信息化建設(shè)背景下提升檔案管理水平的研究

朱斗意

摘? 要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)深入各行各業(yè)，有效改變了人們起居生活。檔案作為單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化整合，可以有效提升檔案管理效率，進(jìn)而促進(jìn)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè)

引言：檔案管理作為單位管理工作的重要內(nèi)容，不僅可以協(xié)助提供優(yōu)秀人才，還可以促進(jìn)單位各個(gè)部門工作順利開展。在檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，加快推進(jìn)信息化與智能化，有助于提升檔案管理質(zhì)量與效率。

一、信息化檔案管理的重要意義

1.提高了檔案信息查詢使用的效率。傳統(tǒng)檔管理工作都是采用紙質(zhì)版進(jìn)行記錄，如果檔案信息需要查詢，就要工作人員進(jìn)行查找，浪費(fèi)大量時(shí)間與人力，工作效率越來越難以滿足現(xiàn)代化使用。隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，為人們的生活與工作提供便利，在檔案管理中推進(jìn)信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行高效率處理。計(jì)算機(jī)硬件+管理使用系統(tǒng)軟件，作為單位檔案信息的管理載體，在檔案信息查詢過程中憑借計(jì)算機(jī)快速處理的優(yōu)勢(shì)，可以高效、及時(shí)、快速、便捷地查詢到需要的檔案信息，促進(jìn)了管理效能的提升。

2.減輕檔案管理人員的工作壓力。傳統(tǒng)人事檔案管理工作都是采取紙質(zhì)入館、查閱使用的方式，既花費(fèi)了大量時(shí)間與人力，也給檔案管理人員帶來很大的工作壓力。檔案管理信息化建設(shè)，大大提升了工作效率質(zhì)量，同時(shí)也可以節(jié)省時(shí)間與精力，這就將檔案管理人員從傳統(tǒng)繁重瑣碎事項(xiàng)中“解救”了出來，減輕了工作壓力。在檔案信息收集、入庫、使用過程中，利用信息化平臺(tái)，可以進(jìn)行充分整合和高效集約管理。在提高信息的利用價(jià)值同時(shí)，也減輕工作人員工作壓力。

3.檔案信息更為安全。由于自身的特點(diǎn)，如果檔案信息發(fā)生泄漏與丟失，就會(huì)給單位帶來巨大的損失和影響。因此，檔案信息保密工作也是檔案管理非常重要的部分，而檔案管理信息化建設(shè)可以保護(hù)檔案信息的安全。在信息化管理過程中，檔案管理人員對(duì)電子檔案信息檢索與保存時(shí)，可以在多處安全電腦進(jìn)行存儲(chǔ)，災(zāi)備處理可以保證檔案信息的安全。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在主要的問題

在帶來便捷管理和使用的同時(shí)，檔案信息化建設(shè)中一些問題也不容忽視：

1.管理理念上的不重視。我們都知道，檔案管理工作具有默默風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，很多單位管理人員沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。很多人的心里，檔案管理主要工作就是登記員、保管員，認(rèn)為沒有什么技術(shù)含量、不重要等等。檔案管理工作非常容易被忽視，加之有些檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，經(jīng)常被動(dòng)應(yīng)付，這是一個(gè)比較明顯存在的問題。

2.檔案信息化水平偏低。由于觀念滯后、資金支持不到位等多種因素影響，有一些單位檔案管理工作還停留在紙質(zhì)檔案階段，沒有建立完善電子數(shù)據(jù)庫，電子化管理更多是一種口號(hào)和長遠(yuǎn)規(guī)劃，并沒有真正落實(shí)到位。部分企業(yè)即使配備了電腦硬件，但也單單運(yùn)用于打印檔案目錄，不能滿足檔案信息的查詢與檢索。

3.檔案的管理意識(shí)薄弱。檔案管理工作是指對(duì)材料進(jìn)行收集與保管。但是，檔案工作人員自身沒有高度重視自身的工作，進(jìn)而忽略了檔案收集與保管重要性，導(dǎo)致了一部分檔案材料與個(gè)人實(shí)際情況不匹配，給檔案工作帶來了巨大的影響。由于檔案不具備動(dòng)態(tài)化管理，很多重要資料能夠及時(shí)入庫。

三、結(jié)語

1.建立健全完善的檔案管理制度。不斷地完善檔案管理制度，進(jìn)而提高檔案管理服務(wù)，促進(jìn)信息化管理工作的高效開展。建立專門信息化部門，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的監(jiān)管力度，從根本上將信息化建設(shè)落實(shí)到位。不斷完善檔案前期入庫、中期管理、后期使用等“全周期”管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性，讓檔案信息化管理發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，為單位發(fā)展提供助力。

2.創(chuàng)新檔案管理模式。在檔案信息化建設(shè)影響下，檔案形態(tài)已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的改變，充分展示出數(shù)據(jù)化特點(diǎn)。將紙質(zhì)版檔案信息錄入計(jì)算機(jī)，進(jìn)而讓檔案數(shù)據(jù)化管理得到更好運(yùn)用，方便人事檔案信息查詢工作。信息化檔案信息可以進(jìn)行分類管理，將檔案資料進(jìn)行整理與分類。信息的傳輸格式與指標(biāo)、以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行管理，將信息資源整合功能與共享功能充分展示出來發(fā)揮最大的價(jià)值。

3.加大資金支持力度。在檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要大量資金支持。因此要加強(qiáng)軟件、硬件等設(shè)施建設(shè)，升級(jí)高清拍攝儀器等輔助設(shè)備，保證檔案電子化工作的順利開展。同時(shí)要保障維護(hù)資金，防止檔案信息化工作因?yàn)樵O(shè)備問題而影響工作。在提前規(guī)劃、合理使用，結(jié)合信息化建設(shè)的內(nèi)容，有效地進(jìn)行資金分配，提升資金的使用率，防止出現(xiàn)浪費(fèi)。

4.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員作為檔案管理一線人員，工作思想理念與工作方法直接影響相關(guān)工作水平的高低。一方面要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，檔案管理人員也需要具備數(shù)據(jù)處理能力以及相關(guān)知識(shí)內(nèi)容，提升自身專業(yè)素質(zhì)，保證檔案工作順利開展。另一方面對(duì)于檔案管理流程需要進(jìn)行嚴(yán)格管控與監(jiān)督，提升工作人員的意識(shí)，保證信息化管理工作的開展。在工作的過程中，需要根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行工作，由于自身工作的特殊性，確保不對(duì)檔案信息資料進(jìn)行泄密。

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