智能技術(shù)在再造結(jié)賬流程中的應(yīng)用

魏婧 （上海傳興科技有限公司 上海 201203）

一、引言

隨著數(shù)字化發(fā)展，以人工智能為代表的新一代信息技術(shù)給財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，促使財(cái)務(wù)從信息化向智能化轉(zhuǎn)變。智能財(cái)務(wù)不僅是財(cái)務(wù)流程中部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，也不僅是某個(gè)財(cái)務(wù)流程的整體優(yōu)化和再造，而是財(cái)務(wù)管理模式的重塑，它借助于人機(jī)深度融合的方式來(lái)共同實(shí)現(xiàn)前所未有的新型財(cái)務(wù)管理功能（劉勤、楊寅，2018）。智能財(cái)務(wù)平臺(tái)建設(shè)，需要抓好業(yè)務(wù)流程梳理、表單附件梳理、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)梳理、信息系統(tǒng)梳理和模型算法梳理五項(xiàng)重點(diǎn)工作（劉梅玲、黃虎、佟成生、劉凱，2020）。本文從應(yīng)用層面出發(fā)，結(jié)合企業(yè)的具體業(yè)務(wù)場(chǎng)景，按照業(yè)務(wù)流程步驟，探討智能技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)賬中的應(yīng)用。

二、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的結(jié)賬流程現(xiàn)狀、弊端及改進(jìn)

（一）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的結(jié)賬流程現(xiàn)狀

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理方式受信息技術(shù)的限制，一般的業(yè)務(wù)都是靠流程傳遞數(shù)據(jù)，類似流水線，各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)有先后順序，結(jié)賬必須按照順序步驟操作。因各個(gè)系統(tǒng)比較孤立，沒(méi)有很好的集成，財(cái)務(wù)月底結(jié)賬時(shí)，有很多業(yè)務(wù)需要手工處理。一般結(jié)賬流程要經(jīng)過(guò)以下財(cái)務(wù)崗位或類似崗位進(jìn)行月末處理工作，見(jiàn)表1。

表1 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)月結(jié)需要處理的工作

（二）傳統(tǒng)結(jié)賬流程的主要弊端

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)結(jié)賬流程受信息技術(shù)的限制，只能依賴人工來(lái)填補(bǔ)，主要存在的弊端有：一是財(cái)務(wù)人工成本高。一般中型生產(chǎn)企業(yè)都需要按照各崗位配置操作層的財(cái)務(wù)人員，僅基層的財(cái)務(wù)操作人員就要配置十位左右，財(cái)務(wù)人員需求量大，人工成本高。結(jié)賬工作主要集中在月初，月初財(cái)務(wù)工作量很大，月中相對(duì)工作量較少，工作量分布不均衡。二是財(cái)務(wù)報(bào)告及時(shí)性差。公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)每月才能看到一次，一般要到次月中下旬所有報(bào)告數(shù)據(jù)才能出來(lái)，經(jīng)營(yíng)問(wèn)題會(huì)推遲更長(zhǎng)時(shí)間，造成決策滯后性，不能實(shí)時(shí)對(duì)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行預(yù)警。三是大量的數(shù)據(jù)需要人工手工核對(duì)，工作效率很低。四是數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差。由于數(shù)據(jù)量大，需要核對(duì)的系統(tǒng)較多，數(shù)據(jù)出口多，人工核對(duì)處理過(guò)程中，容易發(fā)生人為的錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問(wèn)題。

（三）傳統(tǒng)結(jié)賬流程的改進(jìn)

在智能財(cái)務(wù)階段，對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)賬流程進(jìn)行優(yōu)化和再造，主要措施及步驟如下：一是結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的整個(gè)業(yè)務(wù)鏈為基礎(chǔ)，分析找出影響結(jié)賬慢的原因和痛點(diǎn)；二是規(guī)范公司管理機(jī)制，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，明確責(zé)權(quán)，建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)核算流程，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、流程統(tǒng)一；三是提高流程智能化水平，運(yùn)用OCR智能識(shí)別、區(qū)塊鏈電子發(fā)票、RPA等智能技術(shù)，去斷點(diǎn)、去手工，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程零基礎(chǔ)作業(yè)，全線上自動(dòng)業(yè)財(cái)融合；四是建立財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)中心，運(yùn)用數(shù)字化思維模式，不再沿用傳統(tǒng)財(cái)務(wù)的處理方式（通過(guò)業(yè)務(wù)流程將單據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)），而是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中心直接與交易事項(xiàng)連接，實(shí)時(shí)集成交易事項(xiàng)的多維度、多類型信息，形成財(cái)務(wù)的大數(shù)據(jù)中心；五是建立財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析、RPA技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘等，提升財(cái)務(wù)共享運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的自動(dòng)化水平，結(jié)合數(shù)據(jù)標(biāo)簽技術(shù)，實(shí)現(xiàn)指標(biāo)報(bào)表的實(shí)時(shí)查詢及源頭追溯，并實(shí)現(xiàn)形象化展示及多維度分析。

