現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合

The Integration of Modern Information Technology and Chemical Archives Management

CHEN Jie

（Qinghai Salt Lake Industry Co.， Ltd.， Golmud 816099， China）

【摘? 要】利用信息技術(shù)開展化工檔案管理是新時代化工企業(yè)創(chuàng)新的一個重要方面，在提升化工檔案管理效率中發(fā)揮了重要作用。但受到各種因素的影響，在實際的管理中存在諸多問題，只有從思想上加以重視，積極探尋信息技術(shù)和化工檔案管理整合的有效措施，才能推動化工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展?；诖?，論文分析了化工企業(yè)檔案管理中存在的問題以及影響因素，論述了化工檔案管理工作發(fā)展遵循的原則，并從企業(yè)自身情況出發(fā)提出了現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理整合的基本策略。

【Abstract】Using information technology to carry out chemical archives management is an important aspect of the innovation of chemical enterprises in the new era， and plays an important role in improving the efficiency of chemical archives management. However， affected by various factors， there are many problems existing in the actual management. Only by paying attention to it ideologically and actively exploring effective measures for the integration of information technology and chemical archives management， can we promote the stable development of chemical enterprises. Based on this， the paper analyzes the existing problems and influencing factors in the archives management of chemical enterprises， discusses the principles followed by the development of chemical archives management work， and puts forward the basic strategies of the integration of modern information technology and chemical archives management from the situation of enterprises.

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);化工檔案管理;整合

【Keywords】information technology; chemical archives management; integration

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A?; ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）03-0194-03

1 引言

在信息化時代，化工檔案管理面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理是化工企業(yè)的一項重要內(nèi)容，信息技術(shù)的應(yīng)用對其有著深遠(yuǎn)的意義，不僅可以保障檔案安全，還能保持與時代發(fā)展的一致性，進(jìn)而不斷實現(xiàn)管理的目標(biāo)。作為化工企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員，要對這項工程加以重視，積極探索科學(xué)、合理、與本企業(yè)發(fā)展相符的檔案管理新模式，以從根本上提升化工檔案管理的效率。

2 當(dāng)前化工企業(yè)檔案管理中存在的問題及影響因素

2.1 存在的問題

2.1.1 忽視信息技術(shù)的應(yīng)用

忽視信息技術(shù)的應(yīng)用是化工企業(yè)檔案管理中一個普遍存在的問題，究其根源在于信息技術(shù)創(chuàng)新并非化工企業(yè)的主業(yè)，因此，在推進(jìn)化工企業(yè)發(fā)展的過程中，上到領(lǐng)導(dǎo)下到基層員工都忽視了信息技術(shù)的應(yīng)用。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理只要按照要求按部就班地完成即可，不需要創(chuàng)新。實則不然，在信息技術(shù)向社會各個領(lǐng)域不斷推進(jìn)和滲透的過程中，化工檔案管理表現(xiàn)出了新的特征，對自身工作的優(yōu)化也提出了新的要求。

2.1.2 優(yōu)化效能有待提升

在加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)整合的過程中，因缺乏創(chuàng)新意識，在利用信息技術(shù)優(yōu)化工作方面較為薄弱，主要表現(xiàn)為：工作人員沿用傳統(tǒng)的思路和模式，將更多的時間和精力放在檔案管理流程創(chuàng)新上，沒有從整體著眼進(jìn)行構(gòu)建。因此，如何在新時期創(chuàng)新檔案管理體系，提升檔案管理優(yōu)化工作的實際效能，是檔案管理工作人員急需解決的問題。

2.1.3 信息化程度不高

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，加強(qiáng)化工檔案管理的信息化建設(shè)成為化工企業(yè)面向現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要方向。但在實際的化工檔案管理中，并沒有與先進(jìn)的大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)有機(jī)整合，導(dǎo)致化工檔案管理的綜合效能低下。針對化工檔案管理信息化建設(shè)薄弱的問題，要從自身出發(fā)，善用現(xiàn)代化技術(shù)提升檔案管理層級，以不斷提升檔案管理工作效能。

