水電站項目檔案管理工作中的重點和難點

趙運濤

摘要：水電站項目建設(shè)是民生發(fā)展中不能缺少的重要構(gòu)成部分，在開展相關(guān)工作的過程中，涉及到的參建部門較多，檔案資料構(gòu)成復(fù)雜，主要包括設(shè)計圖紙、預(yù)算文件以及施工資料等，為了實時掌握工程進(jìn)度，同時為各部門的有效運行提供合理依據(jù)，應(yīng)該增強檔案管理意識。相關(guān)部門應(yīng)該結(jié)合文件資料分散性及復(fù)雜性特點，針對管理需求選擇合適的管理方式，利用信息技術(shù)減少人工管理的失誤，提高檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：水電站項目;檔案管理;信息化建設(shè)

水電站項目建設(shè)難度大，對技術(shù)水平的要求較高，且涉及到的人員數(shù)量多，流動性大，在各項工作落實的過程中，會產(chǎn)生很多文件資料，此類文件資料對工程建設(shè)有著重要作用和意義。為了保證相關(guān)檔案的完整性，為項目決策提供有力依據(jù)，需要加強對檔案管理工作重點及難點的分析和研究。

1.水電站項目檔案管理工作的基本特點

1.1文件資料具有分散性特點

對于水電站項目來說，需要較長的建設(shè)周期，同時涉及到的內(nèi)容多，且復(fù)雜性強，施工人員的流動性高。在相關(guān)工作開展過程中會產(chǎn)生數(shù)量龐大的文件，主要包括樣品圖、施工圖以及預(yù)算書等，還有各類業(yè)務(wù)活動的資金支出等。但是以上資料相互之間的獨立性強，很難實現(xiàn)集中化管理，為了避免出現(xiàn)資金浪費及影響工程經(jīng)濟(jì)效益的問題，需要通過開展檔案管理工作的方式做好不同資料的整合及分類，保證水電站項目檔案的完整性及可靠性。

1.2文件資料具有復(fù)雜性特點

在開展水電站項目檔案管理工作的過程中，不僅包含單純的檔案記載，還應(yīng)該涉及到施工前的現(xiàn)場勘察、設(shè)立項目以及設(shè)計圖紙等，且包括竣工驗收階段的報告等文件資料，無論是哪類檔案都有著重要的作用和地位。通過認(rèn)真整理及合理分類，可以為工程建設(shè)各環(huán)節(jié)工作的開展和落實提供基礎(chǔ)依據(jù)。由于檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容較多，在管理過程中存在一定難度。

2.水電站項目檔案管理工作開展過程中的難點分析

2.1缺少完善的管理制度

開展水電站項目工程建設(shè)工作時，利益相關(guān)部門較多，有建設(shè)單位、施工企業(yè)、監(jiān)理單位等，由于在不同的單位中，工作人員的職責(zé)存在區(qū)別，人員流動性強，很難實現(xiàn)全面且集中的管理，一定程度上阻礙檔案管理工作的開展。雖然在部分相關(guān)部門中有內(nèi)部的檔案管理規(guī)章制度，但是多數(shù)工作流于形式，不同崗位的責(zé)任界限不清晰，且缺少相互的支持及配合，導(dǎo)致檔案管理工作的效率很難得到提高。

2.2缺乏強烈的管理意識

水電站項目建設(shè)參與方的部分領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作存在理解誤區(qū)，認(rèn)為工作內(nèi)容僅包含文件資料的保管，不用重視管理人員的專業(yè)性，沒有意識到此項工作的重要作用。在以上因素的影響下，使得資源配置缺乏合理性，檔案管理工作的積極性及整體水平無法得到提升。

2.3員工配置不合理及管理人員專業(yè)能力低

對于水電站項目檔案管理工作的整體質(zhì)量而言，管理人員的崗位設(shè)置及綜合素質(zhì)是重要的影響因素，部分單位中的管理人員數(shù)量不夠充足，部分崗位由其他部門的員工兼職，此類員工缺少檔案管理專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，無法保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。與此同時，由于項目建設(shè)過程中人員流動性強，針對部分臨時聘用的人員，由于統(tǒng)計的信息不夠全面，無法形成相應(yīng)的檔案，且兼職管理人員缺少對水電站及建筑工程等方面知識的了解，很難明確工作的核心和方向。

