后疫情時代高校智能財務(wù)體系構(gòu)建探究

□文/趙敬予 張穎萍 丁文婷 高 芳

（哈爾濱工業(yè)大學(xué) 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 突如其來的新冠肺炎疫情對各行各業(yè)都產(chǎn)生不小的影響，高校財務(wù)管理也是其中之一。疫情給高校原有的財務(wù)管理模式帶來不小的沖擊，高校財務(wù)工作面臨巨大挑戰(zhàn)。但是，面臨挑戰(zhàn)的同時也蘊含著機遇，應(yīng)以此為契機，改進服務(wù)方式、提升服務(wù)質(zhì)量，同時提高服務(wù)效率與工作效率。本文旨在分析“后疫情時代”高校財務(wù)原有管理模式的不足，運用智能化、信息化手段，提出改進措施與建議，為疫情防控常態(tài)化形勢下構(gòu)建高校智能財務(wù)管理模式提供參考。

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校在我國科研領(lǐng)域扮演的角色愈加突顯，國家對高校的科研創(chuàng)新也日益關(guān)注，并投入大量科研資金，加上高校招生規(guī)模的擴大，高校的資金來源更加多元化。因此，高校的財務(wù)管理工作不僅在量上明顯增加，在報銷類別上也具有多元化與復(fù)雜化的特點?！皥筚~問題多”“報賬矛盾突出”是目前大多高校在財務(wù)報銷工作中存在的共性問題。疫情的突然到來，使高校原有的管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，原有的空間密集、業(yè)務(wù)流程需要人與人之間接觸多、層級簽字手續(xù)繁瑣等不利于疫情防控需求，因此改進高校的財務(wù)管理模式，構(gòu)建“后疫情時代”科學(xué)、高效、智能的高校財務(wù)體系十分必要。

一、構(gòu)建后疫情時代高校智能財務(wù)的意義

（一）智能財務(wù)是智慧校園建設(shè)的重要組成部分。國內(nèi)大多學(xué)者發(fā)表觀點，認(rèn)為智慧校園建設(shè)是我國高校發(fā)展的未來趨勢，智慧校園建設(shè)為高校分析與評價教學(xué)過程、決策管理等方面提供有效支撐，為學(xué)校良性發(fā)展提供開放舒適的教學(xué)和生活環(huán)境。高校財務(wù)作為高校管理的重要組成部分，做好高校智慧財務(wù)體系建設(shè)對提高高校整體管理和服務(wù)水平以及智慧校園建設(shè)具有至關(guān)重要的作用。

（二）智能財務(wù)是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然要求。黨的十九屆五中全會通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年計劃和二〇三五年愿景目標(biāo)的建議》提出：“加快數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會治理等數(shù)字智能化水平?！碑?dāng)前疫情之下，非接觸式的自動化、智能化、數(shù)字化運行能力，既保障社會經(jīng)濟的平穩(wěn)有序運行，也促進單位業(yè)務(wù)合規(guī)高效運轉(zhuǎn)。財務(wù)作為單位的核心部門，更需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞與處理的全面在線、實時互聯(lián)，完成從價值守護到價值創(chuàng)造的“蝶變”。

（三）提高高校財務(wù)管理應(yīng)對突發(fā)事件的管理效能。目前，我國高校財務(wù)管理采用的依然是線下和線上相結(jié)合的管理模式。2020 年突如其來的疫情，打破了正常的工作秩序，對于線下辦理的工作業(yè)務(wù)更是挑戰(zhàn)，高校財務(wù)管理工作也受到影響。疫情的嚴(yán)峻性、防控形勢的復(fù)雜性導(dǎo)致高校一些線下工作不能有序開展，嚴(yán)重地影響了高校財務(wù)的工作效率和服務(wù)效能。高校財務(wù)管理工作應(yīng)以此次疫情對高校財務(wù)工作的影響為契機，利用智能化等信息技術(shù)對高校財務(wù)管理工作進行智慧財務(wù)體系構(gòu)建，旨在“后疫情時代”下高校財務(wù)可以精準(zhǔn)發(fā)力、優(yōu)化服務(wù)、保障工作，提高高校智慧財務(wù)建設(shè)精準(zhǔn)化管理與服務(wù)水平。

