事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平提升探究

陳浩

（單縣人力資源和社會保障局）

在當(dāng)前的時代背景之下我國社會經(jīng)濟及科學(xué)技術(shù)都獲得了飛速發(fā)展。對于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，面臨著諸多挑戰(zhàn)以及各種發(fā)展機遇。為了保障事業(yè)單位實現(xiàn)健康、穩(wěn)定以及持續(xù)性發(fā)展，這就需要事業(yè)單位強化內(nèi)部經(jīng)營管理工作。在事業(yè)單位內(nèi)部管理過程當(dāng)中，人力資源檔案管理是十分重要的一項內(nèi)容，同時，人力資源檔案管理也會對于事業(yè)單位今后的生存以及發(fā)展造成直接的影響。結(jié)合目前實際情況進行分析，事業(yè)單位雖然進行了人力資源檔案管理工作，但仍然存在諸多漏洞以及各種不足。因此，這就需要事業(yè)單位對于人力資源檔案管理工作給予高度的重視，要正視其中的問題，要求事業(yè)單位能夠清醒地意識到檔案管理工作的重大價值和重要意義，還需要采取合理有效的方式促使檔案管理水平和管理效果得到提升。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要意義

對于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，人事檔案資料管理是不可忽略的一項內(nèi)容，對于事業(yè)單位今后穩(wěn)定、健康發(fā)展發(fā)揮著極為重要的作用。對于當(dāng)前事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層而言，需要充分地意識到人事檔案管理工作的重要意義。通過人事檔案資料可以對每一位員工的基本狀況進行掌握和了解，在領(lǐng)導(dǎo)層進行決策的過程之中人力資源檔案也可以發(fā)揮重要的指導(dǎo)性作用，有利于提升決策的科學(xué)性以及針對性，還可以促使人力資源作用得到最大限度的發(fā)揮，讓事業(yè)單位內(nèi)部所有人員都可以為單位貢獻(xiàn)自己的力量，提高事業(yè)單位的凝聚力和向心力，這對于促進事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展是至關(guān)重要的[1]。另外，從員工的層面對事業(yè)單位人力資源檔案管理工作進行分析和探討，借助檔案管理工作可以充分地了解各位員工的個性特點、綜合能力和綜合素質(zhì)，同時，可以結(jié)合相應(yīng)檔案資料使每一個員工都可以被安排在最恰當(dāng)?shù)膷徫簧?，這樣才能讓每一個員工都可以在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱，實現(xiàn)人盡其才，同時，這對于提高員工歸屬感也有著重要價值和意義。在事業(yè)單位實際的經(jīng)營管理過程當(dāng)中，管理層也需要高度重視提高事業(yè)單位自身的社會效益和經(jīng)濟效益。為促進事業(yè)單位健康、穩(wěn)定及持續(xù)性發(fā)展，需要事業(yè)單位管理人士高度重視人力資源檔案管理工作，要求事業(yè)單位管理人士能夠充分了解員工的業(yè)務(wù)能力、性格特點以及綜合素養(yǎng)，切實地保障各項工作分配的合理性以及科學(xué)性，避免產(chǎn)生人力資源錯配的問題。另外，在事業(yè)單位人力資源檔案管理過程當(dāng)中，任何人員的工資調(diào)整以及職稱評定等都會有所體現(xiàn)。一般而言，人事檔案資料管理人員需要對于員工各方面信息進行真實、有效記錄。對于事業(yè)單位來講，人事檔案資料不僅能夠?qū)T工各種行為起到一定的約束作用，通過人事檔案資料還能夠最大限度地讓員工的潛能得到挖掘，有利于增強員工個人能力以及提升員工素質(zhì)，促使員工更好地為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量。因此，在事業(yè)單位開展日常經(jīng)營管理工作的過程當(dāng)中要高度重視人事檔案資料管理工作，要提高管理水平和管理效率，這是相當(dāng)重要的一項舉措[2]。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理的主要特點

（一）人力資源檔案管理具備多樣性

當(dāng)前，事業(yè)單位進一步強化檔案管理工作有利于優(yōu)化人力資源配置。人事檔案資料主要涉及員工認(rèn)證材料、學(xué)歷材料、獎懲材料，等等。同時，包括員工的崗位晉升信息、具體工作信息和其他方面的信息，涉及員工的薪資待遇、福利待遇、社保信息，等等。從人力資源檔案的表現(xiàn)形式進行分析，其主要包括了下列幾大表現(xiàn)形式，分別是影音錄像、照片圖像、磁盤以及紙質(zhì)載體，等等。所以，人事檔案資料其總體上表現(xiàn)出多元化的特點，應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)檔案管理人員采取針對性方式進行管理，提升管理質(zhì)量以及管理效率[3]。

