淺談綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)迅速發(fā)展背景下，檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計的要求也在提高。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用單位應(yīng)結(jié)合自身對系統(tǒng)應(yīng)用的需要，將檔案信息管理系統(tǒng)的便利性特色體現(xiàn)出來，以提高檔案信息利用價值。各企業(yè)及機關(guān)單位等要以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，設(shè)計引入專門化的檔案信息管理系統(tǒng)，從而有助于提升檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的質(zhì)量，提升檔案信息管理的效率。在改變傳統(tǒng)檔案信息管理的方式背景下，突出檔案信息管理的主體地位，最大限度地提高檔案信息管理的質(zhì)量效果，才能實現(xiàn)最終的管理目標(biāo)。

1 發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計需求及思路

1.1 檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計需求

發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計有自身的需求。發(fā)改委是重要的宏觀調(diào)控職能部門，其在實際工作中積累大量的珍貴資料，并且這些資料都是逐年遞增的，隨著檔案資料量的不斷增大，檔案信息管理中采用傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)，對現(xiàn)代化的檔案管理方式的需求越來越強烈。傳統(tǒng)檔案信息管理、存儲和查詢等方式的整體工作效率比較低，降低了檔案信息利用率，如果沒有將綜合檔案信息的作用發(fā)揮出來，必然會造成資源信息的浪費，對我國經(jīng)濟社會發(fā)展也會產(chǎn)生一定阻礙。通過現(xiàn)代化的檔案信息管理方式，有效推動發(fā)改委綜合檔案信息化管理建設(shè)，從而有助于促進社會經(jīng)濟良好發(fā)展［1］。

發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建涉及收發(fā)文及信息錄入、查詢和統(tǒng)計等，設(shè)計信息管理系統(tǒng)的重要目的是節(jié)約檔案信息存儲的空間，有效延長檔案信息保存的時間，有助于信息查詢及調(diào)用。設(shè)計信息管理系統(tǒng)有助于數(shù)據(jù)存儲及獲得展示，有助于保障信息的完整及應(yīng)用及時，使得檔案信息在信息管理系統(tǒng)中雙向信息傳遞比較便利。計算機技術(shù)的更新速度比較迅速，相應(yīng)地，設(shè)計信息管理系統(tǒng)人員就要注重系統(tǒng)自身的先進性，要能在擴充性及開放性方面有更優(yōu)化的展現(xiàn)，有助于檔案信息管理系統(tǒng)不斷完善［2］。

1.2 設(shè)計思路

發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)在具體設(shè)計中需要按照明確的設(shè)計思路開展，保障各項檔案信息管理系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計，從而有助于提升系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量。設(shè)計中，需要從辦公內(nèi)網(wǎng)基礎(chǔ)上發(fā)揮計算機技術(shù)優(yōu)勢，設(shè)計出和發(fā)改委綜合檔案管理需求相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，將信息管理系統(tǒng)以更為高效及安全為要求，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)體系，從這一設(shè)計要點方面加強重視，才能有助于實現(xiàn)檔案信息高效應(yīng)用的目標(biāo)。

設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)，需要提升檔案信息數(shù)字化的步伐，從而為檔案信息管理系統(tǒng)提供原始電子信息數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)。針對重要檔案需要全文檢索利用，構(gòu)建基礎(chǔ)的電子檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，全面性落實發(fā)改委綜合檔案信息管理無紙化要求，通過信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式，提升檔案管理的效率，將檔案管理在查詢、調(diào)動和傳遞等各個環(huán)節(jié)都能更為便利地體現(xiàn)。

綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計中，需要體現(xiàn)出系統(tǒng)的完整性，保障系統(tǒng)設(shè)計的科學(xué)合理，能和其他信息系統(tǒng)相互進行信息傳遞。結(jié)合發(fā)改委這一特殊的單位性質(zhì)，檔案信息管理系統(tǒng)要保障檔案數(shù)據(jù)信息壓縮加密處理，發(fā)揮異地備份功能。通過保障系統(tǒng)檔案信息數(shù)據(jù)完整及延續(xù)，將遷移歷史數(shù)據(jù)條目能有效遷移，發(fā)揮檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。系統(tǒng)設(shè)計需要創(chuàng)設(shè)能實現(xiàn)音視頻及文字等多類型檔案信息數(shù)據(jù)查詢利用的信息管理平臺，保障管理系統(tǒng)在專業(yè)性、完整性和可擴展性能方面都比較突出。綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計以“安全，高效，共享，服務(wù)”為宗旨，構(gòu)建安全、可靠性強的檔案信息服務(wù)體系，把發(fā)改委的檔案資料實現(xiàn)數(shù)字化目標(biāo)，提升檔案管理的質(zhì)量［3］。

2 綜合檔案信息管理系統(tǒng)架構(gòu)及具體功能模塊設(shè)計

2.1 綜合檔案信息管理系統(tǒng)架構(gòu)

發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)涉及歸檔管理、收發(fā)文管理、檔案借閱等相應(yīng)的模塊。整體檔案信息管理系統(tǒng)有用戶、服務(wù)器、數(shù)據(jù)3個層次。應(yīng)用服務(wù)器層選擇MVC結(jié)構(gòu)，通過MVC結(jié)構(gòu)，把交互管理系統(tǒng)分解成模型控制和視圖組件、邏輯計算關(guān)系、問題核心數(shù)據(jù)、功能計算關(guān)系模型進行組建，通過Java類及EJB技術(shù)實現(xiàn)，主要是用在保護專用戶及系統(tǒng)互動操作控制組件功能，通過Java語言，進行編寫服務(wù)器端的程序，控制組件協(xié)調(diào)模型和同視圖間工作。針對模型處獲得顯示信息視圖組件而言，同樣信息能采用不同顯示形式及視圖展現(xiàn)，組件功能實現(xiàn)主要是結(jié)合JavaScript、JSP技術(shù)和HTML相應(yīng)技術(shù)支持實現(xiàn)。針對用戶層人員而言，無論單位或其他地方，只采用網(wǎng)絡(luò)能獲得信息系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)邏輯層服務(wù)，無需安裝客戶端軟件，但要采用RMI 通信協(xié)議。通過對綜合檔案信息管理系統(tǒng)架構(gòu)有明確的認識，在具體的系統(tǒng)設(shè)計中，就能結(jié)合具體檔案管理應(yīng)用功能的需要進行優(yōu)化設(shè)計，保障各項功能都能發(fā)揮積極作用［4］。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

發(fā)改委綜合檔案信息管理系統(tǒng)進行設(shè)計中，為了能發(fā)揮系統(tǒng)高效管理檔案信息的作用優(yōu)勢，需要有完善的功能模塊為支撐，主要有以下相應(yīng)管理模塊內(nèi)容。

2.2.1 收發(fā)文功能模塊

綜合檔案信息管理系統(tǒng)功能模塊中，收發(fā)文功能模塊是比較重要的組成。收文管理模塊的主要功能作用就是對外來公文登記處理，通過登記國家各部委的來文及政府來文等，涉及收文登記及領(lǐng)導(dǎo)批示等，也有全文檢索及統(tǒng)計相應(yīng)的功能。在收文管理模塊的運用下，能夠大大提高收文管理的效率和質(zhì)量。發(fā)文管理功能作用主要是就發(fā)改委的各類發(fā)文進行登記及查詢，如對文號及標(biāo)題等文件要素進行登記，并要及時提交歸檔及條件檢索等相應(yīng)功能，通過發(fā)文管理功能的充分發(fā)揮，能有助于檔案管理工作高效開展。

2.2.2 歸檔管理功能模塊

綜合檔案信息管理系統(tǒng)功能中，歸檔管理功能模塊也比較關(guān)鍵，是系統(tǒng)功能的重要組成部分，管理中，能有效實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門提交歷史檔案加工歸檔，然后入庫、檔案著錄管理等，保障檔案歸檔管理活動高質(zhì)量開展。

