紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)的差異及對(duì)策研究

溫倩倩

一、引言

自我國(guó)東漢發(fā)明造紙術(shù)以來(lái)，檔案的書(shū)寫(xiě)方式以及載體發(fā)生了很大變化。紙作為一種相對(duì)新型的材料受到更大歡迎，逐漸成為記錄檔案的主要載體材料。紙具有質(zhì)地輕、柔軟、價(jià)格低、書(shū)寫(xiě)方便等優(yōu)點(diǎn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，機(jī)械化造紙使紙張數(shù)量增長(zhǎng)的速度加快，而質(zhì)量卻下降，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的壽命大大縮短，引起了社會(huì)對(duì)紙張優(yōu)劣、檔案耐久性的廣泛關(guān)注[1]。檔案界也由此加大了對(duì)紙質(zhì)檔案保護(hù)研究的重視。隨著科技的快速發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案信息內(nèi)容的傳輸可以不受時(shí)間與空間的限制，易于存取。但是，與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案通常要借助于一定的技術(shù)設(shè)備讀取信息內(nèi)容，因此對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案要采取不同的保護(hù)措施，有利于更長(zhǎng)久地保存檔案，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)的差異

（一）保護(hù)思想的差異

檔案一旦遭到損壞就很難再恢復(fù)原貌，嚴(yán)重的甚至無(wú)法修復(fù)，造成難以彌補(bǔ)的損失，因此“防患于未然”對(duì)檔案保護(hù)而言有深刻的意義。紙質(zhì)檔案記錄的信息內(nèi)容與載體是合為一體的，紙質(zhì)檔案保護(hù)強(qiáng)調(diào)“以防為主、防治結(jié)合”的基本方針，“防”和“治”的界限非常分明[2]。

對(duì)于電子檔案的保護(hù)思想，主要體現(xiàn)：一是傳統(tǒng)的“防”和“治”兩者的界限越來(lái)越模糊，哪些內(nèi)容屬于“防”，哪些內(nèi)容屬于“治”已很難界定。電子檔案“治”的內(nèi)容更加復(fù)雜多變，因?yàn)樗膲勖c技術(shù)密切相關(guān)，涉及軟件、硬件、標(biāo)準(zhǔn)、載體成分等多個(gè)方面，因此更強(qiáng)調(diào)信息的恢復(fù)[2]。在如今的信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)一旦不小心丟失，要想恢復(fù)就變得異常困難。所以，對(duì)于電子檔案的保護(hù)要貫徹執(zhí)行“預(yù)防”環(huán)節(jié)，除了培養(yǎng)對(duì)電子檔案載體保護(hù)的意識(shí)，保護(hù)電子設(shè)備及各種軟件等，還應(yīng)貫徹落實(shí)對(duì)系統(tǒng)維護(hù)和自文件產(chǎn)生時(shí)的全程防護(hù)的思想。因此電子檔案的保護(hù)思想上需要強(qiáng)調(diào)前期“防”以及全程“防”。

（二）載體材料保護(hù)的差異

對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，紙張是承載紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容的載體材料，紙張的理化性能和耐久性對(duì)檔案的長(zhǎng)久保存起著決定性作用。 在長(zhǎng)期保存檔案過(guò)程中，紙張會(huì)受到內(nèi)因與外因的影響，逐漸發(fā)生老化，其內(nèi)因是自身內(nèi)部結(jié)構(gòu)的變化，外因則會(huì)受到外部不利環(huán)境因素的影響。紙張老化的快慢程度主要是內(nèi)因即紙張自身材料的構(gòu)造起著決定作用，材料構(gòu)造不同其老化的快慢程度也有一定的差別。對(duì)于如何選擇造紙的原材料，有一些標(biāo)準(zhǔn)可以參考，比如纖維素含量高、木素含量低、雜細(xì)胞少的植物纖維作為原料生產(chǎn)制造出來(lái)的紙耐久性更高，利于長(zhǎng)期保存，屬于比較好的造紙?jiān)牧稀?/p>

