企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化存在的問題及對策分析

白帆

摘 要：隨著信息化快速發(fā)展，其對于各行各業(yè)的日常運(yùn)作模式都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在此背景之下思考信息技術(shù)，在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義，能夠大幅度提高財(cái)務(wù)管理的效率，節(jié)省在該領(lǐng)域的人工成本支出。這使得信息化建設(shè)逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的重要發(fā)展方向，因此思考現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的具體問題，并提出相應(yīng)的解決策略十分必要，可以說影響著企業(yè)財(cái)務(wù)管理未來的發(fā)展走向。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案;信息化;管理

財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，將各種信息技術(shù)手段融入財(cái)務(wù)檔案管理日常工作中，取代傳統(tǒng)人工模式，能夠大幅度提高檔案管理的工作效率，同時(shí)也能夠保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最為重要的是減少在檔案管理中的時(shí)間和成本消耗，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理工作的價(jià)值，支撐企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)一大優(yōu)勢在于使用計(jì)算機(jī)以及其他經(jīng)濟(jì)技術(shù)的支持，快速實(shí)現(xiàn)各類信息的采集錄入和分析工作，一般在系統(tǒng)的支持之下，只需要通過錄入原始數(shù)據(jù)就能夠借助相關(guān)軟件快速完成各類憑證的制作審核匯總和登賬等，操作不僅是非迅速并且耗時(shí)較短。快速地得到相關(guān)的結(jié)果來支持其他財(cái)務(wù)檔案管理工作的進(jìn)行。可以說信息化建設(shè)能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理模式中的重復(fù)錄入行為，并且信息化手段也能夠進(jìn)一步提高關(guān)于財(cái)務(wù)檔案信息的安全性，擴(kuò)大存儲(chǔ)量，但也不可否認(rèn)信息化管理手段同樣面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)，例如需要給予日常維護(hù)，同時(shí)還需要關(guān)注病毒防治等。

2企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中的現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的主要目的在于追求更加完整的財(cái)務(wù)檔案信息，同時(shí)保證相關(guān)信息的安全性，其次更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，幫助企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。從目前情況來看，根據(jù)我國的相關(guān)法律規(guī)定，部分監(jiān)督部門有權(quán)利對企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行調(diào)用，但多數(shù)情況下企業(yè)的財(cái)務(wù)大企業(yè)都需要處于保密狀態(tài)，不得進(jìn)行外借或者查閱。如果涉及到外界和查閱都需要經(jīng)過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的批準(zhǔn)和辦理相關(guān)手續(xù)之后才能夠進(jìn)行使用，即使內(nèi)部人員對于財(cái)務(wù)檔案信息的查閱，也需要經(jīng)由主管部門責(zé)任人同意和批準(zhǔn)。并且能夠接觸到財(cái)務(wù)大的信息的人員必須具備一定的權(quán)限。這是因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案信息往往牽連到企業(yè)的核心內(nèi)容，關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益獲取，但是許多企業(yè)在財(cái)務(wù)檔案管理方面的安全機(jī)制設(shè)置并不明確，甚至存在財(cái)務(wù)檔案和其他管理檔案混合的情況，并未進(jìn)行獨(dú)立分類和管理。使得財(cái)務(wù)檔案管理工作難以為企業(yè)的經(jīng)營管理，或者是財(cái)務(wù)管理工作提供可靠的檔案服務(wù)支持。不得不說現(xiàn)階段的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作面臨的問題比較多，例如經(jīng)費(fèi)短缺缺乏專業(yè)的檔案管理人員支持這項(xiàng)工作的落實(shí)，或者是在財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)方面未做到與時(shí)俱進(jìn)等。這些問題的存在都會(huì)置于財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展。

