新時期高校二級學(xué)院行政管理工作的特點與策略研究

摘要：高校二級學(xué)院辦公室需要承擔(dān)相當(dāng)多的行政管理工作，其工作具有傳達(dá)、服務(wù)、分散等特點，隨著時代發(fā)展，這些行政工作出現(xiàn)了效率低下、服務(wù)方向不明等特點，說明應(yīng)當(dāng)對這些工作進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新。對此本文將展開相關(guān)分析，闡述二級學(xué)院辦公室行政管理工作要求、現(xiàn)存問題，確立創(chuàng)新方向，并提出創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵詞：高校辦公室;行政管理;策略

引言

目前，在電子文檔還不能足以支撐歸檔存檔的情況下，紙質(zhì)版文件的發(fā)放與收取，以及文件的簽字蓋章等都會加重高校二級學(xué)院辦公室工作效率的低下?！芭c時俱進(jìn)”是我們在工作創(chuàng)新中要秉承的理念，不斷推進(jìn)辦公無紙化是我們應(yīng)對資源日益緊缺的不二法則，“便捷高效”是我們高校辦公室行政管理工作創(chuàng)新的基本思路。在這一思路下，高校需要展開大量的分析工作，明確了解到問題的本質(zhì)，創(chuàng)新工作，提高工作質(zhì)量。[1]

一、新時期高校辦公室行政管理工作的特點

（一）傳達(dá)性

二級學(xué)院辦公室工作有上傳下達(dá)的性質(zhì)。綜合辦公室最核心的職責(zé)就是落實由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的各種指示，并將落實過程加以嚴(yán)格監(jiān)管，并適時向上級領(lǐng)導(dǎo)反映任務(wù)在落實中所存在的問題及其最后的成果。

（二）服務(wù)性

首先要清楚管理并非領(lǐng)導(dǎo)而是服務(wù)，二級學(xué)校辦公室的行政管理并不是故步自封，而是一定要順應(yīng)時代蓬勃發(fā)展的風(fēng)潮，也需要順應(yīng)教育教學(xué)中事情蓬勃發(fā)展的基本規(guī)律與管理原則，唯有如此才能真正地將教育教學(xué)服務(wù)這一終極目的更好地去完成。

（三）分散性與突發(fā)性

高校二級學(xué)院辦公室工作事務(wù)不似輔導(dǎo)員處理學(xué)生日常工作具有系統(tǒng)性，而是呈現(xiàn)分散性，除每年一些固定動作之外，包括了很多不確定性的工作，如突發(fā)應(yīng)急事情的處理以及職責(zé)范圍之外但又不屬于其他部門的事情。很多職能部處創(chuàng)新工作后下放的新任務(wù)以及要求上交的新文件都屬于分散沒有規(guī)律可循的工作，這些工作的出現(xiàn)要求辦公室行政管理人員的對工作必須靈活看待。

二、新時期高校二級學(xué)院行政管理工作存在的問題

（一）思想政治方面學(xué)習(xí)不足

身為大學(xué)二級院系的行政管理者，由于每天事務(wù)繁多，很難抽出時間開展思想政治理論學(xué)習(xí)，而且大多依靠的都是集體思政培訓(xùn)或研討，所以很容易導(dǎo)致對近期重要思政文件的思想精髓掌握得不全面，長此以往很容易沒有良好的思想政治素質(zhì)，所以也很容易出現(xiàn)在實際工作中出現(xiàn)不少問題，比如對政治工作的核心理解不夠深入，從而導(dǎo)致了工作的方向性模糊;因為平時對時事政治和熱點新聞的不夠重視，就會造成很多事情的處理起來無法依據(jù)最新章程辦事，甚至?xí)斐晒芾硇氏陆档暮蠊?。[2]

（二）無法提升效率

由于現(xiàn)代的高校行政管理辦公室工作人員年齡層普遍較高，所以這些工作人員對新事物的接觸能力也普遍不足，所以在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)入管理部門時，這些工作人員通常無法熟悉現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)使用方式，更偏向于傳統(tǒng)管理工作模式。

（三）服務(wù)力量加強發(fā)展方向不明晰

根據(jù)國家"加強行政機關(guān)管理服務(wù)能力"的需要，中國現(xiàn)代大多數(shù)高等學(xué)校就開展過服務(wù)有關(guān)培訓(xùn)工作，并制定了新的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，但根據(jù)工作情況和標(biāo)準(zhǔn)的表現(xiàn)分析，中國高等學(xué)校內(nèi)普遍存在著服務(wù)力量加強發(fā)展方向不明晰的現(xiàn)狀，即高等學(xué)校所進(jìn)行的服務(wù)培訓(xùn)工作已趨于理論，而這些現(xiàn)狀也使得管理要求無法全面貫徹，服務(wù)能力的提高也十分遲緩。

（四）"放管服"政策措施執(zhí)行不徹底

"放管服"政策措施的必要性不言而喻，行政管理工作需要全面落實該政策措施，但實際狀況中許多學(xué)院辦公室對該政策措施的了解缺乏透徹，或是對政策措施缺乏充分認(rèn)識，致使政策落實不到位，工作出現(xiàn)許多問題。

