極地檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性及存在問題對(duì)策探討

王心怡

（中國極地研究中心（中國極地研究所）, 上海 201209）

近年信息化技術(shù)的飛速發(fā)展以及無紙化辦公模式的進(jìn)一步普及, 推動(dòng)檔案工作朝著信息化的方向快速發(fā)展, 信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)下檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)方向, 而數(shù)字化建設(shè)則是檔案管理模式從傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變的重要手段之一?，F(xiàn)從極地檔案管理工作入手, 結(jié)合實(shí)際工作情況探討極地檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀以及對(duì)今后檔案工作的影響。

1 極地檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 有利于極地考察歷史檔案的更好保護(hù)

以中國極地研究中心為例, 現(xiàn)階段庫存檔案依舊是以紙質(zhì)檔案為主, 其中包含約占庫存檔案1/4的早期極地考察歷史檔案, 這些檔案記錄了中國極地考察事業(yè)的發(fā)展歷程, 包含了極地考察科研、基建、裝備等各方面的內(nèi)容, 是回溯中國極地考察歷史的珍貴資料。這些極地歷史檔案是我國早年開展極地考察時(shí)在極地現(xiàn)場(chǎng)的工作和生活中逐漸形成的, 受限于當(dāng)時(shí)惡劣的極地環(huán)境和保障條件, 極地檔案在形成初期就未能處于良好的檔案保管條件下, 存在紙張發(fā)脆、受潮、字跡不清晰等問題。同時(shí)由于早期人們沒有形成足夠的檔案保護(hù)意識(shí), 也缺乏科學(xué)的檔案保管知識(shí)和手段, 在紙質(zhì)檔案頻繁的借閱、使用過程中因?yàn)殡y以避免的觸摸、光照、濕度等客觀因素, 導(dǎo)致檔案受到不可逆的損傷, 即使通過后期的檔案修復(fù), 也難以恢復(fù)到檔案最初的狀態(tài), 如果繼續(xù)沿用這種利用方式, 無疑縮短了珍貴歷史檔案的使用壽命, 不利于檔案的保護(hù)。及時(shí)將歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描, 建立電子檔案數(shù)據(jù)庫, 配合檔案綜合管理系統(tǒng)的使用, 盡可能的減少檔案原件的接觸, 使其能夠長期保存在嚴(yán)格控制溫濕度、光照等的檔案專業(yè)庫房中, 有利于延長檔案的使用壽命, 達(dá)到保護(hù)珍貴檔案的目的。

1.2 極地檔案利用的特殊需求

極地工作存在其特殊性, 大部分的科研、基建、保障等業(yè)務(wù)工作都是在極地現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的, 現(xiàn)階段隨著極地領(lǐng)域考察研究需求的擴(kuò)展, 每年度需要分別執(zhí)行一次南極科學(xué)考察和一次北極科學(xué)考察, 全年有將近9個(gè)月的時(shí)間是在大洋極地現(xiàn)場(chǎng), 所在單位有超過半數(shù)的業(yè)務(wù)依托于極地現(xiàn)場(chǎng)工作, 每年度參與極地考察的人員接近500人次。在極地現(xiàn)場(chǎng)工作中, 包含了基建、科研和業(yè)務(wù)調(diào)查等多方面工作內(nèi)容, 而參與每個(gè)考察隊(duì)次的科考人員并不是固定的, 為了讓極地現(xiàn)場(chǎng)工作有延續(xù)性地進(jìn)行下去, 就需要?dú)v年各隊(duì)次的檔案為后續(xù)工作提供依據(jù)。極地考察工作任務(wù)量大、涉及學(xué)科領(lǐng)域眾多, 這使得隨考察船或飛機(jī)攜帶大量實(shí)體檔案是不現(xiàn)實(shí)的。同時(shí)極地現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境惡劣, 考察隊(duì)移動(dòng)頻繁, 工作中不能很好地隨時(shí)保證檔案實(shí)體的安全, 極易造成檔案損毀, 所以極地檔案的數(shù)字化建設(shè)是保障極地現(xiàn)場(chǎng)工作的一項(xiàng)重要且迫切的任務(wù)。

