招投標(biāo)工作中商務(wù)工作的重要性及措施

高苗苗

(甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司，甘肅 蘭州 730030)

隨著社會(huì)的發(fā)展，水利工程建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，為保證水利工程項(xiàng)目管理質(zhì)量，需要做好招投標(biāo)工作。當(dāng)前，工程施工招標(biāo)基本實(shí)現(xiàn)全面市場(chǎng)化，各業(yè)主對(duì)招投標(biāo)文件的商務(wù)資料要求也逐漸提高，因此，需要重視商務(wù)工作。但是，當(dāng)前我國(guó)水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作容易受到外部因素影響，導(dǎo)致水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)出現(xiàn)一些問題，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目管理產(chǎn)生了影響。對(duì)此，水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)時(shí)需要重視商務(wù)工作，把控好商務(wù)資料質(zhì)量，確保招投標(biāo)文件真實(shí)、準(zhǔn)確、合理、完整，進(jìn)而有效規(guī)范項(xiàng)目招投標(biāo)工作，避免招投標(biāo)工作出現(xiàn)問題，提高招投標(biāo)命中率。

1 招投標(biāo)工作中商務(wù)工作重要性

水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)階段需要重視商務(wù)工作開展，其對(duì)于工程項(xiàng)目進(jìn)行十分重要。水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作涉及的資料較多，相關(guān)工作人員需要根據(jù)項(xiàng)目招投標(biāo)工作要求以及文件資料具體表現(xiàn)形式進(jìn)行相應(yīng)的商務(wù)工作，這就需要工作人與能夠全面了解項(xiàng)目招投標(biāo)過程中涉及的文件資料以及數(shù)據(jù)信息。水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作若是對(duì)招標(biāo)文件有任何疑問，工作人員需要在商務(wù)工作基礎(chǔ)上面向業(yè)主以及代理商提出紙質(zhì)資料，代理商給予澄清函，使業(yè)主和代理商了解工作情況，進(jìn)而保障招投標(biāo)工作能夠順利進(jìn)行。此外，水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作中，商務(wù)工作也涉及了各種文件資料收集、裝訂、密封、提交等，文件編制時(shí)需要確保資料處理銜接好，以便管理人員可以在短期內(nèi)找到招投標(biāo)時(shí)所需資料，進(jìn)而更好開展招投標(biāo)工作。

招投標(biāo)中的商務(wù)資料主要是為了中標(biāo)而編制的，因此需要既能夠體現(xiàn)招投標(biāo)單位財(cái)務(wù)、設(shè)備情況，還需要體現(xiàn)人員配備、施工經(jīng)驗(yàn)等，涉及的一些施工內(nèi)容、報(bào)價(jià)可以讓招標(biāo)單位更了解投標(biāo)單位。招標(biāo)單位可以通過商務(wù)資料評(píng)估投標(biāo)單位，進(jìn)而明確投標(biāo)單位是否有相應(yīng)能力承擔(dān)該項(xiàng)目建設(shè)。因此，商務(wù)工作可以評(píng)判招投標(biāo)企業(yè)綜合能力。此外，招標(biāo)單位要想投資項(xiàng)目會(huì)先編制資格預(yù)審文件審查投標(biāo)單位資質(zhì)，若是未通過審查則失去參與機(jī)會(huì)，而招標(biāo)單位主要通過對(duì)方的商務(wù)工作能力判斷，全面了解投標(biāo)單位，進(jìn)而確定投標(biāo)資質(zhì)，預(yù)審后，招標(biāo)單位需要評(píng)審?fù)稑?biāo)文件，評(píng)審分?jǐn)?shù)影響著投標(biāo)總分。商務(wù)工作對(duì)于投標(biāo)工作十分重要。

相對(duì)于其他項(xiàng)目而言，水利工程項(xiàng)目商務(wù)工作更具有專業(yè)性，組織也更為復(fù)雜。但是，商務(wù)工作技術(shù)含量比較低，管理人員在進(jìn)行招投標(biāo)工作時(shí)并不注重商務(wù)工作，導(dǎo)致招投標(biāo)工作實(shí)施效果受到影響。因此，在項(xiàng)目管理開始前，需要保證招投標(biāo)商務(wù)工作科學(xué)合理，并制定規(guī)范的文件格式，使招投標(biāo)工作人員可以清晰認(rèn)識(shí)到商務(wù)文件具體組成及其作用效果，體現(xiàn)項(xiàng)目招投標(biāo)中商務(wù)文件的實(shí)際作用。若是水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)過程中商務(wù)工作持續(xù)問題會(huì)導(dǎo)致整個(gè)招投標(biāo)工作難度增加，中標(biāo)機(jī)率下降，對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生不良影響。因此，水利工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作中，需要注重商務(wù)工作，提高商務(wù)文件編制質(zhì)量，使商務(wù)工作中的文件資料充分發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。

