對加快社會保障事業(yè)檔案數(shù)字信息化建設(shè)的思考

宋伯磊

（河北省保定市蠡縣人力資源和社會保障局）

社會保障事業(yè)直接關(guān)系到我國的社會民生問題，是一項(xiàng)關(guān)系社會穩(wěn)定，且推動我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要事業(yè)。在新的時代背景之下，只要是生活在社會大家庭中的一員就都能夠享受到社會保障的基本待遇。例如，企業(yè)職工、機(jī)關(guān)單位工作人員、學(xué)生、農(nóng)民、城鎮(zhèn)居民等都能夠享受我國的社會保障服務(wù)。由此可見，做好公民的個人社會保障信息的檔案管理工作尤為重要。通過強(qiáng)化基礎(chǔ)性系統(tǒng)建設(shè)工作從而有效地確保社會保障基金能夠在其實(shí)際應(yīng)用過程當(dāng)中做到及時、有效、科學(xué)、合理的分配。如何才能使檔案信息化管理工作在社會保障工作中盡可能地發(fā)揮出最大化作用已然成為當(dāng)今我國社會保障工作中的重點(diǎn)。在其設(shè)計(jì)操作過程中，需要衡量其安全、便捷、服務(wù)高效等功能。

下文主要針對如何提高這些功能、改善檔案管理方式方法進(jìn)行簡單的分析。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性

（一）提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是提升國家文化軟實(shí)力的必然支撐

歷史檔案的記憶具有豐富性和充實(shí)性特征。歷史檔案是精神財富和文化財富的集合體。借助歷史檔案中的各種原始記錄能夠揭露歷史的本質(zhì)。歷史檔案能夠真實(shí)且具體地映射出不同社會背景之下歷史活動的本來面貌，從而幫助后人對其進(jìn)行進(jìn)一步的研究與分析，了解當(dāng)時發(fā)生的歷史事件。由此可見，檔案管理是人類文明的一個重要結(jié)晶。檔案管理的內(nèi)容包括政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，除此之外，也涵蓋了各種社會民族文化。隨著經(jīng)濟(jì)全球化時代的到來，各種各樣的思潮在這一過程當(dāng)中融入青年群體中，進(jìn)而對社會產(chǎn)生巨大的影響。在這一背景之下，國家與國家之間的競爭已經(jīng)不是傳統(tǒng)形式下的經(jīng)濟(jì)和政治方面的競爭，而是涵蓋政治經(jīng)濟(jì)文化的競爭。由此可見，進(jìn)一步完善和優(yōu)化檔案的信息管理工作的重要性日漸突出。通過提升檔案管理的科學(xué)化水準(zhǔn)能夠促使各種檔案資源更好地服務(wù)于國家的建設(shè)。

（二）提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是促進(jìn)國家信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)內(nèi)容

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的進(jìn)步，這些技術(shù)的應(yīng)用使得我國的檔案管理的形態(tài)也發(fā)生了改變。特別是信息技術(shù)的應(yīng)用極大地豐富了檔案管理的方式，在檔案的收集、分析、整理和應(yīng)用方面極大地提升了其工作效率。由此可見，檔案管理工作正在伴隨著我國數(shù)字化和信息化技術(shù)的發(fā)展發(fā)生質(zhì)的改變。然而，隨著信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容也變得更加多元化，檔案管理工作者所承擔(dān)的社會責(zé)任也變得更高。在這一背景之下，要求相關(guān)工作人員充分地結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展需求，從信息技術(shù)的角度審視檔案管理工作的變革，提升單位檔案管理工作的有效性，為國家社會主義現(xiàn)代化建設(shè)工作提供更加可靠的支持。

二、現(xiàn)代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重要性受到忽略

毫無疑問，檔案管理工作是對于各種歷史資料的一個記錄，對于國家經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮著不可忽視的作用。然而，在其實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視。除此之外，也沒有在工作中形成科學(xué)和客觀的檔案管理認(rèn)知。在這一背景之下，使得檔案管理工作浮于表面，很難使得檔案管理工作充分地發(fā)揮出自身的作用，也會使得檔案的正常記錄和使用工作受到嚴(yán)重的影響。同時，這一問題也會極大地影響企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展。上述問題及具體表現(xiàn)為以下內(nèi)容：單位中的部分管理者單方面地認(rèn)為檔案管理工作僅僅在實(shí)際操作過程當(dāng)中需要完成對于各種信息資源的記錄和保存即可，很難及時地關(guān)注檔案資源的合理性以及完整性的問題。除此之外，相關(guān)工作人員也不會真正地把檔案應(yīng)用在單位自身的日常生產(chǎn)和活動中。因此，檔案管理工作沒有真正地為單位的發(fā)展和單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作帶來一定的作用，影響了單位的經(jīng)濟(jì)收益。久而久之，使得員工對于檔案管理工作的態(tài)度也變得更加漠視，嚴(yán)重地制約著檔案管理的有效性，制約著企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案管理規(guī)范性不夠

檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性直接地影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，是檔案信息能夠被有效管理和應(yīng)用的關(guān)鍵。然而，現(xiàn)階段的實(shí)際情況下我國的社會保障事業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性相對較低。部分工作者的職業(yè)素養(yǎng)和檔案管理意識不強(qiáng)。在執(zhí)行檔案管理工作時不會結(jié)合具體的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行。除此之外，在社會保障事業(yè)檔案管理的手續(xù)交接方面重視程度明顯不足，在這種情況之下就會造成社會保障事業(yè)檔案資源容易丟失等問題。而由于此類問題在責(zé)任界定方面較為困難，因此，很容易影響到社會保障事業(yè)檔案信息資源的有效性。

（三）檔案管理技術(shù)落后

通過科學(xué)且合理的信息技術(shù)軟件可以在較大程度上有效地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，幫助相關(guān)工作者高效地開展檔案管理工作。然而，在這種情況下深入地分析目前檔案管理工作的實(shí)際情況不難發(fā)現(xiàn)，社保檔案管理技術(shù)相對較為落后。除此之外，管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和文化思想滲透率較低，單位也沒有針對性地開展檔案管理的培訓(xùn)活動，進(jìn)而造成了我國檔案管理工作效率低下、信息資料失真等問題。

三、數(shù)字檔案信息的安全問題

（一）數(shù)字檔案信息的安全隱患

現(xiàn)階段，我國的社會保障事業(yè)檔案的管理方法在其實(shí)際操作過程當(dāng)中采用的是紙質(zhì)檔案和電子化信息檔案相結(jié)合的方式。之所以會選取這種方式主要是取決于新時代和新經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景。在新的時代背景之下，社會高速發(fā)展，同時，在這一過程當(dāng)中紙質(zhì)檔案的安全隱患問題也尤為凸顯。其主要表現(xiàn)在以下兩方面內(nèi)容：

第一，紙質(zhì)檔案在實(shí)際操作過程當(dāng)中可能會存在較大的造假性問題，其主要原因是紙張保存達(dá)到年限，其產(chǎn)生的衰變能夠借助簡單的技術(shù)進(jìn)行修補(bǔ)。然而，隨著現(xiàn)代高水平印刷技術(shù)的廣泛普及能夠兼容原有技術(shù)，甚至能夠精確做到一模一樣。在這種情況之下就給紙質(zhì)檔案的管理工作帶來了極大的不便，同時也產(chǎn)生了嚴(yán)重的安全隱患問題。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審批的過程當(dāng)中也很難識別真假，進(jìn)而造成社?；鸩缓侠戆l(fā)放的問題。

第二，紙質(zhì)檔案信息在數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與信息的可靠性和完整性方面都存在一定的漏洞。除此之外，我國的社會保障行政審批制度也存在一定的弊病，如由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的審核不精準(zhǔn)會為社?；鸬姆峙浜蛥⒈Ｈ藛T的收益帶來嚴(yán)重影響。推行審批時限的不確定性在一定程度上直接地影響著參保人員享受社會保障待遇的問題。在醫(yī)療保險、失業(yè)保險方面的數(shù)據(jù)審核監(jiān)督管理工作中和審批環(huán)節(jié)中的漏洞問題極易引發(fā)騙保、冒領(lǐng)、多領(lǐng)等問題。因此，通過建立科學(xué)有效的制約機(jī)制能夠進(jìn)一步提升相關(guān)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，同時，能夠極大地減少一些負(fù)面因素的影響。

（二）信息來源的安全隱患

信息來源的安全隱患問題主要體現(xiàn)在以下方面：用人單位所提供的數(shù)據(jù)信息存在一定的漏洞。導(dǎo)致這一問題的主要原因是用人單位是申報參保的主體，所有的數(shù)據(jù)操作主動權(quán)也集中在了用人單位上，因此，用人單位的操作自由度相對較高。由此可見，參保職工不直接參與操作數(shù)據(jù)的核實(shí)工作極易導(dǎo)致漏洞問題的產(chǎn)生。

四、提高檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的策略

社會保障檔案管理工作的主要服務(wù)對象涵蓋了政府監(jiān)察機(jī)構(gòu)、社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、參保人。檔案管理的主要作用是信息查詢，并且為后期的決策工作提供有針對性的依據(jù)，為管理工作提供有效的憑證。在新的時代背景之下，檔案管理工作要跟上時代發(fā)展的步伐，不斷地提升其服務(wù)層次和優(yōu)化服務(wù)方式。

