“十四五”期間檔案信息資源共享發(fā)展研究

崔楠

檔案信息資源共享以服務(wù)民生從當(dāng)代檔案館建立以來一直堅(jiān)持強(qiáng)調(diào)，是近20年我國(guó)檔案事業(yè)持續(xù)推進(jìn)的重點(diǎn)項(xiàng)目之一。檔案信息資源共享平臺(tái)也隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展不斷建立與完善。2020年6月20日修訂發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法》[1]提出國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。重申了檔案信息資源共享在現(xiàn)階段我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展中的重要位置，明確指出現(xiàn)階段我國(guó)檔案信息資源共享的發(fā)展方向。

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[2]，主要將檔案信息資源共享方面的要求集中在“推進(jìn)檔案資源共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)供給”“推動(dòng)檔案館與其他單位在檔案文獻(xiàn)資源共享方面合作”“推進(jìn)檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)”幾方面，這對(duì)未來檔案信息資源共享研究規(guī)劃了明確的方向。本文對(duì)檔案信息資源共享的現(xiàn)狀、發(fā)展和實(shí)踐價(jià)值加以分析，并對(duì)其未來發(fā)展策略進(jìn)行探索。

一、我國(guó)檔案信息資源共享研究成果

（一）我國(guó)檔案信息資源共享實(shí)踐探索

全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)[3-4]自2019年啟動(dòng)建設(shè)，于2021年初已初步建成，并于2021年5月具備接入條件，將逐步接入全國(guó)全部檔案館平臺(tái)內(nèi)，共同推進(jìn)全國(guó)檔案數(shù)字資源共享利用工作，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)檔案異地查檔及檔案查詢一網(wǎng)通辦。

“長(zhǎng)三角民生檔案跨區(qū)域一體化在線查檔平臺(tái)”（csj.sh.gov.cn）已于2020年10月23日正式上線，是江蘇省、浙江省、安徽省、上海市三省一市檔案信息資源互聯(lián)互通的檔案查詢平臺(tái)，是我國(guó)首個(gè)跨省域的檔案信息查詢平臺(tái)，平臺(tái)中可以對(duì)婚姻登記檔案、獨(dú)生子女檔案、知青檔案及再生育子女審批檔案這四種檔案進(jìn)行查詢，平臺(tái)中承諾辦結(jié)時(shí)限是當(dāng)場(chǎng)辦結(jié)，辦理速度快，效率高。該平臺(tái)上線后居民不僅可以在該平臺(tái)查到居民所需檔案，還可以在上海政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”（zwdt.sh.gov.cn）、江蘇政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（www.jszwfw.gov.cn）、浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（www.zjzwfw.gov.cn）、安徽政務(wù)服務(wù)網(wǎng)（www.ahzwfw.gov.cn）中任一政務(wù)網(wǎng)站及三省一市的任一線下政務(wù)服務(wù)窗口進(jìn)行檔案的查詢利用工作。截至2021年9月，僅江蘇省各級(jí)檔案館使用省民生檔案服務(wù)平臺(tái)為長(zhǎng)三角地區(qū)提供民生檔案異地跨館查檔出證就有858人次[5]。

除長(zhǎng)三角民生檔案跨區(qū)域一體化在線查檔平臺(tái)外，我國(guó)有多家檔案館間開展“異地查檔，跨館服務(wù)”。如廣西檔案信息資源共享平臺(tái)初步建成，并與自治區(qū)各市、縣多家綜合檔案館實(shí)現(xiàn)“就近查檔、跨館服務(wù)”[6];四川廣安市檔案館與重慶渝北區(qū)檔案館簽訂協(xié)議，實(shí)現(xiàn)“就近查檔、跨館服務(wù)”[7];呼和浩特市檔案館分別與北京市海淀區(qū)檔案館、杭州市檔案館、福州市檔案館簽訂協(xié)議，實(shí)現(xiàn)“就近查檔、跨館服務(wù)”[8];河南省檔案館、山西省檔案館簽訂協(xié)議，實(shí)現(xiàn)“就近查檔、跨館服務(wù)”[9]等。異地查檔服務(wù)的普及大大提升了檔案的查詢利用效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，提高了檔案工作的信息化水平。

