基于流程再造理論的醫(yī)院人事檔案精細化管理研究

劉治東（湖北省婦幼保健院，湖北 武漢 430070）

一、引言

2018年11月20日，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱 《條例》）[1]，《條例》指出全面貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，落實從嚴管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，是新時代干部人事檔案工作的基本遵循。醫(yī)院集醫(yī)療、教學、科研于一體，其人事檔案全面反映廣大醫(yī)護人員及行政管理人員的個人經(jīng)歷、業(yè)務能力、工作業(yè)績等，成為選人用人、發(fā)揮人才效用的重要憑證。近年來我國醫(yī)院人事檔案管理工作取得了較大的進步，但依然存在重視程度不足、管理制度缺失、管理方式落后等問題，一定程度制約著醫(yī)院的發(fā)展。本文通過文獻研究，對當前我國醫(yī)院人事檔案管理工作存在問題進行分析，并運用流程再造理論，嘗試構(gòu)建出醫(yī)院人事檔案管理精細化流程，為促進人事檔案規(guī)范化管理提供參考。

二、流程再造理論

流程再造理論（Business Process Reengineering）是由美國麻省理工學院(MIT)的邁克爾·哈默（Michael Hammer）教授和CSC管理顧問公司董事長錢皮（James Champy）提出的。1993年，兩人發(fā)表《公司重組—企業(yè)革命宣言》一書，首次提出“流程再造”概念，即為了飛躍性地改善成本、質(zhì)量、服務、速度等現(xiàn)代企業(yè)的主要運營基礎，必須對工作流程進行根本性的重新思考并徹底改革[2]，其核心內(nèi)容是要從根本上改善原有的工作流程，從而實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務質(zhì)量和水平的跨越式發(fā)展。

隨著研究的不斷深入，“流程再造理論”的研究領域和思路也在不斷拓展，在檔案管理方面，主要集中在對檔案業(yè)務流程的研究，如陳霞（2006）、吳加琪（2008）提出檔案館業(yè)務流程的主要內(nèi)容，即檔案館理念、組織機構(gòu)、業(yè)務內(nèi)容和管理制度再造等[3-4]。王雯（2007）在檔案信息化背景下，提出對檔案業(yè)務流程再設計的思考[5]。

三、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

一是人事檔案管理意識不強。首先，醫(yī)院領導的重視度一定程度上影響人事檔案管理的質(zhì)量，如人事檔案管理相關(guān)制度的建立、專職檔案員以及檔案管理相關(guān)設備的配備等[6～7]）。其次，人事檔案整理方面存在檔案材料收集不及時、不完整、不規(guī)范、信息內(nèi)容前后不一致等問題[8～11]。

二是人事檔案管理機制不完善。虞愛麗（2004）、黃思敏（2017）等人認為醫(yī)院人事檔案管理普遍存在標準不統(tǒng)一，不規(guī)范，管理無序化、檔案利用率低下的問題，其主要原因在于缺乏相應的人事檔案管理制度、職責以及標準要求[12-13]。具體來說，主要集中在人事檔案整理流程不完善[14]、人事檔案整理方法傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新和現(xiàn)代化管理手段[15～16]、人事檔案管理手段不透明等方面[17]。

三是人事檔案管理資源配置不足。人事檔案管理資源配置主要體現(xiàn)在專職檔案員和硬件設備兩個方面。一方面，專職檔案員數(shù)量少、業(yè)務素質(zhì)不高致使檔案管理效果不佳，人事檔案信息資源遠未得到充分、有效的開發(fā)利用[18～19]；另一方面，庫房建設缺乏前瞻性，檔案柜、抽濕機、監(jiān)控儀等配套硬件設備落后。