（一）提高電子檔案的透明度，改進(jìn)查詢服務(wù)方式

現(xiàn)階段，我國的社會保障信息查詢系統(tǒng)主要局限在了社會保障機(jī)構(gòu)，只進(jìn)行臺賬的查詢，參保人員不能及時地通過多種方式方法了解到和核對自己的相關(guān)信息。如果想要進(jìn)一步提升社保信息檔案的數(shù)字化水平和透明度，就必須建立起公共的社會保障數(shù)字信息查詢平臺，通過注冊一對一的用戶賬號使得參保人員借助密碼驗(yàn)證和本人身份證查詢變更后的相關(guān)信息，除此之外。在提升電子檔案透明度的過程當(dāng)中，參保人員可以在本地和異地進(jìn)行相關(guān)信息的查詢。

（二）強(qiáng)化信息化管理意識

要想確保社會保障事業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)效果，就要轉(zhuǎn)變管理人員和工作人員的思想觀念，促使其可以正確地看待信息化建設(shè)工作的實(shí)質(zhì)和具體要求。這要求相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮引導(dǎo)和帶頭作用，以身作則支持檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)工作，通過加大支持力度，加快工作改革的步伐，保障檔案管理的高效開展。例如，不斷強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)者的信息化管理意識，組織檔案管理人員借鑒其他企事業(yè)單位相關(guān)信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)懂弄通的基礎(chǔ)上貫徹數(shù)字信息化改革要求，使檔案管理人員具備互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化思維，主動對標(biāo)找差距，在日常工作中樹立和強(qiáng)化信息化管理意識，確保檔案數(shù)字信息化建設(shè)的成效。

（三）完善檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

新時代背景之下的社保檔案信息化建設(shè)工作必須緊跟時代發(fā)展步伐，結(jié)合信息化潮流，進(jìn)一步加大對于社保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度，并且進(jìn)一步地建設(shè)社保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化對數(shù)字檔案的系統(tǒng)化應(yīng)用，使系統(tǒng)能夠共同開發(fā)和利用社保檔案信息資源，做好技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展。

第一，要加強(qiáng)社保檔案的信息化制度建設(shè)工作，要確保社保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔，規(guī)范電子檔案的收集整理程序，有效地確保社保檔案的真實(shí)性和全面性。

第二，進(jìn)一步地研究制定社保檔案信息安全管理辦法，實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的社保檔案管理工作，并且出臺相關(guān)政策和規(guī)章吸引信息化人才。借助資金政策等各方面的法規(guī)和制度有效地確保社保檔案的安全性和可靠性，并且推動社保檔案信息的可持續(xù)發(fā)展。

第三，相關(guān)單位可以通過新聞、電視、報紙、抖音等媒體形式積極地宣傳社保檔案管理工作的重要性，有效地促進(jìn)公眾對于社保檔案信息化的認(rèn)識和理解，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作的全面改革。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)有利于為社會保障事業(yè)檔案數(shù)字信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。首先，借助培訓(xùn)和外出學(xué)習(xí)等方式，讓工作人員的思維和技能得到及時更新，使其可以在工作時采用先進(jìn)的數(shù)字化管理方式，提高檔案管理工作的效果。其次，可以通過外部招聘與內(nèi)部培養(yǎng)的方式為有關(guān)單位組建一支素質(zhì)水平達(dá)標(biāo)的檔案管理人才隊(duì)伍，從而為檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作的開展提供人力保障，使得檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作高水平完成的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。具體而言，該檔案管理隊(duì)伍應(yīng)包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)開發(fā)人員、具體管理人員等，確保該團(tuán)隊(duì)兼具業(yè)務(wù)知識和信息化技術(shù)，在信息化建設(shè)過程中協(xié)同攻克技術(shù)難題與彌補(bǔ)管理缺陷。

五、結(jié)語

綜上所述，社會保障基金的安全和社會保障檔案信息化管理工作具有密不可分的關(guān)系，在當(dāng)今大數(shù)據(jù)信息時代高速發(fā)展的背景之下，我國社會保障事業(yè)的檔案數(shù)字信息化建設(shè)工作面臨著全新的變革與挑戰(zhàn)。通過應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，提升查詢服務(wù)水平，有利于達(dá)到電子檔案的數(shù)字化、透明化管理目標(biāo)，進(jìn)而在此基礎(chǔ)之上有效地提升和改善電子檔案的利用和服務(wù)情況，為社會保障事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展夯實(shí)信息基礎(chǔ)。