1.3 電子化辦公發(fā)展的必然需求

電子辦公相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公而言, 具有方便、快捷、高效等特點(diǎn)[1］, 逐步成為主流的辦公模式, 中國極地研究中心現(xiàn)已擁有成熟的辦公自動(dòng)化系統(tǒng), 可以執(zhí)行各類辦公流程, 使辦公流程進(jìn)一步朝著無紙化方向發(fā)展, 同時(shí)檔案管理也有相應(yīng)的綜合管理系統(tǒng), 能夠進(jìn)行檔案收集、整理、立卷、移交、借閱、統(tǒng)計(jì)等流程管理。之前兩個(gè)系統(tǒng)相互獨(dú)立運(yùn)行, 未能充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì), 為滿足信息一體化的需求, 應(yīng)進(jìn)一步推進(jìn)檔案綜合管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的對(duì)接, 使辦公流程中產(chǎn)生的文檔自動(dòng)歸檔在檔案管理系統(tǒng)中, 這將在很大程度上減輕檔案工作人員的工作量。

1.4 信息化發(fā)展的未來趨勢(shì)

隨著電子信息化的飛速發(fā)展, 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)也越來越顯現(xiàn)。主要體現(xiàn)在：（1）簡(jiǎn)化歸檔流程。數(shù)字化管理下的檔案簡(jiǎn)化了收集和整理的流程, 從源頭即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上就可以對(duì)檔案資料進(jìn)行分類, 避免大量檔案資料匯聚到檔案系統(tǒng)后, 依靠人工在流程末端進(jìn)行分類整理造成的錯(cuò)誤或疏漏, 使檔案歸檔的流程更為快捷方便和準(zhǔn)確。（2）提高檔案檢索精度。現(xiàn)在比較主流的方法是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描成雙層PDF格式的電子文件, 當(dāng)用戶檢索檔案時(shí), 不僅可以檢索到檔案目錄層面, 更可以利用關(guān)鍵詞精確檢索至文件內(nèi)容, 極大地提高了檔案檢索的精確度。（3）有效防止檔案信息遺失。電子檔案是將原來的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字代碼存儲(chǔ)在硬盤、光盤、數(shù)據(jù)庫等各種不同的載體上, 能夠較為容易地實(shí)現(xiàn)雙套甚至多套備份, 有效防止因紙質(zhì)檔案老化或損壞造成的檔案信息的遺失[1］。（4）方便檔案管理。檔案管理人員可以通過檔案管理系統(tǒng), 詳細(xì)了解年度檔案的收集整理、查閱利用等情況, 為后續(xù)檔案管理工作的改進(jìn)和提升提供有效依據(jù)。

1.5 保證科技檔案的完整性

中國極地研究中心（以下簡(jiǎn)稱本單位）庫存的紙質(zhì)檔案中科技檔案占了很大比重, 科技檔案主要包含本單位的各類科研、基建、業(yè)務(wù)等項(xiàng)目, 在科技檔案的管理流程中如何保證一個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性是面臨的一個(gè)重要難題。在一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中, 通常會(huì)涉及到項(xiàng)目的過程管理性文件、實(shí)施中的技術(shù)文件以及與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)相關(guān)的財(cái)務(wù)文件等。由于很多紙質(zhì)文件具有原件唯一性, 如簽報(bào)、上級(jí)單位批文等, 在項(xiàng)目文件歸檔過程中, 原件存于何處一直具有爭(zhēng)議性。通常的解決辦法是原件歸檔于一處, 如科技檔案中, 盡量保證項(xiàng)目檔案的完整性, 而其他地方留存復(fù)印件, 同時(shí)標(biāo)注原件存放何處。但在實(shí)際工作中, 經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目研究人員將原件用于財(cái)務(wù)報(bào)銷, 最后歸于會(huì)計(jì)檔案, 只留復(fù)印件用于科技檔案歸檔；或在實(shí)施周期較長的項(xiàng)目中, 原件已在當(dāng)年歸入文書檔案, 待項(xiàng)目結(jié)束后只能歸檔復(fù)印件, 造成科技檔案管理上的混亂, 也造成后續(xù)檔案原件利用的不便。檔案數(shù)字化則提供了一個(gè)較好的解決方式, 與項(xiàng)目有關(guān)的所有原件均歸于科技檔案中, 同時(shí)建立檔案數(shù)據(jù)庫, 開放查詢端口至辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng), 這樣既保證了科技檔案的完整性, 也方便不同需求角度的查詢利用。