三、智能財(cái)務(wù)在集團(tuán)企業(yè)的應(yīng)用案例

（一）案例概況

C公司主要從事以手機(jī)為核心的智能終端的設(shè)計(jì)、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和品牌運(yùn)營(yíng)，公司自主研發(fā)智能終端操作系統(tǒng)，圍繞 OS 操作系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用商店、游戲平臺(tái)、短視頻、廣告分發(fā)平臺(tái)以及手機(jī)管家等工具類軟件。在境外擁有多家運(yùn)營(yíng)主體，主要銷售區(qū)域覆蓋非洲、南亞、東南亞、中東和南美等 70 多個(gè)國(guó)家地區(qū)，公司下屬境內(nèi)外子公司共計(jì) 89家。C公司采用以產(chǎn)定購(gòu)的采購(gòu)模式、以銷定產(chǎn)的生產(chǎn)模式，銷售方面主要以經(jīng)銷商銷售為主，采用先收款后發(fā)貨的銷售模式。

（二）C公司在財(cái)務(wù)核算和結(jié)賬出報(bào)告中的主要痛點(diǎn)

一是集團(tuán)公司采購(gòu)、銷售批次較多，與供應(yīng)商、客戶間結(jié)算工作量大，必須打通公司與供應(yīng)商、客戶的上下游業(yè)務(wù)鏈，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；二是資金安全是公司重要的管控點(diǎn)，集團(tuán)擁有近百家國(guó)內(nèi)外公司，眾多銀行賬戶，海量的收支數(shù)據(jù)，必須打通企業(yè)與銀行，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收付并對(duì)賬；三是C公司多事業(yè)部、多項(xiàng)目、多法人主體運(yùn)營(yíng)，很多管理人在管理上有交叉，必須要統(tǒng)一審批流程與規(guī)則，建立標(biāo)準(zhǔn)的授權(quán)審批體系；四是各業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)模式不同，運(yùn)營(yíng)管理有差異，不同地域也有文化差異，必須統(tǒng)一表單格式與數(shù)據(jù)取數(shù)標(biāo)準(zhǔn)；五是集團(tuán)公司合并層級(jí)多，各類分析報(bào)表需要的數(shù)據(jù)維度不同，必須從最基層開(kāi)始規(guī)范，對(duì)字段名稱、含義、取數(shù)規(guī)則等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，采用云計(jì)算保存最原始數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門、數(shù)存一處和一數(shù)多用。

（三）C公司財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)總體架構(gòu)

C公司結(jié)合公司運(yùn)營(yíng)管理方式，綜合運(yùn)用現(xiàn)行的各項(xiàng)智能技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化與再造，完善各項(xiàng)管理制度，規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，重塑財(cái)務(wù)管理理念。C公司建立了FOL財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)架構(gòu)，包括業(yè)務(wù)層、核算層、管理層和決策層，如圖1所示。

圖1 FOL財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)架構(gòu)圖

整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)由業(yè)務(wù)層、核算層、管理層、決策層四個(gè)層次構(gòu)成，利用在線智能信息采集系統(tǒng)從員工、供應(yīng)商、客戶三個(gè)業(yè)務(wù)相關(guān)系統(tǒng)把基礎(chǔ)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)采集出來(lái)，經(jīng)過(guò)電子影像系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、收款管理系統(tǒng)及共享運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)等共享核算系統(tǒng)的加工處理，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)自動(dòng)向資金管理系統(tǒng)發(fā)送付款指令，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)對(duì)接稅務(wù)管理系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行認(rèn)證、自動(dòng)開(kāi)具銷售發(fā)票、自動(dòng)生成納稅申報(bào)表。通過(guò)核算層的數(shù)據(jù)收集、加工和發(fā)布，為管理層的預(yù)算管理、成本管理、績(jī)效管理、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)和信息資源，從而為決策層決策提供依據(jù)。在制度規(guī)范方面，通過(guò)合規(guī)要求統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一、單據(jù)附件統(tǒng)一、信息系統(tǒng)統(tǒng)一、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、集成方式統(tǒng)一、會(huì)計(jì)科目統(tǒng)一、核算規(guī)則統(tǒng)一、管理模式統(tǒng)一等九個(gè)統(tǒng)一為財(cái)務(wù)云信息系統(tǒng)架構(gòu)的落地保駕護(hù)航。

