檔案數(shù)字化管理方法優(yōu)化

張倩倩

（西南財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式面臨的壓力越來(lái)越大，紙質(zhì)檔案的保存方式讓查詢(xún)消耗大量人力、物力，且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。紙質(zhì)檔案的反復(fù)翻閱，也會(huì)在一定程度上縮短檔案壽命，在查閱檔案過(guò)程中，容易產(chǎn)生檔案丟失等現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式帶來(lái)新的優(yōu)化方向，利用最先進(jìn)的技術(shù)，科學(xué)有效地完善檔案管理方式，既能夠提升檔案利用效率，也打破檔案利用的地域限制，更有利于檔案盤(pán)活。

一、數(shù)字化工作的意義

（一）有利于優(yōu)化查檔方式

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查檔需要先進(jìn)庫(kù)查閱相關(guān)檔案，然后復(fù)印，再歸位，查檔效率低。與日俱增的查檔需求，給檔案管理人員帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查檔方式基本是被動(dòng)型查檔，檔案的規(guī)律及整體情況無(wú)法很好地呈現(xiàn)，無(wú)法給單位的領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，不利于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

（二）有利于應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案受保存設(shè)備影響，要求較高。若單位存在管理不善或設(shè)施設(shè)備陳舊等問(wèn)題，紙質(zhì)檔案的管理可能會(huì)存在火災(zāi)等風(fēng)險(xiǎn)，有損壞的可能。檔案數(shù)字化工作，有利于檔案的電子備份，即使遇到突發(fā)事件，也能有據(jù)可查，不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的查閱，對(duì)檔案反復(fù)翻閱，受汗?jié)n等影響，會(huì)造成檔案的紙質(zhì)變質(zhì)或脆弱[1]。

（三）有利于打破信息孤島

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一旦數(shù)字化，就可以歸納到一個(gè)服務(wù)器或一個(gè)存儲(chǔ)設(shè)備。數(shù)字化的檔案可以?huà)旖拥较到y(tǒng)中，任何有賬號(hào)的員工，均可下載使用，給單位其他部門(mén)兼職檔案員開(kāi)通賬號(hào)，方便其查看下載，減少跑路頻率，優(yōu)化工作方式。檔案館之間，也可以根據(jù)工作需要，選擇性地進(jìn)行部分檔案的互通共享，不受地域限制，實(shí)現(xiàn)各檔案館之間的交流和資源整合，對(duì)國(guó)家層面的規(guī)劃打下基礎(chǔ)。

（四）有利于推行遠(yuǎn)程查檔

傳統(tǒng)查檔方式需要查閱人員帶上有效證件及相關(guān)手續(xù)，到館查檔。受地域限制，極大地增加了查檔人員的辦理成本和時(shí)間成本。如果將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，再加上電子簽章等手段，就可以嘗試遠(yuǎn)程查檔。借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)，查閱人員在異地只需遠(yuǎn)程上傳查檔信息，驗(yàn)證通過(guò)后，就可以自行打印查檔內(nèi)容。

（五）有利于優(yōu)化單位管理方式

信息技術(shù)的發(fā)展促使單位改變現(xiàn)有管理方式，逐漸改變?yōu)闊o(wú)紙化辦公，管理方式逐漸智能化。檔案數(shù)字化可簡(jiǎn)化查檔方式，降低查檔成本。大數(shù)據(jù)的發(fā)展需要依托數(shù)字化信息，檔案作為信息載體，可反映各部門(mén)的運(yùn)行情況，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，可為頂層設(shè)計(jì)提供有力保障，尋找規(guī)律做好規(guī)劃。數(shù)字化工作可加深各部門(mén)之間的聯(lián)系，為各部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接整合打下基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)有數(shù)字化工作的問(wèn)題

（一）制度、機(jī)制不健全

現(xiàn)有檔案數(shù)字化工作沒(méi)有相關(guān)法律法規(guī)作為參考。大部分依靠同行經(jīng)驗(yàn)積累或靠領(lǐng)導(dǎo)行政指令。各個(gè)地區(qū)各成一套，各自為政，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化工作具有隨意性，經(jīng)常因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)更換而出現(xiàn)工作的斷層[2]。由于沒(méi)有機(jī)制限制，各單位重視程度不夠，導(dǎo)致數(shù)字化程度低。數(shù)字化的相關(guān)要求沒(méi)有規(guī)范參考，如清晰度、掃描圖片大小、存儲(chǔ)格式等，均沒(méi)有一個(gè)確切的參考文件，只能根據(jù)同行業(yè)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。