2.4缺乏信息化建設(shè)意識

在新時期發(fā)展背景下，市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)生變化，信息更新的速度變得更快，為了始終保持與時俱進(jìn)，需要加強水電站項目檔案管理工作的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高此項工作的效率和質(zhì)量。但是在部分單位中，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，缺少先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備的引進(jìn)和使用，導(dǎo)致采用表格方式統(tǒng)計各類信息，而利用檔案袋收集和保存資料，不僅管理效率低且對儲存環(huán)境要求高。

3.水電站項目檔案管理工作重點分析

3.1建立完善的檔案管理機(jī)制

在正式進(jìn)入項目建設(shè)階段之前，應(yīng)該通過對相關(guān)政策和要求的分析明確管理方向和目標(biāo)，同時合理細(xì)化及落實各崗位責(zé)任，為檔案管理工作的順利落實打下堅實基礎(chǔ)。首先，水電站項目的參建單位應(yīng)該選擇合理的檔案收集和歸類方式，將工作目標(biāo)、工作流程以及管理內(nèi)容等融入到檔案管理制度的構(gòu)建過程中;其次，明確各類問題的處理方式，如檔案資料不全面以及各環(huán)節(jié)銜接不順暢等，安排專門的工作人員做好嚴(yán)格的監(jiān)督工作;最后，避免檔案管理制度落實過程中出現(xiàn)形式化現(xiàn)象，正確引導(dǎo)管理工作，從而有效提高文件資料的利用率。

3.2增強員工的檔案管理意識

檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真分析各項規(guī)章制度，保證每項工作的開展和落實符合相關(guān)要求和規(guī)定，避免因自身工作的失誤引發(fā)資料不完整及丟失等問題。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提高對軟硬件設(shè)施引進(jìn)的重視，加強管理設(shè)施建設(shè)，而監(jiān)理單位需要履行自身的職責(zé)，對項目檔案做好嚴(yán)格的檢查及審核，保證檔案資料的完整及可靠。

3.3加強高素質(zhì)檔案管理隊伍建設(shè)

首先，應(yīng)該結(jié)合實際情況和基本需求，合理設(shè)置檔案管理部門，并科學(xué)優(yōu)化內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，明確管理權(quán)的歸屬問題，針對不同的崗位劃分管理界限，為檔案管理部門的正常運行提供重要支持;其次，定期組織檔案管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)工作，幫助其學(xué)習(xí)和掌握更多檔案管理相關(guān)的理論知識，并加強對管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，做到實際工作過程中的熟練應(yīng)用，進(jìn)一步提高自身的檔案管理能力;最后，應(yīng)該制定科學(xué)且嚴(yán)格的人才聘用制度，不僅需要其具備較高的學(xué)歷水平，知識的涉獵范圍要廣泛，還要熟悉計算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用原理和技巧，從而提升檔案管理部門的綜合實力。

3.4加強檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用率不斷提高，為了提升水電站項目檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)該增強信息化建設(shè)意識。加強互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)等的有機(jī)結(jié)合，針對現(xiàn)有的信息化軟硬件設(shè)施做好及時的更新?lián)Q代，同時積極參與到軟件的研究及開發(fā)工作中，保證軟件選擇的合理性，使其可以適用于檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境。

結(jié)語：在信息時代發(fā)展背景下，雖然信息技術(shù)推動行業(yè)進(jìn)步，但是針對水電站項目檔案管理工作而言，依然有較大的進(jìn)步空間。項目參建單位需要提高對檔案管理的重視，明確檔案部門及工作人員的地位，通過專業(yè)化培訓(xùn)提升管理人員的綜合素質(zhì)，同時有效強化員工的服務(wù)意識，建立完善的管理機(jī)制，為相關(guān)工作的開展提供參照標(biāo)準(zhǔn)。

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