基于辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用探析

文/周秀紅

（駐馬店技師學(xué)院，河南駐馬店 463000）

隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)的辦公模式、流程步驟與方法手段均發(fā)生了明顯的變化，在辦公過程中產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)有待進(jìn)一步處理，企業(yè)對(duì)辦公效率、數(shù)據(jù)處理能力提出了更高要求。而計(jì)算機(jī)技術(shù)為辦公模式的創(chuàng)新發(fā)展提供了更多的可能性，它通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來突破技術(shù)限制，可以實(shí)現(xiàn)可視化辦公、遠(yuǎn)程異地辦公、離線辦公等多重目標(biāo)。

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)概述

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)智能化水平得到了明顯的提高，研究范圍也有所拓寬。例如量子計(jì)算機(jī)技術(shù)及化學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)等起步較晚，但發(fā)展前景十分廣闊。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中均實(shí)現(xiàn)了廣泛的應(yīng)用，并逐步得到優(yōu)化及完善，其作用不容忽視。

2.辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化是指依托計(jì)算機(jī)技術(shù)使辦公室中的各項(xiàng)工作均能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化處理。傳統(tǒng)的辦公室工作處理環(huán)節(jié)會(huì)消耗大量的人力，工作效率及質(zhì)量也極易受到影響；而辦公自動(dòng)化可依托計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)辦公室內(nèi)部的各項(xiàng)工作信息進(jìn)行收集與傳輸，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)辦公系統(tǒng)，使各項(xiàng)信息均能夠得到科學(xué)有效的管理，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

3.辦公自動(dòng)化作用

3.1 數(shù)據(jù)處理作用

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在日常工作中，工作人員需要處理的數(shù)據(jù)體量會(huì)愈加龐大。為了提高數(shù)據(jù)信息處理效率，工作人員可應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)加以傳輸、分類、處理，并在工作中有效應(yīng)用處理完成后的數(shù)據(jù)信息。在辦公自動(dòng)化的影響下，數(shù)據(jù)信息處理效率及處理質(zhì)量能夠得到保障。

3.2 文本處理作用

辦公室工作人員可應(yīng)用WPS等計(jì)算機(jī)軟件，對(duì)文本信息加以編輯、刪除、修改，使文本信息格式、字體更加統(tǒng)一，提高文本信息閱讀效率。與傳統(tǒng)文本信息處理方式相比，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文本信息加以處理，能夠使工作人員更加準(zhǔn)確地掌握文本信息內(nèi)容，提升辦公效率。

3.3 圖片處理作用

相關(guān)研究表明，與傳統(tǒng)文字信息相比，人腦對(duì)圖片信息的識(shí)別速度更快。辦公室工作人員可應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)圖片信息加以處理，或?qū)D片信息與文字信息相結(jié)合，使信息內(nèi)容更加生動(dòng)直觀，從而有效提高信息獲取效率。

4.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

4.1 拓寬辦公范圍，改善辦公環(huán)境

由于傳統(tǒng)辦公模式受到工作紀(jì)律、場(chǎng)所、空間、時(shí)間要素的約束，工作人員與客戶、其他部門人員間的溝通頻率較低。而通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，依托互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，如召開視頻會(huì)議、遠(yuǎn)程發(fā)送文檔文件等，工作人員可以與其他地區(qū)的客戶、部門人員保持高效溝通，例如辦理相關(guān)業(yè)務(wù)、交流學(xué)習(xí)、進(jìn)行項(xiàng)目商討等活動(dòng)，徹底擺脫了時(shí)間、空間對(duì)辦公范圍的束縛。

4.2 降低辦公成本

在傳統(tǒng)辦公模式中，由于下發(fā)紙質(zhì)版辦公文件、反復(fù)打印修改文件，紙張的用量較大，辦公成本較為高昂。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)志著無紙化時(shí)代的到來，工作人員可在計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中生成電子圖表、編輯電子檔案與傳達(dá)電子文件，實(shí)現(xiàn)“全線上操作”，最大限度地減少紙張流轉(zhuǎn)。

4.3 提升辦公效率

工作人員既可以使用Lotus、Office、Microsoft Word等計(jì)算機(jī)軟件，快速完成書面材料寫作、圖表編輯、案卷檔案錄入等任務(wù)，又可以在第一時(shí)間將辦公文件單獨(dú)傳輸至指定用戶或群體。這樣不僅可以極大地提升辦公效率，還解決了辦公文件上情無法下達(dá)、溝通不便等問題。

5.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

5.1 文檔與文件生成

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具備文件生成、在線修改、打印、存儲(chǔ)與自動(dòng)備份等多項(xiàng)使用功能。工作人員使用系統(tǒng)自帶工具與配套的硬件設(shè)備，包括文字處理機(jī)、電子照排輕印刷機(jī)等，即可直接完成文字處理、文件管理等任務(wù)。例如，工作人員可以將多個(gè)文件內(nèi)容導(dǎo)出、合并生成全新文件，使用文檔審閱工具審閱文檔是否存在格式錯(cuò)誤、輸入錯(cuò)誤等問題，同時(shí)標(biāo)記錯(cuò)誤位置進(jìn)行校正。校正完畢后，工作人員將文件上傳至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和發(fā)送至相關(guān)部門進(jìn)行交接。

