檔案管理的信息化推行探析

嚴(yán)冬

摘要：隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、共享經(jīng)濟(jì)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)等新名詞的相繼提出，人類生產(chǎn)生活已步入新時代。本文在新時代的背景下，針對檔案管理工作，首先闡釋了目前檔案管理工作的現(xiàn)狀，再通過分析，探討其內(nèi)在存在的問題，最后就這類問題提出相關(guān)的解決措施，望能夠給推進(jìn)檔案管理的信息化帶來一些研究建設(shè)，為全面建設(shè)新時代檔案管理作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化

一﹑檔案管理概述

檔案管理工作是一項后人可以從中汲取經(jīng)驗教訓(xùn)、總結(jié)規(guī)律、延續(xù)歷史的記錄主體。它可以使其他各項事業(yè)可以迅速扎根發(fā)芽，規(guī)避前人的過錯，讓其更加順利的開花結(jié)果。在當(dāng)今新時代的大背景下，科技發(fā)展迅速，伴隨著計算機(jī)在生產(chǎn)工作中的應(yīng)用日趨廣泛，使人們的工作效率有了質(zhì)的提高，信息處理的速度化、自動化、科學(xué)化在不斷地提高和完善。同理，檔案管理工作也逐漸趨于智能化、自動化，對于檔案管理工作人員的各項要求也越來越高。

二、當(dāng)前我國檔案管理信息化發(fā)展中的困境

（一）檔案管理人員管理理念與新形勢不同步

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，早已經(jīng)形成了一套以手工記錄為主，而且?guī)缀跏莾?nèi)部使用的成熟的管理方法和與之相協(xié)同的定向思維模式。但是，新時代下，信息傳播速度快，信息量成倍猛增，傳統(tǒng)的管理理念、管理方式和記錄檔案的方法都已然無法適應(yīng)。因此，只有充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，才能提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更好的完成檔案記錄和整理工作。然而目前我國各組織的檔案管理，大多數(shù)并沒有充分利用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，致使檔案管理工作的信息化水平比較低，加上檔案管理人員受限于傳統(tǒng)的思維觀念，對檔案管理工作認(rèn)識不足，積極性不高，從而導(dǎo)致對其重視程度不深，無法與新形勢相適應(yīng)。此外，從年齡結(jié)構(gòu)上來看，從事檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，很多員工由于已經(jīng)錯過了很快接受新鮮事物的年紀(jì)，對新事物缺乏學(xué)習(xí)了解的積極性，甚至有些即將退休的員工對新事物很抗拒。基于以上種種，使得檔案管理人員的整體信息化技術(shù)水平很難提高，檔案管理的工作效率比較低下。

（二）檔案信息化風(fēng)險加劇

在新時代數(shù)據(jù)大爆炸的環(huán)境下，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、掃描復(fù)印件以及信息化、電子化檔案管理軟件等的安全管理是推進(jìn)檔案管理信息化工作的前提條件。然而，實踐表明，我國各組織在檔案管理的整個工作中并沒有充分意識到信息化下檔案的安全管理，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)外露泄密或者遺失的情況。究其原因主要在于相關(guān)工作人員信息安全意識薄弱。在以往的信息安全意識培訓(xùn)過程中，基本以流程、形式為主，甚至在應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)中也存在諸多的不足，而不少人員也意識不到培訓(xùn)存在一定的問題。雖然相關(guān)軟件系統(tǒng)的開發(fā)商也會定時發(fā)布相應(yīng)的了漏洞修補(bǔ)安裝包，但是由于工作人員安全意識的匱乏，并不會對其給予足夠的關(guān)注，甚至認(rèn)為延誤現(xiàn)象并不會對其產(chǎn)生影響，沒有及時進(jìn)行調(diào)整，為不法分子與黑客帶來了可乘之機(jī)，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)面臨較大的損失。甚至有的組織還出現(xiàn)風(fēng)險評估工作本組織人員不參與，直接外包的情況，最終導(dǎo)致了較多的信息資源出現(xiàn)問題。

（三）信息化硬件環(huán)境跟不上實際需要

新時代背景下，要想充分利用先進(jìn)成熟的信息技術(shù)手段對檔案管理工作進(jìn)行升級改造，提升原有的工作效率，適應(yīng)新形勢的發(fā)展，首當(dāng)其沖的就是要具備更具智能化的信息化硬件設(shè)備。但是當(dāng)前伴隨著資金的不足，內(nèi)控制度的全面信息化建設(shè)無法一次完成，因而部分組織單位通常會選擇分階段或分項目進(jìn)行信息化的建設(shè)，導(dǎo)致信息化建設(shè)的開展效能弱化。比如進(jìn)行信息化的過程中，對于信息化系統(tǒng)軟件的補(bǔ)丁未及時安裝，檔案管理內(nèi)部人員有時會越權(quán)非法訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，這樣就造成了信息有可能被篡改、泄密或者破壞的風(fēng)險，從而對影響檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

