對(duì)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用的探討

Discussion on the Application of ERP System in Enterprise Internal Control

ZHUANG Xin

（Nanjing Nanrui Solar Energy Technology Co.， Ltd.， Nanjing 210000， China）

【摘? 要】ERP系統(tǒng)貫徹落實(shí)系統(tǒng)一體化管理思想，在提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量與效果上價(jià)值突出，為此，論文立足ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制概念，對(duì)系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中應(yīng)用的積極影響及系統(tǒng)應(yīng)用背景下內(nèi)部控制指標(biāo)體系構(gòu)建與評(píng)估展開(kāi)分析，最終結(jié)合具體案例分析應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的策略，以期提升內(nèi)部控制效力與效率。

【Abstract】ERP system is of outstanding value in improving the quality and effect of enterprise internal control by implementing the idea of system integration management. Therefore， based on the concept of ERP system and internal control， this paper analyzes the positive influence of system application in enterprise internal control and the construction and evaluation of internal control index system under the background of system application. Finally， combined with specific cases， this paper analyzes the strategies of applying ERP system to optimize internal control， so as to improve the effectiveness and efficiency of internal control.

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng);企業(yè);內(nèi)部控制

【Keywords】ERP system; enterprise; internal control

【中圖分類(lèi)號(hào)】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2022）03-0166-03

1 ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制分析

1.1 ERP系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，在制造資源計(jì)劃基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)，其強(qiáng)調(diào)打破企業(yè)發(fā)展中的壁壘，將信息集成范圍擴(kuò)大至企業(yè)上下游，管理企業(yè)發(fā)展過(guò)程中是整個(gè)供應(yīng)鏈。因此，目前廣義上定性為ERP系統(tǒng)是集銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)制造、成本管理、財(cái)務(wù)服務(wù)、質(zhì)量管理等多功能于一體的信息化管理系統(tǒng)，其能夠?qū)崿F(xiàn)人、財(cái)、物高度集成，充分利用資源，全面提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 內(nèi)部控制

根據(jù)美國(guó)審計(jì)準(zhǔn)則委員會(huì)在《審計(jì)準(zhǔn)則公告》中的規(guī)定，內(nèi)部控制是指在一定環(huán)境下為提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率、充分有效地獲得和使用各種資源，達(dá)到既定管理目標(biāo)，而在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的各種制約和調(diào)節(jié)的組織、計(jì)劃、程序、方法。在現(xiàn)代企業(yè)中，內(nèi)部控制包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)控5個(gè)要素。

2 應(yīng)用ERP系統(tǒng)的積極影響

2.1 對(duì)控制環(huán)境的積極影響

控制環(huán)境是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，也是構(gòu)建高效內(nèi)部控制制度的前提，涉及7個(gè)要素（見(jiàn)圖1），決定著企業(yè)內(nèi)部的氛圍。應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠在“最佳流程實(shí)踐”基礎(chǔ)上構(gòu)建起扁平化的組織流程，優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系，提升管理結(jié)構(gòu)流程化、秩序化水平，便于信息快速傳遞與員工之間高效溝通，且減少企業(yè)內(nèi)部控制中存在的層級(jí)，便于領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的了解，合理分配控制責(zé)任，提高控制效率。此外，也對(duì)企業(yè)內(nèi)部責(zé)、權(quán)、利分配體系進(jìn)行優(yōu)化，基于嚴(yán)格的審批流程、授權(quán)制度、互相監(jiān)督與制約機(jī)制，有效避免權(quán)、責(zé)、利不清的情況。

2.2 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的積極影響

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是通過(guò)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、分析風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)的活動(dòng)，是采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是一個(gè)不斷重復(fù)的過(guò)程，需要結(jié)合企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化展開(kāi)工作。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用更新了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)容與形式，尤其是在規(guī)模大、業(yè)務(wù)多的企業(yè)當(dāng)中，ERP系統(tǒng)能夠自動(dòng)化完成企業(yè)信息收集、處理、傳遞等活動(dòng)，減少人為介入，強(qiáng)化對(duì)風(fēng)險(xiǎn)接口風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的控制，便于企業(yè)更清晰地了解業(yè)務(wù)操作規(guī)程，明確崗位責(zé)權(quán)劃分，避免出現(xiàn)人為篡改，從而減少企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 對(duì)控制活動(dòng)的積極影響

控制活動(dòng)是推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部政策、程序高效、順利執(zhí)行的重要措施，覆蓋企業(yè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)、財(cái)產(chǎn)保護(hù)、關(guān)聯(lián)交易、崗位責(zé)任不相容、授權(quán)、績(jī)效等多個(gè)方面。應(yīng)用ERP系統(tǒng)展開(kāi)控制活動(dòng)，可基于其明確的責(zé)權(quán)劃分、完善的體系，根據(jù)企業(yè)公司架構(gòu)以及制度準(zhǔn)確完成職責(zé)分離，提高授權(quán)審批嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)格度，且系統(tǒng)內(nèi)融入企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制、制度安排、流程審批等關(guān)鍵點(diǎn)，代替人工操作，提高資源利用效率。