現(xiàn)有文獻對醫(yī)院人事檔案管理的問題研究和對策建議都是針對具體管理細節(jié)，缺少管理流程的視角，基于以上研究，本文認為，目前醫(yī)院人事檔案管理應從管理流程著手，運用“流程再造理論”，通過對人事檔案材料收集、整理、利用和傳遞等各個環(huán)節(jié)進行設計再造，從而促進醫(yī)院人事檔案精細化管理，系統(tǒng)解決在人事管理管理過程中的具體問題。

四、精細化管理“流程再造”模型設計

按照醫(yī)院人事檔案管理“精簡高效、以人為本”的基本理念，為了實現(xiàn)人事檔案管理流程的創(chuàng)新性變革，基于“流程再造理論”，本文設計出醫(yī)院人事檔案管理流程精細化理論模型（見圖1）。該模型以檔案收集流程、檔案鑒別流程、檔案整理流程、檔案利用流程、檔案維護流程、檔案轉(zhuǎn)遞流程為構(gòu)架，形成適應現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案發(fā)展需要的“收集—整理—利用—傳遞”的良性閉環(huán)，推動人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化。

圖1 醫(yī)院人事檔案管理流程精細化理論模型

五、醫(yī)院人事檔案精細化管理對策

（一）加強醫(yī)院人事檔案管理流程的精細化

基于醫(yī)院人事檔案精細化管理“流程再造”模型，做好“收集—整理—利用—傳遞”四個重要環(huán)節(jié)管理，是解決目前醫(yī)院人事檔案管理過程中存在問題的重要思路。

1.醫(yī)院人事檔案材料收集精細化

檔案收集是檔案管理工作的基礎。醫(yī)院人事檔案材料收集精細化應以“完整、真實、及時、規(guī)范”為工作原則，同時強調(diào)收集手段的多樣性。“完整”指的是能夠全面反映職工本人德、能、勤、績、廉各方面材料；“真實”指的是檔案材料內(nèi)容符合職工的客觀實際，尤其是“三齡兩歷一身份”沒有涂改造假；“及時”指的是在檔案材料收集過程中要突出時效性，尤其是干部任免、年度考核、職稱評審等材料，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸；“規(guī)范”指的是檔案收集工作必須嚴格符合《條例》的規(guī)定，把好材料歸檔的入口關(guān)，保證歸檔收集的質(zhì)量。同時，收集歸檔材料也不應僅僅局限于紙質(zhì)版材料，還應將紙質(zhì)版材料及時、規(guī)范地進行數(shù)字化處理，形成干部電子檔案，從而逐步向檔案管理信息化邁進。

2.醫(yī)院人事檔案材料整理精細化

檔案整理是檔案管理工作的核心。人事檔案整理以人事檔案材料的保管和保護為工作導向，以檔案鑒別、檔案分類、檔案排序、檔案編目、檔案加工和裝訂為主要內(nèi)容。檔案鑒別指的是對準備歸檔的材料進行審查，甄別其真?zhèn)魏捅４鎯r值；檔案分類、排序和編目指的是根據(jù)《條例》規(guī)定，檔案材料分為履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料、政審等十大類別，參考檔案材料形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的邏輯關(guān)系進行排列整理，并通過編寫類號、序號和頁碼固定下來；檔案加工和裝訂則是對紙張破損、字跡材料等不符合要求的檔案材料，采取復印、掃描、拍攝、折疊、剪裁、托裱等方式進行技術(shù)加工，并對其進行正確裝訂。

3.醫(yī)院人事檔案材料利用精細化

檔案利用是檔案管理工作的核心。檔案利用應突出以下基本原則：一是規(guī)范性。醫(yī)院應建立健全包含干部職工檔案管理部門職責、檔案管理人員職責、檔案查借閱紀律等在內(nèi)的人事檔案制度管理制度，從而規(guī)范檔案管理工作；二是保密性。涉及醫(yī)院秘密的信息應嚴格保密，同時重視保護醫(yī)院干部職工的隱私，做到私密信息不擴散；三是安全性。醫(yī)院必須設有專門的檔案室，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室分離”，配備空調(diào)、去濕、監(jiān)控、滅火等設備并定時進行維護；四是便捷性。根據(jù)人員性質(zhì)、人員狀態(tài)、姓名順序等要素對人事檔案采取分類管理，正確把握干部人事檔案保密和開放之間的關(guān)系，區(qū)別不同情況，滿足醫(yī)院的利用需求。

