藥品集中帶量采購工作標準化流程與信息化平臺建設(shè)實踐

魏盈盈 劉東 尹雄章 楊紅斌 賀國芳 李飛娥 陳順達 貢雪芃

中圖分類號 R95 文獻標志碼 A 文章編號 1001-0408（2022）09-1136-05

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2022.09.19

摘 要 目的 總結(jié)我院藥品集中帶量采購（簡稱“藥品集采”）工作的流程和信息化建設(shè)實踐，以期為藥品集采工作的常態(tài)化開展提供借鑒。方法 建立標準化的工作流程體系，包括采用流程圖建立標準化流程，開展流程培訓以及流程執(zhí)行情況督導檢查，持續(xù)開展流程優(yōu)化。針對需要大量計算的任務環(huán)節(jié)進行信息系統(tǒng)開發(fā)，提高信息處理的自動化水平。結(jié)果與結(jié)論 我院建立了包括報送集采藥品需求量數(shù)據(jù)工作流程、集采藥品正式開始執(zhí)行流程在內(nèi)的8個具體工作流程，并采取了流程培訓、建立督導檢查制度、采用輔助手段促進流程貫徹執(zhí)行等措施，針對流程、工作表單進行了優(yōu)化;我院還建立了“集采藥品約定采購量臨床任務分配”平臺和“集采藥品日常使用監(jiān)管”平臺，用以完成這2個數(shù)據(jù)計算量特別大的工作任務。工作標準化流程體系和信息化平臺建設(shè)，提高了我院藥品集采工作的運行和監(jiān)管效能，保證了集采任務的完成，節(jié)省了人力資源，有一定推廣價值。

關(guān)鍵詞 藥品集中帶量采購;標準化流程體系;信息化平臺;流程優(yōu)化

Construction and practice of standardized workflow and informatization platform for centralized volume-based procurement

WEI Yingying，LIU Dong，YIN Xiongzhang，YANG Hongbin，HE Guofang，LI Fei’e，CHEN Shunda，GONG Xuepeng（Dept. of Pharmacy， Tongji Hospital， Tonji Medical College， Huazhong University of Science & Technology， Wuhan 430030， China）

ABSTRACT ? OBJECTIVE To summarize the procedure and informatization construction of centralized volume-based procurement （VBP） in our hospital， in order to give references for normal development of centralized VBP. METHODS The standardized workflow system was established， including using flow chart method to establish standardized workflow， carrying out procedure training and inspection of procedure implementation， and continuously conducting procedure optimization. The information system was developed for the task links that needed a lot of calculation to improve the automation level of information processing. RESULTS & CONCLUSIONS Eight specific work procedures were established in our hospital， including the work procedures of submitting the demand data of centralized VBP and the implementation of centralized VBP， and has taken measures such as procedure training， establishing supervision and inspection system and using auxiliary means to promote the implementation of the procedure， so as to optimize the procedure and work form. An informatization platform for the clinical task allocation of the agreed purchase quantity of centralized VBP and a supervision platform for the daily use of VBP were also established in our hospital， then the two tasks with a large amount of calculation could be finished. Standardized workflow system and informatization platform construction has improved the operation and supervision efficiency of centralized VBP in our hospital， ensured the completion of centralized purchase tasks and saved human resources， which has a certain promotion value.

KEYWORDS ? volume-based procurement; standardized workflow system; informatization platform; procedure optimization

作為深化醫(yī)療保障制度改革的重要舉措之一，2019年4月，第一批國家組織藥品集中帶量采購（以下簡稱“藥品集采”）陸續(xù)在11個試點城市實施。之后，經(jīng)過試點地區(qū)和帶量采購品種的“雙擴圍”，國家藥品集采工作快速推進。2021年1月22日，國務院辦公廳發(fā)布了《關(guān)于推動藥品集中帶量采購工作常態(tài)化制度化開展的意見》[1]，自此國家藥品集采工作進入了常態(tài)化發(fā)展階段。為貫徹落實國家藥品集采政策，各醫(yī)療機構(gòu)均積極探索藥品集采工作方案，包括形成多部門齊抓共管的工作模式、適時調(diào)整醫(yī)院藥品目錄、建立中選藥品使用監(jiān)管和考核機制、開展非中選藥品和未集采同類藥品的使用管理、對醫(yī)院信息系統(tǒng)進行升級改造等[2-4]，這些措施為藥品集采政策的落地實施提供了切實保障。