二、傳統(tǒng)高校財務(wù)管理模式應(yīng)對疫情的不足

（一）高校傳統(tǒng)報銷模式的弊端

1、高校財務(wù)日常報銷工作不能有序開展。由于疫情突然肆虐，正常的工作生活受到嚴(yán)重影響，許多日常工作都被按下了暫停鍵，為了保障高校的工資、獎助學(xué)金發(fā)放等特殊工作不受影響，又要兼顧到疫情防控的需求，只能采取特事特辦的臨時處理方式。而對于高校財務(wù)的基礎(chǔ)工作——財務(wù)報銷，一方面目前大多高校的財務(wù)報銷還停留在紙質(zhì)單據(jù)階段，報銷簽字流程需要層層審批、面簽；另一方面由于疫情的強傳染性，通過飛沫和氣溶膠等空氣載體就能傳播，為了有效抗擊疫情，減少防控風(fēng)險，高校的財務(wù)工作暫時放緩，如果疫情持續(xù)時間加長，將嚴(yán)重影響高校的報銷業(yè)務(wù)有序開展，因此構(gòu)建后疫情時代高校財務(wù)報銷新模式是高校財務(wù)亟待解決的問題。

2、紙質(zhì)報銷單據(jù)存在交叉感染風(fēng)險。目前，大多高校采用的報銷模式還是紙質(zhì)版票據(jù)作為原始票據(jù)，即報銷人整理好紙質(zhì)版原始票據(jù)，簽字審批后再交由財務(wù)部門處理。盡管目前大多高校都使用投遞機接受投遞預(yù)約單，但是鑒于新冠肺炎疫情的傳播特性，一方面紙質(zhì)單據(jù)存在攜帶病毒的可能；另一方面層層審批簽字不可避免地導(dǎo)致了報銷人員與簽字審批人員的直接接觸，種種報銷模式都存在疫情交叉感染的風(fēng)險，不利于疫情防控。

3、業(yè)務(wù)存在嚴(yán)重同質(zhì)化現(xiàn)象，工作效率低。高校財務(wù)報銷類別中，材料費和差旅費占比較大，目前的報銷處理模式是逐單處理，工作重復(fù)性強、同質(zhì)化現(xiàn)象嚴(yán)重，工作效率低下。隨著高校撥款數(shù)額的逐年增加，報銷業(yè)務(wù)量更是與日俱增，在高校財務(wù)工作人員有限的情況下，再加上疫情等突發(fā)狀況影響，在預(yù)算執(zhí)行考核時間節(jié)點或某個項目驗收的時間節(jié)點時，會計工作人員加班處理報銷單就成了常態(tài)。因此，構(gòu)建智能化的高校財務(wù)報銷模式對于提高高校財務(wù)報銷人員的工作效率具有重要意義，同時也能解放高校財務(wù)報銷工作人員，讓其有更多的時間去做好延伸服務(wù)和監(jiān)督管理工作。

（二）高校資金結(jié)算效率有待提高

1、資金支付及時性得不到有效保障。國庫集中支付是目前大多公辦高校采用的主要資金支付方式，分為直接支付和授權(quán)支付兩種。為保證資金使用的安全性，財政主管部門對國庫集中支付提出了至少需兩人同時操作的需求，并且相應(yīng)的密鑰由專人負責(zé)保管。疫情防控期間，很容易因隔離或出行受限導(dǎo)致資金支付不及時等，工作不能順利開展。一方面高校財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)要求高校財務(wù)不相容、崗位相分離，資金支付需要至少兩人完成；另一方面高校的財務(wù)辦公環(huán)境大多為辦公大廳的格局，財務(wù)部門自身的工作人員座位相對密集，加上前來辦理業(yè)務(wù)的師生較多，增加了人員密集程度，以上現(xiàn)象表明傳統(tǒng)的資金結(jié)算方式不利于疫情防控。

2、資金收入結(jié)算效率低。目前，高校雖然在收費方式上做了信息化的改進，大多收費采用了網(wǎng)上收繳的方式，但統(tǒng)計工作和入賬工作受疫情防控影響會有延遲，資金結(jié)算效率大打折扣。

