信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

姜黎黎

摘要：信息技術(shù)以及信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，推動企業(yè)檔案管理進(jìn)入新的階段，企業(yè)檔案管理的工作范疇以及內(nèi)涵也發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)的管理與服務(wù)模式已經(jīng)難以滿足時代發(fā)展的要求。因此在信息化環(huán)境下應(yīng)積極探索企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的有效途徑，提升企業(yè)檔案管理水平與服務(wù)能力?；诖?，本文分析了企業(yè)檔案管理與服務(wù)現(xiàn)狀，并就相關(guān)創(chuàng)新策略進(jìn)行探究，僅供大家參考。

關(guān)鍵詞：服務(wù)模式;信息技術(shù);企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新

引言：在信息化環(huán)境下，信息資源的性能的重要性更加顯著，而作為信息資源的重要組成部分，檔案管理也越來越受到人們的關(guān)注。在信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理的范圍和內(nèi)涵均發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，檔案管理不再是簡單的檔案資料的保存，同時也包含著檔案信息資源的交流、共享。結(jié)合新時代的新特點(diǎn)，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，以便更好的應(yīng)對新挑戰(zhàn)。

1企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的意義

管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，是保障檔案工作活力的重要基礎(chǔ)。對于任何領(lǐng)域而言，創(chuàng)新都是發(fā)展的重要手段和動力源泉，企業(yè)檔案管理也是如此，唯有創(chuàng)新才能做到與時俱進(jìn)，才能使檔案工作充滿活力，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。積極探索創(chuàng)新途徑，并在此過程中把握企業(yè)檔案管理規(guī)律，積累優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，必然會對檔案工作人員的能力和素質(zhì)提出更好的要求，需要檔案工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在提升自身專業(yè)能力的同時，也要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。因此企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的過程，也是檔案工作人員能力與素質(zhì)不斷提升的過程。

2企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略

2.1加強(qiáng)資源整合

目前在企業(yè)檔案管理過程中，普遍存在信息管理系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)以及信息資源利用率偏低等問題，這些問題的存在，會在很大程度上影響企業(yè)檔案管理與服務(wù)效果。而要想從根本上解決問題，則需要加強(qiáng)資源整合，實(shí)現(xiàn)資源的合理分配，提升信息資源利用率。在信息化環(huán)境下，用戶對信息的需求量不斷提升，因此會對檔案部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量提出更高的要求。為了更好地滿足用戶需求，需要整合且與信息資源，借助數(shù)據(jù)庫等法昂視形成規(guī)?；馁Y源池。這樣一來，可以為信息資源的高效開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理與服務(wù)水平的提升。

2.2完善服務(wù)模式

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，主要以被動的服務(wù)模式為主，即在用戶需求的情況下被動開展服務(wù)。這種服務(wù)模式下，會嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理與服務(wù)效果，同時也會導(dǎo)致檔案資源利用率降低。以此需要進(jìn)一步完善服務(wù)模式。首先需要工作人員積極轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，加強(qiáng)主動服務(wù)意識。通過與用戶加強(qiáng)溝通交流的方式來了解和掌握用戶的需求，并為其制定針對性的服務(wù)，更好的滿足用戶個性化的需求。與此同時，還要注重對用戶反饋結(jié)果的分析，并以此為依據(jù)不斷完善服務(wù)模式，同時結(jié)合用戶的新需求為其提供新的定制個性化服務(wù)。其次，要做到精準(zhǔn)推送。以往的企業(yè)檔案管理模式下，需要用戶向工作人員“索取”服務(wù)，而在信息化環(huán)境下，則應(yīng)主動“推送”服務(wù)。結(jié)合用戶需求，向其推送所需信息資源，以便更好的滿足用戶需求，同時提升服務(wù)水平和質(zhì)量。最后，要轉(zhuǎn)變信息資源提供方式。以往的企業(yè)檔案管理過程中，只是向用戶提供原始資料，只需保證資料的全面性與真實(shí)性即可。而在信息化環(huán)境下，則需要轉(zhuǎn)變這種方式，應(yīng)將用戶所需信息進(jìn)行加工處理，然后再提供給用戶，這樣既能更好地保障信息的質(zhì)量，也能帶給用戶更多的便利。

2.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

在信息化環(huán)境下，企業(yè)檔案管理中的收集、整理和利用等環(huán)節(jié)均發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。以“收集”為例，信息化環(huán)境下的信息收集則更多的是針對電子文件的實(shí)時歸集。再以“利用”為例，信息化環(huán)境下的利用不再只是被動地查閱服務(wù)，而是更多的對信息資源的分析與預(yù)測。從目前企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來看，更多的局限于檔案信息資源的存儲環(huán)節(jié)，歸檔工作不完善，導(dǎo)致檔案信息資源檢索難度高，效果不理想，更加無法對檔案信息資源進(jìn)行有效的分析，導(dǎo)致檔案信息資源的利用率不高。為解決這一問題，需要加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，一方面要注重對原有信息系統(tǒng)的更新，另一方面要對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

2.4加強(qiáng)人力資源建設(shè)

加強(qiáng)人力資源建設(shè)是企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)，因此要給予高度的重視。首先要調(diào)整人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升高素質(zhì)復(fù)合型人才比例，借助優(yōu)秀人才來實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。其次，要完善激勵機(jī)制，通過激勵機(jī)制來體現(xiàn)企業(yè)對創(chuàng)新的重視和對創(chuàng)新人才的尊重。再次，要加強(qiáng)創(chuàng)新型人才的培養(yǎng)和選拔，不斷充實(shí)人才隊(duì)伍，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理活力。最后，建立完善的反饋機(jī)制，為用戶的反饋提供便利，并且結(jié)合用戶反饋結(jié)果對企業(yè)檔案管理于服務(wù)模式進(jìn)行完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

結(jié)束語：在信息化環(huán)境下，在給企業(yè)檔案管理帶來機(jī)遇的同時，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。面對新形勢和新要求，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新，借助創(chuàng)新將挑戰(zhàn)轉(zhuǎn)變成機(jī)遇，提升企業(yè)檔案管理與服務(wù)水平和成效，更好的保障企業(yè)的發(fā)展。

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