隨著第一、第二批集采藥品第一期采購合同的到期，部分地區(qū)結(jié)余留用政策的落實，醫(yī)療機構(gòu)對藥品集采工作的全過程有了切實、完整的認識?？v觀藥品集采工作在醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)開展的全過程：從開始報量到正式執(zhí)行，從醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部的日常采購、使用和監(jiān)管，再到醫(yī)保部門和醫(yī)療機構(gòu)間的預付款撥付和扣減、使用數(shù)據(jù)上報、結(jié)余留用核算等，整個過程時間跨度長、涉及部門科室多、工作內(nèi)容復雜;特別是在每一批次藥品集采政策開始實施的階段，從政策發(fā)布到正式開始執(zhí)行，往往只有幾天的時間，任務繁重、時間緊迫。為了使醫(yī)院各職能管理部門及臨床科室的工作統(tǒng)一協(xié)調(diào)、迅捷高效，我院快速建立了藥品集采的標準化工作流程體系，有預見性地進行了信息系統(tǒng)的升級改造，建立了集采工作信息化平臺，為藥品集采工作的有序開展和穩(wěn)步推進提供了有力保障?，F(xiàn)將相關(guān)工作實踐總結(jié)如下，以期為藥品集采工作的常態(tài)化發(fā)展提供參考。

1 藥品集采工作標準化流程體系的建設(shè)

國家藥品集采是一種全新的藥品采購模式，帶量采購、醫(yī)保基金預付等一系列配套改革措施要求醫(yī)療機構(gòu)必須建立一整套與之相適應的、和以往采購方式不同的藥品采購和財務管理流程。構(gòu)建標準化的工作流程體系可以規(guī)范整個工作的流轉(zhuǎn)過程，明確每個過程節(jié)點需要什么部門、什么崗位的工作人員參與，流程節(jié)點需要完成什么工作以及工作要做到什么程度，并通過培訓、督導落實保證標準化流程的正確執(zhí)行，是快速建立新工作秩序的有效手段[5]。為此，我院在醫(yī)院藥品集采工作領(lǐng)導小組的領(lǐng)導下，由醫(yī)務處牽頭藥學部、財務處、醫(yī)保辦、信息科等相關(guān)職能管理部門以及部分臨床科室成立藥品集采工作組，快速建立了我院的藥品集采工作標準化流程體系。

1.1 藥品集采工作標準化流程的建立

藥品集采工作組首先依據(jù)不同目標任務擬定流程名稱，其次梳理部門間、部門內(nèi)部的工作流轉(zhuǎn)、承接過程，在各部門達成共識的基礎(chǔ)上，將每個工作步驟按照流轉(zhuǎn)的先后順序用流程圖表示出來，進行流程固化;之后定義每個流程節(jié)點的管理責任部門和崗位，規(guī)范對應文檔和表單;最后，通過多部門聯(lián)席會議，對擬定的流程進行審核確認，初步確定了8個具體工作流程，具體清單見表1。

1.2 藥品集采工作標準化流程的執(zhí)行

為了保障藥品集采政策的貫徹落實，在建立標準化工作流程的基礎(chǔ)上，還要確保流程的有效執(zhí)行，我院采取了以下三大措施。

1.2.1 流程培訓 圍繞藥品集采流程體系，針對不同目標任務流程，由相應職能管理部門牽頭開展多維度、多頻次的集中培訓[6]。比如醫(yī)務處牽頭組織藥學部和各臨床科室開展集采藥品使用管理流程培訓;藥學部及信息科針對臨床科室內(nèi)部開展集采藥品的采購、請領(lǐng)培訓，針對臨床醫(yī)護及患者集采藥品問詢開展專項培訓;財務處及藥學部牽頭組織信息科、醫(yī)保辦進行集采藥品結(jié)算流程培訓等。集中培訓的內(nèi)容包括集采藥品政策、標準化工作流程、規(guī)范化文檔和表單。通過培訓，不同部門和崗位的員工了解了藥品集采政策的基本常識，熟悉了和自己相關(guān)的工作流程和任務時間節(jié)點，掌握了流程相關(guān)表單、數(shù)據(jù)的正確填報和計算方法，有效保證了流程的順利執(zhí)行。