（三）存在內(nèi)控環(huán)節(jié)效率低現(xiàn)象。目前，高校出于內(nèi)部控制角度考慮，對不同經(jīng)費項目類別、不同經(jīng)費額度建立了審批制度，對應(yīng)地需要各級領(lǐng)導(dǎo)對報銷的票據(jù)進行審核，但很多領(lǐng)導(dǎo)會因為出差等因素不能保證簽字的時效性。疫情影響下，面對面簽字也加大了疫情感染的風(fēng)險，不利于疫情防控。因此，構(gòu)建智能的財務(wù)報銷模式，利用電子審簽的審批模式，一方面降低了疫情防控期間的傳播風(fēng)險；另一方面也提高了高校財務(wù)工作的智能化水平和工作效率。

三、構(gòu)建高校智慧財務(wù)體系新模式

（一）重構(gòu)高校智能財務(wù)報銷模式。新的報銷模式旨在實現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化的“無接觸式”線上報銷模式，該流程既要符合高校內(nèi)部控制的相關(guān)要求，也要兼顧到疫情防控形勢下用戶的實際需求，本著智能化與高效化的原則，從預(yù)約報銷到復(fù)核后付款，全過程均實現(xiàn)線上辦理，可以隨時隨地網(wǎng)上辦、掌上辦。

重構(gòu)的高校報銷模式分為兩大類：一類是集中處理業(yè)務(wù)，如差旅費和材料費等采購業(yè)務(wù)，該類業(yè)務(wù)具有同質(zhì)化特點，可以通過統(tǒng)一平臺集中辦理；另一類為零散業(yè)務(wù)，即不具備集中統(tǒng)一辦理的其他業(yè)務(wù)，該類業(yè)務(wù)的原始票據(jù)為電子票據(jù)，報銷人只需上傳電子票據(jù)和其他需要的佐證材料即可完成線上報銷流程。集中處理業(yè)務(wù)新財務(wù)報銷模式、零散業(yè)務(wù)新財務(wù)報銷模式如圖1 所示。（圖1）

圖1 智能財務(wù)報銷新模式圖

1、預(yù)約與審批環(huán)節(jié)。集中處理業(yè)務(wù)由經(jīng)辦人發(fā)起申請，項目負責(zé)人完成在線審批后，采購的材料、資產(chǎn)或差旅服務(wù)流轉(zhuǎn)到獲取或服務(wù)的供應(yīng)商采購平臺，供應(yīng)商集中采購平臺根據(jù)需求統(tǒng)一生成批量結(jié)算單，根據(jù)高校的內(nèi)部控制要求的業(yè)務(wù)流程，再經(jīng)歸口部門領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)部門審核無誤后制單，直接付款給供應(yīng)商，簡化了線下審批環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率，減少了接觸風(fēng)險，提高高校財務(wù)管理水平的同時大大降低了疫情防控風(fēng)險。

零散業(yè)務(wù)是經(jīng)辦人在財務(wù)預(yù)約系統(tǒng)上傳票據(jù)電子版，如報銷業(yè)務(wù)有佐證材料需求，經(jīng)辦人還需上傳佐證材料電子版（如版面費錄用通知、會議通知等）。預(yù)約系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)類別、電子票據(jù)金額生成對應(yīng)的預(yù)約單，準(zhǔn)備齊全后，預(yù)約單推送至項目負責(zé)人審批，如該預(yù)約類型還有其他審批要求，根據(jù)業(yè)務(wù)類型和審批要求推送至下一審批環(huán)節(jié)，所有審批完成后，預(yù)約單流轉(zhuǎn)到財務(wù)報銷環(huán)節(jié)。財務(wù)工作人員收到報銷預(yù)約單后，根據(jù)經(jīng)辦人上傳的電子材料，在線進行審核，無誤后完成入賬與付款工作。

2、同質(zhì)業(yè)務(wù)辦理批量化。對于采購業(yè)務(wù)、差旅業(yè)務(wù)等發(fā)生量大、工作重復(fù)性強、同質(zhì)化嚴(yán)重的業(yè)務(wù)通過集中采購平臺實行集中統(tǒng)一處理，將財務(wù)工作者從煩躁、重復(fù)的工作中解放出來，讓高校財務(wù)工作者有更多的時間與精力投入到高校財務(wù)管理層面上來，是高校財務(wù)工作發(fā)展的必然趨勢。這種集中地處理批量業(yè)務(wù)不僅提高了高校智能化辦理業(yè)務(wù)水平，同時也解決了高校目前編制短缺的問題。