2.1.4 精細(xì)化程度不夠

隨著信息化檔案管理工作的持續(xù)深入，發(fā)揮信息技術(shù)功能提升檔案管理的精細(xì)化水平是檔案工作發(fā)展的主要趨勢。但在當(dāng)前的檔案管理中，很多企業(yè)依然以舊理念武裝自己，用舊模式開展管理，進(jìn)而降低了化工檔案管理的精細(xì)化程度。從化工檔案管理的工作內(nèi)容和性質(zhì)兩個方面來看，信息技術(shù)的應(yīng)用直接關(guān)系著檔案管理的安全性，也影響著化工企業(yè)檔案管理工作的整體推進(jìn)情況，實現(xiàn)精細(xì)化管理在構(gòu)建現(xiàn)代化化工企業(yè)方面發(fā)揮著重要作用。但事實上，化工檔案管理者對精細(xì)化管理路徑的探索力度不足，難以提升管理效能。

2.2 影響因素

2.2.1 人為因素

人是化工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的直接控制者，是影響整體運行情況的關(guān)鍵因素。如若管理者缺乏信息化應(yīng)用意識，在管理手段上有所欠缺，勢必影響管理的質(zhì)量。同時，工作人員的業(yè)務(wù)能力、經(jīng)驗對檔案管理的信息化建設(shè)也有著直接的影響，尤其是在面對突發(fā)事件的情況下，考驗的不單是工作人員的業(yè)務(wù)能力，更是對工作人員沉穩(wěn)心態(tài)、應(yīng)變能力的考查。因此，工作人員要不斷地提升自己，以更好地推進(jìn)化工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2.2 技術(shù)因素

科技是推動現(xiàn)代化檔案管理工作前行的主要動力，主要的技術(shù)影響因素在工作中表現(xiàn)為：前期資料整理不詳細(xì)，導(dǎo)致檔案制作偏離原計劃，同時，沒有制定有效的應(yīng)對措施;技術(shù)工作者沒有掌握設(shè)備和軟件的應(yīng)用方法，尤其是在新產(chǎn)品、新技術(shù)的應(yīng)用上缺乏經(jīng)驗，進(jìn)而導(dǎo)致實際工作無法和設(shè)備進(jìn)行有效整合，在操作中失誤不斷。

3 現(xiàn)代化化工檔案管理工作發(fā)展遵循的原則

3.1 精細(xì)化原則

精細(xì)化原則是推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作發(fā)展的一項重要原則。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有檔案管理體系也在發(fā)生改變，其工作內(nèi)容和方式也和以往有所不同。在這一形勢下，檔案管理工作者只有把握住時代發(fā)展的趨勢，善用精細(xì)化管理手段，才能形成檔案管理和時代發(fā)展的一致性，才能將信息技術(shù)的保障和服務(wù)作用真正發(fā)揮出來，進(jìn)而為精細(xì)化檔案管理貢獻(xiàn)自己的一份力量。

3.2 規(guī)范化原則

利用信息技術(shù)規(guī)范化工檔案管理，使其朝著更好的方向發(fā)展，對化工檔案的創(chuàng)新有著深遠(yuǎn)的現(xiàn)實意義。在實踐中，因檔案管理并非化工企業(yè)的主業(yè)，很多企業(yè)缺乏重視，以至于工作環(huán)節(jié)和流程存在隨意性。只有正視問題，將利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理納入企業(yè)規(guī)范化發(fā)展的整體框架，積極創(chuàng)新，才能提升檔案管理的效果。

3.3 信息化原則

在新時代的發(fā)展中，信息化建設(shè)是企業(yè)在變革與發(fā)展中面臨的問題之一。在這一背景下，加強(qiáng)信息技術(shù)和化工檔案管理的有效結(jié)合，不僅可以保證檔案的安全性，還能提升化工企業(yè)檔案管理工作的效能，這是當(dāng)下化工企業(yè)檔案管理急需解決的問題。在推進(jìn)化工檔案管理的信息化建設(shè)過程中，相關(guān)人員必須認(rèn)識到信息化建設(shè)是一項長期且復(fù)雜的工程，需要有序推進(jìn)，既要做好硬件配套建設(shè)又要不斷優(yōu)化檔案管理體系，以真正提升化工檔案管理的工作效能。

