促進企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑探究

王濤

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國迎來了信息化社會，這給企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供了重要的技術(shù)力量保障。人力資源檔案管理是企業(yè)管理工作中的重要工作內(nèi)容，做好人力資源檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。文章主要就促進企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑展開討論，并分析了企業(yè)人力資源檔案管理中運用信息化的重要性、企業(yè)人力資源檔案管理中存在的問題等內(nèi)容，希望給我國企業(yè)和檔案管理人員提供一定的借鑒價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人力資源;檔案管理;信息化

信息化是利用信息技術(shù)，開發(fā)利用信息資源，促進信息交流和知識共享，從而提高經(jīng)濟增長質(zhì)量，推動社會經(jīng)濟發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程。信息化時代的到來給企業(yè)的人力資源管理工作帶來了發(fā)展的曙光，企業(yè)只有積極地融入信息化時代中來，才能促進企業(yè)的健康發(fā)展。

一、企業(yè)人力資源檔案管理中運用信息化的重要性

（一）有利于提升檔案服務(wù)水平

檔案管理工作本身是為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)的，它主要是為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、招聘人才，從而為企業(yè)提供充足的人才儲備。人力資源檔案管理工作實現(xiàn)信息化已經(jīng)成為當前企業(yè)發(fā)展的重要趨勢，它顛覆了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，使紙質(zhì)的檔案管理形式一去不復(fù)返，在具體的工作中它將人力資源信息利用計算機進行保存，人們實現(xiàn)了智能化查詢，這不僅減少了人力資源檔案管理的工作量，而且降低了人們的工作難度。其次，企業(yè)的人力資源檔案管理工作進行信息化建設(shè)，可以對人力資源信息進行實時更新，提升了人力資源信息的準確性，并且這些信息的準確性提升之后將會給企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供更加有力的參考，進而幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策。

（二）是新時期人才戰(zhàn)略的需要

隨著社會的進步和發(fā)展，我國對人才的需求也越來越大，但是部分企業(yè)在人力資源的運用上存在很多問題，不能根據(jù)人才的實際情況和特長進行針對性的應(yīng)用，從而導(dǎo)致部分人才的才能在企業(yè)建設(shè)中沒有被充分發(fā)揮出來。企業(yè)的人力資源檔案管理工作實現(xiàn)信息化，可以更加便利地對檔案進行存儲和調(diào)取，能夠?qū)θ藛T的專業(yè)技能、特長及工作經(jīng)驗等進行準確的把握，企業(yè)可以充分發(fā)揮人才的優(yōu)勢，促進企業(yè)的發(fā)展。

（三）降低了企業(yè)人力資源檔案管理的成本

企業(yè)人力資源檔案管理工作是一項十分復(fù)雜的工作，而且在進行人力資源檔案信息的采集、整理及統(tǒng)計的過程中會浪費大量的時間、精力及財力、物力。實現(xiàn)人力資源檔案管理信息化，可以簡化工作流程，縮短信息采集、整理和統(tǒng)計的時間，從而降低了人力、物力等資源的投入。其次，企業(yè)的人力資源檔案管理工作進行信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)管理內(nèi)容的無紙化，從而打破了空間限制壁壘，減少了人力資源檔案的儲存空間。

二、企業(yè)人力資源檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）人力資源檔案管理的信息化意識薄弱

當前，我國整體信息化進程推進相對緩慢，最主要原因是我國產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域復(fù)雜多樣，沒有采用集中化的發(fā)展，從而阻礙了各個領(lǐng)域的發(fā)展，人力資源檔案管理水平也相對落后，因此，人力資源檔案管理的信息化建設(shè)意識觀念也相對薄弱，處于得過且過的狀態(tài)。雖然人力資源檔案管理信息化建設(shè)正在進行當中，但是目前還沒有引起管理人員的足夠重視，一直堅持傳統(tǒng)觀念，沒有更新管理模式，沒有與信息化相結(jié)合，只重視人力資源檔案的保管工作，卻忽略了人力資源檔案的更新與補充，也沒意識人力資源檔案管理信息開發(fā)對人力資源管理的重要意義，因此失去了它應(yīng)有的價值。只有不斷加強人力資源檔案管理信息化的意識，才能發(fā)揮出它獨特的優(yōu)勢。

