試論新時期檔案管理的己任與提升策略

陳蘇東

當(dāng)前階段，大部分企事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，仍然存在對該項工作認(rèn)知不到位、相應(yīng)的管理機制匱乏、工作人員技能水平較低等多方面問題，需要各部門加強對這些問題的研究分析，這樣才能更好地提升檔案管理質(zhì)量，確保檔案的真實性和準(zhǔn)確性。信息化時代下，檔案管理可以有效服務(wù)社會，是我國重要的資源組成部分。因此在進(jìn)行管理時不僅需要保證檔案的完整性，還要使其查找時有跡可循，以減少工作量。而檔案的信息化建設(shè)可以很好地滿足這一要求，借助大數(shù)據(jù)的資源共享和數(shù)據(jù)量大等特性可以更好地讓檔案儲存簡單化。

新時代檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性

在信息化時代背景下，可以借助信息技術(shù)克服紙質(zhì)檔案管理存在的不足，保證當(dāng)下檔案管理的有效性和準(zhǔn)確度，具體主要表現(xiàn)為以下三方面。首先，信息化建設(shè)可以讓檔案以非常完整的數(shù)據(jù)庫為信息基礎(chǔ)，極大程度地減輕了工作人員的工作量，不管是對新信息的整理還是收集，相對于過去都有不小的改善，這樣一來，工作人員的檔案管理有效性就有了明顯提高。其次，對檔案進(jìn)行信息化處理可以更好地保證檔案的整潔性，減少修訂工作量，保證檔案的準(zhǔn)確性，避免為后續(xù)的查找與翻閱造成不便。最后，信息化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，保存的時間更久，而且保存的信息也往往更加完整；傳統(tǒng)檔案如果保存不當(dāng)，就可能出現(xiàn)遺漏或丟失等問題，所以相對而言，電子檔案會更加精準(zhǔn)和便捷。因此，檔案信息化建設(shè)在企事業(yè)單位的發(fā)展中非常重要，這也意味著檔案信息化管理是非常有必要的。

新時期檔案信息化管理面臨的機遇

由煩瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的檔案管理以人力為主，比較煩瑣，而且管理內(nèi)容都是紙質(zhì)文件，偏向于實體管理；在信息化時代背景下，計算機網(wǎng)絡(luò)等信息化管理占據(jù)了主要地位。檔案管理堅定以人為本的理念，對管理人力資源有很大的作用。隨著信息化普及，檔案管理和建立用戶可以更高效地更新信息，在降低工作煩瑣程度的基礎(chǔ)上保障信息的準(zhǔn)確性和高效化。

由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向媒體化管理

在電子信息時代，以前的管理方式不再適應(yīng)時代的發(fā)展，管理起來較為麻煩，這就需要對檔案信息進(jìn)行合理管理，由以前的單一傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)的媒體化管理，增加硬件設(shè)備，提升軟件設(shè)施，適應(yīng)新時代的發(fā)展，更大發(fā)揮檔案資源價值。

從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

檔案館收藏了大量原始檔案，并且以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容和坐等上門提供數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容過于單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時代發(fā)展，且更新速度緩慢。這時新媒體的優(yōu)勢就體現(xiàn)出來了，新媒體依托網(wǎng)絡(luò)通信、計算機數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了一個多樣性、多元化的信息系統(tǒng)，系統(tǒng)資源豐富且傳播面廣，傳播速度較快，可以向社會傳播最新信息。

新時期檔案管理中存在的問題

協(xié)調(diào)機制不統(tǒng)一

企事業(yè)單位隸屬問題會對檔案管理及運行帶來實質(zhì)性的影響。不同的企事業(yè)單位所屬的行政部門各不相同，會導(dǎo)致企事業(yè)單位的管理體制處于分散的領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，這種現(xiàn)象很容易造成各企事業(yè)單位在對檔案管理時獨自為戰(zhàn)，被分割成若干塊，而各企事業(yè)單位有各自的檔案管理系統(tǒng)，當(dāng)然，其會在檔案管理的過程中進(jìn)行自我完善，通過自我發(fā)展來進(jìn)行檔案管理。然而，很顯然，這種無法在資源上進(jìn)行共享的行為很大程度上會導(dǎo)致檔案管理改革舉步維艱，會使其無法得到有效的突破性發(fā)展，而目前許多企事業(yè)單位也意識到了資源不共享所具有的弊端，但僅僅是在意識上有所認(rèn)同，卻很少展開實質(zhì)的行動，其中主要的原因可能是當(dāng)前我國還沒有一個專業(yè)的機構(gòu)來規(guī)劃或協(xié)調(diào)檔案現(xiàn)代化資源共享工作，使得這種協(xié)調(diào)機制只停留在表面。許多企事業(yè)單位的檔案館依然還是采取過去的管理模式，封閉式管理還是主流，其對現(xiàn)代化的管理手段不夠重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能得到及時更換，數(shù)據(jù)庫建設(shè)也處在較低水平。這使得企事業(yè)單位雖然在檔案管理中造成了大量的人力和財力損失，卻依然沒有收到很好的管理效果，這同樣也會影響檔案管理現(xiàn)代化改革的步伐，使得檔案管理的自動化進(jìn)程放緩。