（二）設(shè)施設(shè)備投入不夠

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，還停留在保證檔案安全、做好庫(kù)房管理的階段，還是被動(dòng)型檔案查閱方式，沒(méi)有將檔案用活。相關(guān)資金支持不夠，檔案數(shù)字化需要大型服務(wù)器支持，及相關(guān)配套設(shè)施，相關(guān)設(shè)施的優(yōu)化程度，直接關(guān)系到檔案利用的流暢度，若對(duì)設(shè)施優(yōu)化程度不夠，投入產(chǎn)出比低，不僅是一種浪費(fèi)，更降低了數(shù)字化工作效率。部分工作人員不具有信息技術(shù)知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全重視不夠，未引入設(shè)施設(shè)備屏蔽黑客、病毒等攻擊，造成大量數(shù)據(jù)信息泄露，嚴(yán)重危害單位形象。

（三）數(shù)字化流程不完善

數(shù)字化工作量繁重，大多數(shù)單位很難自行完成相應(yīng)工作，多數(shù)依賴(lài)于外包公司完成。市場(chǎng)上的公司五花八門(mén)，選擇難度大。選擇的方式多為咨詢(xún)同類(lèi)單位數(shù)字化合作公司，了解口碑好、信譽(yù)好的大公司進(jìn)行合作，由于受招投標(biāo)要求限制和不可預(yù)測(cè)的因素影響，可能會(huì)招到一些實(shí)際操作差或者不太負(fù)責(zé)任的公司。部分單位甚至出現(xiàn)將檔案帶出館，移交給數(shù)字化公司獨(dú)立完成的現(xiàn)象。部分單位存在對(duì)數(shù)字化公司的把控不夠的問(wèn)題，攝像頭安裝不到位，采用徹底放手的方式，同時(shí)，制定的相關(guān)制約措施不夠，存在數(shù)字化工程中檔案信息泄露的現(xiàn)象。數(shù)字化監(jiān)督工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，檔案工作人員不夠重視。部分單位劃分收集及利用組，在檔案交接過(guò)程中，未制定詳細(xì)的移交清單，各組之間溝通不暢，導(dǎo)致在交接過(guò)程中檔案缺失。

（四）工作人員信息化水平不高

檔案工作人員大多沒(méi)有檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)背景，多為非科班出身，部門(mén)員工文化程度不高，年齡層次高，創(chuàng)新意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案工作大多沿用固有管理方式，對(duì)新模式、新技術(shù)抱有懷疑或懼怕嘗試的態(tài)度。檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化工作不夠重視，對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)人才的引進(jìn)欠缺，檔案業(yè)務(wù)人員中跨專(zhuān)業(yè)復(fù)合型人才較少，計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)知識(shí)不夠，普遍采用的查閱方式還是最原始的手動(dòng)查閱、復(fù)印的方式，極大地降低了檔案查閱工作效率，也增加了對(duì)原始紙質(zhì)檔案的損壞風(fēng)險(xiǎn)。

（五）電子文件歸檔率低

由于單位資金投入不夠、技術(shù)性問(wèn)題解決困難等，電子簽章的有效性、可識(shí)別性問(wèn)題無(wú)法解決。部門(mén)與部門(mén)之間聯(lián)動(dòng)性差，相互之間的系統(tǒng)具有無(wú)法融合等特點(diǎn)，致使電子文件的歸檔效率大大降低。規(guī)定方式還是停留在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案打印蓋章后，移交歸檔到檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)再將紙質(zhì)檔案重新數(shù)字化，無(wú)異于重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)人力、物力。

（六）涉密檔案保護(hù)力度不夠

一旦鑒定有密級(jí)的檔案，對(duì)使用的人有相關(guān)限制，一般僅密封單位或個(gè)人才可拆封查閱。如果出現(xiàn)密級(jí)檔案與非密級(jí)檔案混亂存放的情況，無(wú)法鑒定時(shí)，按照密級(jí)檔案對(duì)待，低密的檔案與高密檔案混亂時(shí)，按照高密級(jí)的情況對(duì)待[3]。根據(jù)《保密法》的要求，對(duì)相應(yīng)密級(jí)的檔案應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，否則一旦出現(xiàn)涉密檔案的泄露，會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失，涉密檔案一旦數(shù)字化后，由于數(shù)據(jù)與一般檔案混合，也可能會(huì)影響相關(guān)檔案的使用，造成非涉密檔案涉密化。

