承德市檔案館躋身“十四五”全國首批“國家級數(shù)字檔案館”探源

韓婧　馬靜蕊

2021年9月，承德市檔案館通過了“十四五”全國首批“國家級數(shù)字檔案館”測評，成為“十四五”全國首批河北省首家基于信創(chuàng)系統(tǒng)的國家級數(shù)字檔案館。

立足承德經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)實(shí)際，連續(xù)十年實(shí)施“數(shù)字轉(zhuǎn)型”戰(zhàn)略，堅持不懈開展檔案信息化建設(shè)，承德市檔案館走出了一條經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案信息化建設(shè)之路。

發(fā)揮黨建引領(lǐng)作用，履行黨委政府主體責(zé)任，為推進(jìn)檔案信息化提供堅強(qiáng)政治保障和有力政策支撐

承德是中國共產(chǎn)黨精神譜系的重要組成部分——塞罕壩精神的發(fā)源地。為推進(jìn)檔案信息化，全面提升檔案館工作質(zhì)量和服務(wù)水平，承德市檔案館大力弘揚(yáng)塞罕壩精神，牢記“檔案工作姓黨”，認(rèn)真履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”神圣職責(zé)，秉持“講政治、守紀(jì)律、敢擔(dān)當(dāng)、有作為”理念，以馳而不息的定力、久久為功的韌勁兒，事不避難，勇于進(jìn)取，分工負(fù)責(zé)，協(xié)同作戰(zhàn)，十年來堅持不懈推進(jìn)檔案信息化向高水平一步步邁進(jìn)，全面提高檔案館工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

今年，承德市檔案館機(jī)關(guān)黨總支被中共承德市委授予“先進(jìn)基層黨組織”;承德市檔案館被中共河北省委、河北省人民政府授予“精神文明單位”，被人力資源和社會保障部、國家檔案局授予“全國檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體”;《中國檔案報》頭版頭條以《不忘初心勇?lián)?dāng) 牢記使命創(chuàng)佳績》為題對承德市檔案館工作進(jìn)行了專題報道。

堅持黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)黨委主體責(zé)任，強(qiáng)化政府職責(zé)，完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制，在相關(guān)政策中強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，是推進(jìn)檔案信息化的保障。

十年來，市委、市政府充分發(fā)揮主體責(zé)任和職責(zé)，為檔案信息化建設(shè)提供了有力政策支撐。

數(shù)字檔案館是數(shù)字時代檔案館的發(fā)展方向。2012年11月，市檔案館決定實(shí)施“數(shù)字轉(zhuǎn)型”戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案信息化，向市政府提交了《檔案信息化工作實(shí)施方案》，很快得到市政府批準(zhǔn)。

2015年12月，經(jīng)市委市政府主要領(lǐng)導(dǎo)同意，市委辦公室、市政府辦公室印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全市檔案工作的實(shí)施意見》，明確提出“爭取到2020年，完成市、縣區(qū)兩級國家綜合檔案館的數(shù)字檔案館和各級立檔單位數(shù)字檔案室的基本架構(gòu)”，市檔案館被列為市信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位。

2016年3月，在全市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)頂層設(shè)計階段，市檔案館多次與牽頭單位市委辦公室溝通，研究電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)銜接辦法。市委辦公室、市政府辦公室印發(fā)的《電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)“應(yīng)用推廣年”實(shí)施方案》將“以檔案數(shù)字化管理為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)電子文件系統(tǒng)同檔案數(shù)字化管理平臺的對接工作，推進(jìn)全市數(shù)字檔案室建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)上歸檔、查詢和利用”列為電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)重要目標(biāo)。市委辦公室組織開展了全市電子政務(wù)培訓(xùn)，將電子檔案在線歸檔和檔案數(shù)字化管理列入重要培訓(xùn)內(nèi)容。同年9月，市政府辦公室印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的通知》，將檔案信息化建設(shè)等經(jīng)費(fèi)列入同級財政預(yù)算，并逐年有所增加。

2018年11月，經(jīng)市委同意，承德市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)部署“承德市政務(wù)網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案在線指導(dǎo)、接收、管理、共享利用。同年，承德檔案信息網(wǎng)納入市政府集約化管理平臺，通過電子政務(wù)外網(wǎng)開展檔案發(fā)布、數(shù)字檔案采集、數(shù)字檔案利用、網(wǎng)上展覽等業(yè)務(wù)。

2021年6月1日，市委辦、市政府辦印發(fā)《承德市機(jī)關(guān)政務(wù)電子化實(shí)施方案》，明確全市黨政機(jī)關(guān)政務(wù)電子化工作目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)和保障措施，對各黨政機(jī)關(guān)OA辦公系統(tǒng)建設(shè)、電子文件歸檔、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提出明確要求，進(jìn)一步推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

