此房屋建筑工程竣工檔案資料的管理人員要擔(dān)負(fù)起行政職能，加強(qiáng)對房屋建筑工程竣工檔案資料的有效整理和全面歸檔，提高自身的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)。強(qiáng)化對竣工資料檔案管理工作重要性的明確認(rèn)識，了解到竣工資料檔案管理的重要性，將其參考、審核、驗收、維護(hù)功能利用起來，保證房屋建筑工程的經(jīng)濟(jì)效益、綜合效益。檔案管理人員要強(qiáng)化責(zé)任意識，有效、準(zhǔn)確的收集檔案信息，防止后續(xù)出現(xiàn)房屋建筑項目的隱患現(xiàn)象，關(guān)注竣工資料檔案的真實性，防止出現(xiàn)失真或缺失問題，配置專業(yè)型的人才，負(fù)責(zé)房屋建筑工程的檔案資料管理工作。定期的組織和實施檔案管理的培訓(xùn)，將檔案管理工作的法律法規(guī)、管理標(biāo)準(zhǔn)、基本常識、工作內(nèi)容要點和專業(yè)技能等，作為培訓(xùn)的主要方向，提高房屋建筑工程竣工資料檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性5]。

五、結(jié)語

綜上所述，房屋建筑工程竣工檔案資料的管理工作是一項復(fù)雜的內(nèi)容，在整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，涉及到了繁瑣的程序。行政部門在整理和歸檔房屋建筑工程竣工檔案資料過程中，要不斷的提高管理水平，加強(qiáng)對專業(yè)知識和技能的了解與掌握，保證房屋建筑工程竣工檔案資料整理和歸檔準(zhǔn)確性、完整性，將房屋建筑工程項目的施工過程驗收過程的反映出來，真實的記錄竣工資料，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慶蘭.長慶油田重點工程竣工資料管理模式研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（01）：31-33.

[2]王莉.渭河下游防洪工程竣工資料整編和歸檔存在的問題及對策[J].陜西水利，2020（11）：203-205.

[3]楊喻涵.淺談水電工程竣工資料檔案管理工作[J].低碳世界，2019，9（09）：187-188.

[4]嚴(yán)峰，高華.淺析竣工資料管理策略與運行方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：39.

[5]曹艷妮.工程檔案收集過程中的若干難點及解決辦法[J].蘭臺世界，2019（S1）：188-189.