（1）提高認(rèn)識(shí)，不斷完善財(cái)務(wù)檔案管理制度

分析現(xiàn)階段許多企業(yè)存在的財(cái)務(wù)檔案管理問題，可以發(fā)現(xiàn)很大程度上來自于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對于財(cái)務(wù)檔案管理工作的注視程度不足，或者是負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的人員工作態(tài)度不端正有關(guān)，因此有必要強(qiáng)化對于領(lǐng)導(dǎo)者以及相關(guān)人員工作意識(shí)的引導(dǎo)，不斷激發(fā)對于財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度，例如可以組織相關(guān)人員圍繞財(cái)務(wù)檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，例如《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等，在培訓(xùn)過程中需要關(guān)注活動(dòng)形式的多樣化才能夠不斷激活相關(guān)人員對于培訓(xùn)的主動(dòng)性，持續(xù)強(qiáng)化對于企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度，其次，企業(yè)方面需要圍繞財(cái)務(wù)檔案管理制度進(jìn)行完善保證制度體系的完善，能夠支持日常管理工作的有效進(jìn)行，基于企業(yè)實(shí)際情況，針對管理制度內(nèi)容進(jìn)行健全。為日常財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行提供可靠的規(guī)范指導(dǎo)要求，能夠?qū)ο嚓P(guān)人員的職責(zé)范圍進(jìn)行明確，嚴(yán)厲懲處違規(guī)違紀(jì)行為，保證財(cái)務(wù)的設(shè)施的完善，關(guān)注程序規(guī)范以及責(zé)任劃分明確，都能夠?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)條件支持。

（2）強(qiáng)化責(zé)任，大力提高財(cái)務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行力

針對財(cái)務(wù)檔案管理的制度進(jìn)行完善，能夠?yàn)槿粘９芾砉ぷ鬟M(jìn)行提供可靠的依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)樾畔⒒慕ㄔO(shè)提供堅(jiān)實(shí)的支持，但是單純的完善制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，還需要針對制度的執(zhí)行進(jìn)行力度的強(qiáng)化，既能夠展現(xiàn)制度的規(guī)范屬性，同時(shí)又能夠進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作的成效，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理制度的落實(shí)貫徹需要從以下方面著手，首先是圍繞財(cái)務(wù)檔案管理制度執(zhí)行進(jìn)行有效的監(jiān)管，監(jiān)管范圍覆蓋教育培訓(xùn)的實(shí)施情況，主要針對參與培訓(xùn)的領(lǐng)導(dǎo)人員以及負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核。其次是針對管理制度中的監(jiān)督處罰措施進(jìn)行明確，做到對于財(cái)務(wù)檔案管理工作成果的定期檢查，將檢查結(jié)果納入管理人員的績效考核范圍。應(yīng)當(dāng)將財(cái)物，但管理制度的執(zhí)行考核結(jié)果納入績效考核，范圍這十分關(guān)鍵不僅能夠促使相關(guān)管理人員工作積極性和態(tài)度端正，同時(shí)也能夠不斷引發(fā)管理人員對于該項(xiàng)工作的重視程度，并積極參與的各項(xiàng)工作中，成為其他員工共同參與財(cái)務(wù)檔案管理工作的榜樣。

（3）規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案安全管理和使用規(guī)定

關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)，關(guān)鍵點(diǎn)在于對財(cái)務(wù)檔案信息的安全性和完整性進(jìn)行保障，同時(shí)還需要發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理工作對于企業(yè)經(jīng)營以及財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的支撐作用，考慮到財(cái)務(wù)檔案管理工作，一般為企業(yè)經(jīng)營管理的各類信息，部分信息有關(guān)，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和商業(yè)機(jī)密。故此企業(yè)方面就必須強(qiáng)化關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理信息的安全性保障，這可以說關(guān)系到企業(yè)的根本利益。一般情況下只允許相關(guān)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督部門，查閱財(cái)務(wù)檔案管理信息，即使是內(nèi)部不具備權(quán)限的人員，也無法隨意查閱財(cái)務(wù)檔案材料。并且內(nèi)部關(guān)于財(cái)務(wù)檔案信息的調(diào)取或者是查閱操作，都需要配備嚴(yán)格的審批制度和手續(xù)辦理。關(guān)于財(cái)務(wù)檔案信息的使用權(quán)限，一般局限在查閱摘抄，不能復(fù)印。內(nèi)部就應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)檔案的嚴(yán)格管理和規(guī)范化的使用，同時(shí)使用信息技術(shù)將其進(jìn)行科學(xué)分類，形成清晰的條目，方便日常使用。

結(jié)論

綜上所述，本文主要分析有關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)以及具體的應(yīng)對策略。在信息化時(shí)代背景之下，信息化的建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然發(fā)展趨勢。介于財(cái)務(wù)檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，思考該領(lǐng)域的信息化建設(shè)，對于企業(yè)的未來發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義，能夠支撐企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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