基于5M1E分析法提升煙草企業(yè)采購管理效能研究*
——以L市煙草公司為例

鄭 婧 范 輝 張鋼春 張 犇 李滿玲 謝 萍 盧玉明

(福建省煙草公司龍巖市公司，福建 龍巖 364000)

0 引言

采購是指企業(yè)在一定條件下從市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開展的一種活動(dòng)[1]。國(guó)家煙草專賣局明確提出，煙草企業(yè)采購管理必須始終堅(jiān)守嚴(yán)格規(guī)范“生命線”不動(dòng)搖，堅(jiān)持規(guī)范與效率有機(jī)統(tǒng)一，逐步建立職責(zé)明確、分工協(xié)作、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、風(fēng)險(xiǎn)可控的采購工作機(jī)制。煙草企業(yè)由于采購總金額較大、參與范圍廣、實(shí)施流程多，只有加強(qiáng)采購的科學(xué)管理和控制，探索構(gòu)建采購高效能模式，才能有效降低企業(yè)采購成本，確保采購質(zhì)量，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

L市煙草公司作為F省三個(gè)主要煙葉產(chǎn)區(qū)煙草企業(yè)之一，依法開展煙葉種植指導(dǎo)服務(wù)、煙葉購銷管理、卷煙營(yíng)銷服務(wù)、卷煙物流配送、專賣管理等工作，年均采購數(shù)量達(dá)223項(xiàng)。如何構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)?shù)毓芾硖厣牟少從Ｊ剑_保采購規(guī)范和采購效率雙提升，成為L(zhǎng)市煙草公司“十四五”期間高質(zhì)量發(fā)展亟須研究的重要課題。本文運(yùn)用管理診斷方法，找準(zhǔn)現(xiàn)階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，從構(gòu)建企業(yè)高效能治理模式[2]入手，按照系統(tǒng)化、協(xié)同化、高效化要求進(jìn)一步優(yōu)化工作機(jī)制，重點(diǎn)探索在各層級(jí)、各部門、各崗位認(rèn)真履行采購職責(zé)基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用數(shù)字化轉(zhuǎn)型思維，強(qiáng)化決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互貫通的閉環(huán)管理機(jī)制，構(gòu)建上下、左右、內(nèi)外相互銜接的協(xié)同配合機(jī)制，即：從上往下做好采購流程設(shè)計(jì)及優(yōu)化，從下往上做好采購過程的實(shí)施操作及跟蹤反饋，并以信息化為手段固化管理成果，以期為煙草企業(yè)采購高效能管理提供借鑒及操作實(shí)例。

1 問題識(shí)別

L市煙草公司運(yùn)用管理診斷模式[3]對(duì)采購管理過程中存在的問題進(jìn)行識(shí)別，具體流程詳見圖1。

圖1 采購管理問題識(shí)別流程

1.1 相關(guān)方需求

為了解各相關(guān)方對(duì)采購管理的需求期望，L市煙草公司于2020年召開2場(chǎng)采購經(jīng)辦人員代表座談會(huì)，深入基層調(diào)研15次；與57名各層級(jí)員工座談交流，共收集各類問題點(diǎn)11條，需求期望9條，建議意見3條。通過匯總整理，將各相關(guān)方的具體需求總結(jié)歸納如下：

使用部門需求：采購成果滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)使用要求。

實(shí)施部門需求：采購流程簡(jiǎn)單、高效。

監(jiān)審部門需求：采購過程廉潔、規(guī)范。

采管部門需求：采購廉潔、規(guī)范、高效、物美價(jià)廉。

從中可以看出，“規(guī)范”“高效”是采購過程各相關(guān)方的共同需求。

1.2 外部檢查識(shí)別出的問題

目前L市煙草公司采購管理外部檢查主要有上級(jí)公司檢查考核、采購監(jiān)管平臺(tái)督查、專項(xiàng)審計(jì)[4]等三類。通過對(duì)2018—2020年采購管理外部檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)，“檔案管理多、錯(cuò)、亂、漏”問題數(shù)占36.18%，“采購過程上傳表單錯(cuò)誤” 問題數(shù)占18.42%，“采購過程項(xiàng)目實(shí)施前后程序倒置” 問題數(shù)占8.99%，“采購過程評(píng)標(biāo)不合規(guī)及中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)不規(guī)范” 問題數(shù)占7.89%，“采購過程系統(tǒng)未及時(shí)同步” 問題數(shù)占 7.68%，這五個(gè)問題數(shù)合計(jì)占外部檢查發(fā)現(xiàn)總問題數(shù)的79.16%，根據(jù)“二八原則”，將這些問題判定為關(guān)鍵問題點(diǎn)。

