大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下對(duì)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

劉文鋒

摘 要：傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)辦公室檔案管理工作執(zhí)行的過程中，主要是由人力對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理，在管理過程中很容易出現(xiàn)整理錯(cuò)誤或檔案丟失等相關(guān)情況，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作在執(zhí)行過程中存在許多問題。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，可以在辦公室檔案管理工作中融入信息化的技術(shù)，這樣不僅可以對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，而且還能增強(qiáng)管理的水平。除此之外，信息化技術(shù)的融入還可以提升檔案在管理過程中的機(jī)密性，防止檔案出現(xiàn)泄漏等相關(guān)問題的產(chǎn)生，確保檔案管理工作在執(zhí)行的過程中能夠發(fā)揮管理的意義。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);辦公室;檔案管理;創(chuàng)新

一、辦公室檔案管理工作在執(zhí)行過程中存在的問題

1.管理系統(tǒng)落后

許多辦公室檔案管理工作依然執(zhí)行傳統(tǒng)的管理方法，運(yùn)用傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行執(zhí)行。但是現(xiàn)如今檔案在管理的過程中追求保密性和完整性，所以傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足其需求，如果不對(duì)其進(jìn)行更新，那么很難是管理系統(tǒng)的運(yùn)行的過程中發(fā)揮積極的影響。另外，許多管理人員為了不想在管理系統(tǒng)更新上花費(fèi)大量的資金投入，所以就不會(huì)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，導(dǎo)致管理系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中出現(xiàn)落后的現(xiàn)象，致使辦公室檔案管理工作在執(zhí)行過程中存在許多問題。如果想要有效地解決這一問題，那么需要提高管理系統(tǒng)更新的意識(shí)，明確管理系統(tǒng)得到更新后的重要影響，這樣才能根據(jù)實(shí)際情況對(duì)管理系統(tǒng)更新的內(nèi)容進(jìn)行增強(qiáng)，提高管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中的信息化。

2.辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)差

部分辦公室檔案管理人員都屬于兼職的狀態(tài)，所以他們的專業(yè)水平不高，在管理的過程中無法按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，很容易在管理過程中出現(xiàn)操作失誤或者管理不規(guī)范的現(xiàn)象，影響檔案在管理過程中的完整性。除此之外，部分管理人員在管理過程中缺乏服務(wù)的意識(shí)，導(dǎo)致管理工作只是表面上的現(xiàn)象，并沒有在實(shí)際上對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行，同樣也會(huì)影響檔案在管理過程中的質(zhì)量。因此如果想要有效的解決這一問題，那么辦公室檔案管理人員在管理之前需要進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，這樣在管理的過程中才能更加規(guī)范，在管理過程中的方法也會(huì)具備科學(xué)性，并且還能利用新計(jì)劃技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)的處理，確保檔案在管理的過程中具有完整性和安全性。

二、大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下對(duì)辦公室檔案管理工作進(jìn)行提升的策略

1.對(duì)檔案管理的思維進(jìn)行創(chuàng)新

正是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理思維已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化的需求，所以要對(duì)檔案管理的思維進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和完善，這樣才能滿足檔案在管理過程中的各項(xiàng)需求，讓檔案管理工作在運(yùn)行的過程中更加順利，讓檔案在管理的過程中具備安全性和完整性。例如，首先可以轉(zhuǎn)變管理人員在檔案管理過程中的管理思想，提高檔案在管理過程中的意識(shí)，這樣就會(huì)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行制定，以此來創(chuàng)新檔案在管理過程中的思維，同樣也能根據(jù)創(chuàng)新的思維對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以此建立檔案管理系統(tǒng)，并發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的重要作用。除此之外，檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行的過程中也要融入更多信息化的技術(shù)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的信息化，提升檔案在管理過程中的管理水平，以此來提升服務(wù)能力。