2.4 對(duì)信息與溝通的積極影響

內(nèi)部控制中信息與溝通主要負(fù)責(zé)內(nèi)部控制相關(guān)信息收集、處理、傳遞，為內(nèi)部控制有效運(yùn)行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，高效的信息與溝通能夠提高內(nèi)部控制效率，減少因信息溝通、傳遞不暢產(chǎn)生的工作遺漏點(diǎn)或工作重疊情況。在ERP系統(tǒng)中，信息基于信息化技術(shù)手段實(shí)時(shí)傳遞，方便、快捷、省力且準(zhǔn)確，更多復(fù)雜的信息也能夠在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)共享，節(jié)約時(shí)間，提高資源利用效率。

2.5 對(duì)內(nèi)部監(jiān)控的積極影響

內(nèi)部監(jiān)控是內(nèi)部控制的重要組成部分，要求內(nèi)部監(jiān)控構(gòu)建起與企業(yè)發(fā)展實(shí)際相符、內(nèi)部控制目標(biāo)相契合的監(jiān)控制度，并賦予監(jiān)控人員權(quán)利，構(gòu)建監(jiān)控程序、運(yùn)用監(jiān)控方法完成對(duì)內(nèi)部控制的監(jiān)督與管控。在ERP系統(tǒng)中，通過(guò)明確的權(quán)責(zé)利體系，有效減少部門(mén)間監(jiān)控脫節(jié)的現(xiàn)象，全面掃除監(jiān)控盲區(qū)，且在科技的支持下，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，便于隨時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)，提高內(nèi)部監(jiān)控有效性。

3 ERP系統(tǒng)中內(nèi)部控制指標(biāo)體系構(gòu)建與評(píng)估

ERP系統(tǒng)中內(nèi)部控制指標(biāo)體系構(gòu)建采用OPM3模型完成。

3.1 指標(biāo)構(gòu)建

3.1.1 控制環(huán)境指標(biāo)

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起扁平化的組織結(jié)構(gòu)，但在降低管理層次的同時(shí)擴(kuò)大了管理范圍，對(duì)管理層的能力與道德素質(zhì)提出更高要求，需要從企業(yè)內(nèi)部控制中產(chǎn)生的大量且繁雜的信息當(dāng)中甄別有價(jià)值的內(nèi)容，并且時(shí)刻感知企業(yè)發(fā)展中潛藏的風(fēng)險(xiǎn)，以便及時(shí)采取控制措施。因此，系統(tǒng)中針對(duì)控制環(huán)境設(shè)置4個(gè)主要控制點(diǎn)，分別為組織結(jié)構(gòu)、職位設(shè)置、職責(zé)分工、人力資源政策。具體指標(biāo)與編碼如表1所示。

3.1.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后，企業(yè)內(nèi)部控制中將產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)，如電子數(shù)據(jù)被篡改、系統(tǒng)遭入侵等，因此，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中共涉及整體風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、新風(fēng)險(xiǎn)管理3個(gè)主要控制點(diǎn)。具體指標(biāo)與編碼如表2所示。

3.1.3 控制活動(dòng)指標(biāo)

應(yīng)用ERP系統(tǒng)后控制活動(dòng)的開(kāi)展與標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程的關(guān)聯(lián)性更強(qiáng)，控制重心也轉(zhuǎn)移到對(duì)人機(jī)相結(jié)合的控制上，從而需要完善內(nèi)控制度，利用信息技術(shù)構(gòu)建新的制度體系，以期在利用ERP系統(tǒng)提升內(nèi)部控制效率的同時(shí)，保障ERP系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行。而從內(nèi)部控制活動(dòng)角度來(lái)講，其主要目的是減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)、損失，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用雖然會(huì)產(chǎn)生新的風(fēng)險(xiǎn)，但對(duì)控制活動(dòng)的目的、功能未產(chǎn)生影響，只是控制活動(dòng)方式發(fā)生改變，因此，共設(shè)置7個(gè)主要控制點(diǎn)。具體指標(biāo)與編碼如表3所示。

3.1.4 信息與溝通指標(biāo)

ERP系統(tǒng)應(yīng)用后企業(yè)內(nèi)部信息傳遞與員工間的溝通更加順暢，可及時(shí)獲取信息，且ERP系統(tǒng)也成為企業(yè)業(yè)務(wù)處理的統(tǒng)一平臺(tái)，使各部門(mén)信息保持公開(kāi)透明，減少信息不對(duì)稱(chēng)的發(fā)生。因此，為確保信息傳遞渠道不受干擾，保障傳遞信息正確，形成良性的信息反饋—傳遞循環(huán)機(jī)制，共設(shè)置兩個(gè)主要控制點(diǎn)。具體指標(biāo)與編碼如表4所示。