（二）人力資源檔案管理具備階段性

當(dāng)前，事業(yè)單位對人力資源檔案管理工作加以改革、調(diào)整和優(yōu)化并不是一朝一夕就能夠完成的。實際工作開展和實施的過程當(dāng)中還存在著諸多的困難和問題，要求檔案管理人員充分地意識到這項工作的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，具體工作主要分為三個階段，分別是檔案形成階段、發(fā)展階段和員工離退休階段[4]。所以，人力資源檔案管理工作本身具有階段性。在形成階段，主要涉及的信息是基礎(chǔ)性的檔案信息，一般涉及基本資料、個人信息，包括年齡、專業(yè)、學(xué)歷，等等。發(fā)展階段，主要就是指員工在事業(yè)單位日常工作開展的過程當(dāng)中逐步累積的檔案信息資料，一般包括業(yè)績考核情況、職位調(diào)動、晉升等情況。而員工離退休階段的檔案資料主要包括員工在退休或是離職過程當(dāng)中所累積的大量信息資料，對于這些信息資料都需要相關(guān)檔案管理人員給予重視，同時，要進行合理的歸納和總結(jié)。

三、制約事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升的主要因素

（一）管理理念陳舊

傳統(tǒng)的人力資源檔案管理是秉承陳舊的管理理念，往往只是片面地對檔案資料進行保管或者存儲，未能挖掘人力資源檔案的重大價值和發(fā)揮其重要作用。此外，人事檔案資料管理過程當(dāng)中往往采取僵化管理模式，導(dǎo)致檔案資料形同虛設(shè)，人事檔案資料的作用不能在事業(yè)單位當(dāng)中充分地體現(xiàn)出來。尤其是很多事業(yè)單位內(nèi)部也未能構(gòu)建完善和科學(xué)的人才數(shù)據(jù)庫，無法切實地保障人事檔案資料可為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)和有力的支撐。另外，事業(yè)單位內(nèi)部要高度重視人事資料管理工作，但是，大部分人事資料只是在員工崗位調(diào)動、職位晉升或者評定職稱過程當(dāng)中才會被調(diào)用，平時基本上置之不理，整體利用效率過于低下，這對于事業(yè)單位健康、穩(wěn)定和持續(xù)性發(fā)展會造成負(fù)面影響[5]。

（二）未充分利用信息技術(shù)

當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)以及社會經(jīng)濟得到了快速的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)日新月異，在社會諸多領(lǐng)域以及各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，繼而顯著地提高了自身管理效率以及質(zhì)量[6]。但是，當(dāng)前在事業(yè)單位內(nèi)部進行人事資料管理過程當(dāng)中還未能充分地對于先進信息技術(shù)進行有效利用，導(dǎo)致管理工作效率低下，不利于提高事業(yè)單位管理水平和管理質(zhì)量。雖然部分事業(yè)單位管理人士已經(jīng)意識到了信息技術(shù)重要作用，同時，試圖將信息技術(shù)使用在人力資源檔案管理過程當(dāng)中，但是，由于相關(guān)檔案人員未能熟練掌握和運用信息技術(shù)的相關(guān)使用技巧，在實際應(yīng)用的過程之中也可能存在不規(guī)范的行為，導(dǎo)致信息技術(shù)的作用大打折扣，這也制約了事業(yè)單位人事管理工作效率和質(zhì)量的提升[7]。

（三）管理人員素質(zhì)不高

部分事業(yè)單位內(nèi)部的檔案人員的素質(zhì)和能力相對較低，這直接制約了人力資源檔案管理工作效率以及水平的提升。從根本上而言，人事檔案管理本身是一項比較專業(yè)和復(fù)雜的工作，尤其是在新的歷史時期對于相關(guān)檔案人員的素質(zhì)和能力也提出了更嚴(yán)格的要求。然而，結(jié)合目前事業(yè)單位實際管理情況進行分析，相關(guān)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)仍然偏低，一般來講，事業(yè)單位常常安排一些非專業(yè)性檔案管理人員擔(dān)此重任，或是調(diào)派年齡較大的人員進行檔案管理工作，導(dǎo)致人力資源檔案管理水平和管理質(zhì)量難以得到有效提高。尤其是年齡較大的員工思想觀念陳舊，甚至部分人員對于信息技術(shù)有一定誤解或是排斥的心理，即便意識到了信息技術(shù)的重要作用，也難以熟練加以應(yīng)用，無法讓信息技術(shù)真正的作用發(fā)揮出來。同時，部分年齡較大的員工在進行檔案資料管理的過程之中因循守舊，不懂變通，或者過度依賴經(jīng)驗，不能夠嚴(yán)格按照規(guī)范對信息設(shè)備進行合理操作等，這就導(dǎo)致管理效率和管理質(zhì)量難以提升。例如，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案的過程當(dāng)中存在很多的紕漏和問題，甚至出現(xiàn)部分檔案資料損壞或丟失等情況[8]。