3、電子歸檔環(huán)節(jié)。整個報銷流程均在線上通過電子票據(jù)一步步流轉(zhuǎn)完成，預(yù)約報銷單、審核制單、會計憑證、復(fù)核付款、支付結(jié)果等全過程均可以追蹤，時時查看業(yè)務(wù)所處環(huán)節(jié)，所有票據(jù)、佐證材料等附件最終以電子化檔案形式存檔。

（二）優(yōu)化資金結(jié)算模式

1、使用銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)。銀?；ヂ?lián)是目前高校比較青睞的一種新型支付手段，其優(yōu)點是可以減少匯款信息重復(fù)錄入等工作量，提高工作效率的同時降低了出錯率。構(gòu)建高校智慧財務(wù)體系對資金結(jié)算模塊應(yīng)優(yōu)化銀校互聯(lián)系統(tǒng)，在銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)中加入輔助核算模塊，這樣系統(tǒng)可以自動智能識別具體開戶行等匯款信息，加大匯款正確率，提高工作效率。

2、加強內(nèi)部控制。在新的報銷模式下，改變了原有的資金結(jié)算方式，雖然新的資金結(jié)算可以線上完成，降低疫情防控風(fēng)險，但內(nèi)部控制的重點以及報銷業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了實質(zhì)性的改變，因此需建立一套與新模式匹配的財務(wù)規(guī)章制度。首先，應(yīng)建立新的財務(wù)報銷規(guī)章制度，依據(jù)不相容崗位相分離的原則梳理全新的報銷流程。設(shè)置資金支付與審批權(quán)限，做好各項資金監(jiān)管工作，加大對新型資金結(jié)算介質(zhì)的管理，及時有效地落實好對賬工作。其次，銀校互聯(lián)系統(tǒng)雖然提高了資金支付的工作效率，但在與銀行對賬時間上提出了新的要求，應(yīng)及時與銀行反饋數(shù)據(jù)核對，找出差異，同時也要加強學(xué)校、銀行和相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)公司的聯(lián)系，有序科學(xué)地開展結(jié)算、數(shù)據(jù)核對、報表銜接及入賬等工作，共同做好資金結(jié)算。

3、加強網(wǎng)絡(luò)安全。優(yōu)化后的資金結(jié)算方式都是在網(wǎng)絡(luò)條件下完成的，大大提高了疫情防控期間的工作效率，但為了保證資金的安全，應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全保障，在工作中要做好網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范使用，合理區(qū)分外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)，根據(jù)需要可以設(shè)置一定的保護措施確保資金使用安全。高校的收費種類較多，開通網(wǎng)上繳費后繳費平臺每日資金流入、資金流出頻次激增，需做好統(tǒng)籌規(guī)劃，對資金流入量和流出量做好評估，定期按照資金性質(zhì)編制資金流入流出分析報告，有效提高資金使用率。

綜上，財務(wù)管理作為高校管理的重要組成部分，構(gòu)建高校智慧財務(wù)體系不僅提高了高校財務(wù)管理智能化、服務(wù)水平先進化，同時也促進了高校智慧校園建設(shè)，使高校整體的智能化管理水平邁向一個新高度。疫情之下，非接觸式的自動化、智能化、數(shù)字化運行能力，既保障了社會經(jīng)濟的平穩(wěn)有序運行，也促進了單位業(yè)務(wù)合規(guī)高效運轉(zhuǎn)。高校財務(wù)作為高校管理的核心部門，更需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞與處理的全面在線，實時互聯(lián)，完成從價值守護到價值創(chuàng)造的“蝶變”。在后疫情時代這個大背景下，結(jié)合智慧校園理念，運用先進的信息化技術(shù)，針對高校財務(wù)工作在應(yīng)對疫情等重大突發(fā)公共事件時突顯出的問題與不足，運用信息化的手段構(gòu)建一套高校智慧財務(wù)體系，并對該體系的有效實施提出保障措施。