2 招投標(biāo)工作中商務(wù)工作問題及其解決措施

當(dāng)前，招投標(biāo)工作時(shí)間相對(duì)緊湊，導(dǎo)致工作人員需要在短期內(nèi)完成大量的工作。因此，需要提前準(zhǔn)備相關(guān)工作，不可因?yàn)闀r(shí)間過短而減少工作流程，繼而導(dǎo)致投標(biāo)單位中標(biāo)率受到影響，進(jìn)而產(chǎn)生嚴(yán)重后果。在整理投標(biāo)商務(wù)資料時(shí)，需要收集商務(wù)原件，保證企業(yè)證件在有效期內(nèi)，企業(yè)人員情況需要符合檔案和業(yè)績(jī)資料，這些資料直接影響著投標(biāo)單位競(jìng)標(biāo)成功率。

2.1 資料不一致

招標(biāo)單位工作人員中，項(xiàng)目經(jīng)理是主要人員，其對(duì)工程監(jiān)督調(diào)控十分重要。實(shí)際施工過程中，很多項(xiàng)目單位由于一些原因時(shí)常更換項(xiàng)目經(jīng)理，導(dǎo)致實(shí)際資料與中標(biāo)通知書人員名單有所偏差，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)績(jī)?cè)u(píng)分評(píng)定受到直接影響。

因此，在商務(wù)工作時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要保證資料準(zhǔn)確，若是變更項(xiàng)目經(jīng)理要及時(shí)辦理響應(yīng)手續(xù)，并更新人員資料信息，整理歸檔，確保后續(xù)工程驗(yàn)收信息一致，這就需要項(xiàng)目經(jīng)理施工時(shí)及時(shí)變動(dòng)，根據(jù)規(guī)章制度執(zhí)行，保證業(yè)績(jī)?cè)u(píng)分不會(huì)受到影響。

2.2 合同把控不到位

有些招標(biāo)單位只重視施工合同條款，并不重視一些細(xì)小條款，若是施工合同出現(xiàn)問題，雙方難以有效制約，項(xiàng)目工程無(wú)法有效開展，進(jìn)而導(dǎo)致資金損失。有些建設(shè)單位施工時(shí)，因?yàn)橐恍┰驅(qū)е陆ㄖ挝恍畔⒂兴兓贤瑓f(xié)議書以及中標(biāo)通知書不相符合，對(duì)最終評(píng)分產(chǎn)生影響。有些建筑單位盡管變更相關(guān)信息，但是只能夠采取簡(jiǎn)單方式變更，無(wú)法采取有效的法律措施，導(dǎo)致變更沒有備案，即時(shí)有備案也是一種形式，不具有顯著作用。

因此，在簽訂合同前，需要把控好相關(guān)問題，保證施工合同按章程進(jìn)行，對(duì)單位信息、價(jià)格、規(guī)模等進(jìn)行仔細(xì)審查，若是合同發(fā)生變更需要及時(shí)進(jìn)行處理，同時(shí)歸檔備案變更證明。

2.3 驗(yàn)收內(nèi)容有差異

工程驗(yàn)收資料中涉及了相關(guān)人員、設(shè)計(jì)方案等資料，這些資料若是施工時(shí)發(fā)生變化會(huì)導(dǎo)致其與中標(biāo)通知書不符現(xiàn)象，進(jìn)而影響最后評(píng)標(biāo)，產(chǎn)生巨大損失。

因此，需要保證工程人員資料、設(shè)計(jì)方案等驗(yàn)收資料準(zhǔn)確，確保驗(yàn)收資料與合同、中標(biāo)通知書保持一致并執(zhí)行相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而保證業(yè)績(jī)認(rèn)定評(píng)分、資料與合同有效。