（二）檔案信息資源共享研究

檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)不僅要依靠檔案機(jī)關(guān)的努力還需要國(guó)家和社會(huì)的支持。檔案信息資源的高度共享，需要國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展、國(guó)家信息化建設(shè)的不斷深入、社會(huì)信息資源意識(shí)的日益增強(qiáng)、國(guó)家檔案事業(yè)的全面發(fā)展、檔案學(xué)理論研究的深化等，這是信息社會(huì)最為顯著的特征之一[10]。檔案資源整合與共享需要國(guó)家的總體規(guī)劃與管理、政策的引導(dǎo)和法律的保障、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)及其與社會(huì)其他信息服務(wù)部門的相互合作與協(xié)調(diào)以及現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源以及檔案資源與其他社會(huì)信息資源之間的充分融合[11]。

檔案信息資源共享平臺(tái)要有完整的體系建設(shè)。檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)要呈現(xiàn)出智能化、共享與互聯(lián)互通和均衡化的特點(diǎn)[12]，其主要由四大模塊組成，即數(shù)據(jù)共享與交互中心、數(shù)據(jù)處理中心、數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)中心和數(shù)據(jù)運(yùn)維中心[13]，平臺(tái)還要有足夠的資源支持、統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)、高質(zhì)量的安全管理以及多樣化的共享模式[14]。

二、我國(guó)檔案信息資源共享發(fā)展階段

第一階段：檔案信息資源在檔案館內(nèi)共享

這一階段主要是在新中國(guó)成立后檔案館陸續(xù)建立到檔案網(wǎng)站建立之前，此時(shí)我國(guó)的檔案事業(yè)尚處于起步階段，我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也尚未普及，此時(shí)我國(guó)的檔案信息資源共享方式是在檔案館內(nèi)查找檔案，查找的檔案類型大多為紙質(zhì)檔案，查找到合適的檔案主要依靠抄錄和借閱的方式利用。由于此時(shí)信息的傳播方式較為傳統(tǒng)，所以檔案信息資源共享的進(jìn)行過程常有不順，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)所需檔案不知道在哪個(gè)檔案館的情況，為檔案用戶利用檔案帶來困擾。

第二階段：檔案信息資源初探網(wǎng)絡(luò)共享

這一階段主要是在檔案網(wǎng)站陸續(xù)建立到21世紀(jì)初。中國(guó)第一家檔案網(wǎng)站建立于1996年，是由北京市檔案局、檔案館建立的[15]。這一階段是對(duì)檔案信息資源共享進(jìn)行初步探索，此時(shí)的檔案網(wǎng)站已初具規(guī)模，檔案檢索、檔案目錄、檔案展覽等功能已經(jīng)開始顯現(xiàn)，這一階段雖然已經(jīng)開始在向檔案網(wǎng)站共享方式轉(zhuǎn)型，但是網(wǎng)站中的檔案信息資源有限，各檔案網(wǎng)站間建設(shè)的差距較大，更多網(wǎng)站中發(fā)布的是檔案館內(nèi)的工作動(dòng)態(tài)和政策信息，但此時(shí)與上個(gè)階段相比已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。

第三階段：檔案信息資源線上共享趨于完善

這一階段是在21世紀(jì)初到現(xiàn)在。這一階段通過線上方式可獲得的檔案信息資源數(shù)量又得到了大幅度提升，檔案信息資源線上共享方式從單一的檔案網(wǎng)站增加到了檔案微信公眾號(hào)、檔案APP、檔案小程序等眾多多樣化的檔案利用方式，最常用的是檔案網(wǎng)站和檔案微信公眾號(hào)。中國(guó)第一個(gè)檔案微信公眾號(hào)成立在2014年3月，是由廣東省檔案館開通的廣東檔案在線[16]，檔案微信公眾號(hào)因其碎片化的利用方式、服務(wù)方式多樣、使用簡(jiǎn)單方便等特點(diǎn)自上線開始就受到了廣泛的追捧。檔案網(wǎng)站也較原來簡(jiǎn)單的功能增加了多樣化的功能，有了許多現(xiàn)代信息技術(shù)的參與，檔案網(wǎng)站的檢索、展覽等功能也變得更加智能。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

