基于信息化手段的醫(yī)藥代表來訪登記備案管理

陳淵華

南京大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬口腔醫(yī)院院長辦公室 （江蘇南京 210008）

醫(yī)藥代表是指代表藥品上市許可持有人在中華人民共和國境內(nèi)從事藥品信息傳遞、溝通、反饋的專業(yè)人員。2019年10月，江蘇省衛(wèi)生健康委員會發(fā)布了《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》，提出了建立合同管理、登記備案、院內(nèi)接待、巡查監(jiān)控和監(jiān)督懲誡5方面的制度，其中明確要求公立醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)建立登記備案制度，即公立醫(yī)療機構(gòu)要實行醫(yī)藥代表來訪登記備案管理，建立醫(yī)藥代表登記備案臺賬；行風(fēng)辦為醫(yī)藥代表登記備案部門，負責(zé)登記備案企業(yè)信息、涉及醫(yī)藥產(chǎn)品信息、相關(guān)工作人員信息。2020年12月1日開始施行國家藥監(jiān)局組織制定的《醫(yī)藥代表備案管理辦法（試行）》[1]，對醫(yī)藥代表進入醫(yī)院后的具體任務(wù)及可開展的學(xué)術(shù)推廣活動進行了明確的規(guī)定，一方面，隨著藥品、設(shè)備、耗材等不斷的更新與發(fā)展，醫(yī)院也需要對設(shè)備進行更新，使用新型的藥品和耗材更好地為患者服務(wù)，這就需要及時了解藥品、設(shè)備、耗材的動態(tài)；另一方面產(chǎn)品研發(fā)機構(gòu)也要協(xié)助醫(yī)務(wù)人員合理使用本企業(yè)的醫(yī)藥產(chǎn)品，同時需要收集和反饋藥品、設(shè)備、耗材的臨床使用情況及醫(yī)院需求信息，這些工作均需要通過醫(yī)藥代表進入醫(yī)院來開展。因此，醫(yī)藥代表進入醫(yī)院開展工作應(yīng)該是醫(yī)院管理工作中的一環(huán)。

為了便于醫(yī)院對醫(yī)藥代表來訪加強管理，我院嘗試通過信息化手段對醫(yī)藥代表來訪進行登記備案，建立了醫(yī)藥代表來訪登記備案平臺，用于醫(yī)藥代表進入醫(yī)院開展相關(guān)工作的流程管理。

1 信息化管理的原因

醫(yī)藥代表來訪登記備案是醫(yī)院的一項日常工作[2-4]，如何高效和高質(zhì)量地完成這項工作是醫(yī)院相關(guān)職能科室需要思考的問題。我院嘗試采用信息化手段對醫(yī)藥代表的來訪進行登記備案管理，主要有以下4點考慮：（1）《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》明確指出行風(fēng)辦為醫(yī)藥代表登記備案部門，但我院行風(fēng)辦工作人員數(shù)量有限，同時平時處理本科室的事務(wù)較多，精力和時間有限，且每位醫(yī)藥代表來院時間不統(tǒng)一，需要安排專人負責(zé)接待、登記相關(guān)信息，人力成本過高，可能影響行風(fēng)辦的日常工作；（2）如果實行現(xiàn)場登記，需要醫(yī)藥代表先來院登記，審核通過后再來院介紹產(chǎn)品，增加了醫(yī)藥代表來院頻率，無形中給醫(yī)藥代表增加了負擔(dān)，同時由于新型冠狀病毒肺炎疫情的特殊性，醫(yī)藥代表頻繁出入醫(yī)院，不利于醫(yī)院流動人員的管控，給疫情防控工作增加了負擔(dān)；（3）如果采用電話登記的方式，由于現(xiàn)階段行風(fēng)辦的工作人員對藥品、設(shè)備、耗材的品牌、規(guī)格型號等信息不甚了解，可能出現(xiàn)登記信息不全或錯誤的情況發(fā)生，且電話登記無法獲取資質(zhì)證明材料、產(chǎn)品介紹材料、來訪人員身份證明材料等，同時電話登記工作也必須有人值守，效率較低，可能會影響日常工作的正常開展；（4）后期為滿足行風(fēng)辦監(jiān)督工作的要求，需要對醫(yī)藥代表來院信息進行匯總、分析和查看，如果通過紙質(zhì)登記，統(tǒng)計數(shù)據(jù)不方便，效率較低，且數(shù)據(jù)量越大，出錯可能性越高。

2 信息化管理的現(xiàn)狀

結(jié)合我院的實際情況和醫(yī)藥代表來訪登記備案工作的要求和難點，我們考慮使用信息化的手段開展醫(yī)藥代表來訪登記備案管理[5-9]，行風(fēng)辦和設(shè)備部門將工作中遇到的問題和需求詳細告知信息科，信息科根據(jù)需求進行平臺的設(shè)計和規(guī)劃，最終我院開發(fā)了用于醫(yī)藥代表來訪登記備案的平臺，在平臺正式上線前進行試運行，并及時對試運行中出現(xiàn)的問題和不足之處進行修改和完善，確保平臺全面上線后的穩(wěn)定運行。

我院醫(yī)藥代表來訪登記備案平臺分為兩部分，一部分是醫(yī)藥代表來訪登記平臺（圖1），另一部分是醫(yī)藥代表來訪備案平臺（圖2）。

圖2 醫(yī)藥代表來訪備案平臺

2.1 醫(yī)藥代表來訪登記平臺

醫(yī)藥代表來訪登記平臺供醫(yī)藥代表使用。醫(yī)藥代表來院前，需要在醫(yī)院官網(wǎng)上進行登記，登記的內(nèi)容包括預(yù)約時間、公司名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話以及介紹的產(chǎn)品等相關(guān)信息。由于每周四上午為設(shè)備部門的接待日，所以目前來訪登記的日期只可選擇每周四上午，同時為保障醫(yī)藥代表有充分介紹產(chǎn)品和溝通交流來院任務(wù)的時間，每位醫(yī)藥代表來訪登記的時段為半小時，已被選擇的時段后續(xù)的醫(yī)藥代表無法選擇。