管理人員綜合素質(zhì)及技術(shù)水平較低

從工作人員的綜合素質(zhì)及管理水平情況來看，檔案管理人員在專業(yè)性和責(zé)任心方面依然存在不足。由于部分企事業(yè)單位在職工檔案的管理方面的意識較為薄弱，沒有配備專業(yè)化的工作人員進(jìn)行檔案管理，使得進(jìn)行職工檔案管理的工作人員身兼數(shù)職，且其對具體的檔案管理方式和工作方法也沒有更加全面的了解，在具體管理過程中存在檔案信息錯亂或位置擺放不對等各種情形，而這給職工的檔案信息的準(zhǔn)確性、真實性造成了不利影響。除此之外，由于缺乏專業(yè)化的檔案管理，工作人員的檔案管理工作效率往往較低；企事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，使得在該方面的資金投入力度較小，因此即使有工作人員進(jìn)行管理工作，但由于該部分工作人員缺乏培訓(xùn)機會，難以了解當(dāng)前對檔案管理工作的新要求、新變化，其自身的理論知識及管理技能也就無法隨著時代發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的更新，這在某種程度上降低了整個管理隊伍的工作水準(zhǔn)。

數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

各企事業(yè)單位在檔案管理過程中通過不斷發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫。一些企事業(yè)單位在對檔案管理的過程中各自為戰(zhàn)，使得各企事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時會有一些急功近利的想法，浮躁心理非常嚴(yán)重，這些數(shù)據(jù)庫的滯后主要表現(xiàn)為以下幾個方面：首先，缺乏整體性，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，更多的是自給自足，數(shù)據(jù)庫也僅局限于自身，相對來說規(guī)模較小；其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類型不多，許多企事業(yè)單位還出現(xiàn)了在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源浪費；最后，在數(shù)據(jù)控制方面沒有規(guī)范，導(dǎo)致無法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于自身使用的話，就會大大降低數(shù)據(jù)的利用率，從而影響數(shù)據(jù)庫的價值利用。此外，還有一個現(xiàn)象是許多企事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，僅僅是對條目數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，因此無法滿足用戶的具體要求，還有些企事業(yè)單位雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但僅僅提供對主頁的訪問，并不能進(jìn)行資源共享。

檔案管理經(jīng)費投入較低

在檔案管理中，硬件設(shè)施正在不斷更新?lián)Q代，但是軟件建設(shè)還沒有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進(jìn)行相應(yīng)的資金的投入。然而，經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多企事業(yè)單位在檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中能投入的資金相對有限，其也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達(dá)到高起點的檔案館現(xiàn)代化建設(shè)，對設(shè)備的更新不及時。發(fā)生這類現(xiàn)象的主要原因是經(jīng)費投入低，其阻礙了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

新時期檔案管理的己任與提升策略

提升領(lǐng)導(dǎo)層的重視

要做好檔案管理信息化建設(shè)，讓更為完善的信息化管理發(fā)揮檔案的新媒體價值；要讓該價值有效地引起企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視，不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時也讓每個部門的工作人員意識到，積極配合信息化建設(shè)可以有效地讓各工作崗位獲得更專業(yè)的信息支持，從而提升工作的便捷性；通過專業(yè)信息化建設(shè)，工作人員在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的運用下就可以有效輕松地搜索獲取工作所需的檔案資料，可以避免花精力去實體空間尋找，或者拜托他人尋找。通過引起所有工作人員的重視，得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路；同時，領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可可以有效促使其他部門工作人員配合有關(guān)工作的開展。

搭建信息化檔案管理的架構(gòu)保障

建設(shè)專業(yè)化的檔案管理環(huán)境和相應(yīng)的管理規(guī)章制度，可以有效保障整個檔案管理工作的順利開展及推進(jìn)。針對當(dāng)前階段管理現(xiàn)狀較為混亂的局面，企事業(yè)單位在今后的工作中要重視對內(nèi)部管理情況的改善；要在管理階層及職工群體當(dāng)中加強對檔案管理工作重要性的宣傳力度，使工作人員意識到該項工作的重要性以及必要性，從而在規(guī)范相關(guān)流程的基礎(chǔ)上，提升職工對檔案管理工作的重視程度。同時，也要對管理工作過程中涉及的規(guī)章機制進(jìn)行相應(yīng)的健全完善，針對檔案管理工作過程中可能出現(xiàn)的各種情況提前做好預(yù)備方案，建立完善的檔案管理流程。要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善工作。信息化檔案管理模式要依靠操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，已然是公認(rèn)的事實了。企事業(yè)單位各相關(guān)部門及職工組織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)自上而下分層級做好設(shè)計方面的工作，對電子文件的源頭管理做好具有科學(xué)性和實用性的計劃。針對流動過程中的電子文件和紙質(zhì)文件，更要做好適當(dāng)?shù)慕槿牍ぷ骷靶ЯΥ_認(rèn)工作。