（二）人力資源檔案管理工作量大，設(shè)備落后

改革開放以來，各種類型的企業(yè)如同雨后春筍般發(fā)展起來，呈現(xiàn)出一片欣欣向榮的景象，滿足了社會發(fā)展和人們生活的需求，企業(yè)在發(fā)展的同時，人力資源檔案管理中產(chǎn)生的檔案資料越來越多，這在無形中增加了企業(yè)人力資源檔案管理人員的工作量。其次，部分企業(yè)在人力資源檔案管理信息化建設(shè)上的投資不足，很多檔案管理的設(shè)備還十分的落后，比如很多企業(yè)沒有專門的檔案室，進行人力資源檔案管理的軟件和硬件設(shè)施也不齊全，很多紙質(zhì)檔案都得不到有效保護，更不用說進行信息化建設(shè)。

（三）專業(yè)人才的培訓(xùn)不到位

管理人員在企業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，但是企業(yè)當前的人力資源檔案管理人員專業(yè)水平有限，還不具備信息化管理的知識和能力，而且他們已經(jīng)適應(yīng)了傳統(tǒng)的人力資源檔案管理方式，難以轉(zhuǎn)變。企業(yè)急需要對其進行培訓(xùn)和教育，從而提高管理人員的工作能力，促進人力資源檔案管理工作的發(fā)展。然而，部分企業(yè)對專業(yè)人才的培訓(xùn)不到位，沒有就人力資源檔案管理人員存在的問題進行分析，也沒有制定人才培養(yǎng)的計劃，所以很多企業(yè)檔案管理人員的能力一直處于停滯狀態(tài)，制約著企業(yè)的發(fā)展。

（四）人力資源檔案管理的信息化程度應(yīng)用水平不高

人力資源檔案與職工的切身利益息息相關(guān)，它不僅關(guān)系著職工的薪資待遇，而且關(guān)系著職工的未來發(fā)展，但是企業(yè)人力資源歸檔是一項非常繁瑣的工作，需要投入大量的人力和物力。傳統(tǒng)的人力資源歸檔信息化運用水平不高，也沒有對它引起高度的重視，這樣就嚴重影響了人力資源檔案歸檔的效率。隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)在的檔案歸檔中計算機的作用被充分地體現(xiàn)出來，也被廣泛地應(yīng)用到其中，在計算機的輔助下可以對檔案進行自動編號，從而有效地提高了人力資源檔案的歸檔速度，從而解放了大量的人工勞動。但是目前人力資源檔案管理中信息化全面應(yīng)用模式還沒有實現(xiàn)，所以信息化程度還需要不斷地完善，相信隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化應(yīng)用水平會不斷地提升。

（五）缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目性較強

企業(yè)人力資源檔案管理工作涉及到企業(yè)的開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營及人事管理等工作，所以需要各個部門和環(huán)節(jié)做好密切配合工作，尤其是信息化的引入對企業(yè)提出了更高的要求，企業(yè)必須進行統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)組織安排，實現(xiàn)與管理、人事等部門的有效銜接，但是當前很多企業(yè)缺少統(tǒng)籌規(guī)劃的能力，存在一定的盲目性，難以發(fā)揮信息化的作用，更沒有協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，從而阻礙了企業(yè)的人力資源檔案管理工作的發(fā)展。

三、促進企業(yè)人力資源檔案管理信息化的路徑

（一）強化人力資源檔案管理人員的信息化意識

意識是指導(dǎo)行為的基礎(chǔ)條件，有什么樣的意識就會產(chǎn)生什么樣的行為表現(xiàn)，對于人力資源檔案管理工作來說也是如此，人力資源檔案管理人員只有從意識上重視信息化建設(shè)，才能將其落實到日常工作中。首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，增加對信息化建設(shè)的投資，這樣可以解決檔案管理設(shè)備不足的問題，提高人力資源檔案信息化建設(shè)的水平和質(zhì)量。其次，企業(yè)人力資源檔案管理的一線人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作觀念，積極采用信息化的模式對檔案進行管理，強化科技化意識，將人力資源管理從傳統(tǒng)的手工操作向數(shù)字化過程進行轉(zhuǎn)變。最后，企業(yè)應(yīng)該做好宣傳工作，利用現(xiàn)代化的媒體軟件和平臺在企業(yè)中宣傳信息化建設(shè)的優(yōu)勢和作用，營造信息化建設(shè)的工作氛圍，從而提高檔案管理人員的信息化意識，自覺調(diào)整工作方式，促進企業(yè)檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