三、創(chuàng)新時代大學(xué)二級學(xué)院辦公室行政管理優(yōu)化的更新戰(zhàn)略

（一）及時改變工作理念

作為組成全國各大院校發(fā)展不可或缺的關(guān)鍵部分，辦公室不良運行給院校運作所造成的危害通常非常直觀。要想使部門的職能得以相應(yīng)發(fā)展，關(guān)鍵問題就是引進(jìn)科學(xué)精細(xì)化管理觀念，在徹底解決學(xué)校管理工作存在隱患的基石上，通過減少學(xué)校管理所需投資降低成本，并配合該部門效率的提升，直接面向院校內(nèi)部場所進(jìn)行整體管理，往往就能達(dá)到事半功倍的效果了。

（二）引入網(wǎng)格管理

進(jìn)行精細(xì)化管理工作，其前提條件就是實現(xiàn)共享協(xié)商、共享建設(shè)和共同分享管理結(jié)果，即非傳統(tǒng)觀念中所主張的"自上而下管理"?？梢栽谝渣h組織領(lǐng)導(dǎo)的功能得以發(fā)揮視為基礎(chǔ)，采用網(wǎng)格管理的方法，充分調(diào)動行政職能機關(guān)對建言奉獻(xiàn)的積極作用，從而切實地實現(xiàn)了協(xié)調(diào)推動相關(guān)工作的進(jìn)行，其內(nèi)部精細(xì)化管理水平也自然可以獲得更加明顯的提升。

（三）明確管理目標(biāo)

高等學(xué)校通過工作規(guī)范對發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行具體體現(xiàn)所得成果，也就是高等學(xué)校所建立的各項規(guī)章制度，由此可見，要想讓規(guī)章制度發(fā)展出應(yīng)有效果，前提就是對其予以落實。[3]從學(xué)校層面來看，對現(xiàn)有規(guī)章制度加以修改和完善，使規(guī)章制度與條例發(fā)展成為起到積極導(dǎo)向作用的良好標(biāo)準(zhǔn)，使得行政工作人員言行受到有效制約，而在此基礎(chǔ)上，對懲處辦法與規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步明確，往往能使行政管理等方面工作，具有更為理想的有效性。

（四）注重管理工作的流程

對精細(xì)化管理工作追求的主要目標(biāo)，并不是傳統(tǒng)上所認(rèn)為的管理工作結(jié)果，而是通過全方位把控管理工作流程的方法，使管理工作質(zhì)效提高至嶄新高點，這也就意味著精細(xì)化管理工作質(zhì)量與流程之間有著十分緊密的聯(lián)系。由于高校行政管理工作的涉及內(nèi)容較為復(fù)雜，要想讓管理工作的過程得以進(jìn)一步優(yōu)化，關(guān)鍵問題就是以管理科學(xué)理論為指引，在與保證任何工作人員都有具體管理工作內(nèi)容對應(yīng)的前提條件下，切實實現(xiàn)職責(zé)對等。

（五）健全考評標(biāo)準(zhǔn)

行政管理工作中包含了大量便于量化的非程序性工作，而針對于這些工作，管理者們應(yīng)該把定量指標(biāo)體系的設(shè)定作為重點，使得對這些工作都能進(jìn)行科學(xué)考評。事實上，從宏觀角度來看，可以在考核手段的輔助下，從全面、多角度地評估職能部門對管理工作的實際進(jìn)行狀況，使管理工作質(zhì)效被提高至嶄新高度，并為現(xiàn)代精細(xì)管理觀念與方式的引入提供了基石。[4]

四、結(jié)語

高校二級學(xué)院辦公室的工作是比較細(xì)碎，雜亂，繁忙的，其中存在很多缺陷，這些缺陷就是工作的創(chuàng)新方向，需要采用相關(guān)策略來進(jìn)行治理。通過策略可以為工作創(chuàng)新提供動力，讓更多創(chuàng)新元素融入到工作當(dāng)中，由此實現(xiàn)工作創(chuàng)新的目的。根據(jù)時代的變化與時俱進(jìn)。明確工作人員的工作職能與工作目標(biāo)，強化辦公室人員的服務(wù)態(tài)度與服務(wù)意識，增強服務(wù)功能。[5]最后是提高辦公室人員的整體素質(zhì)。做好這幾點，往往能夠切實提高辦公室行政管理工作效率，真正發(fā)揮出管理樞紐和橋梁的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑩璐.新時代民辦高校行政管理的問題與對策[J].學(xué)周刊，2019（12）：178-179.

[2]王碧昱.高校行政管理工作的精準(zhǔn)化分析[J].西部素質(zhì)教育，2019，5（5）：105-106.

[3]沈麗麗.高校精細(xì)化教學(xué)管理的構(gòu)建研究——以行政教學(xué)為例[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2020，36（08）：131-134.

[4]張秀玲.“漏斗模型”在新時期高校院級辦公室精細(xì)化管理中的應(yīng)用[J].中國多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學(xué)學(xué)報（上旬刊），2020（02）：85-86.

[5]王紅艷.實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].價值工程，2013，34[11].

作者簡介：張穎（1994.01-），女，漢，山東濟(jì)寧市人，東華大學(xué)服裝與藝術(shù)設(shè)計學(xué)院2016級碩士研究生，上海電力大學(xué)電氣工程學(xué)院研究實習(xí)員，主要研究方向為高校行政。