水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施

○ 文/ 李永萍

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用變得越來越廣泛，并對各界的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生了巨大的推動作用，而這也讓水利工程領(lǐng)域看到了信息技術(shù)的重要性，并開始在檔案管理方面實(shí)施信息化建設(shè)，意在通過信息化建設(shè)的有效落實(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量，使工程檔案價(jià)值能夠得到更好的發(fā)揮與應(yīng)用。但就目前的實(shí)際情況來看，一些單位在對水利工程方面的檔案管理落實(shí)信息化建設(shè)時(shí)，還有諸多的問題存在，導(dǎo)致信息化建設(shè)的作用未能得到有效的發(fā)揮，對此，還需要相關(guān)單位做好各項(xiàng)優(yōu)化措施的研究和應(yīng)用工作。

一、當(dāng)前水利工程檔案管理信息化建設(shè)的基本情況

（一）對于相關(guān)工作缺乏重視

很多單位對于水利工程方面的檔案管理工作不夠重視，并沒有認(rèn)識到信息化建設(shè)對于挖掘檔案應(yīng)用價(jià)值，提高檔案管理質(zhì)量的重要性，所以也沒有針對相關(guān)工作建立健全完善的制度規(guī)范，導(dǎo)致各項(xiàng)工作的開展缺乏制度支撐，不僅對相關(guān)工作的規(guī)范性和有效性造成了一定影響，同時(shí)也對檔案管理方面的信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的限制作用。

（二）信息化建設(shè)力度不足

雖然在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用情況下，很多水利工程單位也在檔案管理方面落實(shí)了信息化建設(shè)工作，但建設(shè)力度不足的情況仍然普遍存在，很多單位認(rèn)為針對檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)工作，不過是為檔案管理人員配備計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)將原本紙質(zhì)的檔案文件向著數(shù)字化轉(zhuǎn)變，進(jìn)而達(dá)到節(jié)約檔案空間的目的。所以，為其配備相應(yīng)的辦公設(shè)備即可，并不需要進(jìn)行過多的資金投入，增加單位的運(yùn)行成本。這種情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致很多單位在檔案管理方面還存在信息化建設(shè)不足的情況，工作只停留在表面，并沒有將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

（三）工作人員的素質(zhì)有待提升

目前，相關(guān)單位在針對水利工程檔案進(jìn)行管理的過程中，并沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者是專職的檔案管理人員，相應(yīng)的檔案管理工作基本都是由其他崗位代管或者是由兼職人員完成，但也正是由于這些人員并非專業(yè)檔案管理人員，導(dǎo)致其專業(yè)能力以及工作時(shí)間都無法滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。與此同時(shí)，檔案管理工作的信息化建設(shè)，對于工作人員的操作水平具有一定的要求，然而很多工作人員在長期從事傳統(tǒng)檔案管理工作的情況下，對于自身工作的信息化建設(shè)，還存在不適應(yīng)，甚至是抵觸的情況，這也在一定程度上阻礙了信息化建設(shè)工作的實(shí)施與深化。

二、對水利工程檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化的相關(guān)措施

（一）對檔案管理及其信息化保持重視

相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理及其信息化建設(shè)對于單位健康發(fā)展的重要影響，并且要對相關(guān)工作保持高度的重視，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，對相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行有效的建設(shè)，例如，責(zé)任制度。要明確各部門、各崗位在檔案管理工作中的責(zé)任與義務(wù)，一方面，要保證相關(guān)部門能夠?qū)n案管理工作予以大力的支持，確保檔案管理工作的有效開展，另一方面，要對信息化建設(shè)之后的工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作范圍加以明確，確保其能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求落實(shí)檔案管理工作。又如，獎罰制度。針對有效落實(shí)檔案管理，充分挖掘檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資料有效應(yīng)用，促進(jìn)單位健康發(fā)展的人員，應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟?lì)。反之，對檔案管理落實(shí)不到位，甚至是造成檔案損壞、丟失，難以正常使用的情況，則應(yīng)該對其進(jìn)行處罰。要通過各項(xiàng)制度規(guī)范的有效建設(shè)，讓工作人員看到單位對于檔案管理工作的重視程度，使其能夠更加積極的投入到檔案管理及其信息化建設(shè)當(dāng)中來，為檔案管理的信息化建設(shè)提供支持[1]。

（二）針對信息化建設(shè)加大投入力度

想要在水利工程的檔案管理方面更好地落實(shí)信息化建設(shè)工作，除了要在思想上重視相關(guān)工作以外，相關(guān)單位還應(yīng)從物質(zhì)上予以一定的支持。首先，要對先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行全面的配備，這種配備不能僅限于檔案管理部門，還要在其他部門落實(shí)，并且要在各部門之間建立網(wǎng)絡(luò)連通，確保各部門能夠?qū)n案資料進(jìn)行及時(shí)的整理和上傳，在降低檔案管理人員工作強(qiáng)度的同時(shí)，確保檔案收集和管理的質(zhì)量。其次，相關(guān)單位應(yīng)該認(rèn)識到，檔案管理并不僅僅是對檔案進(jìn)行儲存，更多的則是檔案的價(jià)值挖掘，使檔案查閱工作能夠更快更好地進(jìn)行，并滿足相應(yīng)的安全管理?xiàng)l例。因此，單位還應(yīng)該對各種檔案管理軟件進(jìn)行積極的引入，一方面，要利用先進(jìn)的檔案管理軟件落實(shí)檔案分析、檢索和應(yīng)用工作，確保有價(jià)值的信息能夠被及時(shí)的篩選出來，為單位的健康發(fā)展提供支持。另一方面則要通過權(quán)限管理系統(tǒng)，對檔案安全加以保證，避免權(quán)限不足的人員查閱相關(guān)資料，造成不利影響[2]。

（三）做好檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作

相關(guān)單位應(yīng)該認(rèn)識到，人員才是有效發(fā)揮信息化優(yōu)勢的基礎(chǔ)，因此，在實(shí)踐當(dāng)中，還應(yīng)該對檔案管理團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)建設(shè)。首先，要對專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行足額的配備，做好檔案管理部門或崗位的建設(shè)工作，確保檔案管理人員能夠具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)的管理辦法、相應(yīng)的信息技術(shù)操作能力，能夠有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，要做好現(xiàn)有人員的培訓(xùn)工作，一方面，要通過外出學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)以及技術(shù)交流等方式，對檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行全面的提升，使其能夠滿足相關(guān)工作的實(shí)際需要。另一方面，則要通過思政教育工作，強(qiáng)化檔案管理人員的思想認(rèn)識，使其能夠認(rèn)真對待水利工程方面的檔案管理，并積極推動信息技術(shù)在該項(xiàng)管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供支持[3]。

綜上所述，對水利工程方面的檔案管理工作加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠使該項(xiàng)管理工作的質(zhì)量和效率得到顯著提升，這對于相關(guān)單位的健康發(fā)展有著非常重要的意義。因此，相關(guān)單位應(yīng)該對該項(xiàng)工作保持高度的重視，要結(jié)合實(shí)際，采用多種措施落實(shí)信息化建設(shè)工作，并對其進(jìn)行不斷地強(qiáng)化，使檔案管理工作能夠在自身發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。