目前，市檔案館正在與市審批局合作，研究全市“智慧政務(wù)”平臺行政審批政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔和電子檔案管理，通過政務(wù)服務(wù)事項電子檔案的精細(xì)管理，發(fā)揮政務(wù)服務(wù)事項的數(shù)據(jù)化作用。

持續(xù)實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”工程，貫徹“安全、節(jié)約、實(shí)用”理念，以“塞罕壩人”的韌勁兒高質(zhì)量推進(jìn)檔案信息化

自2012年市政府批準(zhǔn)《檔案信息化工作實(shí)施方案》以來，市檔案館全體職工以塞罕壩人治沙止漠啃硬骨頭的韌勁兒，連續(xù)十年實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化”工程，堅持不懈推進(jìn)檔案信息化。

存量數(shù)字化——十年間，市檔案館“小步快跑”，不停開展館藏檔案數(shù)字化工作。截至目前，形成檔案全文掃描數(shù)據(jù)1260萬幅，目錄數(shù)據(jù)114.12萬條。建國后文書檔案數(shù)字化比率為94%，聲像、紙質(zhì)照片檔案數(shù)字化比率為100%。

增量電子化——2015年，市檔案局、市檔案館啟動數(shù)字檔案室建設(shè)試點(diǎn)工作。2016年以后，逐步擴(kuò)大試點(diǎn)范圍。2018年11月，市檔案館在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)部署“承德市政務(wù)內(nèi)網(wǎng)數(shù)字檔案管理平臺”，實(shí)現(xiàn)了各進(jìn)館單位在線、離線電子檔案接收、管理、利用?，F(xiàn)已接收12個進(jìn)館單位的不同類別電子檔案進(jìn)館。

利用網(wǎng)絡(luò)化——數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和檔案查閱利用中心、數(shù)字研討室、檔案編研工作室鏈接，實(shí)現(xiàn)了在線查閱利用。承德檔案信息網(wǎng)通過電子政務(wù)外網(wǎng)開展檔案發(fā)布、網(wǎng)上展覽等。市檔案館建立館藏檔案資源共享機(jī)制，進(jìn)一步提升了檔案信息查閱利用服務(wù)效率和質(zhì)量。

在高質(zhì)量推進(jìn)檔案信息化的過程中，安全至關(guān)重要。市檔案館堅持“安全第一”，把安全融入檔案信息建設(shè)全過程。突出對檔案庫房、機(jī)房、檔案管理系統(tǒng)以及涉密載體、設(shè)備等重點(diǎn)部位治理，突出對檔案接收、整理、利用、數(shù)據(jù)遷移等關(guān)鍵環(huán)節(jié)治理，突出對電子檔案管理、檔案數(shù)字化外包等領(lǐng)域治理。對于數(shù)字檔案資源，嚴(yán)格按照收、管、存、用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)管理，通過加蓋水印、二維碼等一系列技術(shù)手段加強(qiáng)安全管理。對數(shù)字檔案資源及時備份。落實(shí)“三網(wǎng)隔離”措施。設(shè)置有效的身份認(rèn)證和訪問控制等安全保密措施，對數(shù)字檔案資源全過程安全管理，確保數(shù)字檔案資源安全。

為貫徹落實(shí)國家總體安全觀， 2020年，市檔案館在財政十分緊張的情況下籌措資金購置國產(chǎn)化基礎(chǔ)設(shè)備、國產(chǎn)操作系統(tǒng)及國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫環(huán)境下開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，完成了整體數(shù)據(jù)遷移?；谛艅?chuàng)環(huán)境的國產(chǎn)化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺在檔案查閱利用大廳通過近一年的試用、修改和升級，基本克服了國產(chǎn)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的低性能問題。系統(tǒng)在響應(yīng)速度上達(dá)到1000萬級數(shù)據(jù)量0.1秒的查詢處理速度，解決了信創(chuàng)環(huán)境下的檔案掃描、圖像處理及OCR識別等難題，更為精準(zhǔn)地為利用者服務(wù)。流程定制的管理方式實(shí)現(xiàn)了對電子檔案的規(guī)范化管理。承德市檔案館建設(shè)的基于國產(chǎn)軟硬件環(huán)境的檔案管理系統(tǒng)為建設(shè)信創(chuàng)系統(tǒng)國產(chǎn)化數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺積累了寶貴經(jīng)驗。

