人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

劉靜

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，意味著人工智能技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的應(yīng)用更加深入。人事檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，人事檔案信息也是數(shù)據(jù)資源中重要的一項(xiàng)。若想人事檔案管理智能化建設(shè)取得理想的效果，則需要對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入挖掘。在人工智能技術(shù)的引領(lǐng)之下，加快人事檔案管理智能化建設(shè)步伐，從而滿足單位可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。

人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

檔案信息檢索更加便捷

傳統(tǒng)以人工為主的人事檔案管理模式，在檢索方面具有很大的難度。單位在拓展和實(shí)踐業(yè)務(wù)的過(guò)程中，會(huì)積累大量的人事檔案信息，這為工作人員的檔案檢索與搜集工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。檢索效率不高，甚至還會(huì)出現(xiàn)重復(fù)且錯(cuò)誤等問(wèn)題，這給單位未來(lái)的戰(zhàn)略統(tǒng)籌與發(fā)展規(guī)劃造成了影響。而人工智能技術(shù)的應(yīng)用可以進(jìn)一步凸顯智能化檢索功能的特征，管理人員可以在人工智能技術(shù)的支撐下，通過(guò)智能檢索快速搜集和整理出相關(guān)的人事檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行分類管理。在單位進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃時(shí)，工作人員也能夠有針對(duì)性地檢索和整理出相關(guān)資料，保證單位所規(guī)劃的未來(lái)發(fā)展方向更加精準(zhǔn)。

提高資源利用效率

單位在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)人事檔案資料的有效管理，不僅能為內(nèi)部工作開(kāi)展各項(xiàng)方針政策的實(shí)施提供有力的支持和保障，同時(shí)也能在完善制度體系的過(guò)程中，結(jié)合人事的相關(guān)檔案資料，找到正確的工作開(kāi)展方向以及相關(guān)的依據(jù)。除此之外，還能保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部在調(diào)配人員方面具有一定的合理有效性。將人工智能技術(shù)與人事的相關(guān)檔案管理工作相結(jié)合，有利于人事檔案管理工作的有效開(kāi)展。因此，人工智能技術(shù)與人事檔案管理的結(jié)合得到了單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。通過(guò)人工智能技術(shù)，不僅能最大程度地減少人力和物力等資源的投入力度，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人事檔案的全方面有效管理和分析，從而最大程度地實(shí)現(xiàn)人事檔案資料合理、有效的利用。

人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用要點(diǎn)分析

戰(zhàn)略統(tǒng)籌，確定方針

在應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，單位需要遵循戰(zhàn)略統(tǒng)籌的原則，深入分析新時(shí)期人事檔案管理工作面對(duì)的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。單位要了解具體的戰(zhàn)略法規(guī)，借鑒和引入先進(jìn)的管理思想和基礎(chǔ)理論，再結(jié)合具體的工作要求以及對(duì)未來(lái)發(fā)展方向的精準(zhǔn)定位，科學(xué)制定方針，從而為接下來(lái)相關(guān)建設(shè)工作的有序開(kāi)展提供一定的戰(zhàn)略支撐和引導(dǎo)，以保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，提高整體的建設(shè)效能和綜合實(shí)踐品質(zhì)。在應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，需要進(jìn)行全面性、系統(tǒng)性的市場(chǎng)調(diào)研工作，要充分了解目前人事檔案信息方面所具有的實(shí)際需求，再結(jié)合單位所涉及的服務(wù)業(yè)務(wù)以及覆蓋范圍確定具體的功能要素，從而對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，以及其所包含的功能模塊進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，如此才能夠保證所構(gòu)建的系統(tǒng)符合現(xiàn)有的工作環(huán)境，以提高整體的執(zhí)行性和適應(yīng)性，實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)與人事檔案管理之間的深層次融合。

革新技術(shù)，搭建平臺(tái)