電子檔案的載體材料一般是磁盤(pán)、光盤(pán)等。主要構(gòu)成材料為聚酯底基，這種材料本身會(huì)產(chǎn)生靜電，使光盤(pán)及磁盤(pán)吸附大量的黏土、灰塵，從而導(dǎo)致光盤(pán)或磁盤(pán)出現(xiàn)發(fā)霉或磨損現(xiàn)象，進(jìn)而破壞了磁盤(pán)及內(nèi)部存儲(chǔ)的信息，使其失去其應(yīng)有的價(jià)值[3]。紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，顯然，電子檔案的載體材料與之相比有很大不同，那么就要根據(jù)各自的特性采用適合的相對(duì)應(yīng)的載體保護(hù)措施來(lái)延長(zhǎng)它們的壽命，發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。

（三）信息內(nèi)容保護(hù)的差異

紙張和其所記載的信息內(nèi)容是合為一體的，信息內(nèi)容要書(shū)寫(xiě)在紙張上，若想將以文字形式記載的信息內(nèi)容被完善保存，首先必須保護(hù)好載體材料即紙張。

電子檔案的數(shù)據(jù)信息和載體材料不是融為一體的，記錄的信息內(nèi)容很容易被惡意篡改、盜竊甚至是銷毀，并且對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)很難發(fā)現(xiàn)痕跡，這一點(diǎn)跟紙質(zhì)檔案相比有很大差異，紙質(zhì)檔案表面的字跡如果被人改動(dòng)，通過(guò)人的眼睛觀察大體就能有所察覺(jué)。正是由于電子檔案本身的特殊性，所以對(duì)于保護(hù)記錄的信息內(nèi)容相比紙質(zhì)檔案更加困難。此外，電子檔案還面臨著一個(gè)潛在的危險(xiǎn)，存在很多安全隱患，比如電腦病毒，它能在我們沒(méi)有察覺(jué)的情況下監(jiān)視電腦的運(yùn)行，并且對(duì)電腦內(nèi)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改、盜取等。由于電子檔案存在這種安全隱患，所以在信息內(nèi)容保護(hù)方面，電子檔案比紙質(zhì)檔案存在更大的難度，更需要信息技術(shù)的支撐。

（四）外界環(huán)境保護(hù)的差異

檔案保護(hù)的環(huán)境是指檔案所處環(huán)境內(nèi)的溫濕度、光線、空氣污染物等。紙質(zhì)檔案一般是保存在檔案庫(kù)房中，那么庫(kù)房的環(huán)境條件起著至關(guān)重要的作用。首先，溫濕度對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)是最基本的條件也是最經(jīng)常起作用的。我國(guó)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中規(guī)定的范圍，檔案庫(kù)房溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃～24℃、濕度標(biāo)準(zhǔn)為45%～60%，尤其要注意防止庫(kù)房高溫，以免過(guò)熱致使樹(shù)脂、石蠟軟化，影響字跡與紙張結(jié)合[1]。當(dāng)溫度越高，紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的化學(xué)反應(yīng)越快，會(huì)產(chǎn)生熱老化，降低紙張的韌性，對(duì)檔案造成很大的損壞。溫度過(guò)高還會(huì)引起字跡擴(kuò)散、字跡模糊不清等現(xiàn)象。例如復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆字跡等。而潮濕的檔案庫(kù)房環(huán)境會(huì)引起字跡材料受潮褪色，也會(huì)造成字體模糊不清晰，無(wú)法正確識(shí)別檔案信息內(nèi)容。

對(duì)于電子檔案而言，不適宜的外界環(huán)境也不利于長(zhǎng)期保存。由于電子檔案本身要依靠數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備，雖然數(shù)字存儲(chǔ)器所需要的空間不大，但是其內(nèi)部的電子元器件的構(gòu)造，也對(duì)環(huán)境要求極為嚴(yán)格[4]。如果溫度過(guò)高會(huì)對(duì)片基及膠片產(chǎn)生嚴(yán)重影響，造成膠片的卷曲、變形、片基老化、變脆、永久失去韌性以及膠片粘連、影像模糊等嚴(yán)重后果。此外，不適宜的環(huán)境還會(huì)使光盤(pán)存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生氧化反應(yīng)，造成信息內(nèi)容識(shí)別不準(zhǔn)確的后果。高濕的環(huán)境會(huì)加速載體的老化和失效，底基材料老化的速度變得更快，也會(huì)降低光盤(pán)的亮度，使其不能讀取信息內(nèi)容亦或者讀取的是錯(cuò)誤信息內(nèi)容。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)的對(duì)策

