“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下城建檔案管理的建設(shè)路徑研究

■王長偉，黃文峰

（1.中山市自然資源檔案館，廣東 中山 528403；2.廣州大學(xué)建筑與城市規(guī)劃學(xué)院，廣東 廣州 510000）

2021年1月1日新《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）正式實施，標(biāo)志著我國檔案事業(yè)進(jìn)入了一個新的發(fā)展階段。新檔案法增加了“檔案信息化建設(shè)”的章節(jié)，同時在第一條就明確提出“提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)”，這些都強(qiáng)調(diào)了檔案管理要以信息化發(fā)展為重點，借助信息化技術(shù)更好地服務(wù)社會事業(yè)，這為今后檔案工作的開展指明了方向。

在此背景下，檔案業(yè)界提出了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新理念，然而“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”也絕對不僅僅是先將檔案數(shù)字化再掛到檔案網(wǎng)站上即可。它是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)所形成的智慧化、知識化、個性化、人性化的檔案服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)平臺[1]。與傳統(tǒng)檔案管理相比，借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的變革，徹底轉(zhuǎn)變了檔案管理的模式，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。

一、互聯(lián)網(wǎng)對城建檔案管理的積極影響

城建檔案作為一個城市演變的見證，是城市形成、變遷和發(fā)展過程中具有留存價值的歷史記錄。隨著城市的不斷發(fā)展，城建檔案接收、保存、開發(fā)利用等傳統(tǒng)的方法已不能滿足當(dāng)前社會的需求。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代應(yīng)主動求變，將“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念和新技術(shù)引入到城建檔案管理工作中，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理城建檔案。“互聯(lián)網(wǎng)+”在城建檔案管理的建設(shè)上有以下幾個積極影響。

（一）管理維度：轉(zhuǎn)變檔案管理思路

在城市化的快速進(jìn)程中工程建設(shè)如火如荼，同時產(chǎn)生的城建檔案規(guī)模也在不斷擴(kuò)大、體量在不斷增多。因此，以紙質(zhì)形式接收、保管和利用的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足時代的需求。在這種時代背景下“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理念應(yīng)運而生，它將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理深度融合，改變了檔案的管理模式。一方面是檔案接收形式的改變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)為主向以數(shù)字化的電子檔案的形式轉(zhuǎn)變；另一方面在檔案的保存方面，由過去的紙質(zhì)檔案由庫房存放向電子檔案以計算機(jī)硬盤、光盤、云存儲等方式轉(zhuǎn)變，并且此類介質(zhì)對于庫房的空間、溫度和濕度要求較小，從而降低了庫房面積不斷擴(kuò)容的壓力。

（二）技術(shù)維度：實現(xiàn)了電子檔案同步移交

傳統(tǒng)工程項目建設(shè)中，施工資料的形成主要依靠資料員個人的記錄、整理、歸檔等形式完成，此類移交方式導(dǎo)致城建檔案與項目進(jìn)度較難保持同步，較多資料是在項目竣工后完成再一次性移交驗收，紙質(zhì)檔案在送審后需要經(jīng)辦人員手工核對翻閱，時間花費長、驗收效率低，嚴(yán)重影響了項目進(jìn)度。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，提供了多元化的管理方式，借助“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的移交模式實現(xiàn)全過程跟蹤指導(dǎo)，把檔案管理進(jìn)行前置，實時動態(tài)監(jiān)督工程資料與施工進(jìn)度相匹配，同時實現(xiàn)了城建檔案從源頭上開展數(shù)字化加工，提升了工作效率。