2.2 醫(yī)藥代表來訪備案平臺

醫(yī)藥代表來訪備案平臺供醫(yī)院管理人員使用，可自動匯總醫(yī)藥代表來訪登記的所有信息，并根據(jù)預(yù)約日期排序。行風(fēng)辦和設(shè)備部門可以登錄醫(yī)藥代表來訪備案平臺對前一周預(yù)約的醫(yī)藥代表進行信息查詢匯總，還可以將信息打印出來留檔備案，同時可以根據(jù)信息匯總表有計劃地安排醫(yī)院相關(guān)人員接待醫(yī)藥代表。

3 信息化管理的效果

3.1 符合管理規(guī)范要求

《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》是對2017年實施的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進一步改革完善藥品生產(chǎn)流通使用政策的若干意見》中提出的“建立醫(yī)藥代表登記備案制度”意見的細化和進一步要求，對于醫(yī)藥代表登記備案制度進行了詳細的規(guī)范和要求。醫(yī)院需按照《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》規(guī)定開展相應(yīng)的工作，做好登記備案工作，同時需依據(jù)《醫(yī)藥代表備案管理辦法》要求，合法合規(guī)地開展相關(guān)工作。我院開發(fā)的醫(yī)藥代表來訪登記備案平臺實現(xiàn)了對來訪醫(yī)藥代表的統(tǒng)一登記管理，能較好地完成對于醫(yī)藥代表在醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)活動管理的相關(guān)要求。

3.2 節(jié)約時間

對于醫(yī)藥代表而言，通過登錄醫(yī)藥代表來訪登記平臺進行信息登記，無需多次往返醫(yī)院，節(jié)約了時間；對于醫(yī)院管理人員而言，通過醫(yī)藥代表來訪備案平臺獲取企業(yè)及介紹的產(chǎn)品等信息，便于提前了解并做好準(zhǔn)備，對于非必須的項目，可以提前溝通并刪除，同樣也節(jié)約了時間。

3.3 便于管理

對于醫(yī)院而言，通過信息化的手段進行管理，便于信息的匯總和統(tǒng)計，提高了工作效率；對于行風(fēng)辦和設(shè)備部門而言，可以通過電腦端定期統(tǒng)計來訪醫(yī)藥代表的信息，對數(shù)據(jù)進行分類、匯總和分析，有利于精細化管理。

3.4 適應(yīng)新形勢

新型冠狀病毒肺炎疫情的出現(xiàn)給醫(yī)院的精細化管理提出了新的要求，所有人員進入醫(yī)療場所均需要進行疫情相關(guān)的核查。醫(yī)藥代表由于工作原因，活動范圍較廣，醫(yī)院對于該類人員的核查需要更加嚴(yán)格。醫(yī)院可以在醫(yī)藥代表來訪登記平臺上增加相關(guān)條目，要求來訪人員上傳相關(guān)防疫信息，如“健康碼”“行程碼”“核酸檢測報告”等；工作人員提前在平臺上進行審核，防止疫情導(dǎo)致的其他問題發(fā)生。

3.5 便于巡查監(jiān)控

《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》中還明確提出建立巡查監(jiān)控制度，醫(yī)院要組織保安、科室和管理人員進行定期或不定期檢查和巡查，對未按照要求開展工作的醫(yī)藥代表要堅決勸離，報告行風(fēng)辦和保衛(wèi)科處理，并記入醫(yī)藥企業(yè)誠信檔案；要在重點區(qū)域安裝高清視頻監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控錄像至少保留90天，及時發(fā)現(xiàn)、記錄、留存和分析醫(yī)藥代表在院內(nèi)重點區(qū)域的活動信息。根據(jù)此項要求，醫(yī)院行風(fēng)辦、保衛(wèi)科和設(shè)備部門需巡查醫(yī)院來訪人員，可以利用醫(yī)藥代表來訪備案平臺上的記錄與現(xiàn)場巡查情況進行交叉對比，按要求執(zhí)行登記備案的醫(yī)藥代表，可在指定的地點開展相關(guān)活動，沒有按要求進行登記備案的醫(yī)藥代表，按照《關(guān)于公立醫(yī)療機構(gòu)加強醫(yī)藥代表活動管理的通知》規(guī)定進行相應(yīng)的處罰。

4 總結(jié)

信息化手段是現(xiàn)代化醫(yī)院的管理方式之一，可以節(jié)省以往由人工登記所產(chǎn)生的時間成本[9]。信息化建設(shè)也是符合醫(yī)院管理發(fā)展趨勢的，可以為將來醫(yī)院與科室之間甚至醫(yī)院與醫(yī)院之間的信息互聯(lián)互通打下基礎(chǔ)[10]，還可以提高各類數(shù)據(jù)處理的效率，使數(shù)據(jù)的精確性和全面性得到改善，為醫(yī)院發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。我院的醫(yī)藥代表來訪登記平臺在推廣運行后得到了使用部門和來訪醫(yī)藥代表的一致好評，目前所有來訪醫(yī)藥代表均通過該平臺進行登記，同時行風(fēng)辦通過該平臺定期組織人員對來訪醫(yī)藥代表信息進行核對和查驗，確保來訪醫(yī)藥代表均提前進行登記，節(jié)省了雙方的時間，簡化了溝通流程，方便了全流程管理，提高了工作效率，但是仍需進一步完善信息的安全性，防止涉及企業(yè)機密或敏感信息的泄漏。