3.1.5 內(nèi)部監(jiān)控指標(biāo)

ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的突出優(yōu)勢(shì)則是能夠?qū)I(yè)務(wù)整個(gè)處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，管理層可隨時(shí)檢查業(yè)務(wù)處理情況，采取事前控制措施，盡可能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的影響與損失。因此，基于內(nèi)部控制的3個(gè)環(huán)節(jié)，內(nèi)部監(jiān)控中共3個(gè)主要控制點(diǎn)。具體指標(biāo)與編碼如表5所示。

3.2 指標(biāo)評(píng)估

構(gòu)建起內(nèi)部控制指標(biāo)的OPM3模型后，由于指標(biāo)的邊界模糊，無(wú)法量化，需要應(yīng)用模糊綜合評(píng)估法進(jìn)行指標(biāo)評(píng)估。具體步驟如下：

①設(shè)定評(píng)判對(duì)象，假設(shè)為P，其因素集則為U={u1，u2，...，um}。②設(shè)定評(píng)判等級(jí)集V={v1，v2，...，vm}，U中因素則根據(jù)評(píng)判集中等級(jí)指標(biāo)展開(kāi)模糊評(píng)判，從而形成評(píng)判矩陣：

R=r11，r12，…，r1m

r21，r22，…，r2m

rn1，rn2，…，rnm，U、V、R則構(gòu)成評(píng)判模型，評(píng)判者參照V進(jìn)行打分，統(tǒng)計(jì)得分后形成R，因此，R中因子由評(píng)判者打分確定。③因素權(quán)重確定，將上述指標(biāo)記作不同的集合，如A={a1，a2，...，am}，打分評(píng)判后獲得因素評(píng)價(jià)矩陣：Z=A×R={Z1，Z2，…，Zm}。④完成統(tǒng)一規(guī)劃后則可獲得對(duì)P的評(píng)判等級(jí)。按照本次OPM3模型中的指標(biāo)等級(jí)可獲得一級(jí)評(píng)判矩陣，分別進(jìn)行每個(gè)要素的綜合評(píng)判矩陣計(jì)算，再基于評(píng)價(jià)級(jí)別向量矩陣，確定每個(gè)要素的綜合分值，對(duì)比評(píng)價(jià)級(jí)別后企業(yè)則能夠了解應(yīng)用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制所處階段，明確改進(jìn)事項(xiàng)，為針對(duì)性改進(jìn)提供信息基礎(chǔ)。

4 應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的策略

4.1 企業(yè)概況

某股份制公司經(jīng)營(yíng)電子科技相關(guān)業(yè)務(wù)，注冊(cè)資本約1.3億元，經(jīng)過(guò)13年的發(fā)展，主營(yíng)業(yè)務(wù)年收入約50億，且規(guī)模不斷擴(kuò)大，目前已控股多家公司，企業(yè)內(nèi)部中高級(jí)技術(shù)人員占比35%。目前，已經(jīng)運(yùn)用ERP系統(tǒng)開(kāi)展業(yè)務(wù)多年，企業(yè)組織架構(gòu)完善、規(guī)章制度健全，因此，逐漸應(yīng)用ERP系統(tǒng)展開(kāi)內(nèi)部控制，從控制效果來(lái)看，在業(yè)務(wù)流程的銜接、風(fēng)險(xiǎn)控制、事前控制、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用上還存在諸多問(wèn)題。因此，經(jīng)上述流程分析內(nèi)部控制指標(biāo)后，企業(yè)認(rèn)識(shí)到需進(jìn)一步應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制。