（一）確立相應(yīng)的保護(hù)思想

意識(shí)指導(dǎo)人的行為，正確的意識(shí)會(huì)使事物朝著積極的方向發(fā)展。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案在保護(hù)思想上存在些許差異，那么我們就要確立相對(duì)應(yīng)且正確的保護(hù)思想。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，最終目的都是最大限度延長(zhǎng)檔案的壽命。遵循這一保護(hù)思想，采取各種具體的措施來(lái)保護(hù)檔案。在前面分析差異時(shí)提到，紙質(zhì)檔案載體與記錄的信息內(nèi)容是合為一體的，信息內(nèi)容要寫(xiě)在紙張上。保護(hù)好載體材料即紙張，以文字形式記錄的信息內(nèi)容也基本得以保存。那么首先要樹(shù)立保護(hù)好紙質(zhì)檔案的載體材料即紙張的這樣一種保護(hù)意識(shí)。另外，紙質(zhì)檔案保護(hù)強(qiáng)調(diào)“以防為主、防治結(jié)合”的保護(hù)思想，“防”和“治”的界限非常分明[2]。對(duì)于“防”的階段要堅(jiān)持主動(dòng)預(yù)防的保護(hù)思想，對(duì)于已經(jīng)遭到損壞的檔案，要采取“治”的保護(hù)思想，積極進(jìn)行檔案的修復(fù)，最大程度延緩紙質(zhì)檔案的壽命。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

由于電子檔案的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容一旦丟失不容易恢復(fù)，因此尤其需要加強(qiáng)預(yù)防的保護(hù)思想，防患于未然。電子檔案的技術(shù)高低直接影響著其保存壽命的長(zhǎng)短，技術(shù)高則更利于電子檔案的長(zhǎng)期保存，電子檔案的保護(hù)思想更加注重?cái)?shù)據(jù)信息的恢復(fù)，也即“治”的思想。電子檔案還必須要有專業(yè)人員進(jìn)行全程監(jiān)管的保護(hù)思想，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案載體保護(hù)的思想，還要加強(qiáng)定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和自電子文件產(chǎn)生時(shí)的全程防護(hù)的保護(hù)思想。

（二）延長(zhǎng)載體材料的壽命

紙質(zhì)檔案的載體材料是紙張，不同的紙張材料，其老化的快慢程度也有很大的差別。若想制造出來(lái)的紙張質(zhì)量好、韌性強(qiáng)、耐久性高，那么對(duì)造紙過(guò)程所需要的植物纖維原料要有一定的要求，比如纖維素的含量應(yīng)大于40 %，而且它的含量越多越好，但是與之相反的是木素含量則越少越好，半纖維只需適量。作為造紙術(shù)的發(fā)源地，我國(guó)手工造紙技術(shù)發(fā)達(dá)，制造出來(lái)的紙張柔軟，耐久性好。比如享有“紙壽千年”美譽(yù)的安徽宣紙，質(zhì)地柔軟，潔白平滑，經(jīng)久不脆不變色，故而有益于長(zhǎng)久保存。延長(zhǎng)紙張的保存壽命，首先從紙張本身考慮，選擇符合優(yōu)良標(biāo)準(zhǔn)的造紙?jiān)?，同時(shí)對(duì)造紙的工藝流程也要不斷更新優(yōu)化，利用先進(jìn)的造紙?jiān)O(shè)備，盡量減少造紙過(guò)程對(duì)紙張?jiān)斐傻膫Α?/p>