在應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，單位需要清楚地認(rèn)識(shí)到新時(shí)期背景下的智能化、數(shù)字化革新趨勢(shì)，積極運(yùn)用人工智能技術(shù)，分析其所具有的功能和適用范圍，通過(guò)有效的規(guī)劃，科學(xué)設(shè)置現(xiàn)代化管理平臺(tái)，確定其具體的功能優(yōu)勢(shì)以及服務(wù)范圍；再結(jié)合人事檔案管理工作的職能要求進(jìn)行合理布局，確定相關(guān)的工作流程，設(shè)置具體的管理標(biāo)準(zhǔn)。這樣才能夠保證以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化系統(tǒng)在實(shí)操的過(guò)程中更加規(guī)范，且符合單位的實(shí)際要求。同時(shí)，還需要利用互聯(lián)網(wǎng)具有的信息搜集、整理和傳播、共享功能，科學(xué)構(gòu)建官網(wǎng)平臺(tái)，就相關(guān)的人事檔案信息進(jìn)行傳輸與反饋，真正做到人事檔案管理的公開(kāi)化與透明化。在革新人工智能技術(shù)時(shí)，不僅需要針對(duì)系統(tǒng)建設(shè)積極引入相關(guān)技術(shù)軟件，也要做好系統(tǒng)維護(hù)與安全防護(hù)，加強(qiáng)技術(shù)開(kāi)發(fā)與系統(tǒng)完善。合理使用防火墻等軟件，搭建安全防護(hù)屏障。

精準(zhǔn)錄入，智能統(tǒng)計(jì)

單位對(duì)檔管工作領(lǐng)域的信息錄入和統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)要素具有較高要求，其操作的精準(zhǔn)性影響著今后的戰(zhàn)略統(tǒng)籌以及發(fā)展規(guī)劃。因此，在應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，需要遵循精準(zhǔn)錄入、智能統(tǒng)計(jì)的原則。對(duì)具體的系統(tǒng)功能和實(shí)操流程進(jìn)行規(guī)劃設(shè)置，并根據(jù)不同類型的檔案信息進(jìn)行智能分類，再借助人工智能技術(shù)載體進(jìn)行掃描錄入。加強(qiáng)人事檔案信息真實(shí)性、精準(zhǔn)性的檢測(cè)，做好信息匯總，依托人工智能技術(shù)手段進(jìn)行綜合性的統(tǒng)計(jì)與評(píng)估，幫助管理人員深入分析和判斷單位內(nèi)部存在的風(fēng)險(xiǎn)，以便及時(shí)作出干預(yù)和控制。

強(qiáng)化人工智能技術(shù)在人事檔案管理中應(yīng)用的保障措施

增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，重塑檔案管理理念

單位要重視人事檔案管理，并將人工智能技術(shù)應(yīng)用其中，積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，重塑人事檔案管理理念，進(jìn)一步提高人工智能技術(shù)在單位人事檔案管理中的應(yīng)用效果。

一方面，單位要緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，牢牢把握住大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)。從自身的管理理念方面入手，在“科學(xué)發(fā)展觀”的指導(dǎo)之下，優(yōu)化人事檔案管理理念，形成數(shù)字化管理思維模式，要充分凸顯人事檔案管理工作的服務(wù)功能。因此，單位在對(duì)人事檔案進(jìn)行人工智能技術(shù)應(yīng)用管理時(shí)，要對(duì)傳統(tǒng)管理理念中不合理的因素加以剔除，要立足于當(dāng)前市場(chǎng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，形成動(dòng)態(tài)化管理思維模式，最大程度發(fā)揮大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)的優(yōu)勢(shì)之處，以便進(jìn)一步優(yōu)化單位人事檔案智能化管理模式。