1.3 日常工作中識(shí)別出的問題

采購管理部門在日常工作中經(jīng)常接到采購實(shí)施單位(部門)的咨詢，回答及解釋單位或部門所咨詢的問題花費(fèi)了大量時(shí)間。以2021年第一季度為例，采購實(shí)施單位咨詢的問題主要有“項(xiàng)目金額減少是不是可以直接換采購方式”“小金額是否不用實(shí)施采購”“最高限價(jià)不懂制定”“采購流程多不懂怎么實(shí)施”四類。通過對(duì)這四類問題的提問次數(shù)及解釋耗時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后發(fā)現(xiàn)，“采購流程多不懂怎么實(shí)施”是實(shí)施單位(部門)咨詢數(shù)量最多的問題，提問了15次，占總提問數(shù)的60%。同時(shí)，該問題也是解釋耗時(shí)最長(zhǎng)的問題，平均解釋耗時(shí)為17.8min/個(gè)，當(dāng)季度總解釋耗時(shí)為267min，占咨詢問題總耗時(shí)的77.53%。

1.4 考核檢查識(shí)別出的問題

如上所述，采購實(shí)施單位(部門)對(duì)“采購流程多不懂怎么實(shí)施”問題最為關(guān)注。對(duì)采購經(jīng)辦人員素質(zhì)及經(jīng)辦年限進(jìn)行調(diào)查，L市煙草公司采購管理人員本科及以上人數(shù)占比為60%，總體素質(zhì)較高；采購經(jīng)辦年限中位數(shù)為3年，總體采購經(jīng)驗(yàn)?zāi)晗掭^短。L市煙草公司每年均召開采購管理過程培訓(xùn)及筆試考核，年均培訓(xùn)總課時(shí)為17小時(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容覆蓋采購管理全流程，參與覆蓋率達(dá)100%，考試通過率為100%，理論知識(shí)掌握較為全面。但是，在實(shí)際操作中仍會(huì)出現(xiàn)流程混淆、節(jié)點(diǎn)混亂的情況。因此，考核檢查中將采購實(shí)施單位(部門)存在的問題歸納為“采購流程多、時(shí)間長(zhǎng)、節(jié)點(diǎn)容易忘記或者混淆”。

1.5 問題總結(jié)及管理診斷

通過以上的調(diào)查分析，基于各相關(guān)方需求，L市煙草公司運(yùn)用5M1E分析法對(duì)采購管理過程存在問題進(jìn)行總結(jié)及癥結(jié)判定，形成管理診斷報(bào)告，結(jié)果如表1所示。

2 管理改進(jìn)

2.1 修訂完善采購管理過程企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

L市煙草公司根據(jù)診斷報(bào)告修訂完善采購管理過程企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確“計(jì)劃申報(bào)”三原則、“采購內(nèi)容”三要素。

(1)明確“計(jì)劃申報(bào)”三原則。必要性是相對(duì)于選擇性而言的一種事物傾向，達(dá)到一定目標(biāo)所需要的條件、因素?？尚行允菍?duì)計(jì)劃、過程能否在所要求的時(shí)間范圍內(nèi)成功完成的確定，通常要求市場(chǎng)分析準(zhǔn)確、方案合理，包含環(huán)境可行、經(jīng)濟(jì)可行、政策可行、技術(shù)可行、道德可行等。合理性是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際需求，由采購部門合理編制采購需求，對(duì)需求的完整性、必要性進(jìn)行充分調(diào)研和價(jià)格測(cè)算，從源頭強(qiáng)化采購成本控制，充分考量采購實(shí)施的限制因素，才能準(zhǔn)確合理提出計(jì)劃。