三、我國(guó)檔案信息資源共享的實(shí)踐價(jià)值

（一）建設(shè)平臺(tái)節(jié)約成本

為滿足檔案用戶的信息需求，多家檔案館會(huì)購(gòu)置相同的信息資源以豐富其館藏，這種現(xiàn)象就會(huì)產(chǎn)生購(gòu)置信息資源成本的浪費(fèi)。而檔案信息資源共享基本上可以完全消除這部分的浪費(fèi)。此外，對(duì)于檔案用戶來說，在平臺(tái)中查詢檔案信息資源也大大節(jié)約了其東奔西走的查找成本。

（二）利用檔案高效便利

檔案信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)滿足了用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案的需求，而且平臺(tái)內(nèi)容全面，查找檔案方便、快捷、省時(shí)、省力。檔案信息資源共享平臺(tái)也減少了檔案館工作人員的工作量，有了這一平臺(tái)，去檔案館查找檔案的用戶大大減少，檔案館工作人員有了更多時(shí)間完成檔案開發(fā)、檔案數(shù)字化及檔案上傳等工作，合理配置了資源，提升了檔案館的工作效率。檔案的一個(gè)重要作用就是利用其憑證價(jià)值以解決生活中遇到的實(shí)際問題，而檔案信息資源共享平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以快速、準(zhǔn)確地滿足其利用需求，減少等待的時(shí)間。

（三）獲取檔案機(jī)會(huì)公平

檔案信息資源共享平臺(tái)可以使每個(gè)人在查找檔案方面享受相同的權(quán)利，每個(gè)人都有相同獲得利用檔案的機(jī)會(huì)，不會(huì)由于個(gè)人的生活區(qū)域、習(xí)慣以及知識(shí)結(jié)構(gòu)的不同而產(chǎn)生不同的結(jié)果。共享平臺(tái)的建設(shè)大大減少了由于檔案館所在地域、檔案館的軟硬件設(shè)施以及檔案館工作人員知識(shí)素養(yǎng)的不均衡而導(dǎo)致檔案用戶獲取檔案信息資源的不公平現(xiàn)象。

四、我國(guó)檔案信息資源共享發(fā)展策略

（一）完善標(biāo)準(zhǔn)供給，保障共享服務(wù)

制定檔案信息資源共享方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，以其為核心在其基礎(chǔ)上細(xì)化檔案信息資源共享方面的相關(guān)內(nèi)容。

在檔案信息資源共享方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中要包含標(biāo)準(zhǔn)制定的目的和適用范圍（哪些類型檔案館適用該標(biāo)準(zhǔn)）;共享的檔案信息資源的適用范圍（適用于哪些情況及時(shí)間限制等）、適用條件及法律效力;檔案開放共享?xiàng)l件，有密級(jí)的檔案不可以通過公開的方式開放共享，檔案館有對(duì)開放共享的檔案保證其真實(shí)性的責(zé)任，特別是對(duì)個(gè)人和組織捐贈(zèng)的檔案，檔案館要對(duì)其辨別真?zhèn)?，保證其真實(shí)可靠。標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)對(duì)檢索系統(tǒng)及各條目命名方式提出要求，使各平臺(tái)的檢索系統(tǒng)及各條目命名方式具有統(tǒng)一規(guī)范，不僅為用戶快速查找到所需內(nèi)容提供便利，還為檔案信息資源整合和跨館共享奠定基礎(chǔ)。除此之外，該標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)對(duì)各檔案館檔案信息資源共享的頁(yè)面、形式、格式等有統(tǒng)一的要求，這方面各平臺(tái)應(yīng)彰顯各自的特色。

檔案信息資源共享方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中應(yīng)包含上述內(nèi)容但不局限于上述內(nèi)容，以規(guī)范檔案館的共享模式及方便用戶查詢和利用檔案。