5.2 文檔儲(chǔ)存管理

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，工作人員僅需利用信息載體，將電子文檔上傳至云計(jì)算平臺(tái)與本地?cái)?shù)據(jù)庫中進(jìn)行儲(chǔ)存，即可完成文檔管理任務(wù)。將文檔文件進(jìn)行復(fù)制、粘貼與發(fā)送，既可以滿足辦公需要，還不會(huì)對(duì)文檔儲(chǔ)存效果造成影響。相比之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔不但需要?dú)w檔至資料室中進(jìn)行保存，受到環(huán)境侵蝕、調(diào)用查閱等因素影響，而且時(shí)常出現(xiàn)文檔潮濕發(fā)霉、頁面翻卷破損、缺頁少頁等問題，文檔信息的完整性缺乏保障。

5.3 決策支持

進(jìn)算計(jì)技術(shù)能夠搭建群體決策支持或決策支持系統(tǒng)，應(yīng)用模糊邏輯推理、BP神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、邊緣計(jì)算等算法，建立數(shù)學(xué)分析模型，向模型中導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)與內(nèi)部抽象化數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)支持下，預(yù)測(cè)待辦業(yè)務(wù)與項(xiàng)目實(shí)施過程，獲取模型輸出值，從而為管理決策提供支持。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以進(jìn)行結(jié)構(gòu)化決策，假定環(huán)境條件與導(dǎo)入規(guī)則，根據(jù)模型輸出值來描述各套方案的實(shí)施情況，幫助決策者從多套方案中選擇最優(yōu)解決方案。

6.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的保障策略

6.1 給予充分的硬件、軟件支持

在硬件支持方面，企業(yè)需要靈活配置智能復(fù)印機(jī)、光學(xué)字符閱讀器、光電掃描儀、繪圖機(jī)、電傳打字機(jī)、OA工作站、物理接口、光筆等硬件設(shè)備。例如，在辦公期間，當(dāng)需要合并處理大量圖像文字時(shí)，企業(yè)應(yīng)配置光學(xué)字符閱讀器，采取掃描識(shí)別方式，直接從待處理文件圖像上提取印刷體字母、圖形特征信息與數(shù)字，將識(shí)別結(jié)果導(dǎo)入文件中。工作人員僅需修改識(shí)別的錯(cuò)誤內(nèi)容并進(jìn)行文件排版即可，無須手工錄入相關(guān)資料。在軟件支持方面，企業(yè)需要預(yù)先配置一些基礎(chǔ)性、使用范圍廣的軟件產(chǎn)品，包括Windows操作系統(tǒng)、Microsoft Word、Excel、PowerPoint等，隨后根據(jù)工作需要配置支持軟件，例如：在具備系統(tǒng)決策支持需要時(shí)搭建GDSS群體決策支持系統(tǒng)或DSS決策支持系統(tǒng)，在具備圖像處理要求時(shí)配置Photoshop專業(yè)圖像處理軟件與GIF Movie Gear動(dòng)態(tài)圖片處理軟件。

6.2 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸

一方面，為保證辦公安全和內(nèi)部機(jī)密不被泄露，企業(yè)需要搭建內(nèi)部的計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)，通過無線Wi-Fi或網(wǎng)線將計(jì)算機(jī)設(shè)備與外接設(shè)備連接，形成局域網(wǎng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?qū)ξ募?shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一管理，將文件數(shù)據(jù)自動(dòng)上傳至數(shù)據(jù)庫保存，有利于員工在內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)上辦理工作交接等業(yè)務(wù)。

另一方面，企業(yè)需要在lntra net企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)基礎(chǔ)上建立外部網(wǎng)。外部網(wǎng)處于防火墻后方，選擇性地向指定企業(yè)與客戶群體開放，并不像因特網(wǎng)一樣完全對(duì)公眾開放。簡單來講，企業(yè)外部網(wǎng)是一種用于維持企業(yè)之間、企業(yè)與客戶群體間信息溝通聯(lián)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，本質(zhì)上屬于電子商務(wù)媒介，供應(yīng)鏈上的各家企業(yè)在外部網(wǎng)上溝通、交流信息，如上流供應(yīng)商交流供貨信息、下流經(jīng)銷商反饋商品銷售情況等。

6.3 提升工作人員信息化素養(yǎng)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員需要充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化相結(jié)合的重要意義，從人才招聘環(huán)節(jié)出發(fā)，積極引進(jìn)具備專業(yè)技術(shù)能力及豐富操作經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才，適當(dāng)提高他們的薪資待遇，提升人才吸引力。其次，為滿足工作開展的需要，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，以計(jì)算機(jī)技術(shù)的前沿理論、同類項(xiàng)目案例、硬件設(shè)備維護(hù)方法、系統(tǒng)與軟件程序操作方法、計(jì)算機(jī)辦公流程步驟等作為培訓(xùn)內(nèi)容，使工作人員對(duì)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化模式進(jìn)行全面、深入的了解，積累起豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。

7.結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代，員工為滿足工作需要，需全面強(qiáng)化信息處理、決策制定、業(yè)務(wù)辦理、工作交接與信息傳輸?shù)确矫娴哪芰?；而企業(yè)必須對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)予以高度重視，配備充足的軟硬件設(shè)施，并在文檔文件管理、公文處理、業(yè)務(wù)審批、決策支持等場(chǎng)景中做到對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效應(yīng)用。