(2)明確“采購內(nèi)容”三要素。一是準(zhǔn)確描述采購范圍，明確供應(yīng)商資質(zhì)。合理設(shè)置投標(biāo)人資質(zhì)條件，既適當(dāng)鼓勵(lì)資質(zhì)信用好、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商入圍投標(biāo)，又避免涉及法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)章制度禁止的限制規(guī)定或者排斥性條款。二是根據(jù)市場(chǎng)行情合理制定最高限價(jià)。對(duì)潛在投標(biāo)人的生產(chǎn)能力、專業(yè)技術(shù)能力、業(yè)績(jī)成就、市場(chǎng)占有率等各方面考察，盡可能綜合掌握網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)類似項(xiàng)目?jī)r(jià)格信息，進(jìn)而能夠?yàn)樽罡呦迌r(jià)編制提供科學(xué)依據(jù)。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)充分的產(chǎn)品，適當(dāng)放寬最高限價(jià)，以吸引更多供應(yīng)商參與投標(biāo)，通過競(jìng)爭(zhēng)降低成本。對(duì)供應(yīng)商較少和市場(chǎng)價(jià)格比較難以準(zhǔn)確判斷的產(chǎn)品，嚴(yán)格控制最高限價(jià)，防止供應(yīng)商漫天要價(jià)、串通哄抬?？茖W(xué)合理制定最高限價(jià)，既可以實(shí)現(xiàn)降本增效的目的，也有利于采購項(xiàng)目順利執(zhí)行。三是合理制定技術(shù)指標(biāo)。結(jié)合項(xiàng)目具體情況選擇最適合的評(píng)標(biāo)辦法，細(xì)化評(píng)分因素的分值設(shè)定，合理設(shè)置評(píng)委的自由裁量空間。采購文件的格式、形式要求應(yīng)當(dāng)清晰明確，不得因裝訂、紙張、文件排序等非實(shí)質(zhì)性的格式、形式問題限制和影響供應(yīng)商投標(biāo)。通過擴(kuò)大公告發(fā)布范圍、確定合適的資質(zhì)條件、科學(xué)設(shè)定最高投標(biāo)限價(jià)、減少非必要廢標(biāo)條款等方式，確保更多供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)。

2.2 構(gòu)建采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式

由于采購流程穩(wěn)定性高，一般情況下，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時(shí)長(zhǎng)可以較為精準(zhǔn)地進(jìn)行預(yù)估。根據(jù)采購相關(guān)制度明確各種采購方式流程實(shí)施時(shí)長(zhǎng)，防止超時(shí)或者未及時(shí)啟動(dòng)影響采購效率。具體流程時(shí)長(zhǎng)如下：公開招標(biāo)大約需要50天；競(jìng)爭(zhēng)性磋商大約需要25天；其他方式采購大約需要15天。

為解決采購管理過程規(guī)范與效率問題，L市煙草公司利用甘特圖構(gòu)建采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式，根據(jù)年度計(jì)劃采購時(shí)間及項(xiàng)目實(shí)施流程長(zhǎng)短，明確項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：?jiǎn)?dòng)時(shí)間、申請(qǐng)抽代理、標(biāo)書會(huì)審、公告、候選人公示、中標(biāo)人公示等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。充分利用企業(yè)釘釘平臺(tái)日歷功能，將項(xiàng)目關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)推送至相應(yīng)經(jīng)辦人員，并設(shè)置提醒服務(wù)，以周為單位提醒對(duì)應(yīng)實(shí)施部門及時(shí)落實(shí)、避免延誤。

2.3 制作《采購系統(tǒng)一點(diǎn)通》手冊(cè)

在全省統(tǒng)一采購目錄、采購流程、采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，只需按照系統(tǒng)要求實(shí)時(shí)錄入，即可達(dá)到項(xiàng)目程序規(guī)范。為提升采購效率，L市煙草公司對(duì)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，將上級(jí)文件制度進(jìn)行解讀、分析、重新歸納，制作《采購系統(tǒng)一點(diǎn)通》手冊(cè)，從30個(gè)方面對(duì)采購系統(tǒng)操作流程進(jìn)行全方面解讀，并對(duì)重點(diǎn)環(huán)節(jié)(如采購方式適用對(duì)比、采購環(huán)節(jié)易出問題及預(yù)防措施)進(jìn)行詳細(xì)說明，在采購過程中遇到的任何問題均能在手冊(cè)中找到解答，實(shí)現(xiàn)難點(diǎn)、重點(diǎn)、易錯(cuò)點(diǎn)全覆蓋。

