新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

曹紅華

摘 要：行政事業(yè)單位檔案綜合管理部門的作用重要性已是基本毋庸置疑了的，它仍是國家事業(yè)單位及其相關(guān)事業(yè)管理職能和單位經(jīng)營和發(fā)展中的很重要一個組成部分。在我國檔案工作管理規(guī)范化的推進(jìn)實(shí)際發(fā)展過程實(shí)踐中，要注重結(jié)合社會新常態(tài)的社會發(fā)展和形勢，對國內(nèi)現(xiàn)行各類檔案行政管理規(guī)范進(jìn)行合理有效和優(yōu)化與調(diào)整，提高社會檔案事業(yè)管理工作的整體水平。

關(guān)鍵詞：直屬事業(yè)單位管理制度;組織人事檔案管理工作;內(nèi)部科學(xué)目標(biāo)管理

現(xiàn)階段，隨著當(dāng)代我國現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展不斷的發(fā)展，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理將面臨著一種新發(fā)展的歷史需求環(huán)境和社會挑戰(zhàn)。如何在實(shí)踐中更好地全面提高完善和全面優(yōu)化企業(yè)檔案工作管理工作水平，整合形成新體系的檔案發(fā)展思路，需要讓我們來進(jìn)行一個深入地思考探索和實(shí)際探索。事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理實(shí)踐的探索發(fā)展過程具有其較很強(qiáng)的社會專業(yè)性、技術(shù)性、實(shí)踐性特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)政策性。同時，管理層工作人員也有了一定層次的管理保密需求。在實(shí)際開展相關(guān)日常管理監(jiān)督工作時，要努力從管理更加全面科學(xué)細(xì)致的宏觀角度上優(yōu)化相關(guān)管理工作。

一、新時期優(yōu)化檔案管理的必然性

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度不完善，相關(guān)制度不規(guī)范。在許多具體部門檔案規(guī)范管理專項工作項目的工作開展情況和制度實(shí)施執(zhí)行過程檢查中，總體工作流程都不夠系統(tǒng)清晰。如對相關(guān)文件檔案數(shù)據(jù)的管理收集利用范圍規(guī)定不夠詳細(xì)明確，歸檔利用工作制度不全面規(guī)范，日常運(yùn)行管理服務(wù)效率意識不足提升等。雖然還有一些工作機(jī)構(gòu)曾經(jīng)多次研究調(diào)整完善檔案工作管理專項制度，但實(shí)際具體部門實(shí)施工作效果仍非常明顯有限，缺乏起到足夠重視的具體實(shí)施管理力度感和執(zhí)行權(quán)威性。一些地方檔案管理人員整體的行政職業(yè)素質(zhì)層次和綜合能力均相對十分有限，不能全面有效系統(tǒng)地解決我們當(dāng)前開展檔案工作管理中碰到的這樣一些突出問題。由于工作人員缺乏進(jìn)行專業(yè)全面的知識管理的培訓(xùn)，工作流程中經(jīng)常出現(xiàn)的另外一些難點(diǎn)問題都無法一一得到全面有效系統(tǒng)地解決。目前，檔案專業(yè)管理骨干隊伍組成的總體穩(wěn)定性程度也仍然相對很有限，人員縱向流動較為不完全合理，另一方面它也間接影響著了基層檔案知識管理教育的整體效果。此外，現(xiàn)階段，信息化平臺建設(shè)也已發(fā)展成為各事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理改革的一大主旋律，但距實(shí)際深入實(shí)施時還尚相對十分有限。在企業(yè)自身和檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的高速發(fā)展歷程中，許多基層事業(yè)單位現(xiàn)有的數(shù)字化信息基礎(chǔ)設(shè)施仍不太完善，辦公場所環(huán)境差相對陳舊，檔案存儲空間未得到規(guī)范整改，也難以為檔案管理中的收集、整理、存儲工作的實(shí)施提供基本保障。

二、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

（1）制度系統(tǒng)整體優(yōu)化。要確保實(shí)現(xiàn)我省現(xiàn)階段社會檔案事業(yè)管理服務(wù)的結(jié)構(gòu)全面調(diào)整優(yōu)化，首先必須要著重從行政制度層面建設(shè)入手，調(diào)整規(guī)范現(xiàn)行基層檔案機(jī)構(gòu)管理運(yùn)行體制，提高對現(xiàn)行業(yè)務(wù)管理運(yùn)作體制完善的系統(tǒng)科學(xué)性，為實(shí)現(xiàn)后續(xù)專業(yè)檔案人才管理發(fā)展提供有效更全面有力的智力支持體系和服務(wù)保障。事業(yè)單位檔案管理人員等在組織開展業(yè)務(wù)相關(guān)專項工作時，應(yīng)當(dāng)積極做好內(nèi)部跟蹤質(zhì)量控制評估工作，為社會化檔案業(yè)務(wù)管理活動提供系統(tǒng)可靠支持。在加強(qiáng)內(nèi)部專門管理組織機(jī)構(gòu)隊伍的合理設(shè)置前提上，還要進(jìn)一步提高政府檔案工作管理相關(guān)部門人員的職能獨(dú)立性，為其發(fā)揮提供較為充足可靠的人才資源。在行政內(nèi)部的管理組織方面，檔案綜合管理執(zhí)法部門工作人員還同時應(yīng)進(jìn)一步發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督檢查和指導(dǎo)檢查作用，建立形成以直屬事業(yè)單位工作為協(xié)調(diào)中心工作的行政檔案內(nèi)部管理工作體系。要及時充分系統(tǒng)地研究館藏檔案材料的信息形成、積累、整理編目和清理歸檔，落實(shí)機(jī)關(guān)各崗位工作職責(zé)，建立考核制度。此外，檔案史料的日常接收歸檔和綜合整理、修改加工和材料補(bǔ)充、儲存、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀管理制度和檔案館倉庫管理制度方面也同樣應(yīng)加以相應(yīng)完善。