3 招投標(biāo)工作中商務(wù)工作優(yōu)化保障措施

3.1 組織保障

編制投標(biāo)文件時(shí)，需要明確規(guī)定三大部分人員，其中商務(wù)負(fù)責(zé)人以及各標(biāo)段的商務(wù)工作人員的含金量要求并不高，只需要保證工作認(rèn)真、仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)且具有奉獻(xiàn)精神即可。編制文件過程中，商務(wù)人員需要認(rèn)真做好每項(xiàng)工作，了解一般規(guī)定以及習(xí)慣寫法，日常多收集分析以往投標(biāo)項(xiàng)目面臨的失誤，避免出現(xiàn)類似錯(cuò)誤。商務(wù)人員還需要具備較強(qiáng)的溝通交流能力，與項(xiàng)目多溝通交流，明確項(xiàng)目相關(guān)信息，對(duì)比水利工程施工中可能面臨的一些問題，掌握重要信息，這對(duì)于商務(wù)人員工作而言十分重要。投標(biāo)項(xiàng)目商務(wù)負(fù)責(zé)人需要了解招標(biāo)文件，仔細(xì)審核投標(biāo)文件，并幫助商務(wù)人員解決可能遇到的問題，提出指導(dǎo)意見。通過逐級(jí)審查符合標(biāo)書文件提高其質(zhì)量。

3.2 掌握文件

招標(biāo)文件編制期間，文件資料是重要依據(jù)，需要完整準(zhǔn)確分析并把控招標(biāo)文件內(nèi)容和要求才能夠提交符合要求的招標(biāo)文件，防止招投標(biāo)過程中出現(xiàn)不必要損失。

各省市招標(biāo)文件是基于我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)施工招標(biāo)文件規(guī)范進(jìn)行編制的，其中對(duì)于文件條包內(nèi)容、格式等方面要求不同。各省市特點(diǎn)不同，商務(wù)工作人員需要仔細(xì)把握招標(biāo)文件，不可用經(jīng)驗(yàn)思維應(yīng)對(duì)不同省市要求下的招標(biāo)文件。此外，隨著我國(guó)水利工程建設(shè)市場(chǎng)信息管理系統(tǒng)的完善，有些省市需要投標(biāo)文件中能夠體現(xiàn)商務(wù)人員的工作簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)以及財(cái)務(wù)情況，并展示企業(yè)信譽(yù)情況，明確其與全國(guó)市場(chǎng)信用管理系統(tǒng)的填報(bào)信息是否相同，若是不同會(huì)導(dǎo)致廢標(biāo)。對(duì)此，商務(wù)人員需要在全國(guó)市場(chǎng)信用信息管理系統(tǒng)中將招標(biāo)文件所需資料提前整理、填報(bào)好，防止投標(biāo)工作出現(xiàn)問題。

3.3 注意格式

從商務(wù)工作層面來(lái)講，需要保證水利工程項(xiàng)目投標(biāo)過程中，各項(xiàng)文件資料格式科學(xué)合理，確保招投標(biāo)雙方在短期內(nèi)可以把控各種文件資料，同時(shí)按照投標(biāo)文件資料中的規(guī)章條例以及數(shù)據(jù)信息對(duì)工程項(xiàng)目施工單位與承包單位要求的復(fù)合程度進(jìn)行判斷，若是水利工程項(xiàng)目中投標(biāo)文件所應(yīng)用的格式不合理，會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)失常，進(jìn)而對(duì)水利工程項(xiàng)目施工效果產(chǎn)生影響。通常情況下，水利工程項(xiàng)目投標(biāo)所用文件資料中包括封面、招標(biāo)書、附錄、授權(quán)書、人員簡(jiǎn)歷、企業(yè)業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)報(bào)表等內(nèi)容，嚴(yán)格按照給定格式編寫，準(zhǔn)確要求內(nèi)容、文字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等書寫方式，避免出錯(cuò)，并注意公證部分，這就需要商務(wù)人員根據(jù)規(guī)范流程編制水利工程項(xiàng)目的投標(biāo) 文件，確保投標(biāo)穩(wěn)健、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，這樣才能夠利用投標(biāo)文件將項(xiàng)目建設(shè)施工單位的綜合實(shí)力體現(xiàn)出來(lái)，為承包單位施工提供準(zhǔn)確的投標(biāo)數(shù)據(jù)。另外，編制水利工程項(xiàng)目投標(biāo)文件前，需要組織商務(wù)人員參與培訓(xùn)，使其能夠根據(jù)規(guī)定格式編制標(biāo)準(zhǔn)的投標(biāo)文件，避免水利工程投標(biāo)時(shí)，商務(wù)工作出現(xiàn)問題，確保文件資料能夠在水利工程項(xiàng)目投標(biāo)期間發(fā)揮最大價(jià)值。

