電子文件歸檔管理新模式探討

曹湘英

摘要：在大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展、數(shù)字化建設(shè)背景下，各項工作、業(yè)務(wù)會產(chǎn)生大量簽字蓋章憑證，但這些憑證存在一定分散性，整理匯總難度較大。對此，運用電子檔案系統(tǒng)，推進(jìn)電子文件歸檔管理工作創(chuàng)新具有重要意義，不僅能保證信息資料的完整性，還能提高文件歸檔管理效率，便于利用移動終端和計算機(jī)檢索、共享資料，提高了檔案應(yīng)用效率?；诖?，本文結(jié)合電子文件歸檔工作實際，探索有效管理的新模式。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔;檔案管理;新模式

與傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔相比，電子文件歸檔在信息構(gòu)成形式、信息承載方式上出現(xiàn)了新變化，具有明顯的便捷性、可塑性特征。要想發(fā)揮電子文件在信息錄入、修改等方面的優(yōu)勢，相關(guān)單位和人員必須構(gòu)建起全新的管理模式，發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢，有序地實現(xiàn)文件整理和歸檔，形成自動化的管理流程，提升文件處理、利用效率。電子文件歸檔的優(yōu)勢，尤其體現(xiàn)在電子文件的起草、定稿、修改等方面。憑借此優(yōu)勢，管理工作人員能夠進(jìn)一步推進(jìn)辦公自動化，迅速執(zhí)行文件編輯、更改和共享操作。為了最大程度上發(fā)揮電子文件歸檔的優(yōu)勢，相關(guān)人員必須要根據(jù)工作實際，優(yōu)化和創(chuàng)新管理模式。

一、創(chuàng)新管理模式和方法，提高管理便捷性

首先，優(yōu)化紙質(zhì)問卷、電子文件歸檔的雙套機(jī)制，將全過程管理理念融入電子文件歸檔工作中，促進(jìn)歸檔、管理工作向自動化方向發(fā)展，解決傳統(tǒng)管理工作中存在的脫節(jié)、分散問題，促進(jìn)電子文件歸檔實現(xiàn)管理智能化、系統(tǒng)化，構(gòu)建無紙化辦公、復(fù)合型管理模式。其次，從創(chuàng)新角度改進(jìn)電子文件歸檔、檔案管理的收集方式。在相關(guān)人員完成相關(guān)文件處理任務(wù)后，負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)接收并審核，再將經(jīng)過批準(zhǔn)、審核無誤文件提交給管理部門歸檔。同時，要兼顧辦結(jié)、歸檔工作，對于修改、簽發(fā)等事項，盡可能留下附件記錄。其中，要明確各項管理流程的制作和權(quán)限，確保人員高效處理管理工作，完整、準(zhǔn)確地實施文件歸檔，還要將檔案管理與電子文檔制度結(jié)合起來，構(gòu)建規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程。此外，推動無紙化辦公發(fā)展進(jìn)程，提升電子文件歸檔、管理工作效能，為相關(guān)部門使用文件提供便利。通過搭建電子文件、檔案共享平臺，形成維護(hù)、更新和管理制度，綜合運用數(shù)據(jù)檢測、采集等技術(shù)，促進(jìn)管控方式從分散化向集中化方向過渡，體現(xiàn)數(shù)字化辦公、電子歸檔的便捷性。

二、創(chuàng)新管理制度體系，提高管理規(guī)范性

為構(gòu)建適應(yīng)電子文件歸檔、管理的新模式，要重點建設(shè)和創(chuàng)新管理制度體系。因此，相關(guān)單位要根據(jù)政策、法律要求，針對性制定制度章程，打造權(quán)威的制度體系。首先，在管理方法和方式層面，圍繞科學(xué)化管理的要求、實際情況，創(chuàng)新和完善激勵、懲罰制度和追責(zé)制度。通過明確管理不到位、檔案安全問題相關(guān)制度，嚴(yán)厲實施獎勵和處罰舉措，不斷提升管理人員管理意識，確保電子文件管理的有效性，避免出現(xiàn)外泄內(nèi)部機(jī)密信息、管理形式隨意的現(xiàn)象。其次，圍繞提升操作規(guī)范性的需求，健全操作規(guī)范和制度，尤其是信息錄入環(huán)節(jié)。通過建立互控制度，能夠使電子文檔歸檔人員樹立監(jiān)督意識，互相監(jiān)督和糾正，確保文檔有效傳輸、相關(guān)信息可直接利用。此外，在執(zhí)行電子文件歸檔工作時，要求人員樹立按時歸檔意識，將正式電子文件移交至虛擬電子檔案室，可通過發(fā)送郵件或拷貝的方式，傳遞給檔案部門，相關(guān)管理人員再進(jìn)行分類歸檔。

三、創(chuàng)新運用系統(tǒng)和技術(shù)，保證管理可靠性

在構(gòu)建電子文件歸檔管理新模式時，要創(chuàng)新應(yīng)用先進(jìn)系統(tǒng)、技術(shù)手段，變革傳統(tǒng)管理形式，真正確保文件檔案保管的長久性、安全性，以及檔案傳遞的完整性。例如，在具體工作實踐環(huán)節(jié)，相關(guān)人員可將先進(jìn)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，如身份認(rèn)證、元數(shù)據(jù)采集、日志查詢管理、全文檢索、操作審計、電子簽名、性能檢測等。同時，為降低電子文件檔案接收、管理的難度，要將實用的功能模塊添加至管理系統(tǒng)，如瀏覽器工具模塊、離線備份模塊、檔案格式轉(zhuǎn)換模塊、通用數(shù)據(jù)采集模塊等。通過綜合運用和引入先進(jìn)技術(shù)，解決電子檔案管理效率不高、存儲周期短等問題，保證文件、檔案服務(wù)質(zhì)量。其次，要靈活運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推廣先進(jìn)的文件調(diào)取、利用方式，增強系統(tǒng)建設(shè)的有效性，避免受外界因素影響。通過引入和應(yīng)用數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式，相關(guān)人員轉(zhuǎn)化大量標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，為使用者提供應(yīng)用處理、自行恢復(fù)服務(wù)，展現(xiàn)電子檔案歸檔的便捷性。此外，創(chuàng)新應(yīng)用信息安全管理技術(shù)是重要一環(huán)。為保證文件歸檔、存儲的保密性，要采用最新的計算機(jī)安全技術(shù)，通過設(shè)置高級訪問權(quán)限、防火墻、自認(rèn)證密鑰等，避免文件被篡改、盜取或外泄，大幅度提升文件歸檔可靠性。

四、結(jié)語

綜上所述，構(gòu)建電子文件歸檔管理新模式，符合數(shù)字化建設(shè)、無紙化辦公的社會發(fā)展趨勢，具有提升管理工作效能的重要作用。因此，相關(guān)人員要結(jié)合檔案管理部門實際情況，通過創(chuàng)新管理模式和方法、創(chuàng)新管理制度、創(chuàng)新運用管理系統(tǒng)和技術(shù)等方式，妥善、高效地管理電子形式的檔案，嚴(yán)格把控過程管理細(xì)節(jié)，不斷學(xué)習(xí)和引入新型管理技術(shù)，為電子形式檔案接收、管理提供安全可靠的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)：

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