另一方面，單位的人事檔案智能化管理理念，要具備動(dòng)態(tài)化、全面化和多元化的雙重特征。對(duì)此，單位要緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，在動(dòng)態(tài)化管理思維的引導(dǎo)下，把握大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)，逐步更新完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在人事檔案更新方面，利用人工智能技術(shù)，對(duì)人員的各項(xiàng)數(shù)據(jù)加以搜集、整理，及時(shí)更新人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的資料信息，以便提供精準(zhǔn)、客觀的信息數(shù)據(jù)支持。此外，單位要妥善處理好智能化管理與文本化管理之間的關(guān)系，切勿對(duì)兩者進(jìn)行割裂處理，要充分發(fā)揮智能化管理與本體化管理各自的優(yōu)勢(shì)，打破文本化管理的局限。借助人工智能技術(shù)的應(yīng)用，可以進(jìn)一步提高單位人事檔案管理水平。

提高管理實(shí)效，加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

單位以人事檔案管理工作為核心，應(yīng)用人工智能技術(shù)時(shí)，要加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，依托強(qiáng)有力的人才支持，進(jìn)一步提高人事檔案智能化管理的實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)人工智能技術(shù)與人事檔案管理的深層次融合。

第一，嚴(yán)格把控好單位人事檔案管理崗位入口。單位要明確人事檔案智能化管理的內(nèi)涵，從人才招聘方面入手，對(duì)部門(mén)及崗位人員的能力條件作出明確說(shuō)明，優(yōu)化人才招聘程序，確保所構(gòu)建的管理團(tuán)隊(duì)處于專業(yè)化和專職化的狀態(tài)，以進(jìn)一步提高單位人事檔案智能化管理的水平，強(qiáng)化人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用效果。

第二，以復(fù)合型人才為主要發(fā)展方向，優(yōu)化人事檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加檔案管理人員在檔案管理、智能化管理方面的知識(shí)儲(chǔ)備。也就是說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，單位從事檔案管理工作的人員可在日常工作當(dāng)中，靈活有效地運(yùn)用人工智能技術(shù)。依托以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)，對(duì)人事檔案的相關(guān)信息進(jìn)行快速處理，并且做好計(jì)算機(jī)的日常使用、管理及維護(hù)等工作。單位在對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)時(shí)，要增設(shè)智能化管理模塊，應(yīng)用多種方式組織開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng)，促使其朝著常態(tài)化、制度化的方向發(fā)展，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合能力。

第三，加強(qiáng)人員梯隊(duì)建設(shè)。單位在人事檔案數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程中，要綜合考量各種因素，包括年齡結(jié)構(gòu)、性別、興趣愛(ài)好、能力特長(zhǎng)、受教育程度等，對(duì)其進(jìn)行合理安排，優(yōu)化配置人力資源，確?，F(xiàn)有的人才隊(duì)伍素質(zhì)符合人事檔案數(shù)字化管理的客觀要求，進(jìn)一步提高單位人事檔案智能化管理水平。

保障信息安全，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)

互聯(lián)網(wǎng)在為單位人事檔案管理工作提供便捷條件的同時(shí)，其本身的開(kāi)放性，也在一定程度上使得單位人事檔案管理信息處于被威脅的狀態(tài)。因此，單位在應(yīng)用人工智能技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，需要確保人事檔案信息處于安全狀態(tài)。這就需要單位加大人力、物力、財(cái)力等各方面的資源投入，著手建設(shè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，以便進(jìn)一步保障人事檔案的信息安全。

第一，完善檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的功能開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。相關(guān)人員通過(guò)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)查閱相關(guān)信息時(shí)，均需要進(jìn)行安全認(rèn)證，如果涉及隱私信息，則需要獲得更高一級(jí)的授權(quán)或者許可。還可借助數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)制定，對(duì)其存儲(chǔ)方式進(jìn)行統(tǒng)一明確的說(shuō)明。如此可有效降低檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)提高檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)安全保障能力具有現(xiàn)實(shí)意義。

第二，規(guī)范相關(guān)人員操作管理行為。單位要充分發(fā)揮自身的組織管理作用，對(duì)人事檔案管理人員的管理行為加以規(guī)范。從規(guī)章制度、管理細(xì)則等方面入手，逐步進(jìn)行完善，注重對(duì)管理人員的安全培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)。如此可將人為操作存在的風(fēng)險(xiǎn)控制在最低范圍內(nèi)，這對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)防范與規(guī)避具有推動(dòng)與促進(jìn)作用。