2 檔案數(shù)字化管理過程中存在的問題和不足

2.1 電子檔案存儲(chǔ)載體的安全穩(wěn)定性有待提高

目前較為主流的電子檔案存儲(chǔ)方式有硬盤、光盤、服務(wù)器等, 雖然有存儲(chǔ)量大、方便備份及環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案相比較低等優(yōu)點(diǎn), 但也存在設(shè)備老化、易遭到計(jì)算機(jī)病毒感染等危險(xiǎn), 而一旦存儲(chǔ)電子檔案的載體遭到破壞, 將會(huì)面臨檔案信息的大量丟失、泄露, 以及數(shù)據(jù)恢復(fù)的高額成本。所以及時(shí)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行備份, 同時(shí)采用更安全穩(wěn)定的存儲(chǔ)載體, 是檔案數(shù)字化管理過程中需要注意的問題。

2.2 檔案數(shù)字化管理制度不完善

檔案數(shù)字化建設(shè)是近幾年檔案工作的重點(diǎn)之一, 各企事業(yè)單位都在探索數(shù)字化建設(shè)的道路, 如國家檔案局在2017 年發(fā)布的DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》, 為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但檔案數(shù)字化建設(shè)所涵蓋的范圍很廣, 除了數(shù)字化掃描的技術(shù)要求外, 還涉及信息安全、涉密檔案管理、軟硬件配套設(shè)施要求、外包服務(wù)資質(zhì)認(rèn)定等方面, 現(xiàn)有的規(guī)章制度與數(shù)字化建設(shè)的需求差距較大, 不能滿足實(shí)際工作的要求。國家和地方政府還需要出臺(tái)相應(yīng)的政策法規(guī), 建立完善的數(shù)字化建設(shè)體系, 為基層單位的數(shù)字化建設(shè)提供指導(dǎo)思想和行為準(zhǔn)則[2］。

2.3 先進(jìn)信息技術(shù)手段運(yùn)用滯后

以本單位為例, 目前檔案數(shù)字化的管理還處于較為淺顯的層次, 僅依靠檔案綜合管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理, 作用也僅限于編目、立卷、檢索、統(tǒng)計(jì)等基本功能, 沒有充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。檔案管理系統(tǒng)沒有與其他辦公管理系統(tǒng)充分對(duì)接, 系統(tǒng)之間功能不配套, 信息不能及時(shí)互聯(lián)互通[3］, 造成檔案管理的滯后和不便。缺乏對(duì)諸如數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的熟練運(yùn)用, 使檔案管理和信息資源挖掘手段還停留在十幾年前的水平, 離當(dāng)前先進(jìn)的信息管理技術(shù)有著較大差距。

2.4 檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才缺失

隨著檔案朝著數(shù)字化管理的方向發(fā)展, 對(duì)檔案管理人員的要求也在提高, 不僅要求管理人員擁有檔案管理知識(shí), 同時(shí)要具備豐富的信息技術(shù)專業(yè)知識(shí), 在實(shí)際工作中要能將兩個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)有機(jī)結(jié)合, 融會(huì)貫通, 才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。當(dāng)前, 具有檔案專業(yè)的全國高等院校較少, 檔案高層次人才更是缺失嚴(yán)重[4］, 人才短缺也是造成檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)步緩慢的重要原因之一。