2.2.3 統(tǒng)計查詢功能模塊

結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用效果，相應(yīng)管理功能要完善，在最大程度上提升檔案管理活動高質(zhì)量推進。通過統(tǒng)計查詢功能模塊的設(shè)計，該功能模塊應(yīng)用能大大提升檔案信息利用效率，檔案歸檔及訪問量的統(tǒng)計都比較精確［5］。依照發(fā)改委要求，能對上級部門和地方檔案管理部門要求各檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)計結(jié)果也能實現(xiàn)打印，轉(zhuǎn)變成檔案標(biāo)準(zhǔn)格式，提升檔案管理工作的開展質(zhì)量。

2.2.4 系統(tǒng)管理功能模塊

為了有效提升檔案管理質(zhì)量，就需要在系統(tǒng)管理功能模塊設(shè)計環(huán)節(jié)保障系統(tǒng)管理功能模塊作用充分發(fā)揮出來。系統(tǒng)管理功能中主要有組織機構(gòu)管理、角色管理、用戶管理及檔案類型設(shè)置管理系列的管理內(nèi)容，通過該系統(tǒng)管理功能模塊運用，能對綜合檔案信息管理系統(tǒng)管理檔案進一步優(yōu)化，進一步提升檔案管理工作開展的質(zhì)量效果。

2.2.5 子系統(tǒng)利用功能模塊

綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計中，針對子系統(tǒng)進行利用也比較重要，通過發(fā)揮該功能模塊作用，有助于將各子系統(tǒng)規(guī)范管理。通過發(fā)揮該功能模塊作用，有助于機關(guān)內(nèi)部人員借閱檔案申請，以及管理部門進行逐級審批。通過和處室人員權(quán)限，進行劃分直接閱覽及審批閱覽等范圍、規(guī)定時間及保留借閱目的等，在子系統(tǒng)利用功能模塊的科學(xué)設(shè)計下，就有助于最大限度地促進檔案管理工作的順利落實。

2.2.6 系統(tǒng)安全設(shè)計要點

為了保障綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計質(zhì)量，必然需要在安全設(shè)計環(huán)節(jié)加強重視。系統(tǒng)應(yīng)用對安全性要求比較高，所以，保障系統(tǒng)應(yīng)用安全就需要以安全設(shè)計為基礎(chǔ)。通過系統(tǒng)日志及數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)相應(yīng)手段運用，提升系統(tǒng)訪問和數(shù)據(jù)安全。依照角色進行定制及設(shè)計系統(tǒng)訪問。通過SSL協(xié)議來對外部訪問數(shù)據(jù)加密處理，保障應(yīng)用系統(tǒng)流程設(shè)計日志功能，有助于安全問題追查，結(jié)合規(guī)定要求數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)操作，這些安全設(shè)計都有助于提升系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整體安全［6］。

2.2.7 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

為了有效提升綜合檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用效果，必然要在各設(shè)計環(huán)節(jié)加強質(zhì)量控制，其中，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計是比較關(guān)鍵的設(shè)計部分。系統(tǒng)運行中，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲和調(diào)用目的，數(shù)據(jù)庫設(shè)計顯得比較關(guān)鍵。數(shù)據(jù)庫通過檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性分析，保障用戶及機構(gòu)和檔案庫要素屬性，有助于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計提供參考，最終能獲得優(yōu)化的設(shè)計方案。管理系統(tǒng)中，檔案信息表及用戶信息表等需要做定義分析，明確各表關(guān)系模式，并能合理化設(shè)置綜合檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表，保障數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的安全可靠性，降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫運用中問題發(fā)生率。需要從需求分析環(huán)節(jié)加強重視，注重數(shù)據(jù)庫完整設(shè)計，提升數(shù)據(jù)庫設(shè)計整體質(zhì)量效果。通過檔案管理信息高效處理，優(yōu)化管理工作開展計劃，將綜合檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用價值充分展現(xiàn)出來。