2.對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在如今這個(gè)信息化發(fā)展迅速的社會(huì)背景下，可以在管理系統(tǒng)中融入信息化技術(shù)，這樣不僅可以對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，而且還能發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行過程中的重要影響，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管理。另外，如果想要推動(dòng)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的融入，同樣也需要對(duì)資金進(jìn)行大量的投入，這樣才能使相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，確保檔案管理工作在管理過程中的標(biāo)準(zhǔn)性。因?yàn)橘Y金的大量融入可以提供物力，人力及財(cái)力上的支持，確保檔案管理系統(tǒng)在發(fā)展過程中信息化的進(jìn)程，可以加強(qiáng)檔案在整理過程中的效率，加強(qiáng)檔案在歸檔過程中的效果，緊隨時(shí)代發(fā)展的潮流，滿足社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。例如，在檔案管理系統(tǒng)中融入信息化的系統(tǒng)和信息化技術(shù)，可以使檔案管理工作在執(zhí)行的過程中具備更多便利性的條件，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的融入可以提供查詢和搜索功能，信息在調(diào)出或者增添的效率會(huì)更強(qiáng)，方便相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行查詢，同樣也能方便相關(guān)人員對(duì)其進(jìn)行存檔，為人們?cè)谌粘Ｉ钪刑峁└颖憷缘臈l件，實(shí)現(xiàn)其智能化的優(yōu)勢(shì)。

3.加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)

正是因?yàn)榇蟛糠止芾砣藛T的綜合素質(zhì)比較差，專業(yè)能力比較強(qiáng)，所以在服務(wù)的過程中很容易出現(xiàn)問題，因此可以在服務(wù)之前加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，這樣既可以增強(qiáng)管理人員的知識(shí)水平，而且還能增強(qiáng)管理人員的管理能力，在管理過程中的相關(guān)內(nèi)容都會(huì)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，防止檔案在管理過程中出現(xiàn)缺失或損壞的狀況。例如，可以通過加強(qiáng)員工培訓(xùn)的方式提升信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行，通過員工對(duì)先進(jìn)應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)可以促進(jìn)系統(tǒng)的強(qiáng)化，以此來提高系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的效率，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中的水平。與此同時(shí)，通過對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，還可以創(chuàng)造強(qiáng)大的管理團(tuán)隊(duì)，為實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作信息化的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。

4.加強(qiáng)服務(wù)力度

辦公室檔案信息管理工作本就是一項(xiàng)服務(wù)工作，如果想要對(duì)服務(wù)力度進(jìn)行增強(qiáng)，那么可以通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的方式提高服務(wù)水平，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建，可以方便相關(guān)人員對(duì)信息進(jìn)行查詢，這樣不僅可以提高信息在利用過程中的利用率，而且信息在查閱和歸檔時(shí)也可以不受時(shí)間和空間的限制，展現(xiàn)信息化技術(shù)在應(yīng)用過程中的重要影響，以此來增強(qiáng)服務(wù)過程中的服務(wù)力度，展現(xiàn)辦公室檔案管理工作在應(yīng)用過程中的價(jià)值。

三、結(jié)語

結(jié)合上述文章論述的內(nèi)容，我們了解到辦公室檔案管理工作在大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下需要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和完善，這樣才能滿足大數(shù)據(jù)指導(dǎo)下的相關(guān)需求，摒棄傳統(tǒng)管理過程中的管理局限性，這樣既可以保障檔案在管理過程中的完整性和安全性。提升檔案信息管理的整體效率，能增強(qiáng)檔案信息在管理過程中的服務(wù)水平，滿足相關(guān)人員在使用信息時(shí)的需求。另外，如果想要使管理的效果得到增強(qiáng)，也需要對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，可以通過進(jìn)行培訓(xùn)的方式提高其管理水平，有效地推動(dòng)辦公室檔案管理工作的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]王瑞博.關(guān)于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息安全和工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2014（S4）：68-69.

[2]趙雅博.淺析辦公室文書檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：8+22.