（二）具體各主要業(yè)務(wù)的對(duì)應(yīng)方案

1.日常費(fèi)用報(bào)銷流程再造。（1）公司費(fèi)用APP利用電子發(fā)票、OCR智能信息采集、移動(dòng)化辦公等技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能報(bào)銷。（2）費(fèi)用APP將微信卡包的電子發(fā)票或利用拍照OCR智能采集各類發(fā)票的數(shù)據(jù)，并與稅務(wù)管理系統(tǒng)集成自動(dòng)完成發(fā)票的驗(yàn)真和驗(yàn)重，員工只需簡(jiǎn)單勾選需要報(bào)銷的發(fā)票即可自動(dòng)提交報(bào)銷單。（3）審批層各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)移動(dòng)端查看單據(jù)，并能隨時(shí)隨地進(jìn)行審批。（4）移動(dòng)端流程審批與財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)共享運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)同步共享，通過(guò)會(huì)計(jì)引擎，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證。（5）會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)與銀行管理系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)接，通過(guò)銀企直連系統(tǒng)完成自動(dòng)付款及付款會(huì)計(jì)憑證的生成，并實(shí)現(xiàn)銀企自動(dòng)對(duì)賬。借助智能技術(shù)，對(duì)日常費(fèi)用報(bào)銷流程改造后，實(shí)現(xiàn)公司報(bào)賬數(shù)據(jù)與外部商旅平臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)接，提高數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性；各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)開(kāi)始，自動(dòng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門，提高了共享運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性；公司內(nèi)各系統(tǒng)一鍵對(duì)賬，并實(shí)時(shí)校對(duì)，提高了數(shù)據(jù)處理效率，減少月結(jié)對(duì)賬的工作量。

2.采購(gòu)環(huán)節(jié)的流程再造。在供應(yīng)商采購(gòu)及結(jié)算環(huán)節(jié)，利用供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)、電子影像系統(tǒng)、銀企直連、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票管理系統(tǒng)等，通過(guò) MRP 邏輯運(yùn)算實(shí)現(xiàn)從銷售訂單、下采購(gòu)單、供應(yīng)商結(jié)算等的全自動(dòng)線上運(yùn)行。（1）由客戶銷售訂單觸發(fā)采購(gòu)系統(tǒng)的訂貨指令，依據(jù)單位標(biāo)準(zhǔn)用貨量及銷售訂單，計(jì)算安全庫(kù)存、生產(chǎn)材料需求；依據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存、安全庫(kù)存及生產(chǎn)需求，自動(dòng)計(jì)算采購(gòu)需求。（2）利用供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)，跟蹤供應(yīng)商發(fā)貨信息、倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存入庫(kù)記錄。（3）實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商結(jié)算實(shí)時(shí)對(duì)賬，自動(dòng)生成結(jié)算單；智能采集供應(yīng)商發(fā)票信息導(dǎo)入金稅三期，發(fā)票管理自動(dòng)驗(yàn)真、驗(yàn)重、認(rèn)證。（4）供應(yīng)商對(duì)賬完畢，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，依據(jù)付款賬期，通過(guò)銀企直連自動(dòng)付款，付款后反饋實(shí)付信息，實(shí)時(shí)清賬，銀企實(shí)時(shí)對(duì)賬。供應(yīng)商采購(gòu)環(huán)節(jié)流程經(jīng)過(guò)智能再造后，實(shí)現(xiàn)訂單與結(jié)算、發(fā)貨與驗(yàn)收、開(kāi)票與認(rèn)證等各業(yè)務(wù)閉環(huán)；各系統(tǒng)數(shù)據(jù)從最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)開(kāi)始，自動(dòng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)出一門，各系統(tǒng)間一鍵對(duì)賬并實(shí)時(shí)校對(duì)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可追溯性，減少了采購(gòu)會(huì)計(jì)大量手工對(duì)賬的工作，減少了稅務(wù)會(huì)計(jì)月末處理認(rèn)證發(fā)票的工作量，可隨時(shí)查看各訂單的完成狀態(tài)。

