事業(yè)單位檔案管理中數字化技術的應用分析

季佳寧

摘要：現階段，事業(yè)單位檔案管理已轉變?yōu)閿底只Ｊ?，正積極運用數字化技術，以此增強管理效率與管理質量。本文圍繞數字化技術，提出了新時代檔案管理的相關策略，從健全管理規(guī)章制度、提升人員專業(yè)性、增強數字化管理認知、全面開展數字化管理入手，充分發(fā)揮數字化技術的應用價值。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數字化技術;云計算技術

立足大數據時代，數字化技術可以高效應對事業(yè)單位檔案管理的工作需求，可以全面統(tǒng)計檔案數據、檔案信息，在取代紙質檔案管理的基礎上，提升工作便利性、規(guī)范性與精確性。對此，檔案管理部門要保持先進的管理意識，全面認知數字化技術，借助其優(yōu)勢創(chuàng)新檔案管理工作，確保數據資源實時共享，提升數據檢索、篩選效率，持續(xù)提升檔案管理水平。

一、數字化技術

數字化技術被應用于各個領域，屬于虛擬化載體，針對性強。其中，數字化技術可以整合、傳輸大量數據，還能虛擬化存儲相關信息，可顯著提升數據查閱與存儲的便利性與規(guī)范性。同時，數字化技術具有高效、快速的特點，將其應用于檔案管理中，可以充分應對檔案管理需求，提升數據傳遞與分析效能。

二、數字化技術在事業(yè)檔案管理中的應用分析

（一）完善規(guī)章制度為數字化管理提供支撐

事業(yè)單位要健全檔案管理制度，細化檔案管理規(guī)章，為高效運用數字化技術做好準備。其中，應根據事業(yè)單位現狀與檔案管理需求，制定針對性的規(guī)章制度，保障制度的規(guī)范性與合理性。同時，結合管理需求，加強管理制度的可行性，確保制度落到實處。在制定檔案管理規(guī)章制度時，首先要立足檔案實際進行收集，并細致整理相關信息、整合各項數據，做好文檔編制與排序，為后續(xù)精確查閱檔案奠定基礎。同時，運用數字化技術時，需做好相應標記，并在分類檔案后進行鑒定。此外，應重點關注數字化檔案管理的實效性，針對不同年限的檔案，應制定針對性的管理方法。若檔案超過管理期間，可進行銷毀處理，避免檔案過多增加管理難度。最后，事業(yè)單位要摒棄傳統(tǒng)的管理模式，立足新時期構建信息化管理體系，在實踐中定期總結管理問題，持續(xù)優(yōu)化規(guī)章制度，全面提升數字化檔案管理水平。

（二）強化人才專業(yè)能力高效運用數字化技術

提升人才專業(yè)能力是高效運用數字化技術的前提。事業(yè)單位要高度重視人才因素，結合實情制定全面的人才培養(yǎng)體系，鼓勵其樹立新型管理理念，在工作中堅持進取與學習，持續(xù)提升檔案管理水平。同時，事業(yè)單位要定期開展培訓，確保所有人員掌握數字化技術，組建高素質、能力強的管理隊伍。組織培訓工作時，要重點加強工作人員對數字化技術的運用能力，幫助其積累管理經驗，可以將其應用到管理實踐中。此外，各地區(qū)事業(yè)檔案可定期交流管理經驗，開展數字化檔案管理交流會，相互借鑒、共同提升。針對檔案管理考核制度，要結合新型管理模式細化考核指標，激發(fā)工作人員對數字化技術的運用積極性。最后，事業(yè)單位可聯(lián)手各高校，共同培養(yǎng)本專業(yè)人才，使檔案管理跟進時代發(fā)展，持續(xù)增強管理質量。

（三）增強信息管理認知提升管理水平

檔案管理工作屬于系統(tǒng)性工作，其中涉及較多流程，傳統(tǒng)紙質管理已無法應對繁重的管理任務。對此，檔案管理人員在運用數字化技術時，要明確運用數字化技術的重要性，增強信息化管理認知。日常參與培訓工作時，事業(yè)單位要結合檔案管理需求，開展數字化技術培訓，制定信息化管理內容，幫助管理人員明確信息化管理流程，如設備使用方法、平臺管理過程。同時，應重點加強相關人員對檔案數據庫的管理能力，要優(yōu)化管理隊伍架構，使其逐步轉變服務模式，時刻保持數字化管理意識。最后，在整理、收集檔案時，要考察工作人員對信息管理平臺的運用，立足多方面提升綜合管理水平。

（四）全面落實數字化檔案管理

借助數字化技術開展檔案管理時，管理部門要立足多個方面開展：一是更新管理設備，結合實際需求完善基礎設施，確保后續(xù)穩(wěn)定開展數字化管理。二是健全檔案管理體系，重點落實檔案數據收集與整理，包括信息檢索、編目等工作，持續(xù)強化檔案管理效率。三是運用云計算技術，結合相關指令搜集資料，高效應對檔案管理工作的各項需求。此外，檔案管理部門要基于數字化技術的虛擬性，加強信息更新速度，通過構建云計算平臺，確保信息實時共享。最后，針對照片、視頻等電子文件，要進行統(tǒng)一收集與整理，還應轉化紙質文件，通過電子存儲提升文件安全性。

三、結束語：

總結上文所述，檔案管理直接影響事業(yè)單位的發(fā)展穩(wěn)定性。對此，相關部門要明確信息技術的檔案管理需求，借助數字化技術全面優(yōu)化管理模式、管理流程。其中，事業(yè)單位要健全數字化檔案管理的規(guī)章制度，還要加強管理人員的專業(yè)能力、提升數字化技術的應用水平，通過增強信息化認知、全面落實數字化管理，為后續(xù)工作高效開展做好準備。

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