4 現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合策略

加強(qiáng)信息技術(shù)和化工檔案管理的整合，必須突破陳舊的理念，積極創(chuàng)新管理模式，并針對企業(yè)檔案管理存在的問題，提出與企業(yè)發(fā)展相契合的策略，以滿足當(dāng)前工作發(fā)展的需要。

4.1 構(gòu)建現(xiàn)代信息技術(shù)管理體系

從內(nèi)容和性質(zhì)兩個方面來看，化工檔案管理并非一項孤立的工作，其與化工企業(yè)的各項工作均具有直接的聯(lián)系。具體來講，信息技術(shù)可以優(yōu)化工作流程，發(fā)揮牽一發(fā)動全身的作用。因此，在探索化工檔案管理的信息化發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員要認(rèn)識到其在企業(yè)整體工作中的作用，進(jìn)而積極創(chuàng)新改革方式，同時，通過培訓(xùn)提高其他部門的重視程度，將信息技術(shù)擺在重要位置，通過不斷推動信息化建設(shè)，實現(xiàn)化工企業(yè)檔案管理各環(huán)節(jié)的全面提升與發(fā)展，以切實地提升化工企業(yè)檔案管理的效能。從實際工作開展情況來看，影響信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理中持續(xù)推進(jìn)的主要原因在于沒有健全系統(tǒng)的推廣體系，進(jìn)而導(dǎo)致推廣工作較為滯后。為解決這一問題，要不斷完善推廣管理機(jī)制，明確各部門的工作職責(zé)，鼓勵員工積極主動地投身信息技術(shù)推廣工作，以扭轉(zhuǎn)當(dāng)前的不利局面。

4.2 做好檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)

做好檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)工作是推進(jìn)化工企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的重要保障?；て髽I(yè)要加大對硬件設(shè)備的投入力度，如計算機(jī)、儲存設(shè)備等，為檔案管理的信息化發(fā)展提供堅實的物質(zhì)保障。其中，要選擇性能好、儲存空間大的設(shè)備，保證檔案資料可以得到安全、有效的儲存。同時，化工企業(yè)要考慮檔案管理的連續(xù)性特征，做好舊檔案的整理工作，以不斷完善檔案資料庫，加快化工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。另外，化工企業(yè)要積極創(chuàng)新檔案管理方法，善用信息技術(shù)提升紙質(zhì)檔案管理的安全性和有效性。

4.3 利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理方式

傳統(tǒng)的化工檔案管理工作通常是管理者根據(jù)企業(yè)當(dāng)時的活動和資料，結(jié)合主觀意愿或者整理難易程度進(jìn)行預(yù)處理，以形成檔案資料。這種檔案管理方式存在很大的隨意性，無法保證檔案質(zhì)量，進(jìn)而無法為企業(yè)發(fā)展提供有效的依據(jù)。從檔案的實際效用來講，不完整的檔案無法為企業(yè)展現(xiàn)當(dāng)時的活動、經(jīng)營情況，進(jìn)而影響日后化工檔案的有效應(yīng)用。在信息技術(shù)的發(fā)展中，尤其是隨著網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的發(fā)展，其在檔案管理中的應(yīng)用，不僅優(yōu)化了檔案管理空間，而且是管理者整理檔案的一個有效手段，檔案管理者可以借助網(wǎng)絡(luò)查看檔案資料反映的具體時間節(jié)點和內(nèi)容，同時，能夠及時了解閱讀者的需求和意見，這對化工檔案管理的優(yōu)化工作發(fā)揮了很好的幫助作用。當(dāng)然，在檔案資料整理的過程中，檔案管理者要調(diào)整心態(tài)，巧用信息技術(shù)帶給自己的反饋信息，在檔案整理的開始階段，整理者可以利用信息技術(shù)的交流功能，了解使用者的需求和意見，以提升檔案整理的有效性。在檔案整理完成之后，管理者可以借助信息技術(shù)的開放功能進(jìn)行宣傳，當(dāng)使用者及時了解檔案資料并作出點評時，管理者能夠以此為依據(jù)不斷進(jìn)行優(yōu)化。由此可見，信息技術(shù)在化工企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，可以提升檔案整理的質(zhì)量和效率，同時，對檔案管理者工作方式的優(yōu)化發(fā)揮了積極的推動作用。