4.醫(yī)院人事檔案材料轉(zhuǎn)遞精細化

檔案轉(zhuǎn)遞是檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案轉(zhuǎn)遞應堅持“規(guī)范性、時效性和安全性”三個基本原則。規(guī)范性指的是嚴格遵循信息準確、材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范的要求，認真審核需要轉(zhuǎn)出的檔案，對不符合要求的檔案認真進行整改；時效性指的是當醫(yī)院的干部職工出現(xiàn)工作異動時及時為其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)；安全性指的是干部人事檔案必須嚴密包封，必須通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人遞送。

（二）提高檔案管理人員意識，強化檔案材料收集工作

當前，部分醫(yī)院對人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”成為醫(yī)院自我調(diào)侃檔案管理工作的真實寫照[20]?；诖耍环矫?，醫(yī)院應全面加強對人事檔案工作重要性的認識，嚴格按照中央組織部《條例》之規(guī)定，不斷增強院內(nèi)各級領導及職工的檔案意識和法制觀念。由醫(yī)院分管領導親自主抓，加強對人事檔案管理的宏觀管理并不定時進行抽查，落實檔案管理責任，形成“醫(yī)院分管領導—人力資源部—檔案管理人員”的三級檔案管理工作機制。另一方面，醫(yī)院應持續(xù)推進跨部門協(xié)作。當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員不足且為兼職人員，在人事檔案材料的歸檔范圍和真?zhèn)闻袛嗌蠈I(yè)性不足。鑒于此，醫(yī)院人力資源部門應會同院辦公室、科教、紀檢等部門，通過部門協(xié)作，從而強化人事檔案的收集和甄別工作。

（三）建立健全干部人事檔案管理制度，創(chuàng)新干部人事檔案管理方式

健全規(guī)范的人事檔案管理制度是人事檔案管理工作的基礎。一方面，由人力資源部牽頭，進一步完善醫(yī)院人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，對于檔案管理收集整理、分類歸檔、保存利用等各個環(huán)節(jié)均出臺明確的管理任務與管理要求，從而保障人事檔案管理各項流程的規(guī)范性和科學性。另一方面，醫(yī)院應創(chuàng)新人事檔案管理方式，在建立干部職工檔案的同時建立個人電子檔案，并及時引進電子信息系統(tǒng)，將“三齡兩歷”等關(guān)鍵信息與醫(yī)院的人事信息系統(tǒng)進行對接，利用大數(shù)據(jù)服務于醫(yī)院的醫(yī)療和管理工作，使得人事檔案信息不再是信息孤島，從而得到充分利用。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設，不斷完善基礎配套設施

當前大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員不足，檔案業(yè)務素質(zhì)不高。大部分醫(yī)院的檔案管理人員均為兼職，無法專注于人事檔案管理，且檔案管理工作量較大，檔案管理人員長期超負荷運轉(zhuǎn)，精力上難以為繼。因此，應大力推進檔案管理人才隊伍建設，嚴格按照中組部《條例》的規(guī)定“每管理一千卷干部人事檔案，應配備一名專職檔案保管人員”，首先解決檔案管理人員匱乏的問題，并通過舉辦專題講座、業(yè)務培訓等方式不斷提高其業(yè)務素質(zhì)。除此之外，醫(yī)院應進一步加大檔案管理工作的資源投入，引進防火防盜防水的檔案保管柜、抽濕機、空調(diào)等專業(yè)化的技術(shù)設備，不斷完善基礎配套設施，為人事檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的前提條件，提高醫(yī)院人事檔案管理的綜合效率。