（七）缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

檔案部門(mén)作為偏遠(yuǎn)部門(mén)，大多不受單位重視，相應(yīng)的資金撥付也較少。資金的缺乏，嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化進(jìn)程，智慧檔案館更是遙遙無(wú)期。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案使用頻率統(tǒng)計(jì)不全，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，對(duì)數(shù)字化的內(nèi)容隨意挑選，導(dǎo)致查閱率高的檔案數(shù)字化進(jìn)程慢，未能很好地解決急需解決的問(wèn)題。此外，部分單位將檔案數(shù)字化簡(jiǎn)單等同于檔案掃描，未做詳細(xì)調(diào)研工作，隨意引入數(shù)字化外包公司，嚴(yán)重影響數(shù)字化質(zhì)量。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)重視，增加投入

推行檔案數(shù)字化工作需要大量的人力及物力。首先，從領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)予以重視，劃撥相應(yīng)資金開(kāi)展相關(guān)建設(shè)。配備相應(yīng)的硬件及軟件設(shè)施設(shè)備。引入容量強(qiáng)大的檔案系統(tǒng)平臺(tái)，在數(shù)字化掛接量大的情況下，不影響系統(tǒng)速度。其次，調(diào)研同行業(yè)數(shù)字化情況，了解相應(yīng)的設(shè)定參數(shù)，調(diào)查口碑好的數(shù)字化外包公司。最后，重視人才的力量，引進(jìn)計(jì)算機(jī)高素質(zhì)人才，最好為檔案、計(jì)算機(jī)都了解的復(fù)合型人才，制定相應(yīng)激勵(lì)機(jī)制，避免人才的流失。

（二）做好頂層設(shè)計(jì)

檔案數(shù)字化工作為長(zhǎng)久性、持續(xù)性工作，分為新增檔案及存量檔案數(shù)字化。檔案利用頻率不一，數(shù)字化迫切程度也不一樣。領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)在開(kāi)展數(shù)字化工作之前，做好調(diào)研，組織力量對(duì)庫(kù)存檔案重要程度、利用頻率、破損程度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作一覽表。對(duì)較為重要、利用率高、破損嚴(yán)重的檔案，首先進(jìn)行數(shù)字化。針對(duì)存量檔案，檢查歷史著錄情況，如不完整的需在數(shù)字化過(guò)程明確著錄要求。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)

相關(guān)單位要有針對(duì)性地改善檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，解決老齡化現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)階層加以重視，增加薪酬待遇，著力引進(jìn)檔案信息技術(shù)復(fù)合型人才，對(duì)有經(jīng)驗(yàn)的人員優(yōu)先錄取。定期組織人員參加信息技術(shù)培訓(xùn)，提升現(xiàn)有員工的計(jì)算機(jī)能力，了解新的技術(shù)，熟悉信息技術(shù)方法。組建信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，重點(diǎn)攻克數(shù)字化難題，做好整體統(tǒng)籌和規(guī)劃。推行激勵(lì)措施，擴(kuò)大員工發(fā)展空間，提高創(chuàng)新意識(shí)。

（四）做好監(jiān)督工作

現(xiàn)有的數(shù)字化方式分為兩種，一種為館內(nèi)組織工作人員開(kāi)展數(shù)字化工作，一種為數(shù)字化外包。多數(shù)單位因?yàn)楣ぷ魅藛T人數(shù)有限采用外包方式，外包公司的質(zhì)量決定了數(shù)字化工作的好壞。因此，做好前期調(diào)研，有針對(duì)性對(duì)投標(biāo)公司情況進(jìn)行了解，做好公司確定的把控尤為重要。在數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)配備監(jiān)控，做好網(wǎng)絡(luò)限制，配置儲(chǔ)存柜。制定嚴(yán)格的數(shù)字化工作流程，配套相關(guān)制度，認(rèn)真做好與數(shù)字化公司的交接，清點(diǎn)到件，避免檔案丟失。同時(shí)，組織力量做好檔案數(shù)字化質(zhì)量的初審及復(fù)核等工作，把控好數(shù)字化質(zhì)量，尤其針對(duì)掃描模糊、漏頁(yè)等情況，要求重新返工，若存在錯(cuò)誤率較高的情況，應(yīng)整體返工。

（五）做好數(shù)字化檔案保密工作

網(wǎng)絡(luò)具有互通性和開(kāi)放性，因此，電子化檔案極易出現(xiàn)泄露或修改的隱患。檔案館負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的人員，需要熟讀《保密法》，將檔案保密意識(shí)固化，融入日常數(shù)字化工作中。利用防火墻技術(shù)，防范黑客，避免出現(xiàn)大面積檔案泄露事件[4]。與數(shù)字化公司完善保密協(xié)議，要求其做好人員培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識(shí)，不得將檔案內(nèi)容發(fā)網(wǎng)或者帶出館內(nèi)，不得與他人談?wù)摍n案內(nèi)容。針對(duì)涉密檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以重視，提前篩查單獨(dú)存放，避免數(shù)字化信息泄露。