四、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及水平的策略

（一）加強應(yīng)聘者信息記錄

在當(dāng)前的時代背景之下，要提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平和管理效率，需要清醒地意識到人力資源檔案管理工作的重要價值和重要意義[9]。事業(yè)單位對于員工進行招聘的過程當(dāng)中，通常都需要經(jīng)過層層的篩選，并且在招聘人員的過程當(dāng)中采取多樣化方式對于應(yīng)聘者進行考核，在面試考核的過程當(dāng)中一般將應(yīng)聘者的應(yīng)變能力、個人表達(dá)能力、儀容儀表以及判斷能力等基礎(chǔ)性信息納入人事資料當(dāng)中，同時，對于應(yīng)聘者的整體狀況進行評價，并將相應(yīng)評價記錄到人力資源檔案當(dāng)中。另外，某些事業(yè)單位為了考察應(yīng)聘者是否達(dá)到事業(yè)單位各大崗位要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過筆試的方式考核應(yīng)聘人員的綜合能力和綜合素養(yǎng)。對于筆試成績以及筆試試卷等資料，也需要相關(guān)檔案管理人士進行妥善保存，要避免資料丟失或者損壞，從而方便在未來進行調(diào)用。

（二）科學(xué)合理地使用現(xiàn)代化工具和技術(shù)手段

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各大事業(yè)單位在經(jīng)營管理的過程當(dāng)中更加需要合理以及科學(xué)地使用現(xiàn)代化工具和技術(shù)手段，只有這樣才能提高事業(yè)單位的管理水平和管理層次。在事業(yè)單位人力資源檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，要使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及通信技術(shù)構(gòu)建可共享、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化目錄數(shù)據(jù)庫以及內(nèi)容數(shù)據(jù)庫等，這對于提高人力檔案管理水平和管理質(zhì)量有著至關(guān)重要的意義，同時，能夠提高檔案管理效率。另外，在人力資源檔案管理的過程當(dāng)中，需要實現(xiàn)信息化管理，要通過信息技術(shù)促使人力資源檔案管理效率得到提高。這要求在檔案信息化管理的過程當(dāng)中詳細(xì)準(zhǔn)確地記錄員工的業(yè)績狀況、工作經(jīng)歷基本信息、業(yè)績考核信息以及各項榮譽信息等，只有通過全面記錄員工的各方面的信息，才能更準(zhǔn)確地對于員工的綜合素養(yǎng)和綜合能力進行評估，這有利于合理地安排員工的崗位并實現(xiàn)人盡其才[10]。

（三）建立健全人力資源檔案管理制度

對于當(dāng)前的事業(yè)單位來講，在進行人力資源檔案管理工作的過程當(dāng)中需要構(gòu)建完善和科學(xué)的管理制度，要通過相應(yīng)檔案管理制度對于各崗位人員的行為進行必要約束和規(guī)范。此外，需要結(jié)合自身的實際狀況，對于相應(yīng)制度加以優(yōu)化，要構(gòu)建和完善檔案審核鑒定制度、檔案分類管理制度以及檔案收集處理制度。制度管理過程當(dāng)中，要求做到責(zé)任到人，要全面貫徹落實各項規(guī)章，一旦發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施加以解決。同時，需要追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，避免出現(xiàn)問題之后互相推諉責(zé)任的狀況產(chǎn)生。對于事業(yè)單位檔案管理人員來講，需要充分意識到人事檔案管理工作本身是一項艱巨和長期的工作，要求在工作的過程當(dāng)中不斷發(fā)現(xiàn)問題以及解決問題，促使人力資源檔案管理水平和管理效率不斷得到提高，這對于實現(xiàn)事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定和持續(xù)性發(fā)展是至關(guān)重要的。

五、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前的時代背景下我國社會經(jīng)濟及科學(xué)技術(shù)獲得了飛速發(fā)展，同時，市場競爭也日益激烈。對于當(dāng)前的事業(yè)單位而言，在經(jīng)營管理的過程當(dāng)中需要強化人力資源檔案管理工作，要通過優(yōu)化人力資源檔案管理促使事業(yè)單位的核心競爭能力得到提升。但是事業(yè)單位在實際經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中仍然受到諸多方面因素的制約和影響，其人力資源檔案管理水平和管理效率普遍較為低下，這對于事業(yè)單位長久健康發(fā)展會造成不利的阻礙和影響。所以，需要事業(yè)單位管理人員充分地意識到人事檔案管理工作的重要意義和重要價值。在人事檔案資料管理的過程當(dāng)中不僅要強化信息化建設(shè)，還要促使檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平得到提高，只有這樣才能讓事業(yè)單位人力資源檔案管理水平和管理質(zhì)量得到全面的提升。