（二）加強(qiáng)館際結(jié)合，豐富共享資源

完善檔案信息資源共享工作，首先要進(jìn)行的就是豐富檔案信息資源。為此，加強(qiáng)檔案館與檔案室，檔案館與檔案館，檔案館與博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位間的共享，是豐富檔案信息資源不可或缺的環(huán)節(jié)。館際結(jié)合可以通過政策推進(jìn)區(qū)域內(nèi)幾個(gè)單位的信息共享或幾個(gè)單位通過簽訂協(xié)議的方式自發(fā)進(jìn)行信息共享，共享的內(nèi)容主要為館內(nèi)資源目錄、復(fù)制品及數(shù)字化的信息資源。

館際結(jié)合不僅可以增加檔案信息資源，完善檔案信息資源共享工作，還可以建立完整信息體系，避免各單位因重復(fù)、交叉帶來的資源浪費(fèi)，消除檔案館、博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位間相互獨(dú)立無交流而引起的“信息孤島現(xiàn)象”，提高信息資源的利用率，增加用戶獲取信息的效率和準(zhǔn)確度。檔案信息資源共享平臺(tái)也必然會(huì)吸引更多用戶，同時(shí)提高對(duì)用戶的服務(wù)質(zhì)量。

（三）推進(jìn)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)共享價(jià)值

建設(shè)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)主要包括全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)和全國(guó)檔案信息資源共享平臺(tái)。

全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)主要是在平臺(tái)中查找自己所需的個(gè)人檔案，以及開具基礎(chǔ)證明等內(nèi)容。該平臺(tái)在全國(guó)范圍內(nèi)開發(fā)主要是為了讓民眾少跑路，不必特意去戶籍所在地，真正實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、異地出證”和“一網(wǎng)通辦”這些惠民服務(wù)。

全國(guó)檔案信息資源共享平臺(tái)是將全國(guó)各個(gè)檔案館中的公開檔案信息資源全部匯聚到該平臺(tái)中，使該平臺(tái)中檔案信息資源齊全、完整，用戶查找檔案方便、快捷、全面、省時(shí)、省力，提高檔案被利用的數(shù)量和效率，合理資源配置，節(jié)約社會(huì)成本。全國(guó)檔案信息資源共享平臺(tái)中要將檔案信息資源整合后共享，內(nèi)容可以按時(shí)間順序排列，但不可以按照檔案館的順序排列，這會(huì)使查找檔案極不便利。平臺(tái)內(nèi)也可以設(shè)置檔案喜愛度排行及定期制作用戶感興趣的檔案專題內(nèi)容，以吸引讀者。平臺(tái)中的檢索系統(tǒng)要盡可能智能化，由于平臺(tái)內(nèi)信息繁多，檢索的查全率和查準(zhǔn)率就成為了極為重要的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）增加技術(shù)支持，優(yōu)化共享配置

數(shù)字技術(shù)已融入到各行各業(yè)之中，并在檔案各項(xiàng)事務(wù)中發(fā)揮著重要作用。同樣，數(shù)字技術(shù)也可以為檔案信息資源共享平臺(tái)提供支持，機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語(yǔ)言處理技術(shù)可以識(shí)別檔案信息資源，將大量的無序檔案信息資源整理、分類、排序，成為有序的檔案信息資源;三維建模技術(shù)可以使圖片中的內(nèi)容立體化;人工智能技術(shù)可以使圖片中的內(nèi)容動(dòng)起來;虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以營(yíng)造一個(gè)虛擬世界，使用戶進(jìn)入到檔案故事之中;知識(shí)圖譜技術(shù)可以將數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，可以使用戶更好地理清歷史事件、人物間的關(guān)系;云計(jì)算技術(shù)可以為檔案信息資源共享平臺(tái)提供更好的存儲(chǔ)功能等。

檔案信息資源信息海量、內(nèi)容繁雜，在技術(shù)賦能檔案事業(yè)的加持下，可以快速準(zhǔn)確地對(duì)信息加工處理，這一工作高效且節(jié)約社會(huì)成本。數(shù)字技術(shù)的圖像修復(fù)和滿足用戶的個(gè)性化需求等功能，是光憑人工很難完成的工作。增加數(shù)字技術(shù)的檔案信息資源共享平臺(tái)可以更好為用戶服務(wù)，更能滿足用戶的特殊需

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作者單位：黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院求，切實(shí)履行檔案館“為民服務(wù)”的職責(zé)。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B