加強對檔案的管理利用

進(jìn)行檔案管理的目的主要是方便以后的查詢和借閱，實現(xiàn)檔案的利用價值，所以相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時應(yīng)以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量為根本，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工作。首先，為了方便檔案快速查找，需要在信息技術(shù)的幫助下對檔案進(jìn)行編目、檢索等，相關(guān)技術(shù)人員還可以設(shè)計一定的檢索工具，以完善檢索系統(tǒng)，提高檔案查找效率。其次，為了更好地實現(xiàn)檔案的利用價值，在進(jìn)行管理時需要從不同方面建立單獨的管理空間：第一，建立特定的檔案室，以此為管理人員提供更好的管理空間，方便信息化檔案的儲存，避免外界環(huán)境對檔案造成破壞；第二，進(jìn)行檔案備份，對檔案進(jìn)行有效的微縮，以減少儲存占用空間。最后，相關(guān)工作人員還需要對檔案進(jìn)行有效的分類，并及時對一些損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，以此來增長其保存時間。

建設(shè)專業(yè)化檔案管理團隊

由于檔案管理工作的內(nèi)容涉及較廣，而且涉及的部門較多，因此需要建立專門的工作部門，與其他部門或組織之間相互配合，這樣才能更好地實現(xiàn)集中化專業(yè)化的檔案管理。在今后的檔案管理工作中，企事業(yè)單位需要根據(jù)職工的規(guī)模確定檔案管理專職工作人員數(shù)量，形成專業(yè)化的骨干管理隊伍；與此同時，要給予工作人員定期的培訓(xùn)機會，幫助工作人員豐富理論知識，更好地理解新時期對檔案管理工作的新要求，只有在理論知識豐富的基礎(chǔ)上，工作人員才能更好地結(jié)合企事業(yè)單位的實際情況進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新性發(fā)展。與此同時，職工檔案管理工作較為復(fù)雜，僅依靠專職檔案的管理人員難以在短時間內(nèi)將如此繁重的任務(wù)高效完成，其需要其他部門及相關(guān)人員的共同幫助，因此企事業(yè)單位要注重檔案管理的專業(yè)化和兼職化，建設(shè)專、兼職相結(jié)合的檔案管理工作團隊。

注重資源合理運用

作為企事業(yè)單位，其本身擁有大量的社會資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)過程中的經(jīng)費消耗，其可以運用有效的資源提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計和日常維護(hù)中，可以運用自身固有資源或有關(guān)社會資源，盡可能地將費用降到可以承受的范圍，并同時保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費的運用上要堅持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費；以實用性為主，避免標(biāo)準(zhǔn)過高而不適合實際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名等信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索有了堅實的技術(shù)保障。而企事業(yè)單位要做的便是活用這些高新信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

注重對檔案管理人才的培養(yǎng)

在信息化時代下，檔案管理應(yīng)多選用專業(yè)的機構(gòu)團隊，或在企事業(yè)單位內(nèi)部組建專業(yè)團隊，由更好地讓信息化建設(shè)順暢、專業(yè)地展開。在崗位人員安排上，一方面要盡可能選擇專業(yè)對口的工作人員，另一方面要注重在崗人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。其中，可以通過讓工作人員參與培訓(xùn)班或進(jìn)修的方式來提升專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以包括在線培訓(xùn)與實體課程培訓(xùn)，具體方式依據(jù)工作人員的時間、精力狀況安排，以保證培訓(xùn)安排的有效性；在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)需要結(jié)合進(jìn)行，以有效地確保工作人員能更好地掌握實際工作所需，讓其工作能力隨著工作需求變化不斷與時俱進(jìn)。

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)可以更好地讓檔案管理相關(guān)工作與時俱進(jìn)。但是在實際實施過程中，也會因多種多樣的阻力導(dǎo)致其價值無法得到開發(fā)運用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費。信息時代下的檔案管理有了更多機遇，但同時也面臨著更大的挑戰(zhàn)，所以企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時必須有針對性地采取相應(yīng)策略，這樣才能有效解決管理中存在的不足。

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