（二）及時進行硬件和軟件的升級

當前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，各種硬件和軟件系統(tǒng)的更新周期短，所以企業(yè)應(yīng)該緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的腳步，及時對硬件和軟件系統(tǒng)進行升級，保障信息收集、梳理、整合、搜索及發(fā)布的快捷性。硬件和軟件的更新可以提高企業(yè)檔案資源管理的工作效率，并促進企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，所以這也是企業(yè)突破自我發(fā)展的重要方式。企業(yè)內(nèi)部只有注重系統(tǒng)的升級，并不斷地淘汰落后的設(shè)備和軟件，才能從根本上解決企業(yè)人力資源檔案管理工作效率低的問題。

（三）完善人力資源檔案信息化平臺

信息化是當前社會發(fā)展的一個重要趨勢，信息化在人力資源檔案管理中的運用主要是利用信息化技術(shù)和手段對檔案進行處理、分析、存檔等，極大地方便了檔案的調(diào)取，也有效提高了人力資源檔案的利用率，所以必須完善人力資源檔案信息平臺，其首要的任務(wù)是對人力資源檔案管理系統(tǒng)進行升級，確保信息的準確性與完整性，這就要求企業(yè)按照公司目前的現(xiàn)狀、管理情況、人員配置等選擇適合自己公司的管理軟件，并加大投資力度為人力資源檔案信息化建設(shè)配備適合自己公司的現(xiàn)代化儀器。檔案管理安全對于企業(yè)發(fā)展是非常重要的，安裝防火墻等系統(tǒng)對檔案信息進行加密，防止信息被盜和出現(xiàn)病毒，確保信息安全。

（四）提升人力資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人力資源檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)進程，為此企業(yè)必須重視人才的培養(yǎng)工作，提升人力資源檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立一支專業(yè)化的檔案管理團隊。首先，企業(yè)應(yīng)該制定一套完善的人才培養(yǎng)計劃，針對企業(yè)檔案管理人員存在的問題進行定期的培訓(xùn)和教育，并聘請專業(yè)的人士給檔案管理人員講解信息化建設(shè)的相關(guān)知識，提高管理人員對信息化的認識，促進其將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和先進的設(shè)備應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，企業(yè)應(yīng)該注重人才的引進工作，積極地從社會中引進復(fù)合型的技術(shù)人才，彌補當前企業(yè)人力資源檔案管理人員緊缺的不足，從而提升整個人力資源檔案管理隊伍的水平。最后，企業(yè)應(yīng)該建立考評機制，對管理人員的工作態(tài)度、工作能力等進行考核，從而調(diào)動管理人員的工作積極性，使其自覺投入到檔案管理工作的信息化建設(shè)中去。

四、結(jié)語

信息化已經(jīng)成為當下企業(yè)人力檔案資源管理工作的發(fā)展趨勢，企業(yè)應(yīng)該緊跟時代發(fā)展的潮流，加入到信息化發(fā)展的行列中，正視自身管理中存在的不足，強化管理人員的信息化意識，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，及時更新硬件和軟件系統(tǒng)，促進企業(yè)的信息化發(fā)展。相信在不久的將來，我國企業(yè)將會在人力資源檔案管理方面實現(xiàn)更大的飛躍和發(fā)展。

參考文獻：

[1]孟燏.企業(yè)人力資源檔案管理存在的問題與解決策略[J].黑龍江檔案，2021（02）：181-182.

[2]周文廣.數(shù)字化環(huán)境下事業(yè)單位人力資源檔案管理的策略思考[J].商訊，2021（09）：193-194.

[3]韓旭.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化視角下人力資源管理研究[J].科技傳播，2020，12（21）：134-136.

[4]周春蘭.以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：145-146.

（作者單位：河北省地礦局第三地質(zhì)大隊）