1.2.2 建立督導檢查制度，強化考核 為保證藥品集采流程在不同部門、不同崗位的正確和高效執(zhí)行，藥品集采工作組制定了督導檢查制度，梳理每個流程的關(guān)鍵節(jié)點，設(shè)定考核標準，包括相關(guān)工作人員對流程的熟悉情況、工作流轉(zhuǎn)的及時性、生成表單的完整性和及時性等。依據(jù)考核標準，各職能管理部門設(shè)置專人負責部門內(nèi)部流程執(zhí)行情況的督導檢查工作，藥品集采工作組負責全院流程執(zhí)行情況的督導檢查工作。通過督導檢查工作督促解決流程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，對流程執(zhí)行不力的行為進行督促整改。此外，集采藥品的使用情況也被納入了醫(yī)院的績效考核體系之中，成為醫(yī)院對臨床科室工作考核的重要指標之一。

1.2.3 采取輔助手段，促進流程貫徹執(zhí)行 為了促進藥品集采工作流程的順利執(zhí)行，同時也為流程的優(yōu)化收集建議和意見，醫(yī)院在內(nèi)部辦公平臺專門設(shè)置了“集采藥品問題溝通”線上流程，指定專人負責解答與藥品集采相關(guān)的問題，收集建議和意見。此外，藥學部通過臨床藥師的日常網(wǎng)格化管理渠道，將與臨床科室溝通集采藥品使用情況作為每個月的固定工作項目，提醒自己負責的臨床專科關(guān)注集采藥品使用情況，便于臨床科室及時進行工作部署，推動藥品集采工作的落實。

1.3 藥品集采工作流程優(yōu)化

隨著藥品集采工作的快速推進，一方面，國家集采政策在不斷進行調(diào)整和完善，另一方面醫(yī)院也在自身的工作實踐過程中不斷地發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗。為了使工作流程更好地適應政策和實際工作需求，藥品集采工作組也在持續(xù)開展標準化工作流程的優(yōu)化工作，包括流程的重排、精簡，相應工作表單、統(tǒng)計報表的補充與完善等。

1.3.1 流程的優(yōu)化 “集采藥品正式開始執(zhí)行流程”（流程編號：ypjc-02）是針對不同批次集采藥品正式開始實施階段的工作而擬定的流程。該流程的特點是：從醫(yī)保部門發(fā)文到醫(yī)院上傳藥品采購合同只有幾天時間，在此期間，醫(yī)院需要完成多項事務性工作。其中停止掛網(wǎng)品種的清退沒有緩沖期，短時間清退大量藥品不僅增加了醫(yī)院工作量，也給商業(yè)配送公司或藥品生產(chǎn)企業(yè)造成了損失，容易引起糾紛。此外，對于非中選品種是否繼續(xù)使用的問題，需要通過醫(yī)院藥事管理與藥物治療學委員會討論，更加重了短時間內(nèi)的工作強度。針對以上矛盾突出的問題，藥品集采工作組重新梳理了整個工作流程，發(fā)現(xiàn)從上海聯(lián)采辦發(fā)布中選結(jié)果到湖北省醫(yī)保部門發(fā)布執(zhí)行藥品集采結(jié)果文件，中間有較長的時間間隔，在此期間，可有針對性地減少非中選品種的采購量，從而減少政策執(zhí)行后非中選品種清退的工作量;提前問詢中選品種商業(yè)配送公司，為后續(xù)簽約采購工作的快速響應提供了幫助;提前開展非中選品種評價工作，為高效完成停止掛網(wǎng)藥品清退工作和藥事管理與藥物治療學委員會的品種遴選工作提供依據(jù)。綜合上述措施，藥品集采工作組對現(xiàn)有流程進行了優(yōu)化，增加了集采結(jié)果公布前的“預處理”工作流程，具體見圖1。優(yōu)化后的流程大大減輕了后續(xù)流程工作負擔，使整個流程工作節(jié)奏更為合理。

1.3.2 工作表單的補充與完善 在整個藥品集采工作過程中，醫(yī)院需要在不同階段向有關(guān)部門提交不同的報表，醫(yī)院內(nèi)部管理也需要數(shù)據(jù)報表的信息支撐。為保證報表數(shù)據(jù)及時、準確，提高報表適用性，減少不必要的重復工作，需要在流程設(shè)計中明確生成表單的時間節(jié)點、規(guī)范表單內(nèi)容及格式，并嚴格落實。