2.2.8 驗證功能模塊設(shè)計

綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計中，針對驗證功能模塊設(shè)計也比較關(guān)鍵。該功能模塊設(shè)計主要是保障文件管理系統(tǒng)應(yīng)用效率進一步提升，促進系統(tǒng)運行流暢。在完成系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計基礎(chǔ)上，構(gòu)建系統(tǒng)驗證模塊，按照檔案文件管理的需要，繪制文件管理運行驗證流程圖，有助于登錄人員身份驗證，保障系統(tǒng)運行安全可靠。在文件管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進行驗證流程圖，構(gòu)建相關(guān)代碼，保障系統(tǒng)運行驗證思想的合理性，在最大程度上為文件管理系統(tǒng)的有效利用提供有價值的參考信息，保障各項檔案信息管理工作高質(zhì)量開展。

3 綜合檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)問題及解決的問題

3.1 綜合檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)問題

在綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中也存在著相應(yīng)的問題，從幾個層面進行闡述，如存在的信息孤島現(xiàn)象比較突出，主要是管理軟件的通用性效果還需要進一步優(yōu)化。在當(dāng)前數(shù)字技術(shù)的迅速發(fā)展背景下，要想實現(xiàn)檔案管理和數(shù)字技術(shù)結(jié)合，就需要增強管理軟件設(shè)計開發(fā)的力度。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中，系統(tǒng)軟件只是單一滿足檔案信息處理要求，對于檔案管理及電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)一體化發(fā)展需求沒有滿足，這就必然會影響綜合檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用價值。再者，綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中，對于供求鴻溝現(xiàn)象的解決也比較重要，出現(xiàn)這一系統(tǒng)應(yīng)用問題的原因主要是檔案管理人員自身素質(zhì)有待進一步提升。檔案管理系統(tǒng)建立，但參與檔案管理的人員專業(yè)能力沒有及時提升，已經(jīng)和發(fā)改委綜合檔案信息管理的要求不相適應(yīng)，這就很難將綜合檔案信息管理系統(tǒng)的功能作用充分發(fā)揮出來，這對檔案管理系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展也會產(chǎn)生較大的不利影響［7］。

除此之外，綜合檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計實驗中存在的內(nèi)熱外冷現(xiàn)象也比較突出，該問題的發(fā)生主要是標(biāo)準(zhǔn)化程度相對較低。檔案管理工作開展的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范化，現(xiàn)階段，綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中，標(biāo)準(zhǔn)化程度低的現(xiàn)象還比較突出，如果沒有及時提升系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，就必然會影響綜合檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果，對于發(fā)改委綜合檔案管理工作開展的需求也會存在諸多方面的不適應(yīng)。

3.2 綜合檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)中解決的問題

綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)中，解決了諸多的問題，例如，實現(xiàn)了海量紙質(zhì)文件數(shù)字化存儲的目標(biāo)。發(fā)改委的檔案類型中，有照片類的檔案信息、文件類的檔案信息、音視頻類的檔案信息、會計類等檔案信息，其中，紙質(zhì)檔案文件數(shù)量比較龐大。通過綜合檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的檔案信息進行存儲，大大提升了檔案存儲管理的效率。轉(zhuǎn)換格式中不用人工干預(yù)，能有效減少成本投入。通過綜合檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用，對發(fā)改委的檔案歷史數(shù)據(jù)進行高效遷移，原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析之后，然后導(dǎo)入數(shù)據(jù)，保障了數(shù)據(jù)導(dǎo)入的完整性及準(zhǔn)確性［8］。

4 結(jié)語

在綜合檔案管理中，發(fā)改委檔案信息管理的要求越來越高，為了有效提升檔案管理的質(zhì)量效果，就需要改變傳統(tǒng)的檔案管理思路及模式。通過將信息化技術(shù)融入檔案管理中，設(shè)計完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而有助于在實踐檔案管理中發(fā)揮積極作用。通過改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)，有助于大大提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進發(fā)改委檔案管理提升效益。