4.2 應(yīng)用ERP系統(tǒng)優(yōu)化內(nèi)部控制的具體策略

4.2.1 構(gòu)建單據(jù)業(yè)務(wù)管理流程，統(tǒng)一線上線下管理

企業(yè)在發(fā)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，并非所有業(yè)務(wù)單據(jù)均由線上產(chǎn)生，而線下產(chǎn)生數(shù)據(jù)經(jīng)常忘記登記或與線上出現(xiàn)不一致，影響財(cái)務(wù)報(bào)表的準(zhǔn)確性。因此，應(yīng)統(tǒng)一線上、線下單據(jù)管理工作，保持流程一致。具體應(yīng)從兩個(gè)方面構(gòu)建單據(jù)業(yè)務(wù)管理流程：①采購(gòu)環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)中采購(gòu)模塊可及時(shí)反饋物料需求，從而生成采購(gòu)訂單，或業(yè)務(wù)部門(mén)定期將需求填寫(xiě)至采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)，經(jīng)審核通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)發(fā)出采購(gòu)訂單。而收到物料后，需要在系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)到貨單，核對(duì)無(wú)誤后單據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到倉(cāng)管部門(mén)，倉(cāng)管部門(mén)根據(jù)單據(jù)入庫(kù)物料，并生成入庫(kù)單據(jù)，經(jīng)過(guò)審核確定采購(gòu)中該批物料已經(jīng)入庫(kù)，并且有著入庫(kù)單據(jù)。在入庫(kù)前還需檢測(cè)物料質(zhì)量，質(zhì)量通過(guò)入庫(kù)管理，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)還需在采購(gòu)系統(tǒng)中填寫(xiě)退換貨單據(jù)。在以上過(guò)程中涉及多個(gè)職能部門(mén)的工作，為準(zhǔn)確劃分職能，形成如圖2所示的單據(jù)管理流程，虛線部分工作由財(cái)務(wù)部門(mén)完成。②銷(xiāo)售環(huán)節(jié)。針對(duì)銷(xiāo)售環(huán)節(jié)應(yīng)構(gòu)建起與線下業(yè)務(wù)處理相對(duì)的單據(jù)管理流程，如圖3所示（虛線為財(cái)務(wù)部門(mén)工作），需將銷(xiāo)售合同作為依據(jù)填寫(xiě)ERP系統(tǒng)中的銷(xiāo)售訂單，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)層審核通過(guò)后按照交貨日期規(guī)定發(fā)貨，并填制發(fā)貨單，經(jīng)過(guò)審核后系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成銷(xiāo)售出庫(kù)單，根據(jù)單據(jù)內(nèi)容倉(cāng)管部門(mén)將產(chǎn)品出庫(kù)，完成銷(xiāo)售后系統(tǒng)內(nèi)每單會(huì)自動(dòng)生成銷(xiāo)售發(fā)票，避免單據(jù)上數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。

4.2.2 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)源頭控制，積極采取事前控制

ERP系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部控制中強(qiáng)化事前控制提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，但企業(yè)內(nèi)部控制中普遍仍以事中、事后控制為主，未能利用事前控制的優(yōu)勢(shì)從源頭規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，由此可以反映出企業(yè)工作缺少計(jì)劃性，內(nèi)部控制時(shí)效性差。因此，應(yīng)從源頭抓起，提高內(nèi)部控制的主動(dòng)性。具體來(lái)講，應(yīng)做好兩方面工作：其一則是以預(yù)算計(jì)劃作為根本，將企業(yè)發(fā)展業(yè)務(wù)、各項(xiàng)任務(wù)量化，以客觀的數(shù)據(jù)展開(kāi)內(nèi)部控制。建議成立預(yù)算管理委員會(huì)負(fù)責(zé)企業(yè)預(yù)算工作，根據(jù)董事會(huì)制定的預(yù)算方案，督促各部門(mén)制定預(yù)算，協(xié)調(diào)預(yù)算編制與執(zhí)行的沖突，負(fù)責(zé)預(yù)算管理與預(yù)算執(zhí)行情況考核，推動(dòng)預(yù)算目標(biāo)的完成，并且將企業(yè)內(nèi)部通過(guò)審批預(yù)算的信息內(nèi)置于ERP系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)化成為具體的控制目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)可浮動(dòng)的范圍以及各個(gè)控制點(diǎn)的主要負(fù)責(zé)人，發(fā)生實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成實(shí)際數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)的對(duì)比，超過(guò)浮動(dòng)范圍后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出警告，提醒領(lǐng)導(dǎo)層不予審批，并要求相關(guān)負(fù)責(zé)人立即說(shuō)明情況，從而實(shí)現(xiàn)事前控制。其二則是基于ERP系統(tǒng)對(duì)管理職權(quán)分工加以規(guī)范，嚴(yán)格控制企業(yè)內(nèi)部授權(quán)，每個(gè)崗位員工的責(zé)任必須明確，按照責(zé)權(quán)體系進(jìn)行操作權(quán)限授權(quán)，明確在系統(tǒng)內(nèi)可查詢的信息范圍、可完成的業(yè)務(wù)活動(dòng)，提高內(nèi)部控制客觀性，避免內(nèi)部控制受到人情世故的影響，各項(xiàng)政策與程序能夠在企業(yè)發(fā)展中嚴(yán)格執(zhí)行下去。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用有效地加速了企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程，隨著系統(tǒng)功能的完善，內(nèi)部控制的效力與效率也在不斷提升。因此，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)ERP系統(tǒng)及積極影響，充分發(fā)揮其功能優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化內(nèi)部控制策略，完善內(nèi)部控制路徑，有效預(yù)防運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，不斷提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足、穩(wěn)定發(fā)展。

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【作者簡(jiǎn)介】莊鑫（1989-），女，江蘇南京人，會(huì)計(jì)師，從事企業(yè)財(cái)務(wù)管理研究。