（三）服務(wù)維度：創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

傳統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)強(qiáng)調(diào)館藏基礎(chǔ)原則，這種開發(fā)方式未實現(xiàn)館藏檔案信息資源與用戶需求的有效銜接。隨著城建檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的發(fā)展，用戶對檔案服務(wù)提出了更高的要求，整合城建檔案資源大數(shù)據(jù)，在研究和創(chuàng)新過程中提供以問題為導(dǎo)向的場景化智能服務(wù)成為當(dāng)務(wù)之急。例如，當(dāng)前公眾獲取信息主要依靠移動互聯(lián)網(wǎng)，特別對于年輕一代在選擇政務(wù)服務(wù)的方式上更傾向于使用互聯(lián)網(wǎng)辦理。城建檔案部門順應(yīng)時代發(fā)展利用互聯(lián)網(wǎng)在線為公眾提供檔案的接收、查閱、借用服務(wù)，群眾不用出門就可以獲得自己需要的檔案資源，開拓了檔案服務(wù)的新方向。

二、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下城建檔案管理出現(xiàn)的問題

城建檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方面有了很大的進(jìn)步和發(fā)展，特別是在工程電子檔案數(shù)字化方面已經(jīng)有了很多應(yīng)用案例，在檔案數(shù)字資源庫的建設(shè)方面已經(jīng)初具成效，但是目前在城建檔案的接收、查閱利用、云存儲等方面仍然面臨很多問題亟待解決。

（一）對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重要性認(rèn)識不足

雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個領(lǐng)域飛速發(fā)展并廣泛應(yīng)用，但目前在檔案領(lǐng)域受傳統(tǒng)的觀念和檔案管理制度的影響，在檔案的接收、查閱利用等方面依然采用的是傳統(tǒng)的工作形式，對互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的應(yīng)用存在重視不足的現(xiàn)象，仍然是一種被動的服務(wù)狀態(tài)，其中主要原因表現(xiàn)在以下幾個方面。一方面是創(chuàng)新觀念不足。受傳統(tǒng)觀念的影響大多數(shù)檔案管理部門在改善基礎(chǔ)設(shè)施、創(chuàng)新檔案管理方面不夠重視，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智慧檔案館等新技術(shù)應(yīng)用方面缺乏主動思考，使得當(dāng)前檔案的接收、保存、查閱仍然依靠人工完成，距離智能化檔案管理存在較大差距。另一方面是資金投入不足。城建檔案隨著工程項目的建設(shè)在檔案的體量上、規(guī)模上不斷增大，有限的資金投入主要用在增加庫房面積、防護(hù)設(shè)施方面，在互聯(lián)網(wǎng)信息化方面的投入非常少，造成大多數(shù)城建檔案仍然以紙質(zhì)檔案移交為主，基于互聯(lián)網(wǎng)接收和云存儲的電子檔案移交方式存在滯后性。

（二）基于互聯(lián)網(wǎng)的信息資源融合力度不夠

城建檔案館作為專業(yè)的館藏機(jī)構(gòu)，檔案管理資源上相對單一，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)跨界融合、資源共享，把城建檔案館與相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行互聯(lián)互通，提升檔案管理的協(xié)同合作。例如，近年有行業(yè)專家提出把城建檔案館納入到聯(lián)合審批的綜合審批管理平臺中，實現(xiàn)并聯(lián)審批，把工程項目的所有審批電子檔案直接通過綜合審批管理平臺推送給城建檔案館，實現(xiàn)了無紙化審批和電子檔案保存。這就響應(yīng)了政府簡政放權(quán)、簡化審批流程、讓群眾少跑腿的服務(wù)理念，能夠給群眾提供一個快速高效、省時省力的服務(wù)平臺。

（三）缺乏復(fù)合型的檔案人才

以互聯(lián)網(wǎng)為平臺的檔案管理模式不同于傳統(tǒng)的檔案管理，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)、云存儲、智慧檔案等新型技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過程中，這對檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。但是當(dāng)前檔案從業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊，主要有以下幾個原因：一方面工程建設(shè)單位的檔案類人才結(jié)構(gòu)失衡，由于工程行業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，導(dǎo)致對檔案類人才缺乏培養(yǎng)，造成人才流失現(xiàn)象嚴(yán)重；另一方面是工程檔案需要復(fù)合型人才，即具備檔案、工程和計算機(jī)信息等多學(xué)科知識的復(fù)合人才。然而針對檔案人員的培訓(xùn)較少，目前工程檔案人員的學(xué)習(xí)方式以自學(xué)為主，相關(guān)的培訓(xùn)課程較少，很多檔案從業(yè)者閉門造車，學(xué)習(xí)掌握知識較慢。