電子檔案的載體材料主要是磁盤(pán)、光盤(pán)等盤(pán)基材料。盤(pán)基材料的品質(zhì)要求一般是純度高、雜質(zhì)少;薄厚度比較均勻;耐熱性好，不易老化等。另外，因光盤(pán)自身較薄，在保存疊放時(shí)不要放太多，以免造成壓力過(guò)大損壞光盤(pán)表面，無(wú)法進(jìn)行信息的讀取，可以將光盤(pán)豎立存放，減少疊放對(duì)光盤(pán)表面造成的壓力。

（三）加強(qiáng)電子檔案信息安全防護(hù)

保護(hù)紙質(zhì)檔案就要提高紙張的耐久性，保護(hù)字跡不受損壞。電子檔案的確給檔案工作帶來(lái)了很大便利，同時(shí)也要思考的是網(wǎng)絡(luò)的信息安全問(wèn)題。由于電子檔案的載體和記錄的信息內(nèi)容二者之間是非融合的，這就會(huì)帶來(lái)信息內(nèi)容被修改、盜取甚至被銷毀的潛在危險(xiǎn)。檔案管理部門(mén)可以定期對(duì)電子檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案打印作為備份[5]。此外，電子檔案還面臨著病毒侵害的危險(xiǎn)，因此就需要及時(shí)采取一些安全防范措施對(duì)電子檔案的信息安全進(jìn)行有效防護(hù)，比如在電腦保護(hù)技術(shù)上可以實(shí)施個(gè)人身份認(rèn)證信息技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限技術(shù)、病毒侵害防范控制技術(shù)等。隨著高科技的日益進(jìn)步，電子檔案的保護(hù)技術(shù)也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來(lái)磁盤(pán)、光盤(pán)，在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測(cè)，檢察是否存在病毒[6]。

（四）調(diào)控適宜的保護(hù)環(huán)境

對(duì)于檔案保存的壽命主要受到內(nèi)因和外因的雙重影響，從內(nèi)因角度看是檔案載體材料本身的耐久性，即各種理化性能的穩(wěn)定性。從外因角度看，主要受環(huán)境影響。其中內(nèi)因是本質(zhì)起著決定性作用，而外因?qū)n案也有很大影響，不同的保存環(huán)境對(duì)檔案壽命會(huì)產(chǎn)生不同的影響，因此外因也不可輕視。影響檔案的外部環(huán)境因素主要有溫濕度、光的化學(xué)反應(yīng)等。因此，檔案部門(mén)要調(diào)控好檔案庫(kù)房的保管環(huán)境并定期進(jìn)行庫(kù)房環(huán)境檢查，如檢查溫濕度是否在國(guó)家要求的控制范圍之內(nèi)以及庫(kù)房?jī)?nèi)的光照是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)、空調(diào)溫度是否適宜，在進(jìn)行庫(kù)房檢查時(shí)如果發(fā)現(xiàn)落下灰塵應(yīng)及時(shí)擦去。電子檔案除了要調(diào)控空氣溫濕度、防止空氣污染物以外還要注意保持信息讀取器表面的清潔，還要保護(hù)好電腦設(shè)備，防水、防火、防盜。庫(kù)房外圍結(jié)構(gòu)上也應(yīng)及時(shí)采取必要的隔熱層和防潮防護(hù)措施，灰塵也會(huì)損傷光盤(pán)表面，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，所以還要注意防塵。另外，紫外線的長(zhǎng)久照射也會(huì)加速紙的老化，所以在檔案館的庫(kù)房中也要注意避免光照。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案具有原始記錄性， 對(duì)于保存人類歷史文明具有非常重要的歷史價(jià)值，是人類寶貴的文化財(cái)富。對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)是每一位檔案工作人員的基本職責(zé)，也是檔案部門(mén)的重要工作內(nèi)容之一。如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，電子檔案為檔案利用者帶來(lái)了很大便利，而紙質(zhì)檔案的重要地位是電子檔案所不可替代的，二者各有優(yōu)缺點(diǎn)。所以，在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案人員要將紙質(zhì)檔案與電子檔案相互結(jié)合，要根據(jù)各自的特性采取適宜的保護(hù)措施，使其發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，提高檔案保護(hù)的水平，促進(jìn)和推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者單位：安徽大學(xué)管理學(xué)院6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B