檔案信息化離不開資金的支持。承德作為經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，在財政資金緊張的情況下，始終支持檔案信息化工作，十年間，財政部門累計撥付資金600余萬元，用于檔案數(shù)字化工作。針對承德經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)實(shí)際，市檔案館堅持“少花錢，多辦事”。在項目建設(shè)過程中，注意學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)經(jīng)驗，避免走彎路，力爭“價格最低”“質(zhì)量最優(yōu)”“國內(nèi)領(lǐng)先”，達(dá)到資金使用效益最大化。同時爭取多方支持，在人才、技術(shù)、設(shè)備、網(wǎng)站建設(shè)、軟件開發(fā)等方面“借雞下蛋”“不花錢，也辦事”，節(jié)約資金800余萬元。

推進(jìn)檔案信息化過程中，市檔案館堅持常用檔案先掃，即掃即用的原則，隨時將數(shù)字化副本進(jìn)行掛接，通過檔案查閱中心給利用者提供查閱服務(wù)。在檔案全文掃描過程中，嚴(yán)格按照國家規(guī)范要求，保證“數(shù)據(jù)最優(yōu)”。系統(tǒng)采用的OCR技術(shù)，識別準(zhǔn)確率印刷體達(dá)到99%，手寫體達(dá)到95%，提高了檔案查全率和查準(zhǔn)率，用戶利用滿意度100%，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)查詢向按需查詢、精準(zhǔn)查詢轉(zhuǎn)變。承德市檔案館依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺每年為社會各界提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)2000余次。近年編輯出版了《承德清代行宮》《尹忠熱河記憶》《熱河省要事紀(jì)略》等書籍，舉辦了“深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神”“不忘初心、牢記使命”主題教育，“弘揚(yáng)塞罕壩精神”等展覽，開展“用檔案講述承德黨史”系列活動，受到省市領(lǐng)導(dǎo)和社會各界好評。

以創(chuàng)建“國家級數(shù)字檔案館”為抓手，全面提升檔案館工作質(zhì)量和服務(wù)水平

結(jié)合“承德辦事一次成”檔案服務(wù)改革，承德市檔案館提出舉全館之力創(chuàng)建“國家級數(shù)字檔案館”。2021年9月1日，承德市檔案館通過“國家級數(shù)字檔案館”系統(tǒng)測試，檔案館工作質(zhì)量和服務(wù)水平全面提升，市檔案館實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)目錄簡單查詢向跨全宗跨類別全文按需查詢、精準(zhǔn)查詢、綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合的轉(zhuǎn)變。

為慶祝中國共產(chǎn)黨成立100周年，經(jīng)市委同意，承德市檔案館職工全員參與，利用檔案利用系統(tǒng)平臺，按照習(xí)近平總書記“讓歷史說話，用史實(shí)發(fā)言”重要指示精神，充分挖掘館藏紅色檔案資源，開展“用檔案講述承德黨史”系列活動。創(chuàng)辦“蘭津閣”微信公眾號，撰寫刊發(fā)文章53篇，與承德廣播電臺“相約在此時”欄目聯(lián)合推出“‘蘭津閣用檔案講承德黨史”系列訪談直播節(jié)目12期，拍攝制作《建黨百年 承德記憶》微記錄片24集，編輯《紅色檔案印初心》《承德市檔案館館藏紅色檔案選編（1948—1949）》等書籍，助力全市黨史學(xué)習(xí)教育和“四史”宣傳教育，被《中國檔案報》《河北日報》《檔案天地》、長城新媒體、“學(xué)習(xí)強(qiáng)國”“冀云”等媒體和平臺刊發(fā)介紹，得到省委黨史學(xué)習(xí)教育巡回指導(dǎo)組充分肯定。2017年至2020年，承德市檔案館獲河北省開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果獎16個，其中一等獎10個、二等獎3個、三等獎3個。

實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變。目前，存量傳統(tǒng)載體檔案已基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作，都可不再動用檔案原件，并可對實(shí)體檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高了檔案的安全系數(shù)，為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記提出的“把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好”的目標(biāo)提供了保障。對于增量電子化，市檔案館將繼續(xù)推進(jìn)電子文件在線歸檔和電子檔案管理工作。數(shù)字檔案館的建成，為貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記“把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好”的指示創(chuàng)造了條件。

經(jīng)過十年堅持不懈地努力，承德市檔案館檔案信息化建設(shè)取得了階段性成果。接下來，承德市檔案館將繼續(xù)弘揚(yáng)塞罕壩精神，按照全國示范數(shù)字檔案館要求，繼續(xù)推動檔案信息化和檔案館數(shù)字轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步提升檔案館工作質(zhì)量和服務(wù)水平，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展貢獻(xiàn)新的檔案力量。

作者單位：承德市檔案館