隨著藥品集采工作的推進，數(shù)據(jù)表單需求也在不斷變化，對于常規(guī)工作所需的報表需要加入到流程中，保證其有效執(zhí)行。例如在第一批國家藥品集采第一期合同到期時，醫(yī)院管理部門希望獲得該批次集采藥品政策落實后醫(yī)院節(jié)約的藥品采購總金額數(shù)據(jù)。經(jīng)藥品集采工作組討論，明確了該數(shù)據(jù)應作為一個常規(guī)呈報數(shù)據(jù);繼而通過討論，確認了數(shù)據(jù)的計算方法和生成表單樣式，將其加入到“集采藥品使用數(shù)據(jù)統(tǒng)計、上報流程”（流程編號：ypjc-08）中，從而使流程表單得到了補充和完善，具體見表1“a”標注部分。

2 信息化平臺建設(shè)

在藥品集采工作中，不管是前期報量，還是后期使用監(jiān)管，都涉及大量的數(shù)據(jù)提取和計算，藥品集采工作信息化無疑是其常態(tài)化發(fā)展的必然趨勢。我院在藥品集采信息化建設(shè)中，除了和其他醫(yī)院一樣增加了集采藥品標識用于醫(yī)師處方提醒和后續(xù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、增加獨立的集采藥品結(jié)算路徑、生成各種統(tǒng)計報表以外[7-8]，還針對 “集采藥品約定采購量臨床任務分配”和“集采藥品日常使用監(jiān)管”這2個數(shù)據(jù)計算量特別大的工作任務進行了信息化開發(fā)，實現(xiàn)了集采藥品任務量分配自動化和臨床使用情況自主統(tǒng)計、查詢功能。

2.1 集采藥品約定采購量任務分配信息化平臺開發(fā)

隨著藥品集采工作的推進，集采藥品品種數(shù)量急劇增加。不同批次集采藥品開始執(zhí)行的時間不一、合同期限不同，集采中選品種首次采購進院時間也不同步。為完成集采藥品約定采購量臨床任務分配工作，藥品集采工作組需反復向信息科提出需求，提取歷史數(shù)據(jù)，手工合并同通用名、同規(guī)格藥品使用量數(shù)據(jù)，計算各臨床科室使用量占比，與集采藥品約定采購量進行人工比對后，再依據(jù)各臨床科室歷史使用數(shù)據(jù)占比進行任務量的分配;分配完成后還需將任務量手工錄入到臨床使用情況報表系統(tǒng)，用于后續(xù)臨床使用情況統(tǒng)計和查詢。上述整個過程繁冗復雜，數(shù)據(jù)量龐大，非常容易出錯。通過信息化開發(fā)，我院建立了集采藥品約定采購量臨床任務分配信息化平臺，工作人員只需整理集采藥品中選品種和非中選品種對照關(guān)系，手工錄入平臺后點擊運行，就可自動提取選定時間段各臨床科室的歷史數(shù)據(jù);之后信息化平臺會依據(jù)對照關(guān)系自動合并計算多個同名、同規(guī)格藥品用量，自動計算臨床科室使用量占比并進行排序。工作人員只需將排序后的數(shù)據(jù)導出，與約定采購量進行比對折算，考慮臨床使用實際情況進行適當調(diào)整，即可完成臨床科室任務分配，最后再手工錄入平臺即可。具體流程見圖2和圖3。

2.2 集采藥品日常使用監(jiān)管平臺開發(fā)

為順利推進集采藥品使用工作，醫(yī)院信息系統(tǒng)依據(jù)管理需求開發(fā)了“集采藥品日常使用監(jiān)管”平臺，該平臺與“集采藥品約定采購量臨床任務分配”平臺關(guān)聯(lián)，可自動抓取臨床?？迫蝿樟繑?shù)據(jù)用于報表信息需求。平臺設(shè)置了4級報表：一級報表滿足國家、省、市醫(yī)保部門的數(shù)據(jù)上報需求，報表格式與上報格式相同，實現(xiàn)自動提取數(shù)據(jù)功能，導出即可上報;二級報表滿足院級行政管理部門需求，主要內(nèi)容是各批次集采藥品整體完成情況，便于醫(yī)院管理層及時調(diào)整集采藥品管理策略;三級報表滿足臨床科室負責人管理需求，主要內(nèi)容是臨床科室集采藥品整體使用情況;四級報表細化到臨床科室的各個醫(yī)療組使用情況，便于臨床醫(yī)師在不影響臨床治療需求的前提下，優(yōu)先選用集采藥品。所有報表集成在使用監(jiān)管平臺，通過設(shè)置不同的權(quán)限，保證職能管理部門及臨床科室可隨時了解集采藥品使用進程。