4.4 利用信息技術(shù)加快檔案整理進(jìn)度

傳統(tǒng)的化工企業(yè)檔案管理以紙質(zhì)資料為媒介，依靠整理者人工書寫和編制。這種檔案整理方式存在很大的弊端，極易出現(xiàn)人因失誤，如疏漏、錯誤等且速度緩慢。信息技術(shù)的應(yīng)用則可以很好地優(yōu)化這一問題。

第一，自動化辦公軟件的應(yīng)用，為檔案資料整理帶來了極大的便利。復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)已經(jīng)成為檔案整理的有效工具，這些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用大大提升了檔案整理的速度。

第二，錄音筆和攝像機(jī)的應(yīng)用，可以將檔案信息以多種形式儲存，豐富了檔案的形式。在化工企業(yè)的檔案管理中，如若可以將信息技術(shù)和檔案資料整理結(jié)合起來，不僅可以優(yōu)化整理空間，還能最大限度地提升整理速度。信息技術(shù)的應(yīng)用超越了時空的限制，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公的局面，為檔案整理提供了有效的技術(shù)支持。

4.5 利用信息技術(shù)豐富檔案的類型

雖然傳統(tǒng)的檔案整理工作具有形式多樣、類型豐富的優(yōu)點，但受到各種因素的影響，導(dǎo)致檔案資料整理存在類型單一的問題。隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，人們對檔案資料內(nèi)容的需求也不斷增多，同時，對檔案資料類型提出了更高的要求。只有實現(xiàn)資料類型的多樣化，才能滿足人們的需要，才能提升檔案資料整理的質(zhì)量。隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會生活和生產(chǎn)的各個方面，在拓寬人們視野、提升人們認(rèn)知水平上發(fā)揮著重要作用。在這一形勢下，檔案管理者也要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，不斷豐富檔案的類型，以滿足使用者對檔案的多元化和個性化需求。

4.6 做好員工培訓(xùn)工作

為建立現(xiàn)代化的化工檔案管理體系，檔案管理內(nèi)容的優(yōu)化、檔案管理進(jìn)度的加快、檔案資料類型的拓寬都必須以合理的整體規(guī)劃為基礎(chǔ)，只有讓員工熟練掌握信息技術(shù)的操作方法，才能破解“各管一攤”的困境?；て髽I(yè)要注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并定期邀請專家進(jìn)行培訓(xùn)，保證每一位管理者都能熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理的方式和方法，并通過對經(jīng)典案例的講解以及檔案管理中存在問題的探討，提升企業(yè)工作人員應(yīng)對問題的能力。在培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)計上，既要包含基礎(chǔ)的信息技術(shù)優(yōu)化內(nèi)容，也要加強(qiáng)員工工作實踐，通過理論與實踐的結(jié)合提升檔案管理工作人員的整體認(rèn)知，對利用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作有一個全面和清晰的認(rèn)識?；n案管理是一項集技術(shù)和理論于一體的復(fù)合型工作，在推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中，因人員結(jié)構(gòu)老化問題，難以順應(yīng)信息技術(shù)的改革發(fā)展之勢。基于此，化工企業(yè)要組建年齡層次合理、技術(shù)水平過硬、責(zé)任意識較強(qiáng)的檔案管理工作團(tuán)隊，利用業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考核等手段增強(qiáng)檔案管理者的工作積極性和主動性，以不斷豐富自身的管理經(jīng)驗、提升自身的綜合操作水平。

5 結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的化工檔案管理已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展要求，只有加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，才能推動檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化開展。巧用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的連接，不僅可以讓單位內(nèi)部人員快速找到需要的檔案，還能實現(xiàn)單位間的檔案共享，進(jìn)而從根本上提升檔案管理工作的效率。在化工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理從業(yè)者要從思想上認(rèn)識到信息技術(shù)是工作發(fā)展的主要趨勢，并善用信息技術(shù)提升檔案管理工作的有效性，從而使檔案管理與時代發(fā)展步調(diào)一致。在具體的工作實踐中，檔案管理信息技術(shù)的優(yōu)化要堅持創(chuàng)新理念，尤其是利用大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升管理的有效性，以從根本上提升化工檔案管理的效能。

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【作者簡介】陳婕（1988-），女，河南西峽人，館員，從事檔案管理研究。