3 檔案數(shù)字化發(fā)展的對(duì)策探索

3.1 構(gòu)建科學(xué)合理的檔案信息化管理體系

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)工作, 是關(guān)系極地檔案未來發(fā)展的一項(xiàng)重點(diǎn)工作, 檔案管理人員需要跳出傳統(tǒng)檔案工作的思維制約, 結(jié)合極地工作的特殊性和個(gè)性需求, 充分利用新技術(shù)、新手段, 使極地檔案工作走上信息化道路, 提高極地檔案管理工作的效率, 深度挖掘極地檔案資源的價(jià)值。單位要建立健全管理責(zé)任制, 明確檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員, 專人專責(zé), 做好頂層設(shè)計(jì), 明確工作任務(wù), 確立獎(jiǎng)懲機(jī)制[4］, 同時(shí)在軟硬件設(shè)施、資金、人員等方面提供堅(jiān)實(shí)的保障, 確保極地檔案工作有序、健康的發(fā)展, 充分發(fā)揮極地檔案的價(jià)值。

3.2 加快推進(jìn)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定

檔案數(shù)字化工作的發(fā)展需要有相應(yīng)的法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為制度保障。從實(shí)際工作中看, 近幾年各領(lǐng)域、各行業(yè)都在陸續(xù)開展數(shù)字化工作, 需要有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為檔案管理人員提供工作指導(dǎo), 從制度層面對(duì)檔案數(shù)字化的掃描加工、移交接收、立卷歸檔、信息開發(fā)利用等方面提出明確要求[5］。而作為極地工作者, 也要依據(jù)極地考察工作的特殊性, 制定切實(shí)可行的管理規(guī)定, 細(xì)化檔案工作中涉及到的各方面的要求, 為實(shí)際工作提供有力的制度依據(jù)。

3.3 更新軟硬件配套設(shè)施

檔案數(shù)字化建設(shè)離不開軟硬件設(shè)施的配套保障。要提高檔案綜合管理系統(tǒng)的兼容度, 使其能夠和其他辦公系統(tǒng)對(duì)接, 保證電子資料的正常接收和歸檔, 減輕依靠人工跨系統(tǒng)歸檔的工作量和出錯(cuò)率。同時(shí)要提升系統(tǒng)的安全防護(hù)級(jí)別, 隨著信息技術(shù)的發(fā)展, 數(shù)據(jù)篡改、數(shù)據(jù)丟失、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等仍存在較大風(fēng)險(xiǎn), 要利用更安全的技術(shù)防護(hù)手段來保障數(shù)字化檔案的信息安全, 必要時(shí)采取物理隔離的方式來保障檔案信息安全, 要把數(shù)據(jù)安全放在檔案管理的第一位, 避免檔案信息的丟失或損壞給單位造成重大損失[4］。

3.4 擴(kuò)展檔案管理人員的專業(yè)水平

人才隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)檔案管理未來的發(fā)展具有重要的意義, 當(dāng)下很多檔案管理人員, 尤其是基層單位的人員知識(shí)儲(chǔ)備過于單一, 缺乏信息技術(shù)及其他專業(yè)的相關(guān)知識(shí), 不利于檔案管理的健康發(fā)展。應(yīng)建立科學(xué)的人才培養(yǎng)和引進(jìn)機(jī)制, 鼓勵(lì)檔案管理人員積極更新知識(shí)體系, 不僅是信息科學(xué)技術(shù), 還應(yīng)涉及其他學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí), 培養(yǎng)檔案管理的復(fù)合型人才, 打破傳統(tǒng)檔案管理思想的制約, 推進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。單位也應(yīng)搭建科學(xué)合理的人才管理體系, 提供良好的發(fā)展學(xué)習(xí)平臺(tái), 提高基層檔案工作人員的待遇水平, 避免崗位人才流失。

極地檔案管理工作雖然是極地考察事業(yè)中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作, 但同時(shí)也是單位組織管理工作中重要的一環(huán)[6］。極地檔案數(shù)字化管理至今還處在探索的階段, 在建立管理體系和實(shí)施的過程中仍存在著諸多問題, 檔案管理人員應(yīng)積極面對(duì)并提出解決方案, 在制度建立、技術(shù)支撐、資金保障、人才培養(yǎng)等方面需要不斷發(fā)展和完善, 最終建立穩(wěn)定高效的極地檔案數(shù)字化管理體系。