第三，及時(shí)更新軟硬件系統(tǒng)設(shè)備。在人工智能技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要針對(duì)人事檔案數(shù)字化管理設(shè)立專項(xiàng)資金，用于數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的更新與完善。從硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)兩個(gè)方面入手，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)各個(gè)環(huán)節(jié)的及時(shí)掃描與有效更新，以有效降低其本身存在的風(fēng)險(xiǎn)，這些環(huán)節(jié)包括數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)運(yùn)用、系統(tǒng)維護(hù)等，從而使得單位人事檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的安全性能在原有基礎(chǔ)上得以提升，確保數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)應(yīng)用處于安全穩(wěn)定的狀態(tài)。

第四，優(yōu)化管理技術(shù)及管理手段。單位人事檔案管理部門(mén)要及時(shí)更新理念，不斷創(chuàng)新發(fā)展，重視數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用，成立專項(xiàng)資金用于技術(shù)研發(fā)，如數(shù)字認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)等。借助數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，以保障檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)的安全性。

規(guī)范良性運(yùn)作，完善檔案管理制度

單位在應(yīng)用人工智能技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況，逐漸完善人事檔案智能化管理制度，從而保證人事檔案智能化管理工作的有序開(kāi)展，確保其處于良性運(yùn)作的狀態(tài)，并逐步朝著規(guī)范性、科學(xué)性的方向發(fā)展。

一方面，單位要以人事檔案智能化管理為切入點(diǎn)，完善日常管理制度建設(shè)工作，為人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用提供制度支持。單位要對(duì)人事檔案智能化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類處理，建立健全與之有關(guān)的管理制度，包括檔案歸檔制度、檔案甄別制度、檔案轉(zhuǎn)換制度等，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)及具體操作流程作出明確說(shuō)明，促使其朝著規(guī)范化、程序化和科學(xué)化的方向發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境下，單位要加強(qiáng)對(duì)人事檔案智能化管理制度的實(shí)踐探索，確保所形成的檔案管理制度符合大數(shù)據(jù)的時(shí)代發(fā)展要求，以充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的作用。

另一方面，單位要完善與人事檔案智能化管理有關(guān)的配套制度，提供良好的外部環(huán)境支持。單位要從人事檔案管理工作人員入手，逐步完善績(jī)效考核制度，為智能化管理制度的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。具體而言，單位要深入到人事檔案智能化管理的實(shí)際當(dāng)中，分析績(jī)效考核制度的不足之處，科學(xué)制訂績(jī)效考核制度，明確績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)流程，對(duì)人事檔案管理人員的責(zé)任及任務(wù)考核指標(biāo)作出詳細(xì)的說(shuō)明。通過(guò)這樣的方式，可以進(jìn)一步約束人事檔案智能化管理人員的行為。人事檔案智能化管理制度處于良性運(yùn)作狀態(tài)，可以更好地滿足單位人事檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，這對(duì)單位人力資源優(yōu)化配置目標(biāo)的達(dá)成具有現(xiàn)實(shí)意義。

綜上所述，單位從內(nèi)部出發(fā)做好人事檔案管理工作，跟隨新時(shí)期的發(fā)展趨勢(shì)加強(qiáng)人工智能技術(shù)的應(yīng)用，并充分認(rèn)識(shí)到兩者的融合對(duì)于優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境、人事信息整合具有積極影響，可以為今后的戰(zhàn)略統(tǒng)籌以及發(fā)展規(guī)劃提供良好的依據(jù)和參考。單位還需進(jìn)一步明確人事檔案管理工作的核心目標(biāo)，積極確定具體的工作要點(diǎn)，充分發(fā)揮人工智能技術(shù)的功能優(yōu)勢(shì)，并對(duì)具體的人事檔案管理工作模式以及建設(shè)舉措加以革新，如此才能全面提高人事檔案管理的綜合實(shí)效性。

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