3 成效

工作流程標準化體系和信息化平臺建設(shè)，顯著提高了我院藥品集采工作的運行和監(jiān)管效能，使該項工作穩(wěn)步推進。截至2021年12月，我院合約期內(nèi)的藥品集采批次包括國家集采一至三批續(xù)約，國家集采四批、五批，武漢市藥品集采第一批續(xù)約，湖北省藥品集采第一批，重慶八省聯(lián)盟藥品集采共8個批次[9-10]，有約定采購量任務的集采藥品達258個品種，2021年全年集采藥品采購金額達7.04億元，占全院藥品采購總金額的20%。除第二批國家藥品集采受新型冠狀病毒肺炎疫情影響而完成情況滯后以外，第一批國家藥品集采完成率為120.6%，第三批完成率為118.47%。在此期間武漢市作為地區(qū)性藥品集采的試點城市，還開展了以頭孢菌素類抗菌藥物、質(zhì)子泵抑制劑類藥物為主的市級集采，我院的完成率為138.4%。

此外，之前每次需要多人參與、耗時數(shù)天的約定采購量臨床任務分配工作，在2個信息化平臺建設(shè)和關(guān)聯(lián)之后，僅需1人即可隨時完成。各類月度報表也不再需要專人統(tǒng)計和報送職能管理部門和臨床科室，而是自動生成并通過平臺權(quán)限設(shè)置可隨時自主獲取，極大節(jié)省了人力。

4 討論

藥品集采政策是深化醫(yī)療體制改革、實現(xiàn)醫(yī)?；饛谋粍又Ц兜綉?zhàn)略購買職能轉(zhuǎn)化的重要舉措，醫(yī)療機構(gòu)必須堅定不移地貫徹執(zhí)行。隨著藥品集采工作進入常態(tài)化，一方面，集采藥品的品種數(shù)量急劇增加，大量繁冗復雜的工作給醫(yī)院的運營管理和臨床醫(yī)療工作帶來了很大的挑戰(zhàn);另一方面，相比第一批藥品集采政策實施時舉全院之力保障各項工作完成，常態(tài)化階段下藥品集采工作投入的人力物力有限。通過標準化工作流程體系建設(shè)，我院的藥品集采工作目標任務明確、職責清晰、操作步驟規(guī)范，使相關(guān)職能管理部門及臨床科室能夠快速適應藥品集采工作的規(guī)則和秩序，保證了日常工作的規(guī)范和協(xié)同。有針對性地開展信息化平臺建設(shè)，將最繁瑣、費時、易出現(xiàn)差錯的工作進行了簡化，極大地節(jié)省了人力，保證了工作的準確性和效率，同時也滿足了信息獲取及時性的需求。

隨著藥品集采工作的持續(xù)推進，新的問題和挑戰(zhàn)還會不斷出現(xiàn)，流程標準化和信息化作為有效的工作措施，不僅可以用于集采藥品的日常工作管理，還可應用于其他工作范疇，保障藥品集采工作的長期順利推進。例如針對臨床普遍關(guān)注的集采藥品質(zhì)量問題，很多醫(yī)院開展了專項的集采藥品臨床綜合評價工作[11-14]。建立標準化的臨床綜合評價指標和工作流程，將有利于工作的規(guī)范化開展，提高整體評價水平。信息化建設(shè)除了改造醫(yī)院信息系統(tǒng)，還可通過加強外掛系統(tǒng)或平臺的使用效能，促進集采藥品的臨床合理使用。比如通過中國醫(yī)院藥物警戒系統(tǒng)（China Hospital Pharmacovigilance System）等藥物警戒信息化平臺，設(shè)置自定義規(guī)則，加強數(shù)據(jù)挖掘和預警，為開展集采藥品專項藥品不良反應監(jiān)測工作提供助力。

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（收稿日期：2021-11-29 修回日期：2022-02-28）

（編輯：劉明偉）