3.4 修改缺陷

商務(wù)工作人員完成招標(biāo)文件編制后，需要根據(jù)商務(wù)要求審核，若是文件資料存在異議或矛盾，商務(wù)人員和項(xiàng)目管理人員要在相互合作的情況下對(duì)投標(biāo)文件潛在問題進(jìn)行修改，但是要注意避免擅自主張修改，及時(shí)將問題和修改意見澄清給業(yè)主，同時(shí)與商務(wù)負(fù)責(zé)人展開溝通，共同修改投標(biāo)文件。例如投標(biāo)人需要了解工程名稱與封面名稱可能不符，有些甚至并未明確標(biāo)明，這些問題盡管不大但是若是出現(xiàn)問題會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重問題，需要及時(shí)向業(yè)主澄清。因此，若是出現(xiàn)問題需要及時(shí)澄清并共同修改，這種做法既能夠降低商務(wù)文件出錯(cuò)率，同時(shí)也能夠提高管理人員的帶頭指導(dǎo)作用，進(jìn)而提高商務(wù)人員工作積極性，降低投標(biāo)商務(wù)工作問題發(fā)生機(jī)率。投標(biāo)文件中的錯(cuò)誤需要商務(wù)人員從施工現(xiàn)狀入手對(duì)商務(wù)文件進(jìn)行重新編制，進(jìn)而為水利工程投標(biāo)商務(wù)工作奠定基礎(chǔ)。

商務(wù)負(fù)責(zé)人既要保證商務(wù)工作準(zhǔn)確無(wú)誤，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)好商務(wù)、施工和報(bào)價(jià)等環(huán)節(jié)。投標(biāo)文件編制時(shí)，需要注意投標(biāo)函的重要性，投標(biāo)報(bào)價(jià)數(shù)字大小需要反復(fù)審核，保證字體一致，在審核期間需要與報(bào)價(jià)人員和編制人員站會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)同，明確組織機(jī)構(gòu)框圖配置的副經(jīng)理、工期、人員配置、文明施工目標(biāo)等，確保商務(wù)、施組以及報(bào)價(jià)等環(huán)節(jié)一致，并注意格式和商務(wù)資料一致，尤其是投標(biāo)最終報(bào)價(jià)需要及時(shí)與商務(wù)人員展開核對(duì)，負(fù)責(zé)人要承擔(dān)自身責(zé)任，發(fā)揮主觀能動(dòng)作用。水利工程投標(biāo)前，施組工期若是有所調(diào)整，需要及時(shí)修改標(biāo)書中的工期，避免開標(biāo)時(shí)工期不符合要求，進(jìn)而導(dǎo)致廢標(biāo)。

4 招投標(biāo)工作中商務(wù)工作注意事項(xiàng)

4.1 提出疑問

通過對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行仔細(xì)研究，商務(wù)人員需要提出做好問題澄清工作，特備是技術(shù)分冊(cè)、排版、裝訂等問題，如果暗標(biāo)需要明確封面要求，提出所有問題，并確定疑問，明確具體頁(yè)碼和行數(shù)，清除告知對(duì)方得到準(zhǔn)確答案。此外，投標(biāo)文件中，需要明確表明水利工程工程量，利用行數(shù)計(jì)算工程量，匯總計(jì)算相應(yīng)材料（表1所示），以便單位了解工程量具體情況。

表1 材料用量計(jì)算

4.2 檢查文件和資料

根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定明確文整要求，主要指的是技術(shù)分冊(cè)中的用紙、紙型、頁(yè)邊距、標(biāo)題、正文字體和字號(hào)等要求。招標(biāo)文件中若是存在不清楚的地方不可擅作主張，向業(yè)主澄清，請(qǐng)示投標(biāo)負(fù)責(zé)人進(jìn)行修訂。臨投標(biāo)之前，大量修改部位需要提醒編制人員與審核人員注意格式規(guī)范性，商務(wù)人員也要做好自檢工作，避免出現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)而導(dǎo)致廢標(biāo)。