3.銷售環(huán)節(jié)的流程再造。（1）在銷售環(huán)節(jié)，利用客戶協(xié)同平臺(tái)、稅務(wù)管理系統(tǒng)、銀行管理系統(tǒng)、智能會(huì)計(jì)引擎等系統(tǒng)，通過(guò) RPA和機(jī)器學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)從銷售訂單、預(yù)收款、發(fā)貨控制、客戶結(jié)算、自動(dòng)開(kāi)票等的全自動(dòng)線上運(yùn)行。（2）客戶需要在客戶協(xié)同平臺(tái)下客戶的采購(gòu)單，客戶協(xié)同平臺(tái)的訂單自動(dòng)推送到銷售系統(tǒng)。（3）資金管理系統(tǒng)將對(duì)應(yīng)訂單的實(shí)際收款反饋到銷售系統(tǒng)。（4）銷售系統(tǒng)把已收到款的訂單，自動(dòng)推送到庫(kù)存系統(tǒng)，生成發(fā)貨請(qǐng)求。（5）庫(kù)存系統(tǒng)發(fā)貨后，向銷售系統(tǒng)推送發(fā)貨反饋，客戶收到貨物后，在客戶協(xié)同平臺(tái)登記實(shí)際收貨，并將收貨信息實(shí)時(shí)反饋給銷售系統(tǒng)。（6）實(shí)現(xiàn)客戶一鍵對(duì)賬結(jié)算，自動(dòng)生成結(jié)算單；對(duì)賬完畢的訂單，自動(dòng)推送發(fā)票管理系統(tǒng)開(kāi)票。銷售環(huán)節(jié)流程經(jīng)過(guò)智能再造后，實(shí)現(xiàn)訂單與收款、發(fā)貨與驗(yàn)收、結(jié)算與開(kāi)票等各業(yè)務(wù)閉環(huán)；實(shí)現(xiàn)預(yù)收風(fēng)險(xiǎn)控制，只有實(shí)際收款才推送發(fā)貨請(qǐng)求，系統(tǒng)進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)管控。各系統(tǒng)自動(dòng)推送，減少銷售會(huì)計(jì)大量手工對(duì)賬的工作，減少稅務(wù)會(huì)計(jì)日常開(kāi)票工作及月末納稅申報(bào)工作量；系統(tǒng)的可追溯性，可隨時(shí)查看各訂單的完成狀態(tài)。

4.成本及其他環(huán)節(jié)流程再造。在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，采用以銷定產(chǎn)的模式，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成本，自動(dòng)推送標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)料單。成本系統(tǒng)可以按單個(gè)商品歸集生產(chǎn)成本、分?jǐn)傊圃熨M(fèi)用，利用RPA、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，自動(dòng)歸集生產(chǎn)成本，自動(dòng)生成半成品、產(chǎn)成品等的驗(yàn)收入庫(kù)，實(shí)時(shí)跟蹤產(chǎn)品狀態(tài)，并與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)實(shí)施集成同步。集團(tuán)內(nèi)關(guān)聯(lián)交易，可以由一個(gè)公司發(fā)起交易的原始數(shù)據(jù)，另一公司自動(dòng)接收，核對(duì)確認(rèn)、審批后，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，并推送金稅系統(tǒng)開(kāi)票、認(rèn)證，依據(jù)集團(tuán)內(nèi)結(jié)算賬期，推送集團(tuán)內(nèi)資金自動(dòng)調(diào)撥清賬。

經(jīng)過(guò)以上智能再造過(guò)程，資金會(huì)計(jì)的收款確認(rèn)、付款發(fā)起及月末資金對(duì)賬，完全可以由系統(tǒng)替代；采購(gòu)會(huì)計(jì)、銷售會(huì)計(jì)、費(fèi)用會(huì)計(jì)需要手工處理的發(fā)票開(kāi)票、確認(rèn)、供應(yīng)商/客戶對(duì)賬、供應(yīng)商/客戶結(jié)算，可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)集成，對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)人員可以只專注異常單據(jù)，并可以騰出時(shí)間做數(shù)據(jù)分析、成本優(yōu)化、費(fèi)用控制等業(yè)務(wù)；稅務(wù)會(huì)計(jì)和總賬會(huì)計(jì)需要手工處理的發(fā)票、報(bào)表、對(duì)賬可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)生成，他們可以把重點(diǎn)放在對(duì)政策、法規(guī)的研究，稅收籌劃、核算規(guī)則制定、報(bào)表分析等業(yè)務(wù)。經(jīng)過(guò)智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的再造，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)集成，實(shí)時(shí)對(duì)賬，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理的全流程自動(dòng)化，降低成本、提高效率、減少人為差錯(cuò)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性。