企業(yè)檔案信息化管理探討

摘要：伴隨著信息時代的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營模式也在不斷創(chuàng)新，企業(yè)檔案信息化已經(jīng)成為了檔案事業(yè)未來發(fā)展的必然趨勢。本文對信息化背景下企業(yè)檔案工作的意義進(jìn)行論述，對檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題進(jìn)行探討分析，就企業(yè)檔案管理如何有效轉(zhuǎn)型提出對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;管理

近幾年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的穩(wěn)步提升，企業(yè)也在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展下不斷改革創(chuàng)新，例如企業(yè)規(guī)模的變大、企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的提升、企業(yè)人才培養(yǎng)的推進(jìn)等都給企業(yè)帶來了全新的一面。而在這之中，企業(yè)的檔案管理也逐漸變得重要化，因此推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理也成為了未來企業(yè)發(fā)展中必要的一步路。

一、企業(yè)檔案信息化管理的作用

（一）減少企業(yè)的支出費用

一旦企業(yè)有效地進(jìn)行了檔案信息化管理，就能夠提升企業(yè)各項資源的利用，在一定程度上就能夠減少企業(yè)所支出的費用，從而為企業(yè)謀取更大的利潤。

（二）提升檔案的查詢功效

企業(yè)在管理檔案信息的過程中，要側(cè)重于信息的搜索和查詢，對檔案信息進(jìn)行合理的收集、存檔、查詢、搜索等措施，同時由于企業(yè)檔案這個特殊性，要在企業(yè)建設(shè)的基礎(chǔ)上，積極將企業(yè)檔案信息與企業(yè)內(nèi)管理系統(tǒng)等其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，從而促使企業(yè)內(nèi)形成一個有效的數(shù)據(jù)資源共享，推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)程，保障檔案管理信息化的穩(wěn)步實施。

（三）加大檔案的管理內(nèi)容

如果在檔案管理過程中缺乏精細(xì)化、專業(yè)化的管理，那么檔案信息的收集整理、存檔統(tǒng)計、信息共享等將變得雜亂無章，毫無效果。從某種意義上講，檔案的信息化管理只是為了檔案管理的內(nèi)容能夠擴(kuò)大，檔案信息能夠被更好地利用。在檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變中，檔案管理的內(nèi)容一定會被擴(kuò)大，在一定程度上就有利于檔案資源的利用。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理所存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理設(shè)備的落后

在企業(yè)檔案管理建設(shè)中，大部分企業(yè)檔案管理設(shè)備相對薄弱，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備主要涉及到文件柜、書架等，即使目前部分企業(yè)擁有大規(guī)模的計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，但隨著新媒體技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)媒體設(shè)備更新?lián)Q代成高科技設(shè)備，這些相對簡易的配置設(shè)備滿足不了當(dāng)下檔案信息化管理的需求。除此以外，檔案管理人員對信息化設(shè)備中專有的檔案管理系統(tǒng)軟件并不熟悉，只會一味地使用傳統(tǒng)的計算機(jī)日常檔案管理，檔案信息不能夠在互聯(lián)網(wǎng)背景下進(jìn)行共享，給提升檔案管理效率帶來了巨大的障礙。

（二）企業(yè)檔案管理人員的落后

由于當(dāng)下我國信息化體系的不完善，導(dǎo)致了企業(yè)檔案信息化管理中缺乏高素質(zhì)的人才。在檔案管理中，高素質(zhì)的人才是必不可少的，他可以對檔案信息進(jìn)行存檔、查詢、共享等一系列活動，但就目前而言管理人員的落后無法確保檔案信息化管理的長遠(yuǎn)持續(xù)的推進(jìn)。缺乏統(tǒng)一的檔案管理人員，就會導(dǎo)致檔案信息隨意分散開來，難以分類有效集中，因此在未來檔案信息化管理中，必須要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)。

（三）企業(yè)檔案管理資料的落后

因為各個企業(yè)對于檔案管理里的資料的利用率實在太過低下，所以，企業(yè)檔案室里的資料不僅要滿足企業(yè)各管理層的需求，還要對企業(yè)的文化具有重大的發(fā)展意義，一定要多樣化。但是通過志愿者們的社會調(diào)查總結(jié)發(fā)現(xiàn)，各個企業(yè)在發(fā)展檔案管理的工作時，大部分的企業(yè)的檔案管理工作室里面的資料進(jìn)行合理充分的利用，他們沒有建立合理的信息化的檔案管理，而且對于紙質(zhì)的答案更是沒有進(jìn)行現(xiàn)代科技的加工管理。所以，在現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)的時代，基本上所有的工作都是在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的基礎(chǔ)上開展的，企業(yè)應(yīng)該通過熟練運用互聯(lián)網(wǎng)的工具來使人們對于工作完成得更加快捷完美，并且具有相當(dāng)完善的安全保障。同時，管理檔案的時候還要將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行備份，這樣就可以充分發(fā)揮出檔案收集管理的優(yōu)勢以及利用價值，可以有效地提高檔案的利用率。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的對策

（一）加強(qiáng)管理設(shè)備的完善

在建設(shè)檔案管理信息化的過程中，基礎(chǔ)管理設(shè)施的完善是必不可少的，這有利于給企業(yè)營造一個良好的信息氛圍。由于檔案信息管理的需求，相關(guān)的計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備是必要的，能夠有效的提升檔案管理信息化的水平，確保檔案信息在企業(yè)間進(jìn)行資源信息共享，形成一個專用的統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)信息資源管理提供便利。

（二）擴(kuò)大檔案管理隊伍

在企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)程中，檔案管理人員顯得至關(guān)重要。首要，要抓住現(xiàn)有的檔案管理人才，對企業(yè)內(nèi)原有的穩(wěn)定的檔案管人員進(jìn)行隊伍組建，小組可以分工合作，也要積極引進(jìn)外來的優(yōu)秀人才，把檔案管理隊伍擴(kuò)大，提高檔案管理的速度化和專業(yè)化。其次，面對信息化時代帶來的變革，檔案管理負(fù)責(zé)人員需要不斷提升信息素養(yǎng)，積極參加各種有關(guān)檔案管理信息化的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提升自我的信息知識，緊跟信息時代發(fā)展的步伐。

（三）抓住檔案管理的重點

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的活動各個過程中，企業(yè)會對各種各樣的信息擁有不同的需求，而為了滿足這種需求，便是檔案管理的工作，這也是他們工作開展的目標(biāo)，所以要想做好檔案管理工作，還要通過大數(shù)據(jù)等等的現(xiàn)代技術(shù)，對檔案里的信息資料來進(jìn)行整理、分類以及再度開發(fā)。要想使得管理檔案的工作人員的服務(wù)意識以及創(chuàng)造意識更加有效地得到提高，那么就要從知識管理方面入手，一定要讓他們對于知識的信息更加了解，這樣一定能夠有效地實現(xiàn)檔案信息能力的深度挖掘。由此可見，企業(yè)的管理部門都需要加大力度來開展檔案的管理工作，進(jìn)行信息的采集，將他們做好分類管理，同時還要從大量的信息中刪除掉沒有用的信息，一定要保證檔案管理保存具有效實性。所以企業(yè)的相關(guān)管理檔案的部門，一定要用科學(xué)有效的方法，將收集到的信息進(jìn)行規(guī)律性、科學(xué)性分類。

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作者簡介：王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽縣，單位：中國電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學(xué)歷：本科，職稱：館員。單位所在地：河南省新鄉(xiāng)市。郵編453000