2.4 制作采購管理知識(shí)云庫

為解決傳統(tǒng)手冊(cè)檢索不便、設(shè)置沒有針對(duì)性、表述太過于繁瑣不便操作等問題，L市煙草公司充分利用數(shù)字化、信息化技術(shù)，采用屏幕錄制技術(shù)+操作語音介紹，制作發(fā)布視頻解說教程《采購系統(tǒng)操作指南》(共7集)，分步驟、分模塊完成公開招標(biāo)常規(guī)流程操作介紹；采用直播錄制+聲音識(shí)別技術(shù)，制作發(fā)布視頻解說教程《采購管理關(guān)鍵點(diǎn)解析》(共7集)，對(duì)采購過程中的難點(diǎn)、重點(diǎn)、易錯(cuò)點(diǎn)進(jìn)行一一解析；采用分步驟操作截圖技術(shù)制作并發(fā)布《采購系統(tǒng)操作手冊(cè)》，方便采購人員按照手冊(cè)進(jìn)行系統(tǒng)操作；根據(jù)上級(jí)文件制度要求及時(shí)更新各類表單，發(fā)布新的采購要求，制作更新采購管理相關(guān)材料，形成各類標(biāo)準(zhǔn)范本11套。同時(shí)，通過釘釘云盤構(gòu)建采購知識(shí)云庫，包括操作指南庫、材料范本庫、視頻解說庫等，實(shí)現(xiàn)采購知識(shí)的固化、傳播、共享。

2.5 搭架信息實(shí)時(shí)溝通平臺(tái)

L市煙草公司充分應(yīng)用釘釘平臺(tái)，組建“全市采購管理群”，成員覆蓋各單位采購管理部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員、市局機(jī)關(guān)各部門經(jīng)辦人員，實(shí)現(xiàn)煙草商業(yè)系統(tǒng)采購管理人員全覆蓋，實(shí)現(xiàn)信息有效溝通及資料實(shí)時(shí)共享。

3 管理成效分析

3.1 模式總結(jié)

L市煙草公司通過綜合管理診斷活動(dòng)總結(jié)提煉出“采購管理知識(shí)云”模式，將管理成果運(yùn)用信息化手段進(jìn)行固化，構(gòu)建采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式，形成數(shù)字化、可視化、貼心化的知識(shí)云庫，讓采購實(shí)施人員隨時(shí)隨地“問、看、點(diǎn)、學(xué)、做”，提升采購效率及質(zhì)量。

3.2 項(xiàng)目實(shí)效

通過本研究項(xiàng)目的有效開展，采購管理存在的問題得到較好改善，在日常采購管理過程中，采購實(shí)施部門咨詢問題的次數(shù)及耗時(shí)顯著下降，具體對(duì)比如表2所示。

表2 采購管理知識(shí)云實(shí)施效果對(duì)比

通過構(gòu)建和豐富知識(shí)庫，目前采購過程中遇到的問題均可以在知識(shí)庫里找到解決方法及操作說明。從表2可以看出，咨詢問題類別下降50%，咨詢數(shù)量下降68.00%；平均解釋耗時(shí)下降81.23%，總解釋耗時(shí)下降91.58%。

4 結(jié)論及討論

本文運(yùn)用管理診斷方法，從相關(guān)方需求及外部檢查、日常工作、考核檢查中識(shí)別問題，采用5M1E分析法形成管理診斷報(bào)告。在管理提升過程中，L市煙草公司運(yùn)用企業(yè)高效能治理模式、知識(shí)云模式、信息化手段等對(duì)法、測(cè)、機(jī)、人四個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，總結(jié)提煉出“采購管理知識(shí)云”模式，實(shí)現(xiàn)采購實(shí)施人員隨時(shí)隨地“問、看、點(diǎn)、學(xué)、做”，解決了現(xiàn)階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，實(shí)現(xiàn)日常工作中咨詢問題類別下降50%，咨詢數(shù)量下降68.00%；平均解釋耗時(shí)下降81.23%，總解釋耗時(shí)下降91.58%，顯著提升了采購管理效能。

在下階段工作中，L市煙草公司將繼續(xù)深化課題研究，注重知識(shí)庫的更新，如遇到之前沒有出現(xiàn)的問題，采購管理部門在解決完畢后會(huì)及時(shí)制作相應(yīng)的資料，進(jìn)一步補(bǔ)充采購知識(shí)庫。同時(shí)，探索培訓(xùn)考核新模式，將實(shí)操測(cè)驗(yàn)納入培訓(xùn)中，確?！奥牭枚?，做得會(huì)”，提升采購管理培訓(xùn)實(shí)效。