（四）基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的服務(wù)創(chuàng)新不足

當(dāng)前城建檔案信息資源的接收過程中始終以檔案館作為主體，檔案管理部門存在重管理輕服務(wù)的思想，檔案管理部門和用戶之間缺乏有效的溝通機(jī)制，沒有充分調(diào)研和收集用戶的需求和建議，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新理念上缺乏創(chuàng)新思維。因此，檔案館要轉(zhuǎn)變觀念，從過去的以檔案館為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹行?，?qiáng)化以用戶需求為目標(biāo)的檔案信息資源開發(fā)模式，借助互聯(lián)網(wǎng)可以真正實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通、整合共享，使得政府、社會、公民之間的交流變得容易[2]。

三、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下城建檔案管理的創(chuàng)新舉措

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展使城建檔案管理工作面臨前所未有的考驗，是困難更是機(jī)遇，要轉(zhuǎn)變觀念做好城建檔案管理工作的創(chuàng)新，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。從互聯(lián)網(wǎng)在檔案領(lǐng)域的研究和發(fā)展趨勢看，主要有以下幾個方面的創(chuàng)新舉措。

（一）樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，創(chuàng)新檔案管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，檔案管理部門要與時俱進(jìn)跟上信息化發(fā)展的步伐，利用互聯(lián)網(wǎng)思維把檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)，努力把檔案向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。例如，筆者所在單位依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)的接收模式，組織開發(fā)了建設(shè)工程文件跟蹤管理服務(wù)平臺。該平臺開發(fā)以互聯(lián)網(wǎng)為載體線上審核接收工程檔案，平臺框架以檔案接收流程為模型，主要包括檔案的上傳、檔案的整理、檔案的審核、檔案的組卷、檔案的歸檔等功能模塊，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的竣工后移交檔案到項目開工即可進(jìn)行檔案移交報建，檔案館、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等企事業(yè)單位都可以實時上傳自己形成的資料，檔案館在線實時指導(dǎo)，全周期、全過程跟蹤指導(dǎo)。在線接收系統(tǒng)以電子檔案接收為主線，為后續(xù)國家規(guī)范由雙套制向單套制發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時也有利于解決庫房容量不斷增大的問題。

（二）重視人才建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的創(chuàng)新和發(fā)展根本是依靠人才建設(shè)，傳統(tǒng)環(huán)境下檔案從業(yè)人員的結(jié)構(gòu)比較單一，以檔案專業(yè)、漢語言專業(yè)為主。在互聯(lián)網(wǎng)背景下應(yīng)重視檔案人才的建設(shè)，努力培養(yǎng)具備計算機(jī)、數(shù)字技術(shù)、檔案知識等復(fù)合性、多學(xué)科的人才。一方面，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)。落實好專業(yè)技術(shù)人員年度繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)，保持對檔案行業(yè)前沿新技術(shù)、新知識、新理念的學(xué)習(xí)和實踐應(yīng)用；邀請行業(yè)內(nèi)專家給檔案類從業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和專業(yè)指導(dǎo)，開展網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實踐操作課程，提升檔案業(yè)務(wù)人員的技術(shù)能力。另一方面，加強(qiáng)人才交流學(xué)習(xí)。通過與高等院校、專業(yè)研究機(jī)構(gòu)進(jìn)行人才、技術(shù)的交流，提升從業(yè)人員的視野、專業(yè)技術(shù)知識，可以快速解決專業(yè)知識儲備欠缺的問題，為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）樹立共享理念，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檔案資源融合