（六）做好數(shù)字化檔案?jìng)浞莨ぷ?/h3>

檔案數(shù)字化后，借助硬盤(pán)等現(xiàn)代化工具存儲(chǔ)，隨著時(shí)代發(fā)展，相關(guān)的讀取設(shè)備更新?lián)Q代，很可能出現(xiàn)無(wú)法讀取的現(xiàn)象，因此，有必要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)的更換存儲(chǔ)設(shè)備。電子存儲(chǔ)設(shè)備具有小巧、可移動(dòng)等特點(diǎn)，若保存不當(dāng)，可能出現(xiàn)丟失風(fēng)險(xiǎn)。為避免相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，應(yīng)當(dāng)做好數(shù)字化檔案的備份工作，同時(shí)，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)設(shè)置密碼等保護(hù)措施，避免因?yàn)榇鎯?chǔ)設(shè)備的丟失，而出現(xiàn)檔案泄露事件。備份工作也需考慮異地備份情況，做好檔案館之間的聯(lián)動(dòng)，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，在確保檔案安全的同時(shí)，做好保密工作。

（七）實(shí)施雙套制管理

電子檔案具有方便利用、共享等特點(diǎn)，但任何事物都具有不可代替性，紙質(zhì)檔案也有其優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案具有其不可替代性，紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制管理非常必要[5]。隨著社會(huì)的發(fā)展，很可能讓曾經(jīng)的數(shù)字化檔案無(wú)法讀取，紙質(zhì)檔案就能發(fā)揮其作用。檔案數(shù)字化，包括數(shù)字化審核，都是由人工完成，或多或少存在一些紕漏，出現(xiàn)漏掃、不清晰、掛接錯(cuò)誤等問(wèn)題，這些問(wèn)題只能在檔案利用的過(guò)程中顯現(xiàn)出來(lái)，為避免出現(xiàn)檔案證明有誤的情況，有必要重新翻閱原始紙質(zhì)檔案，再次核實(shí)電子檔案的準(zhǔn)確性，并及時(shí)修改出錯(cuò)的電子檔案。

（八）重視檔案信息遷移工作

由于受存儲(chǔ)設(shè)備容量限制、工作地點(diǎn)變更影響，在日常工作中，常常需要進(jìn)行檔案信息遷移。此項(xiàng)工作直接關(guān)系到電子檔案的準(zhǔn)確性，也連帶影響今后的檔案查閱工作，具有舉足輕重的作用[6]。相關(guān)工作人員首先要加強(qiáng)重視，提前做好遷移方案的討論和確定，遷移過(guò)程中隨時(shí)監(jiān)控和解決問(wèn)題，不采用徹底放空的方式，確保數(shù)據(jù)原封不動(dòng)遷移，無(wú)錯(cuò)漏。其次數(shù)據(jù)遷移時(shí)間選在夜晚或放假期間，避免影響系統(tǒng)的日常錄入和查閱工作，并提前公布遷移時(shí)間，有利于相關(guān)工作的安排。

（九）做好權(quán)限設(shè)置，促進(jìn)資源共享

檔案作為文字資源，可作為工作查考和規(guī)劃的參考材料，大多數(shù)部門(mén)工作需要以前的資料作為參考，傳統(tǒng)查閱方式為被動(dòng)型，工作人員有針對(duì)性地應(yīng)對(duì)各部門(mén)的查檔需求，在此過(guò)程中可能因?yàn)閭鬟f信息衰減等，對(duì)查檔需求有所誤解，查閱結(jié)果不夠完善。檔案數(shù)字化后，可用活檔案，減少工作人員查閱成本，提高效率，對(duì)于權(quán)限做好限制，各部門(mén)設(shè)置兼職檔案員，配置相應(yīng)門(mén)類(lèi)查閱下載權(quán)限。針對(duì)保密檔案，做好權(quán)限把控，僅歸檔部門(mén)才可查閱。

（十）做好各部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接

單位內(nèi)部各部門(mén)均有其管理系統(tǒng)，各為一塊孤島，相互之間聯(lián)系較少。部門(mén)之間不了情況，不利于工作的聯(lián)動(dòng)開(kāi)展，還可能存在不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)重復(fù)儲(chǔ)存的現(xiàn)象。若打通各系統(tǒng)的之間的連接通道，可有利于其他部門(mén)系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，再引入電子簽章作為輔助，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的直接歸檔，從而減少檔案數(shù)字化的成本。