三、檔案管理信息化的推行建議

（一）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

習(xí)總書記之前在開展工作調(diào)研的時候，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作在機(jī)關(guān)工作中的重要性和關(guān)鍵地位，并提出了幾個明確要求—即“五個堅持”，堅持絕對忠誠、負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、高度自律的操守、不求回報的奉獻(xiàn)精神和絕對的大局意識，這些關(guān)于堅守的明確要求給我國檔案管理工作帶來巨大的參考價值和指導(dǎo)作用，使辦公人員在之后的工作中有了明確的方向，為提高辦公效率和遵守辦公紀(jì)律提供堅實的基礎(chǔ)。檔案管理工作涉及機(jī)關(guān)的各個細(xì)節(jié)，辦公人員必須內(nèi)心準(zhǔn)則，公私分明，提升自身的職業(yè)操守和道德修養(yǎng)，落實到具體的責(zé)任管理制度。需加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的責(zé)任意識培訓(xùn)。檔案管理工作本身是一項較為枯燥但及其追求細(xì)致認(rèn)真的工作，要求每一個工作人員具有強(qiáng)大的責(zé)任感和默默無聞的甘于寂寞、孜孜不倦的精神。因此，需加強(qiáng)工作人員的精神素質(zhì)培訓(xùn)，提高工作人員的社會責(zé)任感、保密意識從而減少工作失誤，提高辦公效率。此外，加強(qiáng)責(zé)任意識培訓(xùn)，一定程度可以渲染員工間的競爭性氛圍，有利于督促原有員工接受和學(xué)習(xí)新鮮事物，提高信息化時代檔案管理工作的效率，更優(yōu)更好的實現(xiàn)檔案資源的利用和保管工作，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（二）提升檔案信息化管理的安全性

網(wǎng)絡(luò)安全是指維護(hù)整體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中各組成部分的安全運行。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在使用過程中極其容易受到來自外部的破壞，這種破壞無論它是惡意的還是偶然的，都有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)連接的中斷、丟失或泄漏保密數(shù)據(jù)，這就使得維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全需要運用多種學(xué)科的知識才能確保數(shù)據(jù)通訊的穩(wěn)定。網(wǎng)絡(luò)安全除了對系統(tǒng)外部建立防護(hù)措施之外，對于用戶本身的也有一定的要求。因此，需要強(qiáng)化檔案信息化的安全性。第一，需有信息安全方面有關(guān)制度及軟、硬件的支持，同時對安全管理知識進(jìn)行相應(yīng)的推廣，從而使其在有效降低安全風(fēng)險的同時，能夠更好的參與信息安全的執(zhí)行，而且對于涉密人員、技術(shù)人員、領(lǐng)導(dǎo)人員而言，也都需要對常見的應(yīng)對措施、防范措施進(jìn)行明確。第二，對于檔案管理人員必須時刻樹立信息安全意識，加強(qiáng)信息安全等相關(guān)方面的培訓(xùn)力度，提高自身對檔案管理工作的重視程度，同時組織管理層也要及時制定完善詳細(xì)的檔案管理的信息安全戰(zhàn)略，確保相關(guān)信息和文件的安全性;第三，合理分析和評估新時代背景下數(shù)字檔案的安全風(fēng)險，充足掌握信息安全方面的制度，加強(qiáng)信息安全的管理，既要保證辦公效率也要保證相關(guān)信息的安全性，切實作出科學(xué)的安全保障規(guī)劃;第四，檔案管理部分還需設(shè)立完善的信息安全快速應(yīng)對措施，預(yù)測辦公室潛在的風(fēng)險，進(jìn)而針對潛在的不安全地方進(jìn)行逐一排查，快速制定應(yīng)對戰(zhàn)略，及時保障信息安全。

（三）根據(jù)實際需要，采購合適的信息化硬件設(shè)備

首先，考慮到實際中硬件建設(shè)滯后的情況，通過配置計算機(jī)、安裝網(wǎng)絡(luò)等方式提高網(wǎng)絡(luò)處理效率，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率的提升;其次，主動轉(zhuǎn)化現(xiàn)有管理資源，將以前的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)為電子檔案保存，方便調(diào)閱查詢;最后，檔案管理部門與其他部門協(xié)調(diào)配合，保證管理系統(tǒng)的高效性。主動推進(jìn)管理制度建設(shè)，形成標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高企業(yè)管理信息化建設(shè)質(zhì)量，切實發(fā)揮管理信息化的作用，提高企業(yè)的管理質(zhì)量。

毋庸置疑，在信息化建設(shè)過程中，為了進(jìn)一步提高檔案管理信息處理水平，加快信息化建設(shè)速度，需要通過配置硬件設(shè)備建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心，同時應(yīng)該根據(jù)工作需要搭建公共服務(wù)平臺，將信息輸入到信息中心，對數(shù)據(jù)進(jìn)行高效、集中的管控，將信息匯入到信息中心可以實現(xiàn)信息共享，避免因信息記錄分散出現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)分析不足的情況。

四﹑結(jié)語

檔案管理工作是我國工作中重要的一部分，其工作開展的有效性一定程度上影響了其他部分工作的開展。尤其是新時代背景下，信息技術(shù)飛快成熟發(fā)展，各項檔案信息化技術(shù)噴涌而出，在此情境下，只有知曉各個崗位的職責(zé)和要求并嚴(yán)格遵守，提高人員綜合素質(zhì)和信息安全意識以及建立完善的檔案管理機(jī)制和監(jiān)督系統(tǒng)，配上資金、和相應(yīng)的軟、硬件支持和有效的部門溝通協(xié)調(diào)，才能保證我國檔案管理工作的高質(zhì)量實施和相關(guān)信息的安全性，進(jìn)而有利于在時代高速發(fā)展步伐下，提升人民的滿意度和社會的安詳穩(wěn)定，不斷改革和完善檔案管理水平，促進(jìn)各項工作的順利實施。

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