人員履歷需要符合投標(biāo)項(xiàng)目要求，滿足招標(biāo)文件中的人員資質(zhì)、專業(yè)等要求，所附文件需要保證齊全，尤其是專業(yè)資格證的文件要求。

根據(jù)招標(biāo)文件所提要求審查單位資質(zhì)、業(yè)績(jī)等，并由單位提前提供證明文件。文件需要符合項(xiàng)目特征，具有針對(duì)性業(yè)績(jī)，盡可能將單位實(shí)力、信譽(yù)體現(xiàn)出來(lái)，及時(shí)補(bǔ)充資質(zhì)審查中的不足部分。

投標(biāo)文件裝訂時(shí)，需要注意單獨(dú)裝訂技術(shù)內(nèi)容弄成冊(cè)，裝訂后要注意保護(hù)文件封面整潔，并在裝訂期間把握好裝訂方法，一般最后裝訂技術(shù)內(nèi)容，避免修改期間影響表述質(zhì)量。此外，裝訂工作簽，需要充分準(zhǔn)備好工作，防止出現(xiàn)不必要問題，對(duì)投標(biāo)工作產(chǎn)生影響。裝訂檢查作為投標(biāo)文件最后工作，也是投標(biāo)文件編制最主要環(huán)節(jié)，在檢查投標(biāo)文件時(shí)，需要檢查授權(quán)書填寫的被授權(quán)人是否與簽署人是相同的，并將多余投標(biāo)書去除掉，盡可能減少投標(biāo)書。最后，需要逐頁(yè)清點(diǎn)投標(biāo)文件，避免缺頁(yè)少頁(yè)現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.3 注意人員和企業(yè)素質(zhì)

在選擇商務(wù)工作人員時(shí)，需要注意對(duì)人員履歷、證件、工作年限、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行仔細(xì)審核，確保人員證件治療配置齊全。同時(shí)，還需要編制、審查畢業(yè)時(shí)間、支撐，附帶證書齊全，尤其是特殊要求下需要保證證書真實(shí)有效。

對(duì)于企業(yè)而言，需要根據(jù)招標(biāo)文件要求，仔細(xì)審核企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)等資料，并準(zhǔn)備證明資料。對(duì)此，商務(wù)人員要重點(diǎn)收集整理相關(guān)資質(zhì)治療、已完成工程業(yè)績(jī)資料、在建工程業(yè)績(jī)資料以及履約信譽(yù)治療等。與此同時(shí)，根據(jù)工程特征將企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)反應(yīng)出來(lái)，盡可能將企業(yè)良好企業(yè)形象、業(yè)績(jī)展示出來(lái)。

4.4 做好其他工作

一方面，招標(biāo)文件密封鉛需要根據(jù)要求逐一檢查所提交的文件，確認(rèn)標(biāo)段符合度，文件齊全性，是否需要密封等。投標(biāo)文件密封要根據(jù)招標(biāo)文件要求落實(shí)好，其中包括了份數(shù)足夠程度、正副本章、內(nèi)外封面標(biāo)志、文件內(nèi)部書寫情況等。

另一方面，投標(biāo)文件授權(quán)書裝訂完成后，還需要在投標(biāo)時(shí)準(zhǔn)備好齊全的授權(quán)書，為遞交標(biāo)書以及開標(biāo)工作做好檢查。若是業(yè)主需要核驗(yàn)，需要準(zhǔn)備好所有原件，以供檢驗(yàn)。當(dāng)前，很多招標(biāo)文件擬定的項(xiàng)目經(jīng)理需要進(jìn)入開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行開標(biāo)，授權(quán)也是項(xiàng)目經(jīng)理，對(duì)此，商務(wù)人員要仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件中的要求。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要研究了水利工程項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)商務(wù)工作相關(guān)內(nèi)容。商務(wù)工作是投標(biāo)文件編制和提交的重要部分，注意事項(xiàng)較多，本文闡述方面較少，研究不夠深入，需要進(jìn)一步深入。同時(shí)，隨著建設(shè)單位要求變更資料，招標(biāo)文件也隨之變化，商務(wù)工作人員需要認(rèn)證嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待企業(yè)的要求，重視投標(biāo)工作，掌握規(guī)范的招標(biāo)文件編制方法和要求，憑借豐富的經(jīng)驗(yàn)消除差錯(cuò)，保證投標(biāo)文件正確規(guī)范，避免廢標(biāo)現(xiàn)象出現(xiàn)。