“共建共享”的發(fā)展理念是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下各行各業(yè)發(fā)展的重要思路[3]。首先檔案管理部門要重視互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺實現(xiàn)資源共享，打破信息孤島、資源零散封閉的現(xiàn)狀。其次檔案主管部門在技術(shù)上尋求跨行業(yè)的合作關(guān)系，要積極主動同高校、研究機(jī)構(gòu)和技術(shù)公司等數(shù)字技術(shù)團(tuán)隊或?qū)＜液献?，形成資源和技術(shù)的融合體，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)工程電子檔案接收、保管和利用。再次政府也要營造好的市場環(huán)境，鼓勵企業(yè)參與檔案信息化技術(shù)的研發(fā)，調(diào)動社會力量參與進(jìn)來，倡導(dǎo)開放性、多元性、包容性的理念。例如，筆者所在城市搭建工程項目聯(lián)合審批平臺，該平臺實現(xiàn)了“一窗受理、一網(wǎng)通辦、一次告知”的辦理模式，群眾由原來的一個項目跑十幾個地方蓋章審批到現(xiàn)在的“一次跑腿、送一次文件”就能完成審批。城建檔案館作為資料接收的最后環(huán)節(jié)把所有前端審批的電子資料直接抓取留存，通過共享平臺實時動態(tài)跟蹤，提升了服務(wù)效率。

（四）運用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，創(chuàng)新政務(wù)服務(wù)模式

數(shù)據(jù)時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)正在深刻地改變政府的治理模式和服務(wù)方式，創(chuàng)新政府公共服務(wù)勢在必行，城建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)思維，創(chuàng)新政務(wù)服務(wù)模式，主要做法有以下幾個方面。一是推出一窗受理、一次告知業(yè)務(wù)。檔案館作為資料驗收的最后環(huán)節(jié)做到提前介入、靠前服務(wù)，把檔案審核業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)的線下紙質(zhì)審核轉(zhuǎn)變?yōu)榛诨ヂ?lián)網(wǎng)平臺的審核、反饋、組卷、入庫、云存儲等線上辦理業(yè)務(wù)，做到了及時、高效地完成檔案入庫。二是推出限時辦結(jié)業(yè)務(wù)。筆者所在單位為提高辦事效率實行檔案業(yè)務(wù)辦理時限壓縮工作，全面梳理城建檔案的接收、審核、反饋整改、組卷、移交入庫等環(huán)節(jié)，壓縮辦理時間，規(guī)定從資料齊全申報到辦結(jié)全程7個工作日，有力提升了群眾辦理業(yè)務(wù)的效率。

（五）加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息安全，完善信息化安全體系

在互聯(lián)網(wǎng)時代風(fēng)險與機(jī)遇并存，為工程檔案信息化建設(shè)帶來了機(jī)遇，但是也同樣存在著風(fēng)險，如病毒導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)備份損壞、機(jī)密檔案丟失等。因此，檔案部門要有風(fēng)險意識，做好檔案的信息安全保障。一是制定檔案信息化安全制度。新《檔案法》第八條規(guī)定:“國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負(fù)責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導(dǎo)?！币虼?各級檔案部門可通過立法的手段,確立工程檔案信息化建設(shè)的法律地位。二是在技術(shù)層面設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、安全檢查軟件。對網(wǎng)絡(luò)設(shè)置一道安全屏障，防止來自外部的病毒攻擊。定期更新病毒庫，設(shè)置訪問控制，利用實名身份驗證的方式，確保用戶的可靠性。三是在人員方面加強(qiáng)安全教育和保密知識培訓(xùn)，特別是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息安全知識方面，防止人為因素造成檔案破壞和丟失。

城建檔案是一項基礎(chǔ)工作，它記載著一個城市從古至今的歷史變遷，作為新時代的檔案人要深化創(chuàng)新研究，把檔案的接收、保管和利用同信息化相結(jié)合，提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提升城建檔案的科學(xué)化和規(guī)范化水平。本文主要從互聯(lián)網(wǎng)對城建檔案的積極影響出發(fā)，從新理念、新技術(shù)和新服務(wù)等角度探討了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的變革?；跈n案管理機(jī)構(gòu)在面臨互聯(lián)網(wǎng)時代背景下下出現(xiàn)的一些問題本文提出了一些措施，為“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下城建檔案管理提供了參考。