（2）檔案模式進(jìn)一步優(yōu)化。優(yōu)化了檔案模式管理工作方式同時也是切實(shí)提高當(dāng)前檔案信息化管理建設(shè)效率質(zhì)量的核心關(guān)鍵。在中國當(dāng)前整個檔案數(shù)字化管理及信息化體系建設(shè)發(fā)展中，許多現(xiàn)行檔案數(shù)字化管理相關(guān)技術(shù)手段和具體工作流程方法都相應(yīng)發(fā)生起了根本性變化。當(dāng)然，我們?nèi)詰?yīng)該努力從傳統(tǒng)管理工作方法模式入手，運(yùn)用到更多新科學(xué)的管理模式方法手段和操作思路當(dāng)中來有效開展好相關(guān)業(yè)務(wù)工作。面對這些信息化手段帶來無可比擬的新優(yōu)勢，我們首先應(yīng)該開始重視檔案室信息化，改變我們以往陳舊的傳統(tǒng)手工記錄操作記錄模式，提高內(nèi)部檔案自動化管理檔案的質(zhì)量數(shù)字化制作水平。在今后日常業(yè)務(wù)的內(nèi)部業(yè)務(wù)檔案的管理應(yīng)用中，我們認(rèn)為還將應(yīng)著手逐步大力推進(jìn)檔案館信息化項目建設(shè)方案的立項實(shí)施，并充分利用檔案館各種數(shù)字檢索、比較和分析。

以及其他為外部世界提供更全面的檔案信息服務(wù)的方式。

（3）人員優(yōu)化。檔案事業(yè)管理工作的高速發(fā)展還對專業(yè)檔案管理人員整體的知識素質(zhì)能力和服務(wù)能力均提出起了相對更高一些的要求。結(jié)合單位實(shí)際人才工作崗位需要層次和行業(yè)崗位人員分布，完善人才體系。針對企業(yè)當(dāng)前強(qiáng)化檔案精細(xì)化管理職能的迫切需要，全面提升優(yōu)化了人員隊伍。引進(jìn)其他優(yōu)秀管理專業(yè)管理人才，配合軍隊內(nèi)部戰(zhàn)術(shù)管理專業(yè)培訓(xùn)，提高我軍全隊整體技術(shù)作戰(zhàn)技能水平。為了在實(shí)踐中更好地實(shí)現(xiàn)提高檔案人事戰(zhàn)略管理技能的整體效果，還認(rèn)為應(yīng)結(jié)合實(shí)際在人才隊伍規(guī)劃建設(shè)規(guī)劃中進(jìn)行適當(dāng)和調(diào)整相應(yīng)比例的相關(guān)薪酬福利，給予員工更合理充分適當(dāng)?shù)恼咧С?，進(jìn)一步全面激發(fā)廣大檔案管理人員創(chuàng)業(yè)的創(chuàng)業(yè)積極性。

（4）園區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)構(gòu)優(yōu)化。事業(yè)單位也要按規(guī)定積極穩(wěn)妥加大固定資產(chǎn)投入，合理建設(shè)優(yōu)化管理現(xiàn)有各項檔案及管理信息基礎(chǔ)設(shè)施。為單位檔案綜合管理等部門工作提供有專門設(shè)備的檔案館閱覽室、倉庫間和專用辦公暗區(qū)，確保場地整潔，安裝有各種管理必要用的專業(yè)設(shè)備工具和設(shè)備用具，做好檔案防火、防水、防盜等配套工作。檔案庫房應(yīng)避免長時間陽光長期直射。使用室內(nèi)人工照明器材時，應(yīng)謹(jǐn)慎選用安全防爆燈具，避免庫房長期照明用電而引起庫房火災(zāi)。同時，還要能保證檔案室良好的儲存溫度、濕度環(huán)境和合理通風(fēng)。在進(jìn)行日常庫房檔案的管理實(shí)踐中，檔案庫房的存放溫度原則上應(yīng)注意控制在每天14個℃-24個℃左右之間。

三、結(jié)束語

總之，檔案工作對事業(yè)單位管理發(fā)展的意義是毋庸置疑的。我們要高度重視，認(rèn)清新時期檔案管理優(yōu)化的必然性，從不同角度出發(fā)，做好檔案管理的全面優(yōu)